Jak zapisać tabelę utworzoną w programie Excel. Program Excel - sposoby zapisywania i jego opcje

Ci, którzy stale pracują z Microsoft Excel, często muszą się zastanawiać nad poprawnym skopiowaniem danych tabeli z zachowaniem formatowania, formuł czy ich wartości.

Jak wstawić formułę do tabeli Excela i zachować format tabeli? W końcu, rozwiązując ten problem, możesz zaoszczędzić czas samochodu. W tym celu użyjemy funkcji „Wklej specjalnie” - jest to proste narzędzie, które pozwala szybko rozwiązywać złożone problemy i opanować ogólne zasady jego użytkowania. Korzystanie z tego prostego narzędzia pozwala szybko sformatować wszystkie tabele w tym samym formacie i uzyskać pożądany wynik.

Jak skopiować tabelę z szerokością kolumny i wysokością wiersza?

Załóżmy, że mamy taką tabelę, której format należy zachować podczas kopiowania:

Podczas kopiowania na inny arkusz za pomocą zwykłej metody Ctrl + C - Ctrl + V. Otrzymujemy niepożądany wynik:

Dlatego trzeba go ręcznie „rozwinąć”, aby nadać mu dogodną formę. Jeśli stół jest duży, „zamieszanie” zajmie dużo czasu. Ale jest sposób na znaczne ograniczenie tymczasowych strat.

Metoda 1: Użyj specjalnej wkładki

Otrzymała oryginalne parametry i wygląda idealnie.

Metoda 2: Wybierz kolumny przed kopiowaniem

Sekretem tej metody jest to, że jeśli wybierzesz jej kolumny wraz z nagłówkami przed skopiowaniem tabeli, to po wklejeniu szerokość każdej kolumny również zostanie skopiowana.

W każdym przypadku racjonalne jest zastosowanie własnej metody. Warto jednak zauważyć, że druga metoda pozwala nam nie tylko szybko przenieść tabelę wraz z formatem, ale także skopiować wysokość wierszy. W końcu w specjalnym menu wklejania nie ma opcji „wysokość linii”. Dlatego, aby rozwiązać taki problem, powinieneś postępować tak:

Wstaw wartości formuł zachowując format tabeli

Paste Special, choć nie jest doskonały, nie powinien lekceważyć jego możliwości. Na przykład, jak wstawić wartość formuły do ​​arkusza kalkulacyjnego Excel i zachować format komórki.

Aby rozwiązać taki problem, należy wykonać 2 operacje za pomocą specjalnej pasty w Excelu.

Ponieważ skopiowany zakres nadal znajduje się w schowku po skopiowaniu, natychmiast ponownie wywołujemy specjalną pastę, w której wybieramy opcję „formaty”. Kliknij OK.

Wkleiliśmy wartości formuły do ​​tabeli i zapisaliśmy formaty komórek. Jak zgadłeś, możesz wykonać trzecią operację, aby skopiować szerokość kolumn, jak opisano powyżej.

Przydatna rada! Aby nie wykonywać drugiej operacji, możesz użyć narzędzia Malarz formatów.

Microsoft Excel daje użytkownikom niemal nieograniczone możliwości obliczania najprostszych funkcji i wykonywania szeregu innych procedur. Korzystanie z programu pozwala w wygodny dla użytkownika sposób ustawiać formaty, zapisywać wartości komórek, pracować z formułami, przenosić i zmieniać je.

• główny pasek narzędzi Zapisz w innych formatach... Plik>Zapisz dokument jako>Skoroszyt Microsoft Excel 97-2003.

Rada. Zapisać>XLSX dialog Ustawienia(menu Usługa>Ustawienia…).

Wykonanie dokumentów

Wybór trybu zapisywania projektu zależy od tego, w jaki sposób będziesz korzystać z utworzonego dokumentu w przyszłości:

1. Sformatowany tekst

Powstały dokument zachowa styl czcionki, rozmiar czcionki i podziały akapitów, ale nie zachowa rozmieszczenia obiektów na stronie i odstępów między wierszami. W ten sposób uzyskany zostanie pełny tekst z wyrównaniem do lewej. W przypadku tekstu, w którym kolejność czytania jest od prawej do lewej, wyrównanie będzie prawe.

Komentarz. Każdy tekst o orientacji pionowej w tym trybie będzie wyświetlany poziomo.

1. Zwykły tekst

W tym trybie formatowanie tekstu nie zostanie zapisane.

Tekst

• Zapisz dane liczbowe w formacie cyfr

Określa, że ​​podczas zapisywania rozpoznanego tekstu w formacie XLS liczby będą zapisywane w formacie cyfr. Ten format jest używany w programie Excel do wykonywania operacji arytmetycznych na komórkach zawierających liczby.

• Zapisz nagłówki i stopki

Zaznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby tekst nagłówka i stopki został zachowany. Jeśli ta opcja jest wyłączona, tekst nagłówka nie zostanie zapisany.

• Utwórz osobną tabelę dla każdej strony (tylko XLSX)

Jakość obrazu

Zapisując do formatu XLSX, możesz również zapisywać ilustracje. Jeśli rozpoznany tekst zawiera dużą liczbę ilustracji, rozmiar końcowego pliku może być bardzo duży. Jakość obrazów i rozmiar pliku wynikowego zależą od wartości wybranej z listy rozwijanej. Jakość obrazu.

Rada:

• Aby ustawić opcje zapisywania obrazów, wybierz Zwyczaj…. W otwartym oknie dialogowym Ustawienia użytkownika wybierz żądane wartości i kliknij przycisk ok.
• Jeśli nie chcesz zapisywać ilustracji w rozpoznanym tekście, upewnij się, że opcja Zapisz zdjęcia (tylko XLSX) nieoznaczone.

Format CSV

• Kliknij strzałkę obok przycisku zapisu wyników na głównym pasku narzędzi i wybierz z listy format zapisu. Jeśli żądanego formatu nie ma na liście, wybierz Zapisz w innych formatach... i w otwartym oknie dialogowym zapisywania wybierz żądany format. Możesz także zapisywać dokumenty za pomocą polecenia menu Plik>Zapisz dokument jako>Dokument CSV.

Rada. W razie potrzeby możesz skonfigurować dodatkowe opcje zapisywania w zakładce Zapisać>csv dialog Ustawienia(menu Usługa>Ustawienia…).

Ta zakładka zawiera następujące grupy ustawień:

Opcje zapisywania tekstu

• Ignoruj ​​tekst poza tabelą

Określa, że ​​w pliku będą zapisywane tylko tabele.

• Oddziel strony znakiem końca strony (#12)

Określa, że ​​po zapisaniu rozpoznanego tekstu w formacie CSV podział na strony będzie taki sam, jak w oryginalnym dokumencie.

• Ogranicznik

Określa znak, który będzie oddzielał kolumny danych w pliku CSV.

Kodowanie

ABBYY FineReader automatycznie wybiera stronę kodową. Jeśli chcesz zmienić stronę kodową, wybierz żądaną wartość z listy rozwijanej w sekcji Kodowanie.

Nowy dokument w momencie jego tworzenia znajduje się w pamięci komputera i jeśli nie zostanie zapisany na dysku, to po zamknięciu aplikacji (w tym przypadku Excela) dokument ten zniknie i nie będzie można go przywrócić. Czasami dokument rzeczywiście może być „jednorazowy”, to znaczy jest tworzony tylko po to, aby go użyć raz (na przykład do wydrukowania). Jednak w większości przypadków utworzony dokument należy zapisać, aby móc z nim pracować w przyszłości. Ponadto z reguły należy również zapisać dokument, który już istnieje na dysku, jeśli dokonano w nim zmian. Aby zapisać dokument, wykonaj jedną z następujących czynności: - wybierz narzędzie Zapisz z panelu Standard; - naciśnij kombinację Ctrl+S (Zapisz) lub Shift+F12; - wykonaj polecenie Zapisz (Plik).

Jeżeli nowo utworzony dokument jest zapisywany po raz pierwszy, pojawi się okno zapisu, w którym należy: » 1) wybrać dysk, na którym zostanie zapisany plik, dla którego należy otworzyć zamkniętą Listę folderów i kliknąć na wiersz z nazwą napędu; 2) przejść do katalogu, w którym plik zostanie zapisany; 3) w polu wejściowym Nazwa pliku wpisać nazwę pliku, który ma zostać zapisany; 4) naciśnij klawisz Enter lub kliknij przycisk Zapisz. Aby przejść do żądanego katalogu, możesz użyć następujących metod: wejdź do katalogu - kliknij dwukrotnie katalog (według nazwy lub obrazu) na liście katalogów i plików; wyjście z katalogu (przejście do katalogu wyższego poziomu) - kliknij narzędzie Up lub kombinację Alt + 2; » powrót do poprzedniego (ostatniego) katalogu - kliknij lewą sekcję narzędzia Wstecz lub kombinację Alt + 1; « wróć do jednego z poprzednich katalogów - kliknij prawą sekcję narzędzia Wstecz i kliknij wybór katalogu na wyświetlonej liście. Podczas wpisywania nazwy nie trzeba wpisywać rozszerzenia pliku, zostanie ono przypisane automatycznie. Plik skoroszytu programu Excel będzie miał rozszerzenie xls.

Aby określić nazwę pliku, który ma zostać zapisany, możesz skorzystać z zamkniętej listy Nazwa pliku, która zapisuje wpisane wcześniej nazwy dokumentów. Formularz właściwości, w którym lista jest prezentowana jako lista, a po kliknięciu na plik z listy po prawej stronie pojawia się krótki opis jego właściwości (patrz punkt 3.2.5). Możesz także wybrać kształt prezentacji, klikając lewą sekcję narzędzia Widok lub naciskając Alt+b. Formy reprezentacji będą konsekwentnie zmieniane. Najczęściej używanym i wygodnym jest formularz Lista. Formularze Tabela i Właściwości są stosowane w razie potrzeby.

Stosowanie innych form nie ma większego praktycznego zainteresowania.

PDF - został opracowany jako format do prezentacji książek i czasopism na komputerach. W życiu codziennym i biznesowym najczęściej służy do tworzenia, że ​​tak powiem, niezmiennych dokumentów. Np. utworzyłeś tabelę z taryfami lub umową i musisz ją wysłać do klienta, aby klient niczego tam nie zmieniał, najlepiej zapisać w formacie PDF. W końcu Excel może być łatwo, nawet jeśli jest chroniony hasłem.

XML- został opracowany jako język wygodny do przetwarzania dokumentów przez programy oraz wygodny i zrozumiały do ​​pracy z dokumentem przez osobę. Możesz powiedzieć format stworzony specjalnie dla Internetu. Bardzo często wymiana między dwoma programami odbywa się za pośrednictwem tak uniwersalnego języka. Na przykład automatyczny rozładunek z Access i ładowanie do 1C.

Pełną listę dostępnych formatów przedstawia obrazek:

Jak pokazano wcześniej, aby zapisać Excel do PDF, należy przejść do menu, wybrać Zapisz jako - następnie wybrać PDF lub XPS (na pierwszym obrazku).

XPS to także specjalny format do ochrony treści dokumentu, można by powiedzieć, elektronicznej kartki papieru.

Excel do JPEG lub PNG

Nie ma specjalnej funkcji zapisywania dla formatu obrazu, ale można to zrobić za pomocą narzędzi systemu Windows.

Przede wszystkim prawie każda klawiatura ma specjalny przycisk Print Screen (zrzut ekranu), znajduje się on na prawo od F12. Najczęściej jest na nim napisane coś takiego jak PrtScn lub Prt Sc.

Po kliknięciu tego przycisku obrazek z obrazem ekranu jest zapisywany i można go wkleić w dowolnym miejscu: w liście, w programie Word lub w programie Paint. Z Painta możesz już zapisywać do JPEG i PNG.

Jeśli chcesz skopiować tylko aktywne okno, naciśnij Alt + PrtScn - opisane bardziej szczegółowo.

Jeszcze łatwiej znaleźć program do nożyczek (wbudowany w Windows 7). Start - wszystkie programy - Standardowo są te same nożyczki - teraz możesz wybrać dowolny fragment i natychmiast zapisać go w żądanym formacie obrazu. Wygodny - polecam tym, którzy z niego nie korzystają.

Jeśli masz MAC, naciśnij Shift + Command + 3, aby zrobić zrzut ekranu

Zapisz Excel w XML

Ponownie, jak pokazano na dużym obrazku, kliknij lewym przyciskiem myszy Zapisz jako - wtedy otworzy się okno zapisywania w oknie Typ pliku, poszukaj danych XML (*.xml).

Jeśli podczas zapisywania wystąpi błąd, zapisz jako tabelę XML 2003, również wymienioną. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ. Dokument XML nie może przyjąć więcej niż 65 tysięcy wierszy, a format 2003 odcina je!

Zapisywanie arkuszy kalkulacyjnych Excel na komputerze nazywa się zapisywaniem. Jest to taki proces, w którym tworzymy plik z tabeli i umieszczamy go na dysku lokalnym. Następnie plik z tabelą można otworzyć na komputerze, przenieść na pendrive'a, przesłać przez Internet.

Jak zapisać arkusz kalkulacyjny Excela

jeden . Kliknij napis „Plik” w lewym górnym rogu programu.

Jeśli nie ma takiego napisu, kliknij okrągły przycisk z kolorowymi kwadratami. Znajduje się również w lewym górnym rogu programu Excel.

2. Wybierz „Zapisz jako” z listy.

3 . Otworzy się małe okno. Za jego pośrednictwem musisz wybrać miejsce na komputerze, w którym chcesz napisać tabelę. Możesz to zrobić lewą stroną.

Następnie otwieram folder Raporty.

Jeśli żądany folder nie istnieje, możesz go utworzyć bezpośrednio w oknie. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Nowy folder” u góry.

Sprawdzam, czy wybrano właściwą lokalizację do zapisania. Zostanie on napisany w górnej części okna.

4 . Wpisz nazwę pliku lub pozostaw ją tak, jak sugeruje komputer. Nazwę można zmienić na dole, w wierszu „Nazwa pliku”.

Okno zniknie - będzie to oznaczać, że plik z tabelą został zapisany we wskazanej lokalizacji.

Teraz możesz zamknąć program Excel i spróbować znaleźć nagrany plik na swoim komputerze. Aby to zrobić, otwórz lokalizację wybraną podczas zapisywania. Powinien istnieć plik o określonej nazwie lub standardowej nazwie „Księga 1”.

Ważny! Podczas kompilacji tabeli lepiej od czasu do czasu ją zapisać. W tym celu użyj następującego przycisku w lewym górnym rogu programu:

Kliknięcie go nadpisze tabelę. Oznacza to, że poprzednio nagrana wersja zostanie zastąpiona nową. Jest to konieczne, aby przypadkowo nie utracić danych. W końcu, jeśli komputer ulegnie awarii (zawiesza się, zabraknie prądu), prawdopodobnie stół zostanie utracony.