Взаимоувязка таблиц excel и ворд. Связывание или внедрение данных в Office для Mac
При необходимости внедрения табличного блока в Word, его лучше сформировать в Excel и перенести в текстовый файл. Способов сделать это два – простая вставка и импорт данных с установлением связей. Однако стоить учесть, чтобы вставить таблицу в ворд из экселя, нужно внимательно прочитать порядок действий.
Копирование и вставить
При небольшом размере таблицы с окончательным вариантом ее содержимого наиболее оптимален способ перемещения путем копирования и простой вставки. Алгоритм действий следующий:
– с помощью варианта «Использовать стили конечного форматирования» – содержимое вставленного диапазона автоматически будет оформлено в едином стиле с текстовым блоком, значения ячеек можно менять;
– выбрав параметр «Рисунок» – сохранится исходное оформление, но утрачивается возможность внесения корректировок в область ячеек.
Импорт таблицы
При необходимости переноса табличных данных с возможностью внесения изменений в первоначальном файле и обновлением значений в Word, используют другой способ:- В Экселе выделяется нужный диапазон и копируется.
- В Ворде вставляется скопированный объект:
– «Связать и использовать конечные стили» – стиль оформления таблицы адаптируется под последний абзац документа, при внесении изменений в исходнике значения в Word тоже меняются;
Очень часто, решая различные офисные задачи, мы храним и обрабатываем данные либо в электронных таблицах Excel, либо в текстовом редакторе Word. Причем, чаще всего эти данные взаимосвязаны между собой. Например, таблица Excel или ее фрагмент копируется и вставляется в Word.
Плюсы такого подхода очевидны: пользователь не связан в выборе средств хранения данных.
Однако, есть и существенный минус, а именно: если в исходной таблице данные изменяются, то мы обязательно должны проследить, чтобы во всех связанных документах эти данные были откорректированы. Поэтому, тема копирования, внедрения и связывания данных из различных документов, оказывается весьма актуальной. В данном видеоуроке я хочу вам рассказать, какими тремя способами мы можем скопировать данные из Excel в Word, а также, как установить связь между этими данными.
Полученная таблица является самой обыкновенной таблицей Word. Мы можем форматировать или редактировать ее как угодно: изменять или добавлять данные. При этом, исходная таблица Excel не изменяется никаким образом. Аналогично, если в исходной таблице я буду вносить какие-то изменения, в скопированной таблице ничего ихзменяться не будет. Просто, но не совсем удобно.
Второй способ копирования данных предполагает вставку в документ Word таблицы Excel, как полноценного объекта. На этот раз при копировании мы воспользуемся режимом специальной вставки данных. По прежнему таблица с данными в наших двух документах не связана между собой, что неудобно. Однако, работая в текстовом редакторе word, мо получаем под рукой полноценную Excel-таблицу, в которую можно вводить формулы, создавать графики и все будет работать.
Последний, третий способ копирования данных предполагает их связывание в процессе специальной вставки. По внешнему виду появившаяся таблица ничем не отличается от предыдущих, однако по сути, это совершенно другой объект, отличный от предыдущих. На этот раз перед нами находится уже не таблица, а ссылка на первоначальный источник данных. Если с исходными данными Excel что-либо произойдет, мы эти изменения сразу же увидим в текстовом документе Word. Для этого связанные данные необходимо своевременно обновлять. Закрыв полученный текстовый документ, продолжим редактировать таблицу Excel. Тогда, при повторном открытии текстового документа, Word предупреждает нас, что в документе имеются связанные данные, которые зависят от внешнего источника и предлагает нам их обновить.
Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка ) или командойФайл (менюВставка ).
В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка .
Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Как диалогового окнаСпециальная вставка необходимо выбрать опциюНеформатированный текст .
Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры (менюСервис ) и на вкладкеВид в раскрывающемся спискеЗатенение поля выберите строку «При выделении » или «Всегда ».
Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду Параметры менюСервис и на вкладкеВид активизируйте флажокКоды полей . При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.
Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Связи менюПравка ) (рис.7.7).
Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи
Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит:
при открытии или распечатке файла документа-приемника;
при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.
Связывание таблицы Excel и документа Word
Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.
Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.
При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.
Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF . При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.
Если выбрать формат Неформатированный текст , таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.
При выборе форматов Рисунок иРастр таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок .
Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Exce l., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.
При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция Вставить вместоСвязать . При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.
20.1 Теоретические сведения
Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word. Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.
Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.
Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.
Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.
Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.
Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office . Внедрение при помощи диалогового окна "Вставка объекта" изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.
20.2 Цель работы
Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.
20.3 Постановка задачи
Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:
- создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
- создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
- вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
- в виде таблицы Word;
- в виде внедренного объекта;
- в виде связанного объекта.
После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.
Рис. 20.1
Рис. 20.2
20.4 Пошаговое выполнение работы
20.4.1 Включите ПК
Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.
20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel
20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.
После запуска Microsoft Word откроется окно приложения "Документ 1 - Microsoft Word ", в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.
20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.
После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга "Книга 1" с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец "Всего" и строку "Итого") в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).
20.4.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word различными способами
20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.
- перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.
20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.
Для этого выполните следующие действия:
- выделите диапазон ячеек таблицы;
- нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
- перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
- установите переключатель в положение Вставить;
20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.
Для этого выполните следующие действия:
- выделите диапазон ячеек таблицы;
- нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
- перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
- выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
- установите переключатель в положение Связать;
- В списке "Как:" выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.
20.4.4 Удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах, вставленных в документ Word, и обновите данные
20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.
Для этого:
- пересчитайте данные во всей таблице.
20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.
Для этого:
- выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
- удалите число 128 в ячейке G5;
- щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.
20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.
Выполните следующее:
- выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
- удалите число 128 в ячейке G5;
- данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
- закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.
20.4.5 Завершение работы
Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.
