Көптеген электрондық пошта клиенттері, соның ішінде gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, бірнеше алушыны енгізуге мүмкіндік береді көшіру(аббревиатура ағылшын тілінде қабылданған SS), немесе Жасырын көшірме (CCB). AT Көшірмелералушылар басқа адамдардың мекенжайларын көре алады. Екінші жағдайда қосымша алушылардың жеке басы жасырылады.

Алушы мекенжайын қосу

Кейбір электрондық пошта клиенттері бағдарлама арқылы автоматты түрде толтырылатын өріске жай ғана пайдаланушы атын енгізуге мүмкіндік береді.

Егер сіз осы өрісті бірнеше адамға электрондық поштаны жіберу үшін пайдалансаңыз, олардың әрқайсысы басқа алушылардың толық тізімін көре алады.

Электрондық поштаны қалай көшіруге болады

Сіз жай ғана өріске мекенжайлар тізімін енгізу арқылы электрондық поштаны алушыларды тізімдей аласыз Көшіру, ол әдетте өрістің астында орналасқан Кімге. Осы алушылар тізбегіндегі әрбір адам басқа барлық алушылардың аты-жөні мен электрондық пошта мекенжайларын көре алады:

Электрондық поштаны қалай жасыруға болады

Бұл мүмкіндікті жеке және топтық электрондық пошталар үшін пайдалануға болады. Бұл әсіресе контактілеріңізді жеке сақтағыңыз келсе, оларды спам мен спамнан қорғағыңыз келсе немесе алушылардың сол хабарды кім алғанын білуін қаламасаңыз пайдалы.

Өріс Жасырын көшірмебарлық электрондық пошта клиенттері үшін әдепкі бойынша әрқашан қол жетімді емес. Мысалы, в OutlookСізге бару керек болады Опцияларпараметрге қол жеткізу; жылы Найзағайашылмалы мәзірден осы функцияны таңдау керек; жылы gmailтүймені басу керек Көшіружәне Жасырын көшірме; жылы Windows Live MailСіз пернелерді бір уақытта басуыңыз керек балама + Б.

Сурет: © Web Hosting - Unsplash.com

Ресми электрондық хаттарды жазу үшін келесі өрнектер жиі пайдаланылады:

1. Егер файлды тіркегіміз келсе, біз мынаны көрсетеміз:

Өтінемінтабутіркелген- Қосымша ретінде қабылдаңыз

Өтінемін табу тіркелген менің түйіндеме. – Қосымшада қабылдаңызменің түйіндемем.

Өтінемін табу тіркелген фотосуреттер бастап the конференция. – Қосымшада қабылдаңызконференциядан фотолар.

2. Егер біз әріпті қайта бағыттағымыз келсе, келесі өрнекті қолданамыз:

Мен жібердім _______ сізге. – Мен сізге ________ жібердім.

Мен бағыттаймын _______ сізге. - Мен сізге _______ жіберемін.

Мен жібердімСізге Биллдің түйіндемесі. -I қайта бағытталды Сізге түйіндеме Билл.

Мен бағыттаймынСізге Джонның электрондық поштасы. -Қайта жіберу СізгеДжонның электрондық поштасы.

3. Егер біз хаттың көшірмесінде біреуді белгілегіміз келсе, онда біз мына өрнекті қолданамыз:

– Мен осы электрондық поштаның көшірмесінде (аты-жөнін) белгіледім.

I` ve cc` d Омар қосулы бұл электрондық пошта. – Мен Умарды белгіледім осы электрондық поштаның көшірмесінде.

* Біз Омарды көшірдік дейінсақтауолжылыtheцикл. Біз Омарды хабардар ету үшін хаттың көшірмесіне белгілеп қойдық.

Мені бақылауда ұстауыңызды өтінемін. -Өтінемін, ұстаңыз мен жылы курс.

4. Келесі өрнек хатты аяқтауға көмектеседі:

Егер сізде сұрақтар болса, менімен хабарласудан тартынбаңыз. -Сұрақтарыңыз болса, маған хабарласыңыз.

Егер сізде сұрақтар болса, менімен хабарласудан тартынбаңыз.

Құрметпен,

Джон –

Сұрақтарыңыз болса, маған хабарласыңыз.

Құрметпен,

Джон

5. Әріпті аяқтау үшін келесі өрнектерді қолданамыз:

асыға күтіңіздер + етістік + ing- шыдамсыздықпен күту)

Электрондық поштаны аяқтау үшін келесі өрнектерді пайдаланыңыз:

мейірімдіҚұрметпен (Құрметпен) – Ізгі тілекпен, құрметпен

ЖылыТілектер — Ең жақсы тілектермен

сенікіШынымен- Құрметпен, құрметпен.

Ағылшынша әзіл

Арзан мейрамханадағы таңғы ас үстелде қасындағы адаммен сөйлесуге тырысты.

«Жаңбырлы су тасқыны сияқты».

«Тасқын ба?» Бұл үн сыпайы, бірақ сұраулы болды.

«Топан-Нұх, Кеме, Арарат тауы».

Екіншісі жарты тілім наннан тістеп алды да, басын шайқады да, күбірледі:

«Бүгінгі газетті оқымадым.»

сол Интернетте (мысалы, http://www.si>ber.com/sib/russify қараңыз) немесе BBS сайтында табылған. Дегенмен, кейде сіз өмір бойы электрондық пошта пайдаланушысында MIME қолдауы да, uuencode-мен жұмыс істеу құралдары да жоқ жағдайға тап болуыңыз мүмкін. Оған декодтау утилиталарын пошта арқылы жіберу мүмкін емес, өйткені ол үшін алдымен олардың өздері кодталуы керек. Тұйық шеңбер пайда болады.

Бұл мәселені шешу үшін MS DOS және Windows үшін uudecode утилитасының нұсқасы жасалды, ол бірде-бір басып шығарылмайтын таңбаны қамтымауымен ерекшеленеді. Бұл қызметтік бағдарламаның орындалатын файлын хатқа ешқандай кодтаусыз енгізуге және пошта арқылы жіберуге болады. Алушыға хаттың осы фрагментін .corn кеңейтімі бар бөлек файлға қиып алу ғана қалады және ол uudecode-мен үйлесімді декодтау утилитасының иесі болады.

Бұл тамаша қызметтік бағдарламаны алу үшін бос электрондық поштаны жіберіңіз [электрондық пошта қорғалған], Тақырып өрісінде «send uudecode.coin» (тырнақшасыз) жолын енгізу арқылы.

Қайтару және жеткізуді растау

Ерте ме, кеш пе, сіз ескірген немесе қате электрондық пошта мекенжайларын кездестіресіз. Егер сіз осындай мекенжайға хат жіберсеңіз, аралық желі түйіндерінің кез келгені қате туралы хабарды жібереді. Өкінішке орай, бұл хабарламалар әрқашан адам емес, компьютерден келеді, сондықтан олар тәжірибесіз пайдаланушыны жиі шатастырады. Олардан максималды ақпаратты алуды үйрену үшін осындай қайтарулардың мысалдарын қарастырайық.

Қарапайым бастайық. Пайдаланушы атында қате орын алды делік. Сонда сіз келесідей нәрсені аласыз:

"UUPC/O Daemon" нұсқасынан

[электрондық пошта қорғалған]>Кімге: [электрондық пошта қорғалған]

Тақырыбы: Жұмыртқаларды жеткізу

Белгісіз жергілікті пайдаланушы аты(a):

Сіздің хабарламаңыз келесіге жіберілді

[электрондық пошта қорғалған] su Хабар тақырыбы

артынан

«Хабардың тақырыбы келесіде» жолынан кейін мекенжайы дұрыс емес хатыңыздың тақырыбы келеді. Хаттың өзі жоғалып кетпейді, бірақ осы компьютердің әкімшісіне (постмастеріне) жіберіледі - біздің мысалда polylog.spb.su түйінінде Джон қолданушысы жоқ, сондықтан хат мекенжай поштасына жіберіледі.

[электрондық пошта қорғалған]Бұл жағдайда қате туралы хабар polylog.spb.su машинасының пошта жүйесі арқылы автоматты түрде жіберіледі.

Дегенмен, әрқашан бәрі соншалықты керемет аяқталады: жеке. Хатты қабылдап, содан кейін ғана оны қай пайдаланушыға жіберу керектігін анықтай бастаңыз - бұл әрекет негізінен желіге тек пошта байланысы бар компьютерлерге тән (203-бет). Көптеген желі түйіндері басқаша әрекет етеді - хаттың жоқ пайдаланушыға жіберілгенін тікелей желіде біліп, олар оны дереу қайтарады. Бұл жағдайда сіз толығымен жеткізілмеген хатыңызды келесі диагностикамен аласыз:

Тақырып: Қайтарылған пошта: пайдаланушы белгісіз

Кімге: [электрондық пошта қорғалған] MIME нұсқасы: 1.0

Мазмұн түрі: көп бөлік/аралас: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Келесі мекенжайларда жеткізу проблемалары болды [электрондық пошта қорғалған](қалпына келтірілмейтін қате)

Сессияның стенограммасы келесідей. кезінде

north.pole.org сайтымен сөйлесу:

»^ RCPT Кімге:

«< 550 ,..Пайдаланушы белгісіз 550 [электрондық пошта қорғалған],. Пайдаланушы белгісіз

Түпнұсқа хабарламадан кейін

«Сөйлесу кезінде...» жолының алғы сөзі берілген фрагмент екі компьютер арасындағы байланыс сеансының «журнал жазбасының» бөлігі болып табылады, оның барысында олардың екіншісінде (солтүстік полюсте) екені белгілі болды. .org) бұл идентификаторы бар пайдаланушы жоқ ( elvis).

Егер қате домен атауында болса, жағдай одан да күрделене түседі. Мұндай хат мүлде болжауға болмайтын жолды алып, ұзақ уақыт аралап жүргеннен кейін оралуы мүмкін. Мысалы, Санкт-Петербургтен қате (бірақ Санкт-Петербор) мекенжайына хат жолдасаңыз, сіз Киевтен ашулы жауап ала аласыз:

Кімге: reltec "dk% [электрондық пошта қорғалған]

Келесі мекенжайларда жеткізу проблемалары болды [электрондық пошта қорғалған](қалпына келтірілмейтін қате)

Сессияның стенограммасы келесідей

501 [электрондық пошта қорғалған] 550 Хост белгісіз (Атау сервері: хост табылмады)

Түпнұсқа хабарламадан кейін

AT Мұндай қате туралы хабарларда түпнұсқа әріп толығымен келтіріледі (өйткені ол ешқашан еш жерде тіркелмеген).

Ақырында, кейде желідегі техникалық ақауларға байланысты мекенжайы дұрыс хаттың өзі баратын жеріне жеткізіле алмайды. Бұл жағдайда біраз уақыттан кейін сіз шамамен келесі диагностиканы аласыз:

Кімнен: поштаны жеткізудің ішкі жүйесі Тақырып: Қайтарылған пошта: ескерту: 2 күн бойы хабарлама жіберу мүмкін емес

Кімге: cfl.lgu. spb.su "dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Мазмұн түрі: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Бұл MIME инкапсуляцияланған хабарлама

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

БҰЛ ЕСКЕРТУ ХАБАРЛАРЫ ТЕК СІЗ БОЛМАЙДЫ

ХАБАРЛАМАҢЫЗДЫ ҚАЙТА ЖІБЕРУ КЕРЕК

Келесі мекенжайларда жеткізу проблемалары болды

mailserveriaph.irkutsk.su (өтпелі сәтсіздік)

Сессияның стенограммасы келесідей

[электрондық пошта қорғалған]Кейінге қалдырылған:

Атау сервері: riaph.Irkutsk.su: хост атауын іздеу қатесі Ескерту: хабар 2 күннен кейін әлі жеткізілмеген. Хабар 5 күн болғанша әрекетті жалғастырады.

Түпнұсқа хабарламадан кейін

Көріп отырғаныңыздай, үлкен және жиектелген хатты қайта жібермеу (әлі) сұралады, өйткені жүйе оны тағайындалған жерге жеткізуден әлі үмітін үзбеген. Егер ол келесі үш күнде мұны істей алмаса, әрекеттер тоқтатылады және сізге бұл туралы айтылады:

\ қосымша байланыс. Нақты күндер әртүрлі болуы мүмкін; мысалы, кейбір түйіндер хатты 4 сағат ішінде жеткізу мүмкін болмаса да дабыл қағуды бастайды және олардың 3 күнге шыдамы жеткілікті (жоғарыдағы мысалдағыдай 5-тің орнына).

Әрине, бұл шектеулер тәулік бойы байланыста болуы талап етілетін «нақты» желі түйіндері үшін ғана жарамды. Пайдаланушы тек байланыс сеанстары кезінде (пошта арқылы немесе тікелей қосылым арқылы) поштаны алатын провайдердің хостына жеткеннен кейін хат адресатты ұзақ уақыт күтеді.

Мұндай жағдайларда пайдаланушыдан талап етілетін ең бастысы - оның қай хаты қайтарылғанын түсіну. Одан да жақсырақ, егер мекенжайдың қай бөлігінде – «@» белгісінен бұрын немесе кейін – қате бар екенін анықтай алсаңыз. Егер пайдаланушы аты ғана қате болса, онда сіз тағайындалған хосттың әкімшісіне хат жазып, оның мұндай пайдаланушысы бар-жоғын және оған қалай жетуге болатынын сұраңыз.

Автоматты поштаның тағы бір түрі, бірақ жіберушінің сұрауы бойынша жіберілген - жеткізу туралы хабарлама. Егер сіздің хатыңыздың тақырыбы «Түбіртекті қайтару:» (229-бет) өрісін қамтыса, онда алушының пошта жүйесі өз хатын пошта жәшігіне жазғаннан кейін автоматты түрде осы өрісте көрсетілген мекенжайға жеткізу хабарламасын жасайды және жібереді. , ол келесідей көрінеді:

Тақырып: Қайтару түбіртегі

Сіздің хабарламаңыз келесі мекенжайға жеткізілді: Дмитрий Хабардың тақырыбы

Сондай-ақ хабарландыруда барлық «пошта белгілері» («Алынған:» өрістері) бар жеткізілген электрондық поштаның толық тақырыбы бар.

Тізімге жіберу

Бірінші және анық көрінетін ереже - ешкімге хат жібермеу. Тізім бойынша жөнелту, жалпы айтқанда, егер алушының әрқайсысы бұрын сіз оған жіберетін нәрсеге қызығушылық танытқан болса ғана негізделген.

Сіз мұны әлдеқашан байқаған боларсызкейбір авторлардан хат алған кезде«Кімге» бөлімінде әртүрлі адамдардың бірнеше ондаған электрондық хаттарының тізімі бар. Сонымен қатар, сіз де, бұл адамдар да бұл электрондық пошталардың «әшкереленуіне» келісім берген жоқ. Әрине, алушылардың бірі бұл жіберуден бас тартады (біз барлығымыз пошталарымызға спам ағынынан шаршадық). Бірақ бір нәрсе анық - барлық алушылар жіберу тізімінің авторын кәсіби емес адам ретінде қарастырады. Ал олардың оның ұсынысын қабылдауға келісе қоюы екіталай.

Бұл мүмкіндікті gmail.com іскерлік хабарларға арналған ең танымал электрондық пошта мысалында қарастырайық

Әдетте хат жіберу үшін Құрастыру терезесін пайдаланасыз. Оны басу арқылы сіз жаңа «Жаңа хабарлама» терезесін көресіз, оған хаттың өзін жасау және жіберу үшін қажет нәрсенің барлығын енгізесіз.

«Алушылар» терезесінде біз әдетте алушылардың электрондық пошталарын енгіземіз.

Көшірме «дәл көшірме» дегенді білдіреді. Бұл өріс негізгі алушы болып табылмайтын адамға электрондық хат жібергіңіз келген кезде пайдаланылады. Осылайша сіз адамға электрондық поштаға жауап берудің қажеті жоқ екенін білдіре отырып, оны циклде ұстай аласыз. Бірақ бұл хаттың барлық алушылары бір-бірінің мекенжайларын (тіпті аты-жөндерін) көреді.

Осылайша, бұл өрісті пайдалану көптеген адамдарға электрондық хат жіберудің және құпиялылықты сақтаудың ең жақсы тәсілдерінің бірі болып табылады. Сондықтан олармен қарым-қатынасты бұзбаңыз. Бұл мүмкіндікті пайдаланып, 30-ға дейін электрондық поштаны енгізуге болады. Бұл бір түймені басу арқылы сіз бұл хатты бірден 30 алушыға электрондық пошталарын көрсетпей жібере аласыз.

Қажет болса, әріптің негізгі бөлігіне суретті енгізуге болады ( 4 ) немесе файлды тіркеңіз ( 5 ).

Дәл осы пошта өңдеу мүмкіндіктерінің максималды санын береді.

Сол сияқты, сіз yandex.ru поштасы арқылы бір уақытта бірнеше алушыға хат жібере аласыз.

«Жазу» түймесін басыңыз, содан кейін «Кімге» терезесінде ( 1 ) бірінші алушының электрондық пошта мекенжайын қойыңыз, содан кейін «Көшіру» функциясын таңдаңыз ( 2 ) немесе Жасырын көшірме ( 3 ). Хатыңыздың барлық алушыларының барлық электрондық пошталарды көруін немесе мекенжайлардың құпиялылығына құқықтарын сақтауын қалайтыныңызға байланысты функциялардың бірін таңдаңыз. Әрбір келесі электрондық поштаны тізімге қосу үшін алдында плюс белгісі бар адамның суреті бар түймені басу керек ( 4 ). Содан кейін ашылмалы тізімнен тұрақты алушыларды таңдауға немесе олардың электрондық пошталарын қолмен енгізуге болады.

Суреттерді Яндекс дискісінен жүктеуге болады және әдеттегідей файлдарды тіркеуге болады.

«Жазу» түймесін басыңыз, «Кімге» терезесінде тінтуірді басқан кезде терезе пайда болады ( 1 ), ашылмалы тізім тұрақты алушылар тізімімен пайда болады ( 2 ). Сіз бұл тізімнен қалағаныңызды таңдай аласыз. Немесе жай ғана қалаған электрондық поштаңызды қойыңыз мақсатты қолмен.

«Коммерциялық ұсыныс», «Жаңалықтар», «Сіз үшін» немесе жай ғана «Re:» - егер мұндай хат белгісіз мекенжайдан келсе, онда ол спам болып көрінуі мүмкін. Электрондық хаттың тақырып жолындағы бірнеше сөз алушының назарын аударуы немесе электрондық поштаны қоқыс жәшігіне жіберуі мүмкін. Тақырып жолы - электрондық поштаны алушы оқитын бірінші нәрсе. Сондықтан оны тұжырымдау өте маңызды.

Хаттың тақырып жолында оның негізгі мазмұнын қысқаша тұжырымдаңыз. «Мәселелер туралы» емес, «Селезнева көшесіндегі дәріхананы дәрі-дәрмекпен қамтамасыз етудегі проблемалар» деп мүмкіндігінше нақтылап жазған жөн. Егер сіз ынтымақтастыққа өтініш білдірсеңіз, тақырып жолында адресаттың мүдделеріне не әсер ететінін көрсетіңіз. Мысалы, «Ынтымақтастық туралы ұсыныс» емес, «Сату көлемін арттыру үшін бірлескен акцияны ұсынамыз» деп жазыңыз. Немесе: «Альфа компаниясы үшін: Бета сауда нүктелеріндегі жарнамаға эксклюзивті жеңілдік». Алушы сіздің хатыңыздың оған қаншалықты пайдалы болатынын бірден түсінуі керек. Сонымен қатар, егер ол оны біраз уақыттан кейін алынғандар тізімінде тапқысы келсе, ол тақырыпта сіз көрсеткен кілт сөздерді іздеуге қоя алады. Хат алушы әлеуетті жұмыс беруші болған кезде, тақырып жолының ыңғайлы нұсқасы: «Фармацевттің бос орнына Иванова И.А.

Ешқашан файлды ілеспе хатсыз жібермеңіз. Сәлемдеместен іскер серіктестің кеңсесіне кіріп, қажетті құжаттарды үстел үстіне лақтырып жібергендей. Ілеспе хатыңызды сыпайы үндеуден бастаңыз: аты мен әкесінің аты бойынша - сізден үлкендерге, басшылық лауазымды атқаратындарға немесе мұндай өтінішті өзіңізге ұнататындарға; аты бойынша - әрқашан өзін осылай ғана таныстыратын және өзін әкесінің атымен атауды ұсынбайтындарға. Егер сіз қалай дұрыс хабарласу керектігін білмесеңіз, аты мен әкесінің аты бойынша хабарласыңыз. Аты бойынша таныс мекен-жайға өтіңіз, алушы сізге өзі ұсынады. Егер аты белгісіз болса, жалпылама сөздерді қолдануға болады: «Құрметті әріптестер!», «Құрметті компания басшылығы!», «Құрметті жеткізушілер/клиенттер/болашақ серіктестер!». Соңында, егер сіз қалай хабарласуды білмесеңіз - «Сәлеметсіз бе!» сөзін қалдырыңыз.

Хаттың басында адресатқа ынтымақтастықты қалай бастағаныңызды, бір-біріңізбен танысқаныңызды еске салған жөн. Мысалы: «Мәскеуде өткен конференцияда біз кездесіп, одан әрі ынтымақтастық мүмкіндігін талқыладық». Бұл сөз тіркесі арқылы сіз адамға өзіңіздің кім екеніңізді және оған не үшін хат жазып жатқаныңызды еске түсіресіз. Ол үшін бірдеңе болса, алғыс білдіру артық болмас еді, мысалы: «Жарнамалық науқанға көмектескеніңіз үшін сізге үлкен алғысымызды білдіреміз».

Содан кейін бірден хаттың негізгі мазмұнына өтіңіз. Үндеу себебін алғысөзсіз бір сөз тіркесімен тұжырымдаған жөн: «Кездесу ұйымдастырып, жаңа филиал ашу мәселесін талқылауды ұсынамын». Терілген мәтіннен гөрі экрандағы мәтінді оқу көптеген адамдарға қиынырақ екенін есте сақтаңыз. Сондықтан адамның одан не қалайтыныңызды мүмкіндігінше тез түсінуі маңызды. Сонымен қатар, бірінші фразалар жақсы есте қалады. Ал егер сіз хаттың ортасында негізгі ойды «жасырын» алсаңыз, онда алушы оны жай ғана ұстамауы мүмкін. Хаттың бүкіл мәтінін абзацтарға логикалық түрде бөлуге тырысыңыз. Олардың әрқайсысы фрагменттің негізгі идеясынан басталады. Егер сіз бірнеше мәселені талқылауды ұсынсаңыз, онда оларды нөмірлеуге болады. Тым ұзақ электрондық хаттардан аулақ болыңыз. Егер мәселенің мәлімдемесі үлкен көлемде болса, оны бөлек файлға көшіріп, хатқа тіркеген дұрыс. Содан кейін, қажет болған жағдайда, алушыға файлды бөлек қалтаға сақтау немесе басып шығару ыңғайлы болады.

Хаттың соңында одан әрі ынтымақтастыққа үміт білдіру, рахмет айту немесе хатты алушыға деген мейірімді көзқарасыңызды басқа жолмен көрсету әдеттегідей. Мысалы: «Біздің ынтымақтастығымыздағы барлық қиындықтарды жеңіп, ең тиімді өзара іс-қимылды орнатамыз деп сенемін!», «Ұзақ және жемісті ынтымақтастық пен жобамызды қолдағаны үшін алғысымызды білдіреміз!».

Хаттың соңында толық аты-жөніңізді, лауазымыңызды, компанияның атауын және байланыс ақпаратын көрсетіңіз. Алушыға қажет болуы мүмкін барлық контактілерді көрсеткен жөн: пошталық мекенжай, телефондар, факс, электрондық пошта, веб-сайт мекенжайы. Skype және ICQ қызметтерін іскерлік мақсатта пайдалансаңыз, оларды көрсетіңіз. Бұл жағдайда «қосымша» контактілерді көрсетпеген жөн. Мысалы, бірнеше электрондық пошта мекенжайларын көрсетпеу керек - пошта ең сенімді түрде жеткізілетінін жазған дұрыс.

Әр хаттарыңызға қол қойыңыз. Адам мезгіл-мезгіл контактілерді көрсеткенде өте ыңғайсыз және оған қоңырау шалу үшін телефон нөмірін іздеуде оның бірнеше хаттарын қарау керек. Пошта бағдарламалары мен пошта сайттарында автоқолтаңбаны пайдаланыңыз. Осы мүмкіндіктің арқасында пошта бағдарламасы өзі жасаған әрбір әріпке автоматты түрде автоқолтаңба қосады.

Бірнеше қолтаңба опциялары қажет болса (мысалы, аймақтық және федералды серіктестер үшін әртүрлі байланыс мәліметтері бар) бірнеше автоматты қолтаңба опцияларын жасауға болады.

"Ой, мен файлды тіркеуді ұмытып қалдым. Мен оны жіберіп жатырмын" - бұл файлдар тіркелген хаттарда кездесетін ең көп таралған тіркес. Мұндай ұмытшақтық болмашы нәрсе сияқты. Бірақ осыған байланысты бизнес-процестерде айтарлықтай кешігулер бар. Сіз файл жібердіңіз және жауапты күтудіңіз. Келесі күні қоңырау шалыңыз және файлды тіркеуді ұмытып кеткендіктен қабылданбағанын біліңіз. Мұндай жағдайды болдырмау үшін файлдарды жіберу кезінде алдымен хатқа файлдарды тіркеп, содан кейін ілеспе хат жазуды әдетке айналдырыңыз.

Тағы бір кеңес - файлдарды қабылдаушы түсінетіндей етіп атау. Егер сіздің адресатыңыз әлеуетті жұмыс беруші болса, онда файл «Түйіндеме» деп аталмауы керек, бірақ «Иванова И. А. Фармацевттің бос орнына түйіндеме» немесе «Фармацевт. Иванова». Егер алушы іскер серіктес болса, файлға оның көзімен де қараңыз. Атау емес: «Альфа компаниясына арналған коммерциялық ұсыныс», бірақ «Бета компаниясының коммерциялық ұсынысы». Емес: «Баға», бірақ «Баға. Монета жәшіктеріндегі жарнама. «Рекламист» компаниясы». Бұл жағдайда алушы хатты өз қалтасында жылдам сақтайды және оған арнайы атын өзгерту қажет болмайды.

Хатта көтерілген мәселелерді шешу құзыретіне шынымен кіретін адамға хат жіберген жөн. Түйіндемені жіберетін болсаңыз, алдымен HR менеджерінің немесе менеджердің электрондық поштасын білуіңіз керек. Ынтымақтастық туралы ұсыныс жіберілсе, сатып алу менеджері, жарнама маманы немесе директор болсын, мұндай мәселелер бойынша шешім қабылдайтын адамға міндетті.

Жалғыз қол жетімді мекенжай сияқты компанияның жалпы мекенжайы болып табылады [электрондық пошта қорғалған]немесе [электрондық пошта қорғалған]Егер сіз осындай мекен-жайға жазсаңыз, сіз байқамай қалуыңыз мүмкін, өйткені ол көп спам алады. Сондықтан хаттың тақырыбына хат арналған компания қызметкерінің аты-жөнін немесе сіз хабарласып отырған компанияның атауын көрсеткен жөн. Сондай-ақ компанияның қызметіне қатысты түйінді сөздер назар аударуға көмектеседі. Мысалы: «Сібір отыны» серіктестігінен ағаш жеткізу проблемалары» - мұндай тұжырым тиісті компания басшыларының назарын аударады.

Жіберушілердің тағы бір типтік қатесі - өз хатының мазмұны туралы барлығын хабардар ету ниеті. Олар көшірмелерді алу үшін барлық қызығушылық танытқан адамдардың мекенжайларын көрсетеді. Қажетсіз хаттар алушыларды тітіркендіреді, олар сізге түсініктеме алу үшін қайта қоңырау шала бастағанда жұмыстан, соның ішінде сізді де алаңдатады.

Ереже бар: егер сіз барлық алушыларды үтірмен бөліп көрсетсеңіз, онда сіз олардың әрқайсысынан жауап күтесіз, ал «Хаттың көшірмесі» жолында мекенжайлардың бір бөлігін көрсетсеңіз, сіз одан жауап күтпейсіз. бұл алушыларға жай ғана хабарлау. Алайда бұл ережені бәрі бірдей ұстана бермейді. Ал тұрақты адресаттармен мұндай ережені арнайы келіскен дұрыс.

Көшірмелерді жіберудің тағы бір ыңғайлы мүмкіндігі - Жасырын көшірме. Осы жолға екінші алушының мекенжайын енгізсеңіз, біріншісі сіздің басқа біреуге хабарлағаныңызды білмейді.

Маңызды электрондық хаттар үшін жеткізу хабарландыруын пайдаланыңыз. Оны әр әріпке енгізуге тырыспаңыз. Сондай-ақ, хаттың ерекше маңызды екендігі туралы ескертуді пайдалануға болады. Тек оны теріс пайдаланбаңыз. Содан кейін кейбір хат жіберушілер қатардағы барлық әріптерді ерекше маңызды деп белгілеуді ұнатады, сондықтан олардың хаттары әдетте маңызды болып қабылданбайды.

Алынған хаттармен жұмыс істеу үшін қабылданған хаттарды папкаларға сұрыптау функциясы өте ыңғайлы. Пошта бағдарламасында сіз белгілі бір ережелерді жасай аласыз, оған сәйкес кіріс хаттар белгілі бір адресаттан, белгілі бір кілт сөзбен және т.б. қалталарға таратылады. Әріптерді кез келген дерлік параметр бойынша сұрыптауға болады: маңыздылығы, өлшемі, күні, мекенжай тізімі және т.б. Сұрыптауды пайдалану әсіресе кез келген тарату тізімдеріне жазылсаңыз немесе хаттардың үлкен көлемін алсаңыз ыңғайлы. Бұл жағдайда, мысалы, жөнелтілімдер тізімінен келетін жаңалықтар бөлек папкаға түседі де, мұндай хат келген сайын емес, уақыты келгенде оқи аласыз.

Іскерлік хаттарда смайликтерді қолдану әдеттегідей емес. «керемет», «өте бақытты», «таңданамын» деген сөздермен эмоцияларды білдіру. Ерекшелік - сіз «сізге» ауысқан, кофені бірнеше рет бірге ішкен және әдетте бейресми қарым-қатынаста болған іскери серіктестермен хат алмасу. Кейбіреулер хаттарында түпнұсқа болуға тырысады. Мысалы, олар стандартты емес қолтаңбалар мен қорытынды сөз тіркестерін ойлап табады: «Ең креативті директор», «Үздік сату менеджері», «Сізге деген құрметпен және сүйіспеншілікпен», «Мен сізден хабар күтемін».

Демалыс агенттігінің, жұмысында шығармашылық көзқарасты қамтитын дизайн студиясының қызметкері үшін стандартты емес тұжырымдар тек плюс болады, бірақ егер бухгалтер немесе менеджер түпнұсқа бола бастаса, онда мұны түсінушілікпен қабылдау екіталай.

Хаттарға жауап беру кезінде кіріс хаттың көшірмесін хаттың негізгі бөлігінде сақтау өте ыңғайлы, сонымен қатар тақырыпты жіберуші көрсеткендей қалдыру ыңғайлы. Сонда мәселенің шешілу барысын бақылап отыру екеуіңе де ыңғайлы болады. Бірақ автор қандай да бір жаңа тақырып бойынша хат жібергенде, ескі кіріс хатта сақталған тақырыпты тастап кеткенде, бұл өте ыңғайсыз. Көктемде «Re: Жаңа жылыңызбен!» тақырыбымен хат алыңыз. өте жақсы және ыңғайлы емес. Хаттың не туралы болатындығын бірден түсіну мүмкін болмайды. Оны кілт сөздер бойынша «Іздеу» арқылы табу да кейінірек сәтсіз болады.

Егер сіз демалысқа немесе біраз уақытқа іссапарға барсаңыз - «Жоқ кезінде автоматты түрде жауап беру» функциясын пайдаланыңыз. Бұл жағдайда, кету кезінде сізге хат жіберген әрбір адам сіз өзіңіз жазатын стандартты жауап алады. Бұл автоматты жауапта жұмысқа қай күні оралатыныңызды, сондай-ақ сіз болмаған кезде кіммен байланысуға болатынын көрсеткен жөн.

Іскерлік хат алмасудың бұл түрі біздің өмірімізде азырақ қолданылады, оның орнын электронды пошта басты. Дегенмен, қағаз хаттар электронды хаттарға қарағанда тиімдірек болатын жағдайлар бар. Мысалы, басшыны ерекше маңызды оқиғаға шақыру қажет болғанда немесе жоғары сапалы басылған коммерциялық ұсынысты жеке тапсырғыңыз келгенде. Бұл жағдайда жіберушінің хатты басып шығаруға және жіберуге уақыт бөлуі алушыға деген құрметті көрсетеді.

Қағаз хаттарды жазу бойынша ұсыныстар әдетте электронды хаттармен бірдей. Алушыға құрметпен жүгіну керек, ең басында хаттың негізгі идеясын тұжырымдау керек (мысалы: «Сіздерді марапаттардың салтанатты тапсырылуына шақырамыз»), негізгі мазмұнды құрылымдау және барлық қажетті ақпаратты көрсету контактілер.

Хат жасау және конвертті басып шығару үшін сапалы қағазды және таза принтерді пайдалану маңызды. Тек осы жағдайда ғана қағаз хат оның алушысы жіберуші үшін өте маңызды тұлға екенін нақты көрсетеді.

Хаттарды шынымен қажет болғанда ғана жазыңыз. Іскерлік хат алмасудың, сондай-ақ жалпы іскерлік қарым-қатынастың маңызды талабы серіктестің уақытына құрметпен қарау болып табылады. Сұрақтарыңызды мұқият құрастыру және қажет емес мәліметтерді алып тастау арқылы электрондық поштаны алушылардың уақытын үнемдеңіз. Сонда сіздің хабарламаларыңыз әрқашан маңызды және мазмұнды болып қабылданады және сіз оларға жауап аласыз.

Мәтін: Ирина Куривчак