Форматирование текстового документа. Возможности редактирования и форматирования в Ворде (Word)

Форматирование документа

Форматирование символов

Для представления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Символы являются основными объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего, необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний вид: шрифт, размер, начертание и цвет.

Шрифт. Шрифт - это полный набор символов (букв, цифр, знаков пунктуации, математических знаков, а также специальных символов) определенного рисунка. Каждый шрифт имеет свое название, например Times New Roman, Arial, Courier New и др.

По способу представления в компьютере различаются растровые и векторные шрифты . Для представления растровых шрифтов используются методы растровой графики, когда символы нерифта представляют собой группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами (например, MS Sans Serif 8, 10, 12 и т. д.). В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и допускают произвольное масштабирование.

Обычно различные символы шрифта имеют и различную ширину, например буква "Ш" шире, чем буква "А". Однако имеются и моноширинные шрифты, в которых ширина всех символов одинакова. Примером такого шрифта является шрифт Courier New.

Существует и еще одно деление всех шрифтов: шрифты с засечками (например, Times New Roman) и рубленые (например, Arial). Считается, что шрифты с засечками легче воспринимаются глазом, и поэтому в большинстве печатных текстов используются именно они. Рубленые шрифты используют обычно для заголовков, выделений в тексте и подписей к рисункам" Примеры различных шрифтов представлены в табл. 3.4.

Размер шрифта. Единицей измерения размера шрифта является пункт (1 пт = 0,376 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638 пунктов), причем в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт размером 10 пт. Ниже приведены примеры представления текста с помощью шрифта различных размеров:

Цвет символов. Если планируется многоцветная печать документа, то для различных групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой текстовым редактором палитры.

Контрольные вопросы

1. Какие параметры определяют внешний вид символов?
2. Какие существуют типы шрифтов?

Форматирование абзацев

Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши {Enter} и отображается символом ¶ , если включен режим отображения непечатаемых символов.

Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.

Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (рис. 3.8).

Отступы и интервалы. Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа , которые отмеряются от границ полей страницы. Так, эпиграф к художественному произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Отступы абзаца

Расстояние между строками документа можно изменять, задавая различные значения междустрочных интервалов (одинарный, двойной и т. д.). Для визуального отделения абзацев друг от друга можно устанавливать увеличенные интервалы до и после абзаца.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные параметры форматирования абзацев?
2. В чем состоит различие между отступом первой строки абзаца и отступом абзаца?
3. В чем состоит различие междустрочных интервалов и интервалов между абзацами?

Нумерованные и маркированные списки

Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.

Нумерованные списки. В нумерованных списках элементы списка последовательно обозначаются с помощью чисел (арабских или римских) и букв (русского или латинского алфавитов) (рис. 3.11). При создании, удалении или перемещении элементов нумерованного списка автоматически меняется вся "нумерация. Пользователь может установить свою систему нумерации, например начать список с любого номера, пропустить номер и т. д.

Пользователь может установить удобный формат номеров (размер и начертание шрифта, отступ номера от поля страницы, расстояние от номера до текста и т. д.).

Многоуровневые списки. Многоуровневые списки можно использовать для отображения иерархических перечней (например, иерархической файловой системы). В многоуровневых списках в пункты списка более высокого уровня вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки). Тип вложенного списка может совпадать с типом основного списка, но может и отличаться от него.

В качестве примера рассмотрим многоуровневый список, в котором на первом уровне находится нумерованный список из трех элементов, в первый элемент которого вложен маркированный список из двух элементов второго уровня, а во второй элемент - нумерованный список из двух элементов второго уровня (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Многоуровневый список

Контрольные вопросы

1. В чем состоит различие нумерованных и маркированных списков?
2. Может ли многоуровневый список включать как нумерованные, так и маркированные списки?

Стили форматирования

Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования абзаца, символов и списков. При таком подходе изменение параметров форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.

Однако при создании многостраничных документов удобнее использовать стили форматирования . Каждому стилю форматирования присваивается название и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта, абзаца или списка.

Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если необходимо изменить параметры форматирования абзацев, достаточно изменить параметры форматирования стиля.

Например, в данном учебнике используются несколько различных стилей:

- Заголовок 1 (используется для задания параметров форматирования названий глав);
- Заголовок 2 (используется для задания параметров форматирования названий параграфов);
- Заголовок 3 (используется для задания параметров форматирования названий пунктов);
- Нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня контрольных вопросов);
- Многоуровневый нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня тестовых заданий);
- Обычный (используется для задания параметров форматирования абзацев текста учебника).

Например, если вам не нравится вид заголовков, вы можете изменить параметры форматирования стилей заголовков, и заголовки автоматически приобретут новый вид во всем электронном варианте учебника.

Контрольные вопросы

1. В каких документах удобно использовать стили и почему?

В процессе создания документа в нем создаются заголовки, например в данном учебнике заголовок имеет каждая глава, параграф и пункт. Для того чтобы заголовки отличались по внешнему виду друг от друга, а также от основного текста, для них используются различные стили форматирования.

После создания объемного документа целесообразно вставить в документ оглавление, которое позволит читателю лучше ориентироваться в содержании документа. Оглавление представляет собой список заголовков, содержащихся в документе, с указанием страниц.

Оглавление документа, включающего главы, параграфы и пункты, является многоуровневым списком, в котором заголовки размещаются на соответствующих уровнях списка. Так, в оглавлении учебника на первом уровне размещены названия глав (стиль Заголовок 1 ), на втором уровне - названия параграфов (стиль Заголовок 2 ), на третьем уровне - названия пунктов (стиль Заголовок 3 ) (табл. 3.6).

Так, название данного пункта "Оглавление документа" относится к стилю Заголовок 3 и размещается на третьем уровне многоуровневого оглавления.

Если составлять оглавление вручную, то после каждого внесения изменений в документ необходимо переделывать и оглавление. В мощных текстовых редакторах оглавление генерируется автоматически.

При необходимости можно повышать или понижать уровень заголовков, тем самым перестраивая оглавление. Внешний вид оглавления можно настраивать, задавая индивидуальные параметры форматирования шрифта и абзаца для каждого уровня оглавления.

Контрольные вопросы

1. На каких уровнях в оглавлении учебника находятся заголовки глав? Заголовки параграфов? Заголовки пунктов?
2. Чем различаются параметры форматирования для различных уровней оглавления учебника?

Каждый, кто работает с текстовыми документами в офисном редакторе Word, знает, что удобочитаемость и внешний вид набранного текста зачастую играет первостепенную роль в восприятии материала и документа в целом. Для этого применяется так называемое форматирование. Далее будет показано, как отформатировать текст в «Ворде» с применением нескольких простейших правил. Данные советы пригодятся всем без исключения, а создаваемый документ будет выглядеть более презентабельным.

Что значит "Отформатировать текст в «Ворде»"?

Начнем самого понятия форматирования текста. Что это такое? Грубо говоря, это есть оформление материала таким образом, чтобы он легко воспринимался визуально при прочтении.

Согласитесь, ведь мелкие или слишком большие буквы воспринимают не все. То же самое касается и моментов, когда, например, некоторые главные тезисы не выделены, а читатель просто может потерять основную мысль содержимого. Разного рода заковыристые шрифты тоже могут сделать текст совершенно нечитабельным, не говоря уже о применении цветового оформления или заливок (если это совершенно не нужно) и отсутствии абзацев, когда текст получается «скомканным».

Как правильно отформатировать текст в «Ворде» и на что обратить внимание в первую очередь?

Итак, какие же инструменты для оформления имеются в самом редакторе? Говоря о том, как отформатировать текст в «Ворде», среди основополагающих принципов обработки можно выделить следующие:

• оформление шрифта (тип, размер, регистр, интервалы между литерами и символами, цвет, заливка и т. д.);
• выравнивание текста на странице;
• установка абзацев и отступов;
• назначение параметров страниц документов;
• обработка текста с созданием дополнительных элементов оформления (заголовки, колонки, колонтитулы, списки).

Работа со шрифтами

Начнем с самого простого - установки параметров шрифтов. Как отформатировать текст в «Ворде», используя этот инструментарий? Очень просто. Для этого в редакторе (если не брать в расчет разделы основных меню главной панели) все необходимые инструменты вынесены на панель с инструментами и располагаются в специальном разделе с кнопками и выпадающими меню.

В принципе, вопрос того, как отформатировать текст в «Ворде» 2007, 2003, 2010, 2013 или 2016, во всех версиях решается достаточно просто. Для начала из выпадающего списка выберем нужный шрифт (например, Times New Roman), затем из такого же списка установим размер шрифта (лучше использовать 12 или 14).

После этого, нажимая кнопки выделения, можно установить его тип (жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый). Чуть правее имеются кнопки изменения цвета самого шрифта или его фоновой заливки. Увлекаться применением такого оформления не стоит, а использовать его только в крайних случаях, когда необходимо подчеркнуть важность содержимого. То же самое касается и установки предыдущих параметров.

Выравнивание текста

Следующим этапом станет установка параметров выравнивания текста. По умолчанию в редакторе установлено выравнивание по левому краю. Но такое положение текста для чтения не всегда удобно.

На панели инструментов имеется четыре основные кнопки для установки выравнивания:

• по левому краю;
• по центру;
• по правому краю;
• по ширине.

Выравнивание по краям или по центру обычно применяется в случае создания «шапок» или установки места, скажем, для подписи в договоре. Наиболее удобным является при котором первые и последние литеры каждой строки располагаются на одинаковом расстоянии от края страницы, не считая абзацев. Как в «Ворде» отформатировать текст по ширине? Да просто выделить нужный фрагмент и нажать соответствующую кнопку. Также ее можно нажать и в том случае, если ввод текста только предполагается осуществить (пустая строка).

Установка отступов

Теперь необходимо выделить абзацы или красные строки. В самом простом случае при вводе текста с красной строки можно использовать клавишу табуляции (Tab), для которой по умолчанию обычно установлен горизонтальный отступ 1,25 см.

Изменить его и дополнительные параметры можно перемещением ползунка в виде треугольников и уголков на горизонтальной линейке (но только при активном соответствующем режиме отображения документа).

Обратите внимание на кнопки вида, расположенные на панели в правой ее части. Для быстрой установки вертикальных интервалов можно использовать предустановленные настройки вида (например, без интервала, обычный, заголовки и т. д.).

В случае когда требуется применить строго определенные параметры, в Word версий 2010 и выше необходимо использовать меню «Макет» и раздел установки интервала между абзацами. Здесь все настраиваемые отступы можно указать вручную. Особое внимание следует обратить на меню междустрочного интервала. Многие пользователи, в свое время набиравшие в редакторе дипломы, знают, что в требованиях указан полуторный интервал, который можно выбрать из выпадающего списка или установить значение самостоятельно.

Параметры страницы

Еще один момент в рассмотрении вопроса о том, как отформатировать текст в «Ворде», связан с установкой параметров самой страницы, доступ к которым в последних версиях редактора можно получить через меню дизайна с выбором полей, ориентации или размера листа.

Обычно при создании документов используется А4 с книжной (вертикальной) ориентацией. При выборе нужных значений эти параметры можно поменять по своему усмотрению. Что же касается установки полей, возвращаясь к вопросу об оформлении дипломных работ, требуется установка левого поля 3 см, правого - 2 см, верхнего и нижнего - 1,5 см. Если требования отсутствуют, как таковые, значения по умолчанию можно не трогать или изменить их, в зависимости от своих предпочтений.

В разделе дизайна для страницы можно применять установку границ и подложки, изменять цвет или применять специальные темы (если только документ не создавался или открывался в режиме совместимости с охранением файла в формате DOC более старых версий редактора, а не в формате DOCX текущей версии программы).

Заголовки, списки, колонки и колонтитулы

Выделить заголовки можно совершенно просто, используя для этого кнопки на основной панели, где можно выбрать нужный вид из нескольких встроенных шаблонов.

При создании списков используются специальные кнопки установки маркеров, нумерации или Для каждой предусмотрено разворачиваемое меню, в котором можно выбрать определенный шаблон или настроить параметры отображения списка самостоятельно.

Колонтитулы, в которых вводимый текст отображается на каждой странице, можно установить из меню вставки (верхний или нижний). Их параметры тоже можно поменять. Тут же имеются инструменты вставки номеров страниц, примечаний, ссылок и т. д. (если это предусмотрено структурой документа).

Форматирование по образцу

Наконец, предположим, что вы отформатировали нужный вам кусок текста или определенный раздел. В редакторе имеется интересная возможность использования форматирования по образцу.

Кнопка его применения находится на панели, если используется главное меню. Достаточно просто выделить нужный фрагмент текста, нажать на кнопку (она превратится в кисточку с указателем), после чего подвести курсор к другому фрагменту и нажать левую кнопку мыши. После этого и произойдет применение формата без изменения текстового содержимого фрагмента.

Примечание: также можно использовать всевозможные шаблоны, стили и многие другие инструменты, которые здесь подробно не рассматривались, поскольку упор делался на ручное форматирование.

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

Цель работы: Получение практических навыков использования текстового процессора MS Word при подготовке, редактировании и оформлении текстовой документации, графиков, диаграмм, рисунков.

MS Word – мощная универсальная программа подготовки текстовых документов.

Основными приемами в текстовом редакторе является :

· Редактирование – набор (ввод) текста. Операции с текстом: удаление, вставка, поиск, замена, копирование и перемещение.

· Форматирование – преобразование внешнего вида текста и его расположения на странице: выбирается шрифт, его размер, начертание и цвет символов, устанавливается расположение текста на странице (выравнивание слева, справа, по центру, по ширине), отступы, расстояние между строк и т.д.

Операции форматирования предшествует операция выделения требуемой части (фрагмента) документа.

Приемы выделения.

1. Текстовый блок – перемещение указателя мыши от начала выделенного фрагмента к его концу при нажатой левой кнопке мыши;

2. Слово – двойной щелчок левой кнопкой мыши по слову;

3. Абзац – тройной щелчок по любому месту абзаца или двойной щелчок в левом поле страницы напротив абзаца;

4. предложение – щелчок по любому слову предложения при нажатой клавише Ctrl;

5. Строка – щелчок в левом поле страницы напротив строки;

6. Весь документ – тройной щелчок в левом поле на любой странице.

Рассмотрим основные понятия, которые необходимы при работе с текстовыми редакторами.

Символ – наименьший элемент, с которым оперирует текстовый редактор (буквы, цифры, знаки пунктуации и т.д.).

Слово – набор символов, ограниченный с двух сторон пробелами (пустыми пространствами) или знаками препинания (точками, запятыми и т.д.).

Строка – набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов).

Предложение – набор символов и слов, ограниченный с двух сторон знаками препинания (точками, восклицательными или вопросительными знаками, многоточием).

Абзац – участок текста между двумя нажатиями клавиши Enter (ввод, перевод строки).

Страница – часть текста, ограниченная линиями разделения страниц.

Поля – области страницы, где не может размещаться текст.

Отступы – расстояния от границ левого и правого полей до текста.

Красная строка – первая строка абзаца, имеющая отступ вправо.

Атрибут текста – параметр, который может быть изменен (размер символов, шрифт, цвет, величина отступа и т.д.).

Стиль – группа подобранных пользователем атрибутов текста, обозначенных уникальным именем и хранящихся совместно.

Колонтитул – стандартный текст, выводимый в верхней (или нижней) части каждой страницы документа.

Документ – набор символов, слов, предложений или страниц, логически связанных между собой и образующих завершенную (законченную) лексическую (языковую, текстовую) конструкцию.

Текст – набор символов, слов, предложений, являющийся частью документа.

Фрагмент – непрерывная часть документа.

Блок – выделенный фрагмент текста.

Форматирование – процедура придания тексту документа желаемой формы.

Шрифт – комплект букв (символов), воспроизводящий какой-либо алфавит. По внешнему виду делят на 2 группы: с засечками и без засечек (рубленые). Моноширинные – все символы имеют одинаковую ширину; пропорциональные – ширина каждого символа разная.

Тип шрифта (гарнитура) – определят особенности написания целого набора символов.

Начертание – один из четырех стилей изображения символов.

Кегль – расстояние между верхним и нижним выносными элементами.

Пункт – единица измерения высоты шрифта.

Интерлиньяж – расстояние между базовыми линиями соседних строк. Измеряется в пунктах и складывается из кегля шрифта и расстояний между строками.

Апрош – межбуквенный пробел.

Трекинг – регулировка плотности набора символов, сдвигает и раздвигает все буквы на одну и ту же величину.

Кернинг – ручная регулировка расстояний между буквами.

Форматирование документа.

Может выполняться двумя способами:

1. устанавливаются параметры, затем вводится текст;

2. вводится текст, затем устанавливаются параметры.

Форматирование символов в диалоговом окне «Шрифт» :

· «Формат»→ «Шрифт»;

· Контекстное меню;

· Щелчок по стрелке в группе Шрифт вкладки Главная;

Окно «Шрифт» имеет 3 вкладыша: шрифт, интервал, анимация.

При форматировании символов устанавливаются параметры:

1. установка начертания – выбор шрифта;

2. установка размеров. Размер (кегль) – указывают в пунктах 1 пт =1/72 дюйма≈0,035 мм. Размеры могут устанавливаться от 8 до 72. 28 пт=1 см, 72 пт=1"=2,54 см.

3. Задание стиля: обычный, курсив, полужирный и полужирный курсив; способы подчеркивания;

4. Задание цвета – любой от возможности принтера;

5. Определение эффектов (видоизменение) – зачеркивание, надстрочный, подстрочный, утопленный, приподнятый, контур, с тенью;

6. установка горизонтального расстояния между символами – обычное, разряженное, уплотненное;

7. установка положения символа относительно опорной линии (выше или ниже опорной линии без уменьшения размеров как в пункте 5).

Общий способ форматирования:

1. выделить фрагмент;

2. открыть окно «Шрифт» и установить режимы и значения параметров;

Отмена форматирования:

1. нажатие клавиш Ctrl+Z;

2. щелчок по кнопке установленной.

Частные нюансы форматирования документа

Чтобы переместить весь текст, а не только красную строку, следует сместить нижнюю часть песочных часов на требуемую величину. Именно так в письмах форматируется графа «Кому и от кого». То же действие можно выполнить, пройдя вышеописанным путем и проставив цифры в графе «Отступ» в ячейках «слева» или «справа».

Чтобы текст равномерно заполнял весь документ, а не смещался к его левому полю, можно распределить его по ширине странице. Для этого необходимо выделить нужные абзацы и нажать на кнопку «По ширине» на панели форматирования. Она выглядит как квадрат из горизонтальных полосок. Там же можно центрировать текст для заголовка либо сместить его вправо в виде эпиграфа.

Функция списка удобна тогда, когда предстоит перечисление большого количества пунктов, а также добавление новых в середину перечня уже после его создания: нумерация сменится автоматически. Нумерованный или маркированный список можно выставить соответствующими кнопками на панели форматирования либо через команду «Список» в меню «Формат».

Помимо перечисленных функций в текстовом редакторе можно изменить размер и вид шрифта, приблизив его к деловому или, наоборот, к поздравительному, выделить часть документа подчеркиванием, курсивом, жирным или цветным шрифтом, свести данные в таблицу, а также выполнить другие, специализированные действия (вставка изображения, диаграммы).

Под форматированием документа понимается его оформление с использованием методов выравнивания текста, применением различных шрифтов, встраиванием в текстовый документ рисунков и других объектов.

Форматирование документа выполняется средствами меню Формат или с помощью панели форматирования. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение типа шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков;

управление параметрами абзаца.

Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши Enter . При этом в текст вставляется специальный символ конца абзаца. Удаление этого символа приводит к слиянию абзацев, причем объединенный абзац получает все форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Для перехода на новую строку внутри абзаца нужно нажать клавиши Shift + Enter .

Параметры форматирования абзаца устанавливаются командой Формат / Абзац , которая открывает диалоговое окно Абзац . Параметры абзаца задаются на вкладке Отступы и интервалы .

Абзац имеет следующие параметры.

Отступы (границы) абзаца слева и справа от края печатного листа. Допускаются отрицательные значения отступа. В этом случае текст расположен на полях.

Вид первой строки абзаца: отступ или выступ.

Межстрочный интервал.

Межабзацный интервал – величина интервала перед абзацем и после него.

Выравнивание – смещение текста абзаца относительно его ширины: влево, вправо, по центру, по ширине.

На вкладке Положение на странице задаются правила разбиения строк абзаца на страницы.

Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели форматирования, которая содержит кнопки форматирования для выравнивания абзацев по центру, вправо, влево и по ширине.

Совокупность абзацев, для которых сохраняется одинаковая специфика оформления в части размера и ориентации страницы, размера полей, нумерации страниц, оформления колонтитулов, количества колонок текста, называется разделом.

Новый раздел создается командой Вставка / Разрыв / Начать новый раздел . В этом случае в текст вставляется маркер конца раздела. Существуют следующие виды разрывов «конец раздела»:

со следующей страницы;

на текущей странице;

с четной страницы;

с нечетной страницы.

Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием. Само слово "форматирование" происходит от слова "форма", т.е. чему-либо надо придать определенную форму. Различные способы и инструменты форматирования, которые предоставляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст.

Форматирование документов осуществляется в результате следующих действий:

установки параметров страницы документа;

применения шрифтового оформления символов текста;

задания положения абзацев на странице и установка для них отступов и интервалов (слева и справа, межстрочный и межабзацный интервалы);

выбора вариантов обрамленияи заполнения абзацев;

расположения текста в колонках;

задания стиля оформления символа, абзаца, страницы и т.п.

Большая часть этих действий может быть реализована с помощью инструментов меню Формат. Форматирование документа основано на задании новых форматов элементам текста, которые должны быть предварительно выделены.

Внимание! Прежде чем форматировать текст, надо его выделить!

Шрифтовое выделение текста (форматирование символов)

Текст документа набирается установленным по умолчанию шрифтом, настройка которого выполняется в диалоговом окне <Шрифт>, вызываемого командойФормат, Шрифт. Установки формата шрифта могут быть сделаны для любого фрагмента текста. Установленные параметры шрифта действуют применительно ко вновь вводимому тексту или к выделенному фрагменту текста.

Внимание! Для шрифтового выделения фрагмента текста необходимо его предварительно выделить.

Диалоговое окно команды Шрифт содержит три вкладки (рис. 2.13 ). На каждой вкладке в окне <0бразец> отображается результат настройки шрифта.

Вкладка Шрифт с параметрами:

тип шрифта. Для ввода русских букв обычно применяются шрифты: Times New Roman, Arial, Courier и др;

начертание шрифта: обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив;

размер шрифта в пунктах (пт) или других единицах;

подчеркивание выделенного фрагмента линиями разного типа;

цвет шрифта;

одной или двумя зачеркнутыми линиями символы выделенного фрагмента;

отображение выделенных символов на уровне верхних или нижних индексов;

сделать выделенный фрагмент скрытым;

выделенный фрагмент отображать обычными или малыми прописными буквами, с тенью или по контуру (двойной обводкой), приподнятым или утопленным.

Вкладка Интервал с параметрами:

интервал, который позволяет указать расстояние в пунктах (пт): нормальное, разреженное, уплотненное. Расстояние можно изменить рядом в окне;

смещение устанавливает смещение выделенного фрагмента в пт относительно базовой линии вверх или вниз;

кернинг служит для автоматического подбора интервала между символами.

Вкладка Анимация позволяет из списка выбрать тип анимации выделенного фрагмента.

Кнопка <По умолчанию> использует сделанные установки шрифта во всех новых документах, основанных на текущем шаблоне.

Быстрая установка формата шрифта может быть выполнена с использованием кнопок (рис. 2.14 ) панели инструментов Форматирование: <Шрифт>, <Размер шрифта>, начертания шрифта (полужирный - кнопка <Ж>, курсив - кнопка <К>, подчеркивание - кнопка <Ч>).

Рис. 2.13. Диалоговое окно «Шрифт» для настройки параметров шрифтов

Рис. 2.14. Кнопки быстрой установки формата шрифта на панели Форматирование

Форматирование абзаца текста

Текст документа состоит из абзацев, абзац заканчивается нажатием клавиши . При этом в текст вставляется спецсимвол ¶. Удаление данного символа обеспечивает слияние абзацев, причем объединенный абзац получает форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически.

Формат абзацев устанавливается командой Формат, Абзац, которая вызывает диалоговое окно «Абзац» (рис. 2.15 ), содержащее вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице.

Рис. 2.15. Диалоговое окно «Абзац» для форматирования абзаца

На вкладке Отступы и интервалы задаются:

выравнивание - по ширине, по центру, по левому или правому краям;

выбор уровня структуры документа, которому приписываются сделанные установки;

границы абзацев (отступов) слева и справа от края печатного листа;

интервалы - междустрочный и межабзацный (перед и после);

вид первой строки абзаца - с отступом вправо (красная) или влево (висячая).

Вкладка Положение на странице определяет правила разбиения строк абзаца на страницы:

запрет висячей строки - запрещается печатать одну первую или последнюю строку абзаца на другой странице (можно не менее 2 строк);

не разрывать абзац, т.е. располагать целиком на одной странице;

не отрывать от следующего абзаца - текущий и следующий абзацы печатаются на одной странице;

с новой страницы - выделенный абзац начинать с новой страницы, вставляя разделитель страниц;

запретить нумерацию строк абзаца;

запретить автоматический перенос слов.

Быстрое форматирование абзацев может выполняться с помощью панели Форматирование, которая содержит необходимые кнопки выравнивания абзаца (рис. 2.16 ).

Рис. 2.16. Кнопки выравнивания абзаца на панели Форматирование .

Всё прочие установки формата абзаца выполняются в диалоговом окне «Абзац».

Обрамление и заполнение текста

Для большей выразительности оформления абзацев и страниц текста используются различ­ные способы обрамления, заполнения узором, изменения цвета и т.п.

Команда Формат, Границы и заливка вызывает диалоговое окно настройки «Гра­ницы и заливка» (рис 2.17 ). На вкладке Граница или Страница выбирается:

тип обрамления абзаца или страницы;

цвет, тип и ширина линии обрамления абзаца или страницы;

параметры, определяющие положение абзаца на странице или поля страницы.

На вкладке Заливка задается тип и цвет узора, цвет фона.

Рис. 2.17. Диалоговое окно «Границы и заливка» для усиления выразительности оформления абзаца

Изменение регистра для изображения букв

Регистровое форматирование обеспечивает преобразование выделенного фрагмента текста с помощью команды Формат, Регистр и выбором соответствующего кнопочного переключателя:

Как в предложениях - первая буква первого слова представляется как прописная;

все строчные - все буквы выделенного текста строчные;

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ - все буквы выделенного текста прописные;

Начинать с Прописной - первая буква каждого выделенного слова прописная;

ИЗМЕНИТЬ РЕГИСТР - замена в выделенном тексте прописных букв на строчные, а строчных - на прописные.

Списки для оформления перечислений в тексте

Перечисления в текстовых документах часто оформляются в виде списков. Различают три типа списков: маркированный, нумерованный, многоуровневый. Нарис. 2.18 приведены примеры трех типов списков. Список форматируется как до ввода элементов, так и для уже набранных в виде отдельных абзацев элементов. Для созданных списков допускается изменение их типа.

Рис. 2.18. Иллюстрация типов списков

Существует несколько различных способов форматирования списков:

с помощью команды Формат, Список;

с помощью команды Список из контекстного меню;

быстрое форматирование с помощью кнопок <Нумерация> и <Маркеры> на панели Форматирование.

Команда Формат, Список выводит диалоговое окно «Список» для выбора вкладки, соответствующей типу списка. Выбранный тип списка можно настроить, нажав кнопку<Изменить> и установив в диалоговом окне «Изменение списка» необходимые параметры:

для маркированного списка выбирается символ (маркер) из набора шрифтов Word; задается размер и цвет маркера; указывается положение маркера и положение текста (отступы);

для нумерованного списка указывается формат номера из набора шрифтов Word; положение списка на странице (по левому или правому краю, по центру) и его отступ; отступ текста от номера; начальный номер списка;

для многоуровневого списка указывается номер иерархического уровня, а далее для выбранного уровня осуществляется настройка параметров по тем же правилам, что и для нумерованного списка.

Соответствующие отступы для элементов списка можно изменить как с помощью команды Формат, Список, так и с помощью кнопок панели инструментовФорматирование - <Уменьшить отступ>, <Увеличить отступ>. Кроме того, с помощьюмыши на горизонтальной линейке для выделенных элементов списка можно выполнить перемещение показателей отступов.

Для изменения уровня иерархии следует установить курсор на элемент и нажать клавиши:

<®> для понижения уровня иерархии;

<¬> для повышения уровня иерархии.

Удалить список можно обычными способами либо с помощью команды Формат, Список кнопкой <Удалить>.

Форматирование текста по колонкам

Для текстов газетного типа выполняется набор в несколько колонок, после заполнения левой колонки (по высоте страницы или до установленного ограничения) курсор автоматиче­ски переходит в следующую колонку.

Любые вставки или удаления текста и графики внутри колонок автоматически обеспечивают "перетекание" текста из колонки в колонку. Текст колонок форматируется по общим правилам.

Формат газетного текста задается с помощью команды Формат, Колонки:

количество колонок (одна, две, три и т.д. колонки);

ширина каждой колонки (или одинаковая ширина всех колонок);

наличие разделительной линейки между колонками.

Если документ новый, после выполнения данной команды текст вводится в заданное число колонок на странице.

Существующий текст также можно расположить в колонках, предварительно выделив либо его фрагмент, либо весь документ.

Нумерация страниц

Для нумерации страниц используется команда Вставка, Номера страниц, с помощью которой можно указать:

положение - вверху или внизу страницы;

выравнивание - справа, в центре, слева, снаружи или внутри страницы;

номер первой страницы;

формат номеров страниц.

Стили документа

Все документы Word создаются с помощью команды Файл, Создать. Важным компо­нентом создаваемого документа являются стили. Стили позволяют быстро оформлять разнообразные по внешнему виду и характеру тексты. Стартовый набор стилей выбирается из присоединенного к документу шаблона.Стиль - поименованная совокупность форматов элементов текста.

Различают стандартные и пользовательские (специальные) стили. Стандартные стили создаются текстовым процессором Word автоматически. Пользовательские стили создаются пользователем модификацией стандартных характеристик или в результате отбора из имеющихся требуемых. Стиль пользователя может быть доступным либо только для отдельного документа, либо для шаблона.

Для сокращения трудоемкости форматирования документа используются:

приписывание стандартных стилей к выделенным фрагментам текста;

создание новых стилей;

переопределение (изменение) стилей;

заимствование стилей других шаблонов.

С помощью команды Формат, Библиотека стилей вызывается соответствующее диалоговое окно, содержащее список шаблонов документов. Варианты стилей оформления можно посмотреть в окне просмотра, воспользовавшись кнопками:

<Документ> - отображается текущий документ с использованием стилей выбранного шаблона,

<Пример> - отображается пример документа, отформатированный стилями выбранного шаблона;

<Образцы стилей> - выводит список и образцы форматов стилей выбранного шаблона.

Если дважды щелкнуть на имени выбранного шаблона, то его стили автоматически скопируются в шаблон текущего документа и будут доступны для использования.

Команда Формат, Стиль вызывает диалоговое окно «Стиль» (рис. 2.19 ), в котором отражается список стилей определенного вида: Все стили, Используемые стили, Специаль­ные стили (созданные пользователем).

Рис. 2.19. Диалоговое окно «Стиль» для создания, изменения, удаления, копирования стилей документа

При выборе определенного стиля в окне «Абзац» отображается вид абзацев, а в ок­не «Символы» - тип и размер используемого шрифта данного стиля. Кнопкой <Применить> осуществляют наложение стиля на выделенный фрагмент текста.

Для более быстрого наложения стиля на выделенный фрагмент текста используют кнопку <Стиль> на панели Форматирование, после нажатия которой предлагается установленный по умолчанию в текущем документе список стилей.

Кнопка <Удалить> (см. рис. 2.19 ) удаляет выбранный стиль из списка доступных для применения стилей.

Кнопка <Создать> (см. рис. 2.19 ) вызывает диалоговое окно «Создание стиля» (рис. 2.20 ) для определения нового стиля, при этом указываются параметры:

Рис. 2.20. Диалоговое окно «Создание стиля» для задания параметров нового стиля

Рис. 2.21. Диалоговое окно «Создание стиля» для копирования стилей из одного файла в другой

Существует иной способ создания нового стиля. Предварительно в тексте документа выполняется форматирование на уровне абзаца или группы символов. Затем для выделенного фрагмента вызывается диалоговое окно «Создание стиля», где вводится новое имя стиля.

Кнопка <Изменить> (см. рис. 2.19 ) позволяет изменить отдельные форматы выбранного стиля. Появляется диалоговое окно «Изменение стиля», идентичное диалоговому окну «Создание стиля», с помощью которого можно переопределить стиль либо вернуть прежнее оформление.

Кнопка <0рганизатор> (см. рис. 2.19 ) используется для копирования стилей из других документов или шаблонов в текущий документ. Копировать список можно как слева направо, так и справа налево. При этом следует указать файл-источник и файл-приемник стилей. Для указания файла-приемника в диалоговом окне «Организатор» (рис. 2.21 ) следует нажать кнопку <Закрыть файл>, которая будет заменена кнопкой <Открыть файл>. Надо нажать эту кнопку, и в окне появятся имеющиеся на диске каталоги и файлы. После выбора имени файла в окне будут показаны установленные в нем стили. Далее следует перейти, например, в левое окно, выбрать стили файла-источника и произвести их копирование с помощью кнопки <Копировать> в правое окно для файла-приемника.

Основные положения, которые следует помнить при форматировании документа

Документ Word состоит из разделов (секций), каждый из которых разделен на абзацы.

Каждый раздел имеет свои параметры страницы (поля, расположение и вид колонтитулов, количество колонок).

Каждый абзац характеризуется своим расположением (интервалы сверху и снизу, межстрочный интервал, шрифт, вид первой строки, тип списка и т.п.).

К каждому абзацу приписан стиль, параметры которого можно модифицировать.

Каждый стиль может основываться на другом стиле. Большинство стилей, как правило, основано на стиле "Обычный", изменение которого отразится на всем документе.

Параметры абзаца ассоциируются с маркером его конца, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления абзаца.

Параметры раздела ассоциируются с разделителем (маркером) его конца, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления раздела.

Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.