Құрамдас бөліктер

Көрсетілген электрондық поштаға көшірме жіберуге толқу. Құжатты жалғандарға электрондық пошта арқылы қалай жіберуге болады

Кейде сіздің электрондық пошталарыңыздың біріне келген барлық хаттарды автоматты режимде басқа поштаға жіберу қажет болады. Түсінікті болу үшін мысал келтірейік. Сізде Яндекс пен Google-да (Gmail) пошта бар. GMailсіз үнемі пайдаланасыз, бұл сіздің негізгі поштаңыз және мезгіл-мезгіл Яндекс. Сонымен, Яндекс поштасына мерзімді түрде кірмеу үшін, ол жерден хаттар GMail-ге автоматты түрде жіберілетініне көз жеткізуге болады, содан кейін жаңа хаттарды тексеру үшін Яндекс тіркелгісіне мүлдем кірудің қажеті жоқ.

Бұл мақалада мен әртүрлі пошта қызметтерінің мысалын қолдана отырып, бір поштадан екіншісіне хаттарды қайта жіберуді қалай орнату керектігін көрсетемін.

Мұның бәрі барлығында бірдей жұмыс істейді пошта қызметтері, айырмашылығы олардың интерфейстерінде ғана, яғни. сәйкес параметрлер басқаша реттелген.

Бұған дейін мақалалар топтамасында басқа пошталардан қалаған поштаға хаттарды алудың басқа әдісін қарастырдым. Бұл сіз бүгін мен айтатын хаттарды автоматты түрде қайта жіберуді орнатпайсыз, бірақ қалағаныңызды қосасыз. хат жәшігі(функция «Пошта жинағы» деп аталады), мысалы, POP3 хаттамасын пайдаланып, сол жерден жаңа әріптердің тұрақты жинағы басталады. Әдіс ұқсас, бірақ кейбір жағдайларда кәдімгі жіберуге қарағанда орнату қиынырақ.

Егер сіз хатты қалай жинауға болатынын білгіңіз келсе, онда бұл тиісті мақалаларда сипатталған: GMail, Яндекс, Mail.ru сайтындағы жинақ.

Төменде мен Яндекс поштасынан электрондық поштаны қайта бағыттауды қалай орнату керектігін егжей-тегжейлі көрсетемін. Содан кейін мен тағы 2 пошта қызметіне (GMail және Mail.ru) қысқаша тоқталамын, оларда барлығы бірдей орындалады, айырмашылығы интерфейсінде ғана.

Яндекстен кез келген басқа поштаға хатты қайта бағыттауды орнату

Пошта параметрлеріне өтіп, «Хатты өңдеу ережелерін» таңдаңыз.

«Ереже жасау» түймесін басыңыз.

Енді біздің міндетіміз пошта қызметі барлық хаттарды сіз көрсеткен басқа мекенжайға жіберу қажет екенін анықтайтын ережені жасау болады.

Егер сіз «Спам» деп белгіленген әріптерді де қайта жібергіңіз келсе, Яндекс 2 бөлек ереже жасауы керек.

1-міндетті ережені құру. Спамнан басқа барлық электрондық хаттарды бағыттаңыз

Ереже параметрлерінде алдымен қосылатын «Егер» шартын оның жанындағы крестті басу арқылы жойыңыз. Өйткені белгілі бір әріптерді таңдау үшін шарттарды орнатудың қажеті жоқ. Өйткені, біз поштаға келгеннің барлығын Кіріс жәшігіне жібереміз.

Құрылған ереже қай хабарларға қолданылатыны конфигурацияланған жоғарғы жағында «спамнан басқа барлық хабарларға» және «тіркемелермен және тіркемелерсіз» таңдау керек.

Төменде «Мекенжайға қайта жіберу» құсбелгісін қойыңыз және ағымдағы ашық поштаның барлық хаттарын жібергіңіз келетін поштаңызды көрсетіңіз. Сондай-ақ, «Бағыттау кезінде көшірмені сақтау» опциясын қосыңыз.

«Ереже жасау» түймесін басыңыз.

Яндекс құпия сөзді енгізуді сұрайды. Ағымдағы пошта құпия сөзін енгізіп, «Растау» түймесін басыңыз.

Ереже жасалады, бірақ сіз оның жанында «Мекенжайды растауды күтуде» деген жазуды көресіз.

Енді сіз хаттарды қайта жіберу үшін көрсеткен поштаға өтіп, сол жерде қайта жіберуді растауыңыз керек. Бұл пошта қызметтерінде жасалады, сондықтан сіз қол жеткізе алмайтын кез келген мекенжайға хаттарды жібере алмайсыз.

Сол поштадан Yandex.Mail-тен хат тауып, оны ашыңыз және сол жерден сілтемені орындаңыз.

«Алға жіберуді растау» түймесін басыңыз.

Дайын! Енді Кіріс қалтасындағы екінші поштаңызға (Яндекс) түсетін барлық хаттар ережеде көрсетілген негізгі поштаңызға автоматты түрде жіберіледі.

Назар аударыңыз!Жоғарыда жасалған ережеге сәйкес, Спам қалтасынан хаттар қайта жіберілмейді! Өйткені ережеде «спамнан басқа барлық хабарларға» деп жазылғандықтан және сіз ережеге «Спамды» бірден қоса алмайсыз, себебі спам хабарламаларын қайта бағыттау жұмыс істемейді және сіз «Спам қалтасынан хабарлар үшін» қатесін аласыз. , сүзгіден әріптерді қайта жіберу мүмкін емес.

Бірақ сіз спамның да жіберілетініне көз жеткізе аласыз. Ол үшін барлық спамды «Кіріс» қалтасына автоматты түрде тасымалдайтын басқа ереже жасау керек. Сондықтан, егер сізге де спам жіберу қажет болса, 2-ші ережені жасау туралы ақпаратты төменде қараңыз.

Кейде қажетті хаттар спамға түседі, сондықтан егер сіз сол жерден хаттарды автоматты түрде қайта жіберуге ғана сүйеніп, екінші хатыңызды мүлде тексеруді жоспарламасаңыз, спам электрондық поштаны қайта бағыттауды міндетті түрде орнатуды ұсынамын!

2-ші ережені құру. «Спам» жіберу қажет болса

Басқа ережені құрайық.

Мұнда қызмет «Спам» деп белгіленген барлық әріптерді кіріс жәшігіне жіберу керек екенін көрсету керек.

Мұны істеу үшін жоғарғы жағында «Қолдану» «тек спам үшін» және «тіркемелермен және тіркемелерсіз» таңдаңыз.

«Егер» шартын алып тастаңыз, бізге бұл жерде әлі де қажет емес.

«Қалтаға орналастыру» құсбелгісін қойып, «Кіріс қалтасын» таңдаңыз.

«Ереже жасау» түймесін басыңыз.

Ереже дайын!

Барлық манипуляциялардан кейін екінші поштаңызға келетін барлық хаттар (қайда жіберу орнатылған) жасалған ережелерге сәйкес өңделеді. Яғни, егер қызмет спам деп анықтаған поштаға хат келіп түссе, онда бұл хат №2 құрылған ережеге сәйкес автоматты түрде кіріс жәшігіне орналастырылады (егер сіз оны конфигурациялауды шешсеңіз). Ал «Кіріс» қалтасындағы барлық нәрсе өз кезегінде №1 ережеге сәйкес сіз көрсеткен поштаға жіберіледі.

Mail.ru поштасының мысалында қайта жіберуді орнату

Пошта параметрлеріне өтіп, «Сүзу ережелері» бөлімін таңдаңыз.

«Экспедиторды қосу» таңдаңыз.

Әріптерді жіберу үшін мекенжайды көрсетіңіз және «Сақтау» түймесін басыңыз.

Mail.ru поштасынан құпия сөзді енгізу арқылы әрекетіңізді растаңыз.

Хаттарды қайта жіберетін поштаға өтіңіз, сол жерден Mail.ru хатын тауып, хаттың сілтемесін басыңыз (бұл қайта жіберуді растау үшін қажет).

Келесі терезеде «Растау» түймесін басыңыз және тасымалдаудың расталғаны туралы хабарлама пайда болады.

Mail.ru поштасында «Сүзу ережелері» бөліміне оралып, қайта жіберуді қосыңыз:

Егер сізге «Спам» деп белгіленген әріптерді де қайта жіберу қажет болса, Яндекс пошта мысалындағыдай ережені жасау керек. «Сүзгілеу ережелері» бөлімінде келесі параметрлерді көрсететін жаңа ережені қосыңыз.

Тамара Воротынцева – «BUSINESS PARTNER» оқыту компаниясының даму жөніндегі директоры (Мәскеу қ.). Тәжірибеші бизнес-тренер, «Персоналды оқыту жүйесін құру» кітабының және Ресейдегі, Қазақстандағы және Украинадағы іскерлік басылымдардағы басылымдардың авторы. Интернет ақпараттық бюллетень жасаушы: « Электрондық хат алмасу in business» subscribe.ru серверінде! Кітап клиенттермен және серіктестермен белсенді хат алысатын іскер адамдар үшін практикалық нұсқаулық болып табылады. Ол электронды байланысты тиімді, уақыт пен нәтиже тұрғысынан оңтайлы және қазіргі заманғы бизнес-қауымдастықта қабылданған ережелер мен ережелерге барынша сәйкес етуге көмектесетін құралдарды ұсынады. Автор береді практикалық кеңес, өз бақылауларын өмірлік жағдайлармен суреттейді, дәлелді тұжырымдар жасайды. Кітап мәтіні нақты іскерлік хат алмасудың танымал мысалдарына бай. Автор бизнестің тиімділігі мен тиімділігіне айтарлықтай әсер етуі мүмкін өзінің бақылауларымен, әдістерімен, «трюктерімен» бөліседі. электрондық пошта. Егер сіз іскер адам болсаңыз және сіз үшін жақсы іскерлік үн ережелеріне сәйкес жедел, қысқа, сауатты жазу маңызды болса, бұл кітап сіздің сенімді көмекшіңіз болады.

Кітап:

«Кімге» («Кімге»), «Көшіру» («Сс»), «Жасырын көшірме» («Всс») өрістерімен жұмыс істегенде, бұл қатысушылардың кейінгі әрекеттеріне әсер ететін электрондық поштаның маңызды бөлігі екенін есте сақтаңыз. корреспонденцияда.

«Кімге» («Бұл»).Бұл өрісте хат тікелей жіберілген алушының мекен-жайы және ондағы ақпарат көрсетіледі. Негізгі алушыдан хат авторы жауап күтуде. Егер осы өріске екі алушы қойылса, онда хат авторы олардың әрқайсысынан немесе біреуінен жауап күтеді (егер сіздің аты-жөніңіз алушылардың тізімінде болса, мұны есте сақтаңыз). Бұл ретте (егер сіз жіберуші болсаңыз), «Кімге» («Кімге») өрісіне бірден көп алушыны қосу өте дұрыс емес екенін есте сақтаңыз. Бірнеше алушыға жіберілген хат бірде-бір жауап алмауы мүмкін, өйткені бәрі екіншісі жауап береді деп ойлайды.

Егер хат сізге арналған болса, бірақ көшірмеде басқа алушылар болса, жауап беру кезінде міндетті түрде «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз! Бұл хат алмасуды бастаушы көрсеткен адресаттар шеңберін сақтайды.

«Көшіру» («С»). Восы өріске, сіздің пікіріңізше, хат алмасудан хабардар болуы тиіс алушылардың мекенжайларын қойыңыз бұл мәселе. Бұл алушылар ақпаратты тек «ақпарат үшін» алады. Көшірмедегі алушы әдетте хатқа жауап беруге міндетті емес, бірақ қажет болған жағдайда жауап бере алады.

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ. БҰЛ МАҢЫЗДЫ!

Егер сіздің атыңыз «Көшіру» («CC») өрісінде болса, хат алмасу кезінде сыпайы болу өте маңызды болатын жағдайлар бар екенін есте сақтаңыз. «Пікірталасқа қосылуға рұқсат етіңіз» немесе «Диалогыңызға қосылуға рұқсат етіңіз» немесе «Өз пікірімді білдіруге рұқсат етіңіз» деген тіркестерді қолданыңыз.

«Жасырын көшірме» («Жасырын көшірме»).Кейбір компанияларда бұл өрісті пайдалануға тыйым салынады, өйткені ол коммуникацияның этикалық стандарттарына қайшы келетін құрал болып табылады. Бұл өрістің мақсаты – адресатты «құпия куәгер» болуға шақыру.

Егер сіздің іскерлік тәжірибеңізде бұл өрісті жұмыста пайдалану әдеттегідей болса, төмендегілерді ескеріңіз. «Соқыр көшірмедегі» алушы негізгі алушыға және көшірмедегі алушыларға көрінбейтін болып қалады. Кейде жіберуші мен «құпия алушыға» бұл ақпарат беру әдісінің себебі мен мақсаты туралы алдын ала келісім (немесе кейіннен хабардар болу) пайдалы.

НАЗАР АУДАРЫҢЫЗ. БҰЛ МАҢЫЗДЫ!

«Жасырын» алушы бұл өрістен хат-хабарға мүлдем кірмеуі керек.

Төменде келтірілген барлық қарапайым ережелер ең алдымен серіктестеріңізбен, әріптестеріңізбен, тұтынушыларыңызбен және орындаушыларыңызбен іскерлік хат алмасуға қатысты. Оларды жеке хат алмасуда пайдалану әркімнің жеке ісі. Дегенмен, жеке хат алмасуда осы ережелерді сақтау сіз туралы тек жақсы әсер қалдырады.

Іскерлік электрондық пошта этикасы

Егер сіз кенеттен әрі қарай оқығыңыз келмесе, өзіңізді кем дегенде келесі негізгі ережелермен шектеңіз:

Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз.Бұл бастапқы электрондық поштаны алушылардың көшірмелерін сақтайды, осылайша сіздің жауабыңыз олардан өтіп кетпейді. Интерфейс параметрлерінде «Жауап беру» түймесін жасыруды ұсынамын. Қажет болса, қажетсіз алушыларды «қолмен» жоюға болады.
«Тақырып» өрісін бос қалдырмаңыз.Сіз хат жазысқан адамдар күніне жүздеген электрондық хаттар алуы мүмкін және олар электрондық поштаның маңыздылығы мен мазмұнын жылдам бағалау үшін осы өрісті пайдаланады.
Дәйексөз хаттар.Жауабыңызды жаңа электрондық поштамен бастамаңыз, қабылданған электрондық поштадағы «Барлығына жауап беру» түймесін басыңыз және электрондық пошта клиентінің параметрлерінде жауап беру және қайта бағыттау кезінде баға белгілеу мүмкіндігін өшірмеңіз.
Толық цитаталанғанда(егер сіздің жауабыңыз бүкіл хатқа болса) жауап мәтінін хаттың соңына емес, төменгі жағына БАСЫНДА жазыңыз.

ЖАЛҒАСТЫРАМЫЗ БА?

Хаттарды қабылдау

Алынған хаттар міндетті түрде оқылады. Егер сіз хат алсаңыз, бұл оны біреудің қандай да бір себептермен жібергенін білдіреді (әрине, бұл жерде спам ескерілмейді). Егер адамда оқылмаған деп белгіленген әріптер болса және олар бір күннен асқан болса, ол поштамен жұмыс істеуді білмейді. Алайда, кешіруге болады, егер:
- адам күтпеген жерден қайтыс болды немесе ауырып қалды;
- поштамен жұмыс істеу оның қызметтік міндеттеріне кірмейді (онда оған қызметтік электрондық пошта қажет емес).
Егер сіз менеджер болмасаңыз, поштаңызды күніне кемінде 2 рет тексеріңіз: таңертең және түстен кейін. Сізден қойылған өндірістік сұраққа жауап бермеу басқа адамдардың жұмысын тоқтатып, мәселелерді шешуді кешіктіруі мүмкін.
Егер сіз менеджер болсаңыз, жұмыс күніңіз күні бойы жүктелмейтін және поштаны автоматты түрде тексеретін электрондық пошта клиентін іске қосудан басталуы керек. Поштаны автоматты түрде жеткізуді/алуды кемінде 10 минут сайын орнатыңыз (мүмкіндігінше 1-3 минут).
Сізге хат келді. Егер сіз өте бос емес болсаңыз, оның кімнен екенін, тақырыпты дереу бағалаңыз және оны қарап шығыңыз - бұл хаттың шұғыл жауап беруді қажет ететінін немесе сәл күте алатынын тез шешуге көмектеседі.
Мүмкін болса, дереу жауап беріңіз. Бұл ең қарапайым және тиімді әдісзаттарды жылжыту және пошта блоктарын жинамау.
Бір күн ішінде жауап бере алмайтыныңызды түсінсеңіз, бірден «бір-екі күн ішінде жауап беремін» немесе кем дегенде «сәл кейінірек жауап беремін» деп жазған дұрыс.

Кімге, Көшірме, Жасырын көшірме өрістері

«Кімге» («Кімге»), «CC» («Көшіру») және «BCC» («Жасырын көшірме») өрістері бар екенін есте ұстаған жөн. Сіздің әрі қарайғы әрекеттеріңіз (және хат алмасу серіктестерінің әрекеттері) оларға байланысты:
- «Кімге» («Кімге») – хат және ондағы ақпарат немесе сұрақтар тікелей алушыға жіберіледі. Егер сіз сұрақ жіберсеңіз, сіз «Кімге» өрісінде көрсетілген адресаттың жауабын күтесіз. Егер сіз алушы болсаңыз, жауап беруіңіз керек.
- «СС» («Көшірме») – көшірмеде тұрған алушы «анықтама үшін», ақпарат үшін хат алады немесе «куәгерге шақырылады». Көшірмелердегі алушы хатқа әдетте жауап бермеуі керек; оның үстіне, егер қажет болса, «кешіргенім үшін кешіріңіз» деген сөзбен бастасаңыз, сыпайы болып саналады.
- «BCC» («Соқыр көшірме») – «сарай интригаларына» арналған өріс. Осы өрісте алушыны көрсету арқылы сіз оған осы хатты «жасырын» жібересіз: негізгі алушы немесе көшірмедегілер бұл адамға хат жіберу фактісі туралы білмейді. Сондай-ақ ол барлық алушылар мекенжайлық кітапшаңызды білмеуі үшін жаппай жіберу үшін қолданылады.
Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз. Бұл бастапқы электрондық поштаны алушылардың көшірмелерін сақтайды және сіздің жауабыңыз оларды жіберіп алмайды.
Өз тілшіңіз қосқан адамдар хаттарының көшірмелерінен ЖОЮҒА БОЛМАЙДЫ. Егер сіз басқа тілшілер жауабыңызды алмас үшін жеке нәрсеге жауап бергіңіз келсе, хат жазған адамнан басқасының барлығын көшірмелерден жойыңыз (иә, біз ешқашан «Жауап беру» түймесін пайдаланбаймыз).
Егер «Кімге» жолында алынған хатта екіден көп алушы болса, бұл осы екі тілшінің де, олардың кез келгенінің де жауап беруі керек дегенді білдіреді. ЕКеуі де жауап беруі керек екенін ескеріңіз - егер хат сізге және басқа біреуге арналса, оған да жауап беріңіз («Бұл сұрақ маған міндетті емес, олай жауап берсін» деген сияқты жауап болса да).
Өз кезегінде, «Кімге» өрісіне біреуден артық алушыны ҚОСЫМАЙДЫ. Екіге жіберілген хатта сіз екеуінен де жауап алмайсыз, өйткені әрқайсысы екіншісі жауап береді деп ойлайды. Бұл мақаланы бәрі бірдей оқыған жоқ.
Хат алмасуға қатысушылардың келісімінсіз жеке хат-хабарларды жіберу парағына жіберу этикаға жатпайды!

Тақырып өрісі

Оны бос қалдырмаңыз.
Хаттың тақырыбы қысқа, бірақ негізгі мазмұнын, хат тақырыбын көрсететін болуы керек. «Сұрақ», «Сәлеметсіз бе!» сияқты тақырыптар. немесе бос тақырыптар сізге бизнес жазудың негізгі дағдылары жоқ жаңадан бастаушы ретінде сатқындық жасайды.
Тақырыптары әртүрлі бірнеше электрондық хаттардың біріне жауап бергенде, дұрыстарына жауап беріңіз. Кездесу туралы «18.04. сейсенбідегі жиналыс» тақырыбы бар хатқа және полиграфиялық материалдар туралы «Баспа материалдары» хатына жауап беріңіз. Бұл бұрынғы корреспонденцияларға сілтеме жасаумен байланысты (төмендегі Хат жазу бөлімін қараңыз).
Апталық есептер сияқты электрондық поштаны мезгіл-мезгіл жіберу қажет болса, тақырыпты тұрақты ұстауға тырысыңыз немесе алушы мұндай поштаны сұрыптаудың автоматты ережелерін (ережелерін) орнатуы үшін оның кем дегенде бір бөлігі тұрақты болуы керек.

Жазудың маңызы

Егер хатта шұғыл өзгерістер туралы ақпарат болса, келісім-шарт мәтіні немесе ең алдымен назар аудару керек басқа ақпарат болса - «жоғары» маңыздылықты пайдаланыңыз, бұл «Кіріс» қалтасындағы хатты бөлектейді.
«Жоғары» маңыздылықты босқа қолданбаңыз - «шулы» адамдар тітіркендіреді, қарапайым болыңыз.
Іскерлік корреспондентке жеке хатты немесе күлкілі суреті немесе сілтемесі бар хатты төмен деп белгілеңіз.

Хат жазу (жауаптар)

Сәлемдесуден бастаңыз, бұл әдептілік. - Эй Гриа! адамның атын жазуға жалқау екеніңді айтады. Тіпті жай ғана "Андрей!" немесе «Қайырлы күн!» өте сыпайы және жеткілікті.
Адаммен бір тілде сөйлесіңіз. Бұл тек орыс/ағылшын тіліне ғана емес, мәтіннің пішініне де қатысты. Егер сіз ресми хат алсаңыз, оған бейресми жауап беру респондентке құрметсіздік және сіздің мәдениетіңіздің төмендігінің көрінісі болады. Бейресми өтінішке ресми жауап - бұл ережелерді сақтауға шақыру немесе ол жай ғана корпоративтік ережелермен талап етіледі.
Әрқашан аралық хатқа емес, хат алмасу тізбегіндегі соңғы хатқа жауап беруге тырысыңыз.
Транслит қолданбаңызмәтінді басқаша теру қиын жағдайдан (мысалы, ұялы телефоннан немесе орысша пернетақта орналасуы жоқ компьютерден) хаттарды жіберуді қоспағанда.
Егер сіздің пошта клиентіорыс тілін қолдамайды немесе кодтауды бұзады, содан кейін жауап мәтінін қосымшамен тіркеңіз.
Іскерлік хат нақты, қысқа және нақты болуы керек:
- Дәлдік - сілтеме жасап отырған нақты деректерді көрсетіңіз (басқа хаттың күні мен тақырыбы, отырыс күні, жиналыстың күн тәртібіндегі мәселе, файл атауы, интернеттегі құжатқа сілтеме және т.б.).
- Ықшамдық - кейбіреулер үш сөйлеммен не жазуға болатынын үш бетке көрсетеді. Кім анық ойласа, ол анық айтады, мұны сіздің тілшіңіз көріп отыр.
- Нақтылық – хаттан алушыдан НӘЛ НЕ талап етілетіні, одан қандай әрекеттерді қалайтыны анық болуы керек.
Іскерлік хат алмасу эпистолярлық жаттығуларға арналған орын емес және эмоцияларды білдіретін орын емес. Ол үшін форумдар, чат бөлмелері және басқа да электронды тұлғааралық қарым-қатынас құралдары бар. Қысқаша іскерлік мәтін құрғақтық емес, уақытты үнемдеу және ойдың дәлдігі.
Егер хатта бірнеше сұрақтар, тақырыптар немесе тапсырмалар болса, оларды құрылымдаңыз және нөмірленген немесе нөмірсіз абзацтармен бөліңіз. Үздіксіз «ой ағынын» оқу қиын, ал хаттың негізгі түйінін жіберіп алу оңай. Оның үстіне, кейбір адамдар қоқыс жәшігіне нашар құрылымдалған хатты дереу жібереді (бірақ бұл экстремизм болуы мүмкін).
Сұраныс немесе тапсырманың жауабы «Жасай берейік!» екенін есте сақтаңыз. толық емес «Мынадай күнге дейін жасаймыз», «сонша күннен кейін», «осындай оқиғадан кейін» - бұл нақтырақ және нақты жауаптар.
Егер хат «жарайды» деп жауап беруге болатындай етіп жазылса, онда жауап әлдеқайда тезірек қабылдануы мүмкін. Мысалы, не істеу керектігінің бірнеше опциясы болса, кейбір әдепкі опцияны ұсыныңыз.
Мәтінде қателер болмауы керек. Очепяткиқорқынышты емес, бірақ егер сіз әр әріпте сөзді қате жазып, жазсаңыз, ол өте тез байқалады және орыс тіліндегі минусы бар «үштік» айқын болады (сонымен қатар сіздің пікіріңіз туралы алыпсатарлық қорытындылар да) жалпы деңгейбілім және мәдениет).
Электрондық поштаның html форматтауын қолданбауға тырысыңыз. Өкінішке орай, хат жазуға арналған бұл пішім Outlook бағдарламасында әдепкі болып табылады, бірақ оны пайдаланған кезде, әсіресе дәйексөз келтіргенде (жауаптар және қайта жіберу) көптеген сұрақтар туындайды.
Егер сіз html пішімінде хат алсаңыз, оны кәдімгі мәтінге ӨЗГЕРТПЕҢІЗ, бұл сіздің жауапыңызды алған кезде жіберушінің ақпаратты қабылдауын бұзады. Сіз үшін корреспондент қаншалықты маңызды болса, ол туралы адекватты қабылдауды сақтау соншалықты маңызды. Сіз html дәйексөзінде жауаптарыңызды түспен бөлектеуге болады немесе html пішімдеу тақтасындағы «Шегіністі азайту» түймесін пайдалануға болады (бірақ нюанстар бар).
Түпнұсқа хаттың мәтінін келтіріңіз. Бұл нені білдіреді деп ойлайсыз? Мен де білмеймін: Кімге: AIST - шығармашылық құс Тақырыбы: Re: Re: Re: Сұрақ Жарайды! Вася
Басқа адамның мәтінін цитаталауда ешқашан түзетпеңіз! Бұл жалған хаттың бір түрі.
Толық дәйексөз келтірген кезде (егер сіздің жауабыңыз бүкіл хатқа қатысты болса) жауап мәтінін хаттың соңына емес, БАСЫНДА жазыңыз.
Егер сіз тырнақшаны пайдаланып нүкте бойынша жауап беріп жатсаңыз, тырнақшаны ЖОҒАРЫ ЖӘНЕ ТӨМЕНІ бос жолдармен бөліп, сөйлемдердің басында Бас әріптерді пайдаланыңыз. Жауаптарды осы жерден табуға тырысыңыз: > логотипті қоса берілген логотиппен ауыстыруды ұсынамыз, > фондық өте әдемі логотип қосымшадан логотипті таппағандықтан > жазуды түзетіңіз - «балық» орнына «құл» деп жазу керек. "! > әйтпесе қате түсінеміз, жазу түзетілді, кешіріңіз > және соңғы...
В Microsoft OutlookСіз жіберген барлық хабарлар үшін автоматты Жасырын көшірме (көшірме) басқа тарату тізімдеріне немесе пайдаланушыларға жіберілетінін көрсетуге болады.

Бұл ереже пайдалы болатын сценарийлердің бірі - хаб сияқты кіріс электрондық пошта хабарларына жауап беру үшін топтың барлық мүшелеріне жауап беру. техникалық көмек. Топтың бір мүшесі хабарларға жауап бергенде, басқа топ мүшелері барлық шығыс хабарларды жаңартып, жауаптың көшірмесін автоматты түрде алады.

клиент ережелері

Ереже құру

Енді хабарды жіберген сайын, ол жаңа хабарлама болсын, хабарламаны қайта бағыттаңыз немесе ережеде көрсетілген адамдарға немесе топтарға жауап беріңіз, олар автоматты түрде көшірмені алушы ретінде қосылады. Адамдардың немесе топтардың аттары «CC» жолында көрсетілмейді Хабарды құрастырыңыз, бірақ бұл атаулар хабардың барлық алушыларына көрсетіледі.

Ережені өшіру
Ережелер мен ескертулер.

Кеңес: қосымша ақпаратүшін бұл ережені қалай тез өшіруге болады жеке хабарламалар, келесі бөлімді қараңыз («»).

Жеке хабарлар үшін автоматты көшірме жіберуді өшіру үшін санатты пайдалану

Диалогтық терезеде шарлаусыз бір хабарламаға негізделген автоматты жаңа көшіру ережелерін өшіру икемділігін қаласаңыз ережелер мен ескертулер, сіз ережемен бірге Outlook бағдарламасындағы санаттар мүмкіндігін пайдалана аласыз.

Кеңес:

Біріншіден, сіз жіберетін барлық электрондық пошта хабарлары үшін автоматты соқыр көшірме (CC) ережесін жасауыңыз керек.

Бұл ерекше ереже деп аталады клиент ережелері. Клиент ережесі тек өзі жасалған компьютерде жұмыс істейді және Outlook іске қосылғанда ғана іске қосылады. Егер сіз электрондық поштаны пайдаланып жіберетін болсаңыз тіркелгібасқа компьютерде электрондық пошта, ереже сол компьютерден іске қосылмайды, сондықтан ол осы компьютерде жасалады. Осы ережені пайдалануды жоспарлаған әрбір компьютерде жасау керек.

Ереже құру

Енді хабарды жіберген сайын, ол жаңа хабарлама болсын, хабарды қайта жібергенде немесе адамдарға жауап бергенде немесе ережеде көрсетілген тарату тізімдері көшірмені алушы ретінде автоматты түрде қосылады. Адамдардың аттары немесе тарату тізімдері «CC» жолында көрсетілмейді Хабарды құрастырыңыз, бірақ бұл атаулар хабардың барлық алушыларына көрсетіледі.

Ережені өшіру

Автоматты көшірмені жіберуді болдырмау үшін алдымен ережені өшіру керек.
Кеңес:

Жеке хабарлар үшін автоматты көшірме жіберуді өшіру үшін санатты пайдалану

Диалогтық терезені ашпай жеке хабарламалар үшін жаңа автоматты көшіру ережесін өшіргіңіз келсе Ережелер мен ескертулер, ережені Office Outlook 2007 бағдарламасында қолжетімді санатқа орнатуға болады.

Хабарға көрсетілген санатты қосқанда ереже көшірмені автоматты түрде жібермейтіндей бұрын жасалған ережені өзгертіңіз.

Хабарды автоматты түрде көшіру ережесін өшіргіңіз келсе, оған санатты қолданыңыз.

Кеңес:Санат жасау кезінде оны көрсетсеңіз, пернелер тіркесімін пайдалануға болады.

Хабарлама жіберілген кезде көшірмені автоматты түрде жіберу ережесі қолданылмайды.

«Бұл ертегідегідей, үнемі «қасқырлар» деп айғайлайтын бала туралы. Егер сіз «шұғыл» белгісін теріс пайдалансаңыз, адамдар электрондық поштаңызға жауап беруді тоқтатады. Ал шын мәнінде маңызды хат осыған байланысты назардан тыс қалуы мүмкін.

танысу

Иә, электрондық поштаңыздың үні алушымен қарым-қатынасыңызды көрсетуі мүмкін. Дегенмен, хат алмасуда тым бейресми болуға рұқсат етсеңіз, сізді кәсіби емес деп санауға болады. Қиянат жасамаңыз леп белгілері, эмотикондар, түрлі-түсті мәтін, әдеттен тыс қаріптер және тым қысқа хабарлар.

Әртүрлі жастағы, тілдік кедергісі бар немесе қарым-қатынастың дәстүрлі түрін ұнататын адамдармен жұмыс істеуге тура келсе, әсіресе сақ болыңыз.

Тым құрғақ тон

Сонымен қатар, сіз де робот болмауыңыз керек. Егер сіз өзіңіздің мінезіңізді немесе ынтаңызды хаттарда көрсетсеңіз, ештеңе жоқ - ақылға қонымды шектерде.

Бәріне жауап беру

Жұмыс электрондық поштасы ойын-сауық үшін емес, қарым-қатынас үшін. Сондықтан, егер сіз адамдар тобына жіберілген электрондық хатқа жауап берсеңіз, «барлығына жауап беру» түймесін баспас бұрын екі рет ойланыңыз. Ол үшін сіздің жауабыңыз барлығы үшін өте маңызды болуы керек.

Көшірмелерді рұқсатсыз жіберу

Басқа адамдардың ақпаратын басқалармен бөлісу, кем дегенде, қабылданбайды. Клиентке оған қандай да бір түрде жауап берген бастығыңыздың хатының көшірмесін жібересіз бе, әлде бір қызметкерді екіншісімен жеке хат алмасуға қосасыз ба, маңызды емес. Егер сіз олардың келісімінсіз хаттың көшірмесін жіберсеңіз, бұл аз адамдарға ұнауы мүмкін.

Соқыр көшірмелерді жіберу

Жіберіліп жатыр жасырын көшірмелерсенімсіздік тудырады. Егер сіз біреуге хат жібергіңіз келсе және бұл адам теориялық тұрғыдан жұмыс корреспонденциясына қатыспауы керек болса, мәтінді көшіріп, оны жеке хат ретінде жіберіңіз.

Анықталмаған электрондық пошта тақырыбы

«Бұл менмін», «Сәлеметсіз бе» немесе «Сіздің ақпаратыңыз үшін» (Анықтамалық) сияқты тақырыптар назар аудармайды. Адам ненің қауіп төніп тұрғанын түсінбейді және хатқа жауап бергісі келмейді. Жұмыс хаттары анық және қысқа болуы керек. Егер сіз одан не қалайтыныңызды түсінсе, алушы электрондық поштаны ашуы ықтимал.

Тым көп жеке электрондық поштаны жіберу

Кейде біреудің көңілін көтеру үшін әзілдерді, әсерлі оқиғаларды және мотивациялық дәйексөздерді қолдануға болады. Бірақ адамдар бұдан тез шаршайды, оларды қандай ниетпен жазғаныңыз маңызды емес. Тым көп жеке электрондық поштаны жіберсеңіз, олар жай ғана автоматты түрде жойылатын етіп орнатылады.

дөрекі бол

Уға толы хаттарды жібермеу керек, өйткені адамдар бұл туралы кейде еске салады. Оның орнына хат жазып, оны жобада екі күн қалдырыңыз. Содан кейін оған оралып, тікендерді алып тастап, оны өңдеуге болады. Осылайша сіз қалаған нәрсені тезірек аласыз. Сонымен қатар, сізді өте шыдамды және ойлы маман ретінде қабылдайды.

ақымақ пошта мекенжайы

Клиентке, қызметкерге немесе әлеуетті жұмыс берушіге электрондық хат жіберіп жатсаңыз, «кәсіби емес» атауы бар электрондық поштаны пайдаланбаңыз. Егер поштаның атауында өзін тапқыр деп айтатын немесе сексуалдық немесе дөрекі реңктерді (мысалы, бір нәрсе) қамтитын бірдеңе болса, сіз әңгімелесушіге ең басынан бастап теріс әсер ету қаупі бар. Таза кәсіби қажеттіліктер үшін бөлек пошта жасаңыз.

Қате басып шығару

Электрондық хаттың iPhone телефонынан жіберілгені немқұрайлы хаттарды жіберуге ақтауға болмайды. Егер сіз хатта бірнеше қате жіберсеңіз, ол кәсіби емес деп саналуы мүмкін. Егер бұл өте маңызды хат болса және сіз бір жерге асығып жатсаңыз, оны жібермес бұрын кем дегенде тексеріп көріңіз.

Электрондық хаттарды таңертең ерте жіберу

Көптеген адамдар хат алған кезде жіберілген уақытына қарайды. Егер хат тым ерте жіберілсе, сізге теріс қарау мүмкін. Кем дегенде, сіз жеке өмірге қол сұғылмаусыз жұмыс істеуші болып есептелесіз. Ең жаманы, егер сіз обсессивті болып саналсаңыз. Егер түнде шабыт сізді оятса, хат жазыңыз, оны жобаларға сақтап, жұмыс уақытында жіберіңіз.

Тым көп тыныс белгілері

Адамдар кейде тым көп леп белгісін қояды. Нәтиже біреуге жетілмеген немесе тым эмоционалды болып көрінуі мүмкін. Қиянат жасамаңыз!!!

Кәсіби емес қаріптер

Purple Comic Sans қолданбасының өзіндік қолданылуы бар. Бизнесте классикалық қаріптерді, түстерді және өлшемдерді қолданған дұрыс. Сіздің хаттарыңыз оқуға оңай болуы керек.

Әдетте 10 немесе 12 қаріп өлшемі пайдаланылады. Жұмыс істеу үшін ең жақсы қаріптер Arial, Calibri немесе Times New Roman сияқты оқуға оңай қаріптер болып табылады. Қара түске артықшылық беріледі.

тым ұзын хат

Көптеген адамдар электрондық хаттарды оқуға минуттарды емес, бірнеше секунд жұмсайды. Көбісі мәтінді көздерімен қарап шығады, сондықтан осыған негізделген хаттар жазады. Адамдарға үлкен абзацтарды оқу қиынға соғады - мәтінді кішірек блоктарға бөліңіз. маңызды нүктелер және маркерленген тізімдероқу әлдеқайда жеңіл. Сондай-ақ негізгі нүктені қою немесе курсивпен бөлектеуге болады, бірақ мұны жиі жасамаңыз.