Электронные расчетные листки на личную почту. Рассылка расчетных листков на электронную почту (e-mail)

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

О размерах и об основаниях произведенных удержаний;

Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

Здравствуйте! До сих пор мы выдавали сотрудникам расчетные листки на бумаге. Думаю над тем, как перейти на электронные расчетные листки, да и многие работники – «за». Правда, еще не определились, как именно. Но некоторые хотят получать расчетные листки по старинке. Как мне выйти из положения? Заставить я же никого не могу.

Мнение эксперта

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы и других начислениях;
• размере и основаниях удержаний из зарплаты;
• сумме к выплате на руки.

Частью 2 статьи 136 Трудового кодекса установлена и форма извещения о зарплате - расчетный листок. Напомним, что у вас должен быть локальный нормативный акт, утверждающий форму расчетного листка.

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция компанию оштрафует в размере до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Каким способом передать расчетный листок работнику, Трудовой кодекс не определяет. Вы вправе его распечатывать на бумаге или предоставлять в электронном виде.

Чтобы выдать бумажный документ, вы должны его распечатать и пригласить работника в бухгалтерию для получения.

В случае, если работник не подал такое заявление и не дал согласие на обработку персональных данных, он получает расчетный листок в бухгалтерии работодателя на бумажном носителе. Это следующий пункт.

Также пропишите срок хранения невостребованных расчетных листков. Он составляет пять лет (п. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Расчетный листок в электронном виде можно:

• отправить по электронной почте;
• открыть в специальной программе;
• выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

То есть для начала вам нужно разобраться с программными средствами.

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Его можно высылать как на корпоративный адрес работника, так и на его личную почту (на какую почту – прописать). Работодатель вправе предоставить работнику возможность посмотреть расчетный листок в электронном виде в Интернете и распечатать его. Для этого компания предоставляет каждому работнику личный логин и пароль для доступа в программу, где формируются расчетные листки. Каждый работник должен получить доступ только к своим персональным данным. Отсюда он может распечатать свой расчетный листок.

Обратите внимание

Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 рублей. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.

Также расчетный листок можно размещать в личном кабинете или на личной странице работника в интернет-банке, если условие об этом прописано в положении об оплате труда компании. Каждый работник имеет доступ только к своему расчетному листку, тем самым обеспечивается сохранность персональных данных.

Форма расчетного листка нормативно не утверждена. Вы вправе разработать свою или использовать ту, которая имеется в вашей бухгалтерской программе. Применяемую форму не забудьте утвердить приказом.

Вот примерная форма расчетного листка:

Внешняя обработка для Зарплаты и Управление Персоналом 2.5 (ЗУП). Не требует изменения конфигурации. Рекомендованная версия платформы 1С:Предприятия от 8.3.9.

Проверено на на платформе 1С:Предприятия 8.3.10.2699.

Позволяет отправить на электронную почту сотрудников расчетные листки по заработной плате, за определенный период по организации. Формирование расчетного листка производится средствами ЗУП, поэтому он идентичен тому, что формируется в программе.

Возможность отправлять расчетный листок (РЛ), как в теле письма (в тексте), так и вложением форматов pdf, docx, ods (много у кого используется свободный офис).

Список сотрудников заполняется автоматически, благодаря гибким настройкам отбора. Но существует и возможность ручной правки списка. Электронный адрес берется из карточки физического лица, там где указывается контактная информация. Но может быть заполнен вручную перед отправкой.

Присутствует возможность задания текста заголовка письма и подписи непосредственно из обработки. Настройки можно сохранять.

Реализована функция отправки писем по таймауту. Когда рассылается большое количество однотипных писем с одного адреса за короткий промежуток времени, почтовый сервер может определить вас как спамера и заблокировать не только эту рассылку, но и в целом адрес с которого шла рассылка, а так же отправить вас в спам-листы других почтовых серверов из за чего работа адреса может быть парализована. Таймаут (период времени) между отправкой может помочь этого избежать. Например, вы ставите таймаут между отправкой в 60 сек. и оставляете рассылку на ночь, т.к. она будет длительной. И обработка будет отправлять по одному письму в минуту, что снизит нагрузку на почтовый сервер и уменьшит вероятность блокировки вас как спамера. Рассылку можно прервать по клавишам Ctrl+Break.

Краткая инструкция:

Внешний вид.

1. Заполняете электронные адреса сотрудников. Справочники - ФизЛица

2. Настраиваете учетную запись для отправки эл. почты.

3. Выбираете как будет отправляться расч. листок. В тексте письма, одним из вложений или одновременно. Можно заполнить Шапку письма и Подпись.

В шапке можно использовать тег [ФизЛицо], при оправке он будет заменен на ФИО сотрудника которому отправляется письмо.

4. Отобрать сотрудников, отборы гибкие, при отборе будут заполнены данные по сотрудникам, в т.ч. e-mail если он был заполнен по пункту 1. Но если нет его можно прописать и вручную.

5. При необходимости установить таймаут, ВНИМАНИЕ, включение таймаута, "затормозит" рассылку т.к. между отправкой писем будет проходить период который вы установили в секундах. Программа в этот момент отвечать на действия не будет. Но она не "зависла". При включении таймаута > 0, может быть выведено следующее сообщение.

Это нормально, необходимо согласится, т.к. для задержки необходимо использование функций Windows, в частности для задержки времени без загрузки процессора используется ping. Если вы не уверены и эта функция вам не нужна, просто оставьте таймаут = 0

6. И последнее теперь достаточно нажать кнопку "Отправить расчетные листки" и запустится процесс отправки.

Письмо полученное пользователем может выглядеть так.