Excel бағдарламасында жасалған кестені қалай сақтауға болады. Excel бағдарламасы – сақтау жолдары және оның опциялары

Microsoft Excel бағдарламасымен үнемі жұмыс істейтіндер пішімдеуді, формулаларды немесе олардың мәндерін сақтай отырып, кесте деректерін дұрыс көшіру туралы жиі ойлайды.

Excel кестесіне формуланы енгізу және кесте пішімін қалай сақтауға болады? Өйткені, бұл мәселені шешу кезінде сіз көлікті уақытты үнемдей аласыз. Ол үшін біз «Арнайы қою» функциясын қолданамыз – бұл күрделі есептерді жылдам шешуге және оны пайдаланудың жалпы принциптерін меңгеруге мүмкіндік беретін қарапайым құрал. Бұл қарапайым құралды пайдалану барлық кестелерді бір форматта жылдам пішімдеуге және қажетті нәтижені алуға мүмкіндік береді.

Баған ені мен жол биіктігі бар кестені көшіру жолы

Бізде осындай кесте бар делік, оның пішімі көшіру кезінде сақталуы керек:

Кәдімгі Ctrl + C - Ctrl + V әдісін пайдаланып басқа параққа көшіру кезінде. Біз қажет емес нәтиже аламыз:

Сондықтан оны ыңғайлы пішінге келтіру үшін оны қолмен «кеңейту» керек. Егер үстел үлкен болса, онда «шайқауға» көп уақыт кетеді. Бірақ уақытша шығындарды айтарлықтай азайтудың жолы бар.

1-әдіс: Арнайы кірістіруді пайдаланыңыз

Ол бастапқы параметрлерді алды және өте дәл көрінеді.

2-әдіс: көшірмес бұрын бағандарды таңдаңыз

Бұл әдістің құпиясы, егер кестені көшірмес бұрын оның бағандарын тақырыптармен бірге таңдасаңыз, онда әр бағанның ені қойғанда да көшіріледі.

Әрбір жағдай үшін өз әдісін қолдану ұтымды. Бірақ айта кететін жайт, екінші әдіс кестені форматпен бірге жылдам тасымалдауға ғана емес, сонымен қатар жолдардың биіктігін көшіруге мүмкіндік береді. Өйткені, қою арнайы мәзірінде «сызық биіктігі» опциясы жоқ. Сондықтан мұндай мәселені шешу үшін келесідей әрекет ету керек:

Кесте пішімін сақтай отырып, формула мәндерін енгізіңіз

Paste Special, мінсіз болмаса да, оның мүмкіндіктерін бағаламауы керек. Мысалы, Excel электрондық кестесіне формула мәнін енгізу және ұяшық пішімін сақтау жолы.

Мұндай мәселені шешу үшін Excel бағдарламасында арнайы паста көмегімен 2 операцияны орындау керек.

Көшірілген диапазон көшіруден кейін де алмасу буферінде болғандықтан, біз дереу арнайы қоюды қайта шақырамыз, онда біз «пішімдер» опциясын таңдаймыз. OK түймесін басыңыз.

Біз формула мәндерін кестеге қойып, ұяшық пішімдерін сақтадық. Сіз ойлағандай, жоғарыда сипатталғандай, бағандардың енін көшіру үшін үшінші әрекетті орындауға болады.

Пайдалы кеңес! Екінші операцияны орындамау үшін Формат бояушысы құралын пайдалануға болады.

Microsoft Excel пайдаланушыларға қарапайым функцияларды есептеу және басқа да бірқатар процедураларды орындау үшін шексіз дерлік мүмкіндіктер береді. Бағдарламаны пайдалану пішімдерді орнатуға, ұяшық мәндерін сақтауға, формулалармен жұмыс істеуге, оларды пайдаланушыларға ыңғайлы етіп тасымалдауға және өзгертуге мүмкіндік береді.

• негізгі құралдар тақтасы Басқа пішімдерде сақтау... Файл>Құжатты басқаша сақтау>Жұмыс кітабы Microsoft Excel 97-2003.

Кеңес. Сақтау>XLSXдиалог Параметрлер(мәзір Қызмет>Параметрлер…).

Құжаттың орындалуы

Дизайнды сақтау режимін таңдау болашақта жасалған құжатты қалай пайдаланатыныңызға байланысты:

1. Пішімделген мәтін

Алынған құжат шрифт стилін, қаріп өлшемін және абзац үзілімдерін сақтайды, бірақ беттегі нысандардың орналасуын және жол аралығын сақтамайды. Осылайша, солға тураланған тұтас мәтін алынады. Оқу реті оңнан солға қарай болатын мәтін үшін туралау оңға қарай болады.

Пікір.Бұл режимде тік бағдары бар кез келген мәтін көлденеңінен көрсетіледі.

1. Қарапайым мәтін

Бұл режимде мәтін пішімдеу сақталмайды.

Мәтін

• Сандық деректерді Digits пішімінде сақтаңыз

Танылған мәтінді XLS пішімінде сақтаған кезде сандар Сан пішімінде сақталатынын көрсетеді. Бұл пішім Excel бағдарламасында сандары бар ұяшықтарға арифметикалық амалдарды орындау үшін қолданылады.

• Үстіңгі және төменгі деректемелерді сақтаңыз

Үстіңгі және астыңғы деректеме мәтінінің сақталуын қаласаңыз, осы опцияны белгілеңіз. Бұл опция өшірілсе, тақырып мәтіні сақталмайды.

• Әр бет үшін бөлек кесте жасаңыз (тек XLSX)

Сурет сапасы

XLSX пішіміне сақтау кезінде суреттерді де сақтауға болады. Егер танылған мәтінде көптеген иллюстрациялар болса, онда соңғы файлдың өлшемі өте үлкен болуы мүмкін. Суреттердің сапасы мен алынған файлдың өлшемі ашылмалы тізімдегі таңдалған мәнге байланысты. Сурет сапасы.

Кеңес:

• Суреттерді сақтау опцияларын орнату үшін таңдаңыз Арнаулы…. Ашылған диалогтық терезеде Пайдаланушы параметрлеріқажетті мәндерді таңдап, түймесін басыңыз ЖАРАЙДЫ МА.
• Иллюстрацияларды танылған мәтінде сақтағыңыз келмесе, опцияның орнатылғанын тексеріңіз Суреттерді сақтау (тек XLSX)белгіленбеген.

CSV пішімі

• Негізгі құралдар тақтасындағы нәтижелерді сақтау түймешігінің жанындағы көрсеткіні басып, тізімнен сақтау пішімін таңдаңыз. Қажетті пішім тізімде болмаса, таңдаңыз Басқа пішімдерде сақтау..., және ашылатын сақтау тілқатысу терезесінде қажетті пішімді таңдаңыз. Сондай-ақ, меню командасы арқылы құжаттарды сақтауға болады Файл>Құжатты басқаша сақтау>CSV құжаты.

Кеңес.Қажет болса, бетбелгіде қосымша сақтау опцияларын конфигурациялауға болады Сақтау>csvдиалог Параметрлер(мәзір Қызмет>Параметрлер…).

Бұл қойындыда келесі параметрлер топтары бар:

Мәтінді сақтау опциялары

• Кестеден тыс мәтінді елемеу

Файлға тек кестелер сақталатынын көрсетеді.

• Беттің соңындағы таңбамен бөлек беттер (№12)

Танылған мәтін CSV пішімінде сақталған кезде беттеу бастапқы құжаттағыдай болатынын көрсетеді.

• Бөлгіш

CSV файлындағы деректер бағандарын бөлетін таңбаны көрсетеді.

Кодтау

ABBYY FineReader код бетін автоматты түрде таңдайды. Код бетін өзгерткіңіз келсе, бөлімдегі ашылмалы тізімнен қажетті мәнді таңдаңыз Кодтау.

Жасалған кезде жаңа құжат компьютердің жадында болады және ол дискіге сақталмаса, қолданба жабылғаннан кейін (бұл жағдайда Excel) бұл құжат жоғалады және оны қалпына келтіру мүмкін болмайды. Кейде құжат шынымен де «бір реттік» болуы мүмкін, яғни ол тек бір рет пайдалану үшін жасалады (мысалы, басып шығару үшін). Дегенмен, көп жағдайда жасалған құжатты болашақта онымен жұмыс істей алу үшін сақтау қажет. Сонымен қатар, әдетте, дискіде бұрыннан бар құжатты, егер оған өзгертулер енгізілген болса, сақтау керек. Құжатты сақтау үшін келесі әрекеттердің бірін орындаңыз: - Стандартты панелінен Сақтау құралын таңдаңыз; - Ctrl+S (Сақтау) немесе Shift+F12 тіркесімін басыңыз; - Сақтау (Файл) командасын орындау.

Егер жаңадан жасалған құжат бірінші рет сақталса, сақтау терезесі пайда болады, онда сізге қажет: » 1) файл сақталатын дискіні таңдаңыз, ол үшін жабық Қалталар тізімін ашып, түймесін басыңыз. диск атауы бар жол; 2) файл сақталатын каталогқа өтіңіз; 3) Файл атауы енгізу өрісіне сақталатын файлдың атын енгізіңіз; 4) Enter пернесін басыңыз немесе Сақтау түймесін басыңыз. Қажетті каталогқа өту үшін келесі әдістерді қолдануға болады: каталогты енгізу - каталогтар мен файлдар тізіміндегі каталогты (аты бойынша немесе суреті бойынша) екі рет шертіңіз; каталогтан шығу (жоғары деңгейлі каталогқа өту) - Жоғары құралын немесе Alt + 2 комбинациясын басыңыз; » алдыңғы (соңғы) каталогқа оралу – Артқа құралының сол жақ бөлігін немесе Alt + 1 комбинациясын басыңыз; « алдыңғы каталогтардың біріне оралу - «Артқа» құралының оң жақ бөлігін басып, пайда болған тізімдегі каталог таңдауын басыңыз. Атын енгізу кезінде файл кеңейтімін терудің қажеті жоқ, ол автоматты түрде тағайындалады. Excel жұмыс кітабы файлында xls кеңейтімі болады.

Сақталатын файлдың атын көрсету үшін бұрын терілген құжат атауларын сақтайтын жабық Файл атауы тізімін пайдалануға болады. Тізім тізім ретінде ұсынылатын сипаттар пішімі және тізімнен файлды басқан кезде оның оң жағында оның сипаттарының қысқаша сипаттамасы пайда болады (3.2.5 бөлімін қараңыз). Сондай-ақ Көрініс құралының сол бөлігін басу немесе Alt+b пернелерін басу арқылы көрсетілім пішінін таңдауға болады. Өкілдік нысандары дәйекті түрде өзгертілетін болады. Ең жиі қолданылатын және ыңғайлысы - List пішіні. Кесте және Сипаттар пішімдері қажетінше қолданылады.

Басқа формаларды қолдану үлкен практикалық қызығушылық тудырмайды.

PDF -компьютерде кітаптар мен журналдарды көрсету форматы ретінде әзірленді. Күнделікті өмірде және бизнесте ол көбінесе, былайша айтқанда, өзгермейтін құжаттарды жасау үшін қолданылады. Мысалы, сіз тарифтері немесе келісімі бар кестені құрдыңыз және клиент онда ештеңені өзгертпеу үшін оны клиентке жіберуіңіз керек, оны PDF форматында сақтаған дұрыс. Excel бағдарламасы құпия сөзбен қорғалған болса да, оңай жұмыс істей алады.

XML- бағдарламалармен құжаттарды өңдеуге ыңғайлы және адамға құжатпен жұмыс істеуге ыңғайлы және түсінікті тіл ретінде әзірленді. Интернет үшін арнайы жасалған пішімді айтуға болады. Көбінесе екі бағдарлама арасындағы алмасу осындай әмбебап тіл арқылы өтеді. Мысалы, Access-тен автоматты түрде түсіру және 1С-ге жүктеу.

Қол жетімді пішімдердің толық тізімі суретте көрсетілген:

Бұрын көрсетілгендей, Excel бағдарламасын PDF форматына сақтау үшін мәзірге өтіп, Басқаша сақтау опциясын таңдаңыз - содан кейін PDF немесе XPS таңдаңыз (бірінші суретте).

XPS - бұл құжаттың мазмұнын қорғауға арналған арнайы пішім, электронды қағаз парағы деуге болады.

Excel файлын JPEG немесе PNG форматына ауыстырыңыз

Кескін пішімі үшін арнайы сақтау функциясы жоқ, бірақ оны Windows құралдары арқылы орындау өте қарапайым.

Біріншіден, әрбір дерлік пернетақтада арнайы Print Screen түймесі (скриншот) бар, ол F12 оң жағында орналасқан. Көбінесе оған PrtScn немесе Prt Sc сияқты нәрсе жазылады.

Осы түймені басқаннан кейін экран кескіні бар сурет сақталады және оны кез келген жерге қоюға болады: әріпте, Word бағдарламасында немесе Paint бағдарламасында. Paint қолданбасынан JPEG және PNG форматтарына сақтауға болады.

Егер сіз тек белсенді терезені көшіргіңіз келсе, Alt + PrtScn пернелер тіркесімін басыңыз - толығырақ сипатталған.

Қайшы бағдарламасын табу одан да оңай (Windows 7 жүйесінде кірістірілген). Бастау - барлық бағдарламалар - Стандартты бірдей қайшылар бар - енді кез келген фрагментті таңдап, оны қажетті сурет форматында дереу сақтауға болады. Ыңғайлы - қолданбайтындарға ұсынамын.

Егер сізде MAC болса, скриншотты түсіру үшін Shift + Command + 3 пернелер тіркесімін басыңыз

Excel бағдарламасын XML форматына сақтаңыз

Тағы да, үлкен суретте көрсетілгендей, Басқаша сақтау түймесін тінтуірдің сол жақ түймешігімен басыңыз - содан кейін Файл түрі терезесінде сақтау терезесі ашылады, XML деректерін (*.xml) іздеңіз.

Сақтау кезінде қате алсаңыз, XML 2003 кестесі ретінде сақтаңыз. Көбінесе бұл орын алады, өйткені. XML құжаты 65 мыңнан астам жолды қабылдамауы мүмкін, ал 2003 пішімі оларды кесіп тастайды!

Excel электрондық кестелерін компьютерге жазуды сақтау деп атайды. Бұл кестеден файл жасап, оны Жергілікті дискіге қоятын процесс. Содан кейін кестемен файлды компьютерде ашуға, USB флэш-дискісіне жіберуге, Интернет арқылы жіберуге болады.

Excel электрондық кестесін қалай сақтауға болады

бір . Бағдарламаның жоғарғы сол жақ бұрышындағы «Файл» жазуын басыңыз.

Егер мұндай жазу болмаса, түрлі-түсті квадраттары бар дөңгелек түймені басыңыз. Ол сонымен қатар Excel бағдарламасының сол жақ жоғарғы бұрышында орналасқан.

2. Тізімнен «Басқаша сақтау» таңдаңыз.

3 . Шағын терезе ашылады. Ол арқылы компьютерде кестені жазатын орынды таңдау керек. Мұны сол жақтан жасауға болады.

Содан кейін мен Есептер қалтасын ашамын.

Қажетті қалта жоқ болса, оны тікелей терезеде жасауға болады. Мұны істеу үшін жоғарғы жағындағы «Жаңа қалта» түймесін басыңыз.

Сақтау үшін дұрыс орын таңдалғанын тексеремін. Ол терезенің жоғарғы жағында жазылады.

4 . Файлыңыздың атын теріңіз немесе оны компьютер ұсынғандай қалдырыңыз. Атты төменгі жағында, «Файл атауы» жолында өзгертуге болады.

Терезе жоғалады - бұл кесте бар файл көрсетілген орынға жазылғанын білдіреді.

Енді Excel бағдарламасын жауып, жазылған файлды компьютерден табуға тырысуға болады. Ол үшін сақтау кезінде таңдаған орынды ашыңыз. Көрсетілген аты немесе «1-кітап» стандартты атауы бар файл болуы керек.

Маңызды! Кестені құрастырған кезде оны мезгіл-мезгіл сақтап қойған дұрыс. Ол үшін бағдарламаның жоғарғы сол жақ бұрышындағы келесі түймені пайдаланыңыз:

Оны басу кестені қайта жазады. Яғни, бұрын жазылған нұсқа жаңасымен ауыстырылады. Бұл деректерді кездейсоқ жоғалтпау үшін қажет. Өйткені, компьютер істен шықса (қатып қалса, электр қуаты өшіп қалса), онда үстелдің жоғалуы ықтимал.