Access 2010, pomimo swojej popularności i łatwości użytkowania, pozostaje dla większości użytkowników tajemnicą. Ten program, po raz pierwszy opublikowany w 1992 roku dla systemu Windows 3.0, był zawarty w Microsoft Office i stał się powszechny ze względu na wygodną użyteczność i możliwość pisania aplikacji opartych na samym programie Access do pracy ze złożonymi bazami danych.

Chociaż pierwsze spotkanie z Microsoft Access 2010 wydaje się, że tylko zaawansowani użytkownicy, informatycy i programiści korzystają z takiego programu, w praktyce może on znacznie uprościć życie każdej pracującej osoby.

Dostęp 2010 w języku rosyjskim do pobrania za darmo:

Aby zrozumieć sens korzystania z Access, wystarczy wyobrazić sobie prosty notatnik, w którym przechowywana jest tabela z listą wykonanych prac, ich terminami, kosztami i wynikami. Taki notatnik można też trzymać ręcznie, nawet jeśli jest kilka rodzajów pracy w różnym tempie. W takim przypadku wyniki są odrzucane za pomocą prostego kalkulatora.

Jak zainstalować Access 2010

Uruchom instalator kliknij "Ustawienie"

Zaznacz na liście nie instaluj wszystkiego z wyjątkiem Dostęp i fundusze gabinet

Kliknij zainstalować, poczekaj na zakończenie instalacji.

Jeśli problem dotyczy pobierania:

Organizuj i organizuj

Ale co, jeśli obliczenia trzeba wykonać od razu dla kilkunastu pracowników wykonujących 2-3 rodzaje prac? Przez cały miesiąc może zgromadzić się około stu różnych tabel, których wyniki będą musiały być regularnie przeliczane. Jedna tabela z powiązanymi danymi pracowników, rodzajami pracy, ich kosztami i innymi niezbędnymi informacjami w programie Access może zastąpić tysiące pojedynczych tabliczek. Wygoda polega również na tym, że edycja danych w dowolnej połączonej bazie danych będzie wykonywana automatycznie w głównej tabeli i wszędzie tam, gdzie wymieniona zostanie zmieniona informacja.

Każdy tego potrzebuje

Nawet jeśli nie jesteś właścicielem firmy, nie liczysz pieniędzy ani nie organizujesz czyjejś pracy, ten program pomoże Ci zarządzać budżet rodzinny, rachunki za media, rejestracja adresów i numery telefoniczne itp.

Funkcje pracy z programem

Dostęp jest system relacyjny zarządzanie bazą danych, czyli zestaw narzędzi do zarządzania kompleksem dwuwymiarowych tabel. Aby rozpocząć, możesz użyć standardowego szablonu: wykładowców, projektów marketingowych, zadań, kontaktów i innych.

Najwygodniejsza jest możliwość szybkiego uzyskania potrzebnych informacji poprzez tworzenie zapytań, a raporty generowane z tabel optymalizują dane w wygodnej do wydruku formie. W praktyce bardzo przydatna jest możliwość tworzenia stron internetowych z danymi dostępnymi w Internecie. Pomaga to koordynować pracę osób pracujących w domu w różnych miejscach w mieście lub nawet w różnych miastach.

Microsoft Access 2010 doskonale nadaje się nie tylko do Praca domowa, ale także do programowania baz danych z późniejszą demonstracją wyniku klientowi. Aplikacje z niej wywodzące się, napisane w Visual Basic for Applications, pomagają koordynować nawet dość duże obliczenia księgowe, a możliwość tworzenia makr jeszcze bardziej ułatwia tę pracę.

MOSKWA PAŃSTWOWA UNIWERSYTET INSTRUMENTALNO-INFORMACYJNY

KURS PRACA

według dissIplinia:

„SYSTEMY INFORMACYJNE W GOSPODARCE”

Na temat: “ MicrosoftDostęp”

wykonałem pracę

Studentka wieczorowa

3 kursy specjalności 080105

Grupa EF4-0515v

Żabina I.A.

Sprawdzone prace:

Shevereva E.A.

Moskwa 2008

Wprowadzenie 3

1. Opis bazy Microsoft Access 4

2. Praca z tabelami 10

3. Przeanalizuj zawartość tabeli, aby utworzyć linki 13

4. Tworzenie i drukowanie raportów 14

5. Wybór i sortowanie rekordów za pomocą zapytań 17

6. Makra 20

Wniosek 22

Lista wykorzystanych źródeł 23

Wstęp

Program ACCESS jest zawarty w pakiecie najpopularniejszego pakietu oprogramowania biurowego Microsoft. Ten program jest na swój sposób uniwersalny. Jednocześnie program jest łatwy w obsłudze i dostępny dla przeciętnego użytkownika. A za to wszystko odpowiada interfejs. W trakcie ulepszania tego programu wprowadzono unikalne funkcje. Dane mogą być prezentowane w postaci tabel lub wykresów. A jeśli weźmiemy pod uwagę, że z tego programu może korzystać każdy użytkownik (od początkującego do profesjonalnego programisty), to bez wątpienia można argumentować, że ACCESS firmy Microsoft jest najlepszym narzędziem do rozwiązywania problemów o dowolnej złożoności.

Bazowy system zarządzania Dane firmy Microsoft Dostęp jest jednym z najbardziej popularne aplikacje w rodzinie komputerów stacjonarnych DBMS. Wszystkie wersje programu Access mają w swoim arsenale narzędzia, które znacznie upraszczają wprowadzanie i przetwarzanie danych, wyszukiwanie danych oraz dostarczanie informacji w postaci tabel, wykresów i raportów. Począwszy od programu Access 2000, istnieją również strony sieci Web umożliwiające dostęp do danych, które użytkownik może przeglądać za pomocą programu. Internet Explorer. Ponadto program Access umożliwia korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i tabel z innych baz danych na komputerach i serwerach do przechowywania informacji potrzebnych aplikacji. Dołączając tabele zewnętrzne, użytkownik programu Access będzie pracował z bazami danych w tych tabelach tak, jakby były tabelami programu Access. Jednocześnie inni użytkownicy mogą kontynuować pracę z tymi danymi w środowisku, w którym zostały utworzone.

1. Opis bazy danych Microsoft Access

baza Dane dostępowe to plik z rozszerzeniem mdb. Plik ten może zawierać nie tylko wszystkie tabele, ale także inne obiekty aplikacji Access - zapytania, formularze, raporty, strony dostępu do danych, makra i moduły.

Jednym z głównych zadań tworzenia i użytkowania baz danych jest dostarczenie użytkownikom niezbędnych informacji na podstawie istniejących danych. W programie Access do tego celu służą formularze i raporty.

Po uruchomieniu programu Access pojawia się główne okno programu Microsoft Access.

Aby otworzyć istniejącą bazę danych, możesz użyć jednej z trzech metod. Wybierz żądany plik z menu Plik z listy poprzednio otwartych plików.

Jeśli nie ma takiej listy w menu Plik, należy użyć polecenia Narzędzia, Opcje, aby otworzyć okno dialogowe Opcje, otworzyć kartę Ogólne i zaznaczyć pole Zapamiętaj listę plików (Lista ostatnio używanych plików). Wybierz plik z listy w obszarze zadań, który znajduje się po prawej stronie okna aplikacji. Wybierz polecenie Otwórz (Otwórz) z menu Plik (Plik), a następnie wybierz żądany plik w oknie dialogowym Otwórz plik bazy danych (Otwórz).

W tym drugim przypadku okno dialogowe zwykle wyświetla domyślnie zawartość folderu Moje dokumenty lub Osobiste (w zależności od systemu operacyjnego zainstalowanego na komputerze). Po znalezieniu wymaganej bazy danych na liście należy wybrać plik i kliknąć przycisk Otwórz lub dwukrotnie kliknąć element listy. Wybrane okno bazy danych pojawia się w głównym oknie programu Microsoft Access.

W Nowa wersja Program Access może otwierać pliki bazy danych utworzone w programie Access 2000 i pracować z nimi w taki sam sposób, jak wcześniej.

Pliki można wybierać nie tylko z listy, która pojawia się w oknie dialogowym Otwórz dla pliku bazy danych (Otwórz) po jego otwarciu. Możesz wybrać żądany folder z listy rozwijanej Szukaj w lub użyć skrótów znajdujących się na tzw. pasku adresu po lewej stronie. Po wybraniu skrótu Historia (Historia) pojawi się lista skrótów do ostatnio otwieranych plików i folderów. Po wybraniu skrótu Pulpit (Pulpit) w oknie dialogowym pojawi się lista zawierająca skróty do folderów i plików znajdujących się w ten moment na pulpicie systemu Windows. Typ pliku wybiera się z listy rozwijanej Typ pliku na dole okna. W folderze Ulubione możesz wyświetlić skróty do tych folderów i plików, które są najczęściej używane. Wiele programów umożliwia dodawanie skrótów do folderu Ulubione, w tym można to zrobić bezpośrednio w oknie Otwórz plik bazy danych. Aby to zrobić, wybierz żądany plik z listy, kliknij przycisk Narzędzia na pasku narzędzi u góry okna i wybierz z listy polecenie Dodaj do ulubionych.

Możesz otworzyć plik bazy danych znajdujący się na dysku sieciowym. Aby zmapować dysk sieciowy, musisz wykonać polecenie Połącz dysk sieciowy(Mapuj dysk sieciowy) z listy poleceń przycisku Narzędzia.

Jeśli nie można znaleźć wymaganego pliku bazy danych, można go wyszukać, określając kryteria wyszukiwania w specjalnym oknie dialogowym, które pojawia się po kliknięciu przycisku Narzędzia i wybraniu polecenia Wyszukaj z listy.

Specjalne okno w programie Access to okno bazy danych, które umożliwia dostęp do wszystkich obiektów bazy danych i wybór trybu pracy z obiektem. W lewej części okna znajduje się panel obiektów, który zawiera skróty do każdego z obiektów programu Access: Tabele (Tabele), Zapytania (Zapytania), Formularze (Formularze), Raporty (Raporty), Strony (Strony), Makra (Makra). ), moduły (moduły ).

Klikając na skrót myszą, otworzysz listę odpowiednich obiektów w prawej części okna. Listę obiektów można prezentować na cztery różne sposoby (zwykle dla folderów systemu operacyjnego). Systemy Windows): - w postaci małych ikon;

W postaci dużych ikon;

w formie listy;

W formie stołu.

Przełączanie między tymi trybami wyświetlania odbywa się za pomocą czterech prawych przycisków na pasku narzędzi wzdłuż górnej krawędzi okna.

Gdy obiekty są reprezentowane jako ikony, ikony te można przeciągać myszą i umieszczać w oknie bazy danych w dowolny dogodny sposób. Jeśli chcesz ułożyć ikony tak, aby znajdowały się obok siebie, musisz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny wolny obszar okna bazy danych. Od menu kontekstowe wybierz polecenie Wyrównaj ikony.

Widok listy listy obiektów nie pozwala na dowolne umieszczanie ikon w oknie bazy danych, ale można je „przeciągnąć” poza okno bazy danych (jest to jeden ze sposobów aktywacji obiektu, np. otwarcie tabeli). Widok tabeli pozwala zobaczyć dla każdego obiektu nie tylko jego nazwę, ale także opis (kolumna Opis), datę i czas ostatniej modyfikacji (kolumna Modified date), datę i czas utworzenia (kolumna Created). jako typ obiektu. Używając dowolnego rodzaju reprezentacji obiektów w oknie bazy danych, można je sortować według nazwy, typu, daty utworzenia i daty modyfikacji. Aby to zrobić, kliknij kliknij prawym przyciskiem myszy myszą na dowolnym wolnym obszarze okna bazy danych. Z menu kontekstowego wybierz polecenie Rozmieść ikony. Z rozwijanego menu wybierz sposób zamawiania: według nazwy (By Name), według typu (By Type), według daty utworzenia (By Created), według daty modyfikacji (By Modified).

Aby obiekty w oknie bazy danych zostały uporządkowane automatycznie, musisz:

kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny wolny obszar okna bazy danych. Z menu kontekstowego wybierz polecenie Rozmieść ikony. Z menu rozwijanego wybierz polecenie automatycznie (Automatyczne rozmieszczenie). Przed poleceniem pojawi się znacznik wyboru, aby wskazać, że automatyczne rozmieszczanie jest włączone.

Aby anulować automatyczne porządkowanie, wybierz ponownie polecenie Rozmieść automatycznie z menu Rozmieść ikony. Etykieta polecenia zostanie usunięta, a tryb automatycznego rozmieszczenia zostanie wyłączony.

Z każdym obiektem bazy danych można pracować w dwóch trybach. Nazwijmy pierwszy tryb trybem wykonania (warunkowo, ponieważ różni się on nieco dla różnych typów obiektów):

dla tabel, zapytań, formularzy i stron dostępu do danych tryb ten oznacza otwarcie odpowiedniego obiektu i jest wywoływany odpowiednio trybem Tabele (dla tabel i zapytań), trybem Formularzy, trybem Strony;

w przypadku raportu jest to tryb podglądu;

dla makra jest to tak naprawdę tryb wykonywania;

ten tryb jest wyłączony dla modułu.

Drugim trybem jest tryb projektowania. Ten tryb dotyczy wszystkich typów obiektów i służy do tworzenia i modyfikowania obiektów.

Żądany tryb można wybrać za pomocą przycisków po lewej stronie paska narzędzi okna bazy danych, poleceń menu Widok lub przycisków na pasku narzędzi programu Access.

Na pasku narzędzi okna Baza danych po lewej stronie znajdują się trzy główne przyciski: pierwszy przycisk ma zmienną nazwę w zależności od wybranego obiektu. Jeśli wybrano tabelę, zapytanie, formularz, stronę lub grupę Ulubione, przycisk zmieni się na Otwórz. Jeśli wybrano raport - Podgląd, jeśli makro lub moduł - Uruchom. Ikona obok nazwy zmieni się odpowiednio. Nazwa tego przycisku w każdej opcji wyraźnie odzwierciedla cel. Drugi przycisk Projekt (Projekt) jest stały dla wszystkich obiektów i służy do edycji wcześniej utworzonego obiektu. Trzeci przycisk Utwórz (Nowy) ma stałą nazwę, ale znajdujące się na nim ikony zmieniają się w zależności od typu obiektu.

Do tworzenia nowych obiektów możesz także użyć specjalnych skrótów zawartych na liście obiektów każdego typu.

Do kopiowania lub przenoszenia obiektu można używać standardowych programów do kopiowania/wklejania. Na przykład, aby skopiować tabelę do Schowka, musisz wykonać jedną z dwóch rzeczy: wybrać żądaną tabelę z listy i kliknąć przycisk Kopiuj na standardowym pasku narzędzi Bazy danych. Panel ten jest wyświetlany na ekranie, gdy aktywne jest okno bazy danych.

Aby wyświetlić właściwości obiektu, musisz wykonać jedną z następujących czynności: kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę obiektu i wybierz polecenie Właściwości z menu kontekstowego; wybierz obiekt z listy w oknie bazy danych i wybierz polecenie Widok, Właściwości z głównego menu programu Access.

Odzwierciedla następujące informacje:

Type (Type) - typ obiektu (w tym przypadku Table (Table));

Opis - opis tabeli, zdefiniowany przez użytkownika;

Utworzono - data utworzenia tabeli;

Zmodyfikowano - data ostatniej modyfikacji tabeli;

Właściciel - właściciel (twórca) stołu;

Atrybuty: Ukryty - pozwala ukryć tabelę w oknie bazy danych, Replikowany - pozwala kontrolować replikację obiektu (patrz sekcja „Replikacja bazy danych” rozdz. 15).

Użytkownik może zmienić jedynie opis tabeli i wartości jej atrybutów w oknie właściwości.

W panelu obiektów możesz także umieszczać foldery zawierające skróty do różnych obiektów bazy danych. W ten sposób można łączyć różne rodzaje obiekty w grupy. Domyślnie ta część panelu obiektów zawiera jeden folder - Ulubione. Klikając na folder, możesz zobaczyć listę obiektów zawartych w tej grupie.

Dodać nowy folder na panelu obiektów należy: kliknąć prawym przyciskiem myszy na panel obiektów iz menu kontekstowego wybrać polecenie Nowa grupa. W oknie dialogowym Nowa grupa wprowadź nazwę utworzony folder i kliknij OK.

Najłatwiejszy sposób dodania etykiety obiektu do grupy jest następujący. Należy rozwinąć listę obiektów tego typu, znaleźć w niej żądany obiekt i przeciągnąć go myszką do odpowiedniego folderu na panelu obiektów. Innym sposobem dodania obiektu do grupy jest otwarcie listy obiektów żądanego typu w oknie bazy danych. Kliknij prawym przyciskiem myszy żądany obiekt i wybierz polecenie Dodaj do grupy z menu kontekstowego. Wybierz żądany folder z menu rozwijanego lub utwórz nowy folder za pomocą polecenia Nowa grupa.

Podobnie jak pojedyncze obiekty bazy danych, grupy można usuwać i zmieniać ich nazwy. Etykiety w grupie można również usuwać, zmieniać nazwy, kopiować. Odbywa się to za pomocą odpowiednich poleceń menu kontekstowego, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy obiektu, który chcesz usunąć, zmienić nazwę lub skopiować.

Podczas pracy z dowolną aplikacją do przetwarzania danych zawsze istotne jest pytanie, jak wykorzystać dane, które zostały już zgromadzone przez inne oprogramowanie, a zatem mają inny format. Access 2002 rozwiązuje ten problem w standardowy sposób- importując istniejącą tabelę bazy danych, arkusz kalkulacyjny lub plik tekstowy utworzone przez aplikacje MS-DOS lub Windows do formatu MDB (Internal Access Database Format). Oczywiście program Access 2002 może również eksportować dane z tabel bazy danych w formacie MDB do dowolnego formatu, z którego można importować dane. Program Access jest jednak wyjątkowy w tym sensie, ponieważ ma inny sposób korzystania z danych przechowywanych w innych formatach. System umożliwia dołączanie tabel z baz danych w innych formatach do bazy danych Access i pracę z nimi w ich oryginalnym formacie. Po utworzeniu połączenia bazy danych z tabelą zewnętrzną możesz przeglądać załączoną tabelę, zmieniać jej zawartość, czyli pracować z nią jak z wewnętrzną tabelą bazy danych Access. Jednak inni użytkownicy mogą korzystać z pliku tabeli w swoich aplikacjach.

Oprócz plików baz danych program Access może pracować bezpośrednio z plikami arkuszy kalkulacyjnych, plikami tekstowymi, dokumentami HTML, książkami adresowymi lub importować dane z tych plików i dokumentów XML.

Typy plików, z których dane można importować do bazy danych programu Access lub które można połączyć z bazą danych programu Access. Można je zobaczyć, jeśli w menu Plik wybierz polecenie Dane zewnętrzne, Importuj (Pobierz dane zewnętrzne, Importuj), a następnie kliknij rozszerzenie pola Pliki typu w oknie dialogowym Importuj. Formaty, do których można eksportować dane z bazy danych programu Access. Możesz je zobaczyć, wybierając polecenie Eksportuj z menu Plik, a następnie klikając rozszerzenie pola Pliki typu.

2. Praca ze stołami

Tabele są głównym przedmiotem programu Access. Lista tabel tworzących bazę danych aplikacji pojawia się w oknie bazy danych po pierwszym otwarciu aplikacji. Ponadto program Access tworzy tabele systemowe, które przechowują informacje o wszystkich obiektach w aplikacji, które w razie potrzeby mogą być również wyświetlane w oknie bazy danych.

W nowym Wersje Microsoft Program Access ma cztery tryby pracy z tabelami: widok arkusza danych, widok projektu, widok tabeli przestawnej i widok wykresu przestawnego.

W trybie tabeli pracujesz z danymi w tabeli: przeglądanie, edycja, dodawanie, sortowanie itp. W trybie projektowania tworzona lub modyfikowana jest struktura tabeli, czyli nazwy pól tabeli i ich typy są ustawione, pola są opisane, ich właściwości. Tryby tabeli przestawnej i wykresu przestawnego są przydatne do analizowania danych przez dynamiczną zmianę sposobu ich prezentacji. Dostępny jest również dodatkowy tryb - tryb Podgląd, który pozwala zobaczyć położenie danych na arkuszu przed wydrukowaniem tabeli. Aby szybko przełączyć się z jednego trybu do drugiego, użyj przycisku Widok na paskach narzędzi Tabela w trybie tabeli (Arkusz danych tabeli), Projekt tabeli (Projekt tabeli), Tabela przestawna (Tabela przestawna) i Wykres przestawny (Wykres przestawny). Aby przełączyć się z trybu do trybu, wystarczy nacisnąć ten przycisk.

Istnieje kilka sposobów otwierania tabeli w widoku arkusza danych:

· kliknij dwukrotnie nazwę tabeli na liście tabel w oknie bazy danych;

· wybierz tabelę na liście tabel w oknie bazy danych i kliknij przycisk Otwórz w górnej części okna bazy danych;

· Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę tabeli i wybierz polecenie Otwórz z menu kontekstowego.

U góry tabeli znajdują się nazwy pól (komórki znajdujące się w jednej kolumnie tabeli), poniżej rekordy (wiersze tabeli), w których wprowadzane są dane. Jeden rekord jest zawsze aktualnym, a obok niego znajduje się wskaźnik do aktualnego rekordu (strzałka w polu wyboru w lewej części okna). W dolnej części okna znajdują się przyciski nawigacyjne pozwalające przesunąć wskaźnik bieżącego rekordu w tabeli (do pierwszego rekordu, do poprzedniego rekordu, do następnego rekordu, do ostatniego rekordu). Znajduje się tam również pole na numer bieżącego rekordu, przycisk do tworzenia nowego rekordu oraz wskaźnik całkowitej liczby rekordów w tabeli. Ostatni wiersz tabeli, oznaczony gwiazdką w polu wyboru, służy również do utworzenia nowego rekordu.

Poziomy pasek przewijania pól tabeli pozwala zobaczyć te pola tabeli, które nie mieszczą się w oknie tabeli. Podobnie pionowy pasek przewijania wpisów tabeli pozwala zobaczyć wpisy znajdujące się poza oknem.

Ryż. 1.1. Utwórz tabelę w widoku projektu

Rys.1.2. Telefony stołowe

3. Analiza zawartości tabel w celu stworzenia relacji

Analizator identyfikuje zduplikowane dane i pomaga skopiować je do nowej tabeli połączonej. Nie każda tabela będzie wymagała modyfikacji, ale ponowna analiza nigdy nie zaszkodzi. Ponadto użytkownicy, którzy nie są jeszcze pewni swojej wiedzy i umiejętności, mogą zaufać analizatorowi przy tworzeniu uporządkowanych tabel. Aby przeanalizować tabelę, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz polecenie Narzędzia>Analiza>Tabela.

2. Pierwsze okno kreatora zawiera opcje opisu problemów związanych z ewentualnym powielaniem danych. Przejrzyj podane tam przykłady i kliknij przycisk Dalej.

3. W kolejnym oknie podane są przykłady podziału przez analizator tabel. Przejrzyj przykład i kliknij przycisk Dalej.

4. Wybierz tabelę do analizy i kliknij przycisk Dalej.

5. Oczywiście chciałbym, aby mistrz wykonał lwią część pracy samodzielnie. Dlatego pozwólmy mu wybrać pola, które zostaną przeniesione do nowej tabeli poprzez zaznaczenie pola Tak, rozdzielanie pól wykonuje kreator. Kliknij przycisk Dalej.

6. W kolejnym oknie wyświetlany jest proponowany przez kreatora schemat podziału tabeli. W tej chwili tabele nie są połączone.

7. Byłoby możliwe wykonanie zadania, ale warto kontynuować zapoznawanie się z analizatorem. Baza danych ma normalną strukturę - brakuje tylko relacji między dwiema tabelami.

8. Otwórz okno Tabele i kliknij znajdujący się w nim przycisk Zmień nazwę tabeli. Wprowadź nazwę i kliknij przycisk OK.

9. Zmień nazwę okna Tabela, a następnie kliknij przycisk Dalej.

10. Teraz można ponownie ustawić klucz podstawowy. Kreator wyświetla monit o dodanie do tabeli automatycznie przypisanego pola unikalnego identyfikatora rekordu i użycie go jako klucza podstawowego. Jednak nie określasz klucza podstawowego dla tabeli, więc musisz to zrobić samodzielnie. Wybierz z listy pole Nazwa i kliknij przycisk Pole klucza. Obok pola pojawi się ikona klucza. Kliknij przycisk Dalej.

11. W ostatnim oknie kreator zaproponuje utworzenie wniosku. Musisz zaznaczyć pole wyboru Nie, nie musisz tworzyć zapytania. Alternatywnie możesz wyczyścić Pokaż pomoc do pracy z nowy stół lub żądanie, w przeciwnym razie będziesz musiał zamknąć inne okno. Kliknij przycisk Gotowe.

Ryż. 1.3. Formularze (master i slave)

4. Twórz i drukuj raporty

Jednym z głównych zadań tworzenia i użytkowania baz danych jest dostarczenie użytkownikom niezbędnych informacji na podstawie istniejących danych. W programie Access 2002 formularze i raporty są przeznaczone do tego celu. Raporty pozwalają na wybranie z bazy danych wymaganych przez użytkownika informacji i uporządkowanie ich w formie dokumentów, które można przeglądać i drukować. Źródłem danych raportu może być tabela lub zapytanie. Oprócz danych pozyskanych z tabel, raport może wyświetlać wartości wyliczone z danych źródłowych, takich jak sumy.

Raporty i formularze programu Access mają wiele wspólnego. Jednak w przeciwieństwie do formularzy, raporty nie służą do wprowadzania i edycji danych w tabelach. Pozwalają tylko na przeglądanie i drukowanie danych. W raporcie nie ma możliwości zmiany danych źródłowych za pomocą kontrolek, ponieważ można to zrobić za pomocą formularzy. Chociaż raporty mogą używać tych samych kontrolek do wskazywania stanu przycisków opcji, pól wyboru i pól listy.

Raport, podobnie jak formularz, można utworzyć za pomocą kreatora. Sekcje raportu są podobne do sekcji formularzy i zawierają nagłówek i notatkę raportu, obszar danych oraz nagłówek i stopkę. Notatka raportu często zawiera pola z sumami. Kontrolki można dodać do raportu za pomocą paska narzędzi Toolbox, który jest identyczny z tym używanym w trybie projektowania formularzy. Formatowanie i grupowanie kontrolek w raporcie jest podobne do formatowania i grupowania kontrolek w formularzu. Formularze mogą zawierać podformularze, a raporty mogą zawierać podraporty.

Access oferuje kilka sposobów tworzenia raportów. Najprostszym z nich jest wykorzystanie narzędzi do automatycznego generowania raportów. Raport generowany automatycznie z tabeli lub zapytania nazywany jest raportem automatycznym. Access umożliwia automatyczne generowanie raportów w dwóch formatach: kolumnowym i wstążkowym.

Aby utworzyć automatyczny raport:

· W panelu obiektów okna Baza danych kliknij zakładkę Raporty i kliknij przycisk Nowy. Pojawi się okno dialogowe Nowy raport.

· Na liście w oknie dialogowym Nowy raport wybierz jeden z elementów: AutoReport: Kolumnowy lub AutoReport: Tabelaryczny.

· Pole kombi na dole okna dialogowego Nowy raport zawiera nazwy wszystkich tabel i zapytań do bazy danych, które mogą być użyte jako źródło danych dla raportu. Kliknij lewym przyciskiem myszy na przycisk strzałki, aby otworzyć listę, a następnie podświetl żądaną pozycję na liście.

· Kliknij OK.

W rezultacie program Access automatycznie generuje raport na podstawie wybranego źródła danych przy użyciu formatu taśmy lub kolumny. Format taśmy przedstawia pola rekordów wyjściowych w jednym rzędzie. Format do kolumny układa pola rekordów wyjściowych w kolumnę. Raport automatyczny utworzony przy użyciu jednego z tych dwóch formatów będzie zawierał wszystkie pola i rekordy dostępne w wybranym źródle danych.

Aby utworzony raport mógł być używany w przyszłości, należy go zapisać. W tym celu wybierz polecenie Plik, Zapisz (Plik, Zapisz) lub kliknij przycisk Zapisz (Zapisz) na pasku narzędzi. Następnie w polu tekstowym okna dialogowego Zapisz jako, które się pojawi, wprowadź nazwę nowego raportu (na przykład: Mój raport) i kliknij OK.

Istnieje jeszcze jedna opcja zapisania raportu: za pomocą polecenia menu Plik, Zapisz jako (Plik, Zapisz jako). To polecenie wyświetla okno dialogowe Zapisz jako. Wprowadź nazwę raportu i zanim klikniesz OK, upewnij się, że Raport jest wybrany z listy rozwijanej Jako w tym oknie. Wybrany element określa, w jaki sposób zostanie zapisany nowy raport, a dokładniej jako obiekt bazy danych programu Access. Faktem jest, że w nowej wersji programu Access 2002 stało się możliwe zapisanie raportu jako kolejnego obiektu bazy danych - strony dostępu do danych. Umożliwia to inny element listy rozwijanej As — element strony dostępu do danych.

Ryż. 1.4. Przykład budowania raportu

5. Wybór i sortowanie rekordów za pomocą zapytań

Jednym z siedmiu standardowych obiektów programu Microsoft Access jest zapytanie. Zapytania służą do przeglądania, analizowania i modyfikowania danych w jednej lub kilku tabelach. Na przykład możesz użyć zapytania, aby wyświetlić dane z jednej lub wielu tabel i posortować je w określonej kolejności, wykonać obliczenia na grupie rekordów, wybrać z tabeli zgodnie z określonymi warunkami. Zapytania mogą służyć jako źródło danych dla formularzy i Raporty Microsoft dostęp. Samo zapytanie nie zawiera danych, ale pozwala wybrać dane z tabel i wykonać na nich szereg operacji. W programie Microsoft Access istnieje kilka typów zapytań: zapytania do serwera, które służą do pobierania danych z serwera; automatycznie wypełniają zapytania, które automatycznie wypełniają pola dla nowego rekordu; wybierz zapytania, które pobierają dane z tabel; żądania zmian, które umożliwiają modyfikację danych w tabelach (w tym usuwanie, aktualizowanie, dodawanie rekordów); tworzenie zapytań tabelowych, które tworzą nową tabelę na podstawie danych z jednej lub wielu istniejących tabel oraz innych typów zapytań.

Zapytanie o wybór zawiera warunki wyboru danych i zwraca wybór, który spełnia określone warunki bez zmiany zwróconych danych. W programie Microsoft Access istnieje również koncepcja filtra, który z kolei jest zbiorem warunków, które pozwalają wybrać podzbiór rekordów lub je posortować. Podobieństwo między zapytaniami wybierającymi a filtrami polega na tym, że oba pobierają podzbiór rekordów z tabeli bazowej lub zapytania. Istnieją jednak między nimi różnice, które należy zrozumieć, aby dokonać właściwego wyboru, kiedy należy użyć zapytania, a kiedy użyć filtra.

Najłatwiejszym sposobem utworzenia zapytania jest skorzystanie z Kreatora zapytań. Aby utworzyć proste zapytanie za pomocą Kreatora zapytań, musisz:

· W oknie bazy danych na panelu obiektów wybierz skrót Zapytania.

· Na liście zapytań kliknij dwukrotnie Utwórz zapytanie przy użyciu skrótu kreatora lewym przyciskiem myszy lub kliknij przycisk Nowy w oknie bazy danych i w wyświetlonym oknie dialogowym Nowe zapytanie wybierz Proste zapytanie (Kreator prostych zapytań) i Kliknij OK.

· W wyświetlonym oknie Kreator tworzenia prostych zapytań, w polu kombi Tabele/Kwerendy wybierz tabelę lub zapytanie, które będą służyć jako źródło danych dla utworzonego zapytania.

· Użyj strzałek w lewo iw prawo, aby przejść z listy Dostępne pola do listy Wybrane pola tych pól, które są wymagane w tworzonym zapytaniu. W takim przypadku kolejność pól w zapytaniu będzie odpowiadać kolejności pól na liście Wybrane pola. Jeśli chcesz uwzględnić w zapytaniu wszystkie pola, możesz użyć przycisku z dwiema strzałkami w prawo.

· Następne okno dialogowe będzie ostatnim. W nim musisz wpisać nazwę zapytania, które tworzysz w polu Podaj nazwę zapytania (Jaki tytuł chcesz zadać swojemu zapytaniu?) i wybierz dalsze działania: Otwórz zapytanie, aby wyświetlić informacje lub Zmodyfikuj wygląd zapytania ).

· Opcjonalnie możesz wybrać opcję Pokaż pomoc do pracy z zapytaniem? (Wyświetl pomoc dotyczącą pracy z zapytaniem), aby wyświetlić informacje pomocy dotyczące pracy z zapytaniami.

· Kliknij przycisk Zakończ.

Po zakończeniu pracy Kreatora prostych zapytań, w zależności od wyboru sposobu dalszej pracy z zapytaniem, otworzy się okno zapytania w trybie widoku lub okno Konstruktora zapytań, w którym można modyfikować zapytanie.

Rys.1.5. Budowanie zapytania

6 . Makra

Za pomocą makr możesz znacznie rozszerzyć funkcjonalność tworzonej aplikacji i dostosować ją do potrzeb konkretnych użytkowników.

Za pomocą makr można wykonywać prawie wszystkie akcje na obiektach programu Access, które zostały opisane w poprzednich rozdziałach.

Makro w programie Access to struktura składająca się z jednego lub większej liczby poleceń makr, które są wykonywane sekwencyjnie lub w kolejności określonej przez określone warunki. Zestaw makropoleceń w programie Access jest bardzo szeroki; za pomocą makr można zaimplementować wiele z tego, na co pozwalają procedury VBA. Każde makro ma określoną nazwę i opcjonalnie jeden lub więcej argumentów określonych przez użytkownika. Na przykład, używając makra OpenForm, jako argumenty należy podać co najmniej nazwę formularza do otwarcia i jego tryb wyświetlania.

Stosowanie makr jest uzasadnione tym, że są łatwe w tworzeniu, a do tego nie trzeba uczyć się składni języka programowania. Aby stworzyć makro, wystarczy znać podstawowe techniki pracy w Microsoft Access i Windows, takie jak przeciąganie obiektów z okna Bazy danych do specjalnego okna - Macro Design, wybieranie akcji z listy, wprowadzanie wyrażeń jako makropolecenia argumenty. Dlatego jeśli naprawdę nie chcesz uczyć się składni język VBA lub wydaje się to zbyt trudne, nie krępuj się używać makr, a otrzymasz dość funkcjonalną aplikację.

Głównym celem makr jest stworzenie wygodnego interfejsu aplikacji: aby formularze i raporty otwierały się po kliknięciu przycisków w formularzu lub na pasku narzędzi lub po zwykłym wybraniu polecenia menu; aby podczas otwierania aplikacji użytkownik widział na ekranie nie okno Bazy Danych (Baza danych), wypełnione wieloma tabelami, zapytaniami, formularzami i raportami, ale jakiś zrozumiały formularz, za pomocą którego można od razu wykonać żądane akcje itp.

Ryż. 1.6. Konfiguracja opcji uruchamiania

Wniosek

Zasadniczo Access to tylko narzędzie. Jego użycie oczywiście ułatwia nam pracę, a co za tym idzie nasze życie. Dlatego musimy pamiętać, że baza danych powinna służyć do wykonywania ściśle określonych zadań – tylko pod tym warunkiem pomoże zwiększyć efektywność pracy, niezależnie od tego, jaki to rodzaj działalności.

Jednak możliwości bazy danych nie ograniczają się do przechowywania informacji. Profesjonalnie zaprojektowana baza danych pozwala zachować wiarygodność danych oraz zapewnić do nich sprawny, szybki i wygodny dostęp. W takiej bazie danych nie będzie miejsca na bałagan i zamieszanie.

Podstawową zasadą, na której oparte są relacyjne systemy baz danych, jest tworzenie relacji między tabelami. Relacje pomagają znaleźć dane z jednej tabeli przy użyciu innej, a integralność danych pomaga zapobiegać przypadkowym zmianom lub usunięciu danych.

Projektowanie struktury bazy danych może być poważnym wyzwaniem, którego wielu użytkowników próbuje uniknąć i ostatecznie żałuje. Tylko nieliczni, najbardziej utalentowani i uzdolnieni, pomijają ten krok i udaje się stworzyć wydajne aplikacje bazodanowe. Nawet jeśli informacje przedstawione w tym rozdziale nie wydają Ci się interesujące, nie zapominaj, że projektowanie struktury bazy danych jest bardzo ważnym zadaniem.

Lista wykorzystanych źródeł

Alexander Starshinin Microsoft Office w skrócie., St. Petersburg, 2007

Ed Bott Microsoft XP., BINOM, Moskwa, 2006

Każdy użytkownik systemy komputerowe na Oparte na systemie Windows wie, co znajduje się w standardowym opakowaniu programy biurowe od firmy Microsoft każda wersja zawiera unikalny edytor Access. Co to za program, jak z nim pracować, teraz zostanie to rozważone. Oczywiście zostaną tutaj podane tylko początkowe podstawy, ponieważ opis absolutnie wszystkich funkcji aplikacji zajmie więcej niż jedną stronę.

Co to jest dostęp?

Co to za program? Access to w pełni funkcjonalny system do pracy z każdym rodzajem model relacyjny z możliwością dynamicznej wymiany danych z innymi aplikacjami lub publikacjami internetowymi. Przewiduje wykorzystanie narzędzi do automatyzacji przetwarzania wszelkiego rodzaju informacji, które prezentowane są w ustrukturyzowanej formie.

Ponadto Access to także pakiet zapewniający wsparcie dla Kontrolki ActiveX, co znacznie rozszerza możliwości programu w zakresie możliwości wykorzystania nie tylko komponentów tabelarycznych czy tekstowych, ale także multimediów i obiektów w Internecie. Relacje ustanowione w aplikacji między pozwalają na dokładne śledzenie zmian w jednym z nich z automatyczną regulacją parametrów w innych.

Główne kierunki korzystania z aplikacji

Nic dziwnego, że w większości przypadków służy do pełnej automatyzacji procesów analizy niektórych procesów w księgowości, biznesie itp. Dzięki uniwersalnej strukturze program może wyeliminować pojawienie się tzw. redundancji danych w przypadku konieczności zmiany jednego parametru nie poprzez wpisanie nowego, ale poprzez poprawienie starego i tak, aby jego zmiana została odzwierciedlona we wszystkich powiązanych bazach danych.



Na przykład przedsiębiorstwo korzysta z programu Access do prowadzenia ewidencji dostawców, klientów i działań, w które są zaangażowani. Dane bankowe jednego dostawcy ulegają zmianie. Wystarczy je zmienić, ponieważ automatyczne dostosowanie wpłynie na wszystkie inne bazy danych. Spowoduje to zastąpienie danych, a nie wprowadzenie nowych wraz z istniejącymi. I ta zmiana wpłynie na te same powiązane działania. Oznacza to, że w pewnym sensie użytkownik otrzymuje pełną automatyzację.

To samo dotyczy na przykład, gdy pewna grupa towarów jest sprzedawana przez odpowiedni dział przedsiębiorstwa, nagłówki są automatycznie spisywane w bazie danych towarów dostępnych w magazynie. Ale to są najbardziej proste przykłady. W rzeczywistości aplikacja ma znacznie więcej funkcji.

Struktura Microsoft Access

Jeśli chodzi o wygodę pracy, osiąga się to dzięki obecności głównych elementów, które odgrywają kluczową rolę w analizie i przetwarzaniu danych z baz danych. Wśród głównych elementów są następujące:

• tabela - element przechowujący podstawowe informacje w określonym formacie (numeryczne, tekstowe, graficzne itp.);
• zapytanie - sposób dostępu do powiązanych elementów, innych baz danych lub programów osób trzecich;
• forma – prezentacja informacji lub danych w przyjaznej dla użytkownika formie;
• raport - wyjście przetworzonych wyników;
• makro - element wykonywalny, który umożliwia wykonanie określonych akcji w przypadku wystąpienia zdarzenia, utworzenia żądania, wygenerowania raportu;
• moduł - oznacza język wizualny Podstawowy, pozwalający znacznie rozszerzyć możliwości programu w oparciu o tworzenie procedur i korzystanie z wielu funkcji.

Komunikacja z innymi programami i zewnętrznymi bazami danych

Jak już wiadomo, Access to program, który pozwala nie tylko korzystać z własnych danych wprowadzonych przez użytkownika, ale także łączyć je ze sobą. Możliwości aplikacji są takie, że informacje mogą być importowane z innych aplikacji (FoxPro, Paradox, Excel, Word itp.). Aby uprościć procedury, dane nie mogą być importowane, ale łączone, i to nie tylko ze wskazanymi programami, ale również ze źródłami w środowisko sieciowe lub w Internecie.

Sam proces łączenia odbywa się na podstawie żądań zgodnie z rodzajem działania baz danych. dane SQL(Dostęp również je obsługuje).

Twórz z szablonów

W programie Access głównym elementem jest tabela. Przez wygląd ten składnik jest bardzo podobny do Arkusze Excel, jednak możliwości Accessa są znacznie szersze, a zasady pracy z takimi elementami mają swoje charakterystyczne cechy.



Jednak tworzenie własnej bazy danych po uruchomieniu programu jest dość łatwe. Po pojawieniu się okna powitalnego użytkownik ma do wyboru szablony, na podstawie których zostanie utworzona przyszła struktura bazy danych w postaci tabeli. Jest to tak zwany widok Backstage. Tutaj możesz znaleźć wbudowane puste miejsca, które są przydatne do wykonywania określonych zadań lub odwołać się do wyszukiwania w oficjalnym zasobie Microsoft, jeśli żaden z nich na liście nie odpowiada potrzebom użytkownika (choć jest to mało prawdopodobne).

Baza danych od podstaw

Jeśli nic nie odpowiada użytkownikowi i chce samodzielnie stworzyć bazę danych, tworząc nowy plik w odpowiednim menu, należy wybrać pustą bazę danych. Tutaj warto zastanowić się nad pewnymi ograniczeniami. Na przykład komputerowe bazy danych nie obsługują publikowania w Internecie, a internetowe bazy danych nie są zgodne z niektórymi funkcjami poprzednich.



Po utworzeniu tabeli początkowej możesz przystąpić do wprowadzania danych. Pamiętaj, że dane można wprowadzać tylko w sąsiednich kolumnach i wierszach. Nie dodawaj też między nimi pustych komórek, tak jak to się robi w Excelu. Oprócz, warunek konieczny jest to, że każda kolumna musi zawierać tylko jeden typ danych, tj. jeśli format to pierwotnie data i godzina, informacje oparte na wykładniku wprowadzone w kolumnie nie zostaną rozpoznane. Więc jeśli to możliwe, musisz zaplanować stół z tej perspektywy. Aby uprościć pracę, możesz użyć specjalnego trybu projektanta.

Niuanse importowania i łączenia danych z innymi źródłami

W kwestii importu danych możliwości programu są praktycznie nieograniczone. Podstawowym warunkiem jest tylko to, że importowane dane muszą być podzielone na typy tabelaryczne (takie jak tabele w Excelu lub Wordzie). Jeżeli import odbywa się np. w wersji tekstowej z Notatnika, podobną strukturę można utworzyć za pomocą tabulatora (klawisz Tab).



Możesz używać list programu SharePoint, a także łączyć dane, aby ułatwić sobie pracę. Aby to zrobić, użyj specjalnego polecenia na karcie danych zewnętrznych, znajdującej się w grupie importu i linków. Tutaj oferowane są gotowe rozwiązania (Excel, Word itp.). Przy wyborze wystarczy określić lokalizację żądany plik, miejsce zapisania w aktualnej bazie danych i potwierdzenie wyboru.

Wniosek

Takowo Dostęp do aplikacji. Program cieszy się dużą popularnością wśród szerokiego grona użytkowników, ponieważ jego twórcy starali się w jak największym stopniu połączyć w nim możliwości innych programów tego typu. I to właśnie zrobił ta aplikacja bardzo elastyczny w dostosowywaniu i automatycznym stosowaniu większości funkcji. Pozostaje jeszcze dodać, że Access jest bardzo potężnym narzędziem do przetwarzania danych, chociaż uwzględniono tutaj tylko najbardziej podstawowe informacje o aplikacji.

Ministerstwo Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej

Federalna Państwowa Budżetowa Instytucja Oświatowa Wyższej

kształcenie zawodowe

„Państwowa Akademia Ekonomii i Prawa w Chabarowsku”

Podstawy pracy z subd microsoft Dostęp2007

Chabarowsk 2011

Podstawy pracy z DBMS Microsoft Access 2007: wytyczne wykonywania pracy laboratoryjnej dla studentów I roku studiów licencjackich wszystkich dziedzin kształcenia stacjonarnego / komp. L. W. Samojłowa. - Chabarowsk: RIC KhGAEP, 2011. - 32 s.

Recenzent dr D. V. Timoshenko technika Sci., profesor nadzwyczajny, Zakład ICE, PNU

Zatwierdzone przez radę wydawniczo-biblioteczną akademii jako wytyczne dla licencjatów I roku wszystkich specjalności kształcenia stacjonarnego

Ludmiła Wiktorowna Samojłowa Podstawy pracy z subd Microsoft Access 2007

Wytyczne wykonywania pracy laboratoryjnej dla studentów I roku studiów licencjackich wszystkich dziedzin kształcenia stacjonarnego

Redaktor G.S. Odincowa

_____________________________________________________________

Podpisano do druku w formacie 60x84/16.

Papier do pisania. Druk cyfrowy. R.l. 1.9. Uch.-wyd. 1.3.

Nakład 100 egzemplarzy. Nr zamówienia. ___________________

_______________________________________________________________

680042, Chabarowsk, ul. Pacyfik, 134, hgaep, ritz

© Chabarowska Państwowa Akademia Ekonomii i Prawa, 2011

Podstawowe koncepcje

We współczesnym świecie człowiek ma do czynienia z ogromnymi zbiorami jednorodnych informacji. Informacje te trzeba w jakiś sposób posortować, przetworzyć tymi samymi metodami, a w efekcie zebrać dane lub wyszukać konkretne informacje w masie. Służą temu bazy danych.

Pod Baza danych przyjęło się rozumieć zbiór logicznie zorganizowanych i wzajemnie połączonych danych współdzielonych przez różne zadania w ramach jednego zautomatyzowanego systemu informacyjnego.

Oprogramowanie wykonujące operacje na bazach danych nazywa się DBMS - system zarządzania bazą danych. DBMS pozwala na strukturyzację, systematyzację i organizację danych w celu ich komputerowego przechowywania i przetwarzania.

DBMS- zestaw narzędzi językowych i programowych zaprojektowanych do tworzenia, utrzymywania i udostępniania bazy danych wielu użytkownikom.

Program Microsoft Access 2007 to system zarządzania bazą danych. Jest częścią pakietu Microsoft Office Professional 2007, co zapewnia jego połączenie z innymi aplikacjami biurowymi (test edytor słów, arkusz kalkulacyjny programu Excel). Korzystając z SZBD Microsoft Access można łatwo przechowywać i przetwarzać duże ilości informacji, kontrolować poprawność danych na etapie ich wprowadzania, wydobywać niezbędne informacje z bazy danych, przygotowywać raporty, tworzyć formularze dla wygodniejszej pracy z danymi. Z bazą danych może pracować jednocześnie kilku użytkowników. Microsoft Access jest potężnym narzędziem, ale wystarczy kilka prostych kroków, aby rozpocząć i utworzyć własną bazę danych.

Program Microsoft Access jest relacyjnym DBMS (z angielskiego relacja - relacja). Oznacza to, że baza danych w programie Access składa się z powiązanych ze sobą tabel.

Tabela bazy danych to zwykła tabela złożona z wierszy i kolumn.

Kolumny tabeli nazywają się pola (atrybuty). Przechowują atrybuty obiektu. Każde pole tabeli ma unikalną nazwę i zawiera ściśle określony typ danych.

Wiersze tabeli nazywają się rekordy (krotki). Rekord zawiera kilka komórek tabeli, które przechowują pewne informacje o obiektach. Każdy wpis zawiera informacje o jednym obiekcie. Linie są w kolejności losowej i nie mają numerów. Wyszukiwanie ciągów odbywa się nie według liczb, ale według identyfikatorów ( Klucze).

Klucz to pole, za pomocą którego połączone są tabele.

Klucz może być prosty lub złożony. Klucz zdefiniowany przez jedno pole tabeli nazywa się prosty. Jeśli klucz składa się z dwóch lub więcej atrybutów, nazywa się to złożony.

Klucz może być podstawowy lub obcy. główny klucz jednoznacznie identyfikuje każdy wpis w tabeli; Zduplikowane wartości kluczy są niedozwolone. To znaczy, klucz podstawowy musi definiować pojedynczy rekord (wiersz) w tabeli, czyli być unikalny.

Klucz zewnętrzny jest atrybutem jednej relacji, który jest podstawowym kluczem innej relacji. Klucz obcy służą do organizowania relacji między tabelami bazy danych (głównej i podrzędnej) oraz do utrzymywania ograniczeń integralności referencyjnej danych.

Aby wypełnić tabele informacjami, możesz wprowadzić dane ręcznie w trybie edycji tabeli, utwórz Formularz do wprowadzania danych lub importowania danych ze źródeł zewnętrznych. Aby wyszukiwać, wybierać, sortować dane, możesz tworzyć upraszanie oraz do wizualnej prezentacji danych i drukowania - raporty.

Głównym celem tego programu jest tworzenie i praca z bazami danych, które można powiązać zarówno dla małych projektów, jak i dla duży biznes. Z jego pomocą wygodnie będzie zarządzać danymi, edytować i przechowywać informacje.

Pakiet aplikacji Microsoft Office - Access - służy do pracy z bazami danych




Oczywiście przed rozpoczęciem pracy będziesz musiał stworzyć lub otworzyć istniejącą bazę danych.

Otwórz program i przejdź do menu głównego, klikając polecenie „Plik”, a następnie wybierz element „Utwórz”. Tworząc nowa baza, pojawi się wybór pustej strony, która będzie miała w sobie jedną tabelę, lub internetowej bazy danych, która pozwoli Ci wykorzystać wbudowane narzędzia programu np. do Twoich publikacji w Internecie.

Dodatkowo, aby maksymalnie uprościć tworzenie nowej bazy danych, użytkownik ma do wyboru szablony, które pozwalają na stworzenie bazy danych skoncentrowanej na konkretnym zadaniu. Nawiasem mówiąc, może to pomóc w szybkim stworzeniu wymaganego kształtu stołu bez ręcznego ustawiania wszystkiego.



Wypełnianie bazy informacjami

Po utworzeniu bazy danych konieczne jest wypełnienie jej odpowiednimi informacjami, których strukturę należy wcześniej przemyśleć, ponieważ funkcjonalność programu pozwala na formatowanie danych w kilku formach:

1. Teraz najwygodniejszym i najczęstszym rodzajem strukturyzacji informacji jest tabela. Pod względem swoich możliwości i wyglądu tabele w Accessie nie różnią się zbytnio od tych w Excelu, co z kolei znacznie ułatwia przenoszenie danych z jednego programu do drugiego.
2. Drugim sposobem wprowadzania informacji są formularze, są one nieco podobne do tabel, jednak zapewniają bardziej wizualną prezentację danych.
3. Aby obliczyć i wyświetlić informacje z Twojej bazy, udostępniane są raporty, które pozwolą Ci przeanalizować i obliczyć np. Twoje dochody czy liczbę kontrahentów, z którymi współpracujesz. Są bardzo elastyczne i pozwalają na wykonanie dowolnych obliczeń, w zależności od wprowadzonych danych.
4. Pobieranie i sortowanie nowych danych w programie odbywa się za pomocą zapytań. Za ich pomocą można znaleźć konkretne dane wśród kilku tabel, a także tworzyć lub aktualizować dane.

Wszystkie powyższe funkcje znajdują się na pasku narzędzi, w zakładce „Utwórz”. Tam możesz wybrać element, który chcesz utworzyć, a następnie w otwartym „Projekcie” dostosuj go dla siebie.



Tworzenie bazy danych i importowanie informacji

Po utworzeniu nowej bazy danych zobaczysz tylko pustą tabelę. Możesz wypełnić go ręcznie lub wypełnić kopiując niezbędne informacje z Internetu. Należy pamiętać, że każda wprowadzana informacja powinna być umieszczona w osobnej kolumnie, a każdy wpis powinien mieć osobistą linię. Nawiasem mówiąc, nazwy kolumn można zmienić, aby lepiej poruszać się po ich zawartości.

Jeśli wszystkie potrzebne informacje znajdują się w innym programie lub źródle, program umożliwia dostosowanie importu danych.

Wszystkie ustawienia importu znajdują się w osobnej zakładce w panelu sterowania o nazwie „Dane zewnętrzne”. Tutaj, w obszarze „Import i linki”, wymienione są dostępne formaty, między innymi dokumenty Excel, Access, pliki tekstowe i XML, strony WWW, foldery Outlooka itp. Po wybraniu wymaganego formatu, z którego będą przesyłane informacje, należy określić ścieżkę do lokalizacji pliku. Jeśli znajduje się na serwerze, program będzie wymagał podania adresu serwera. Podczas importowania natkniesz się na różne ustawienia, które mają na celu prawidłowe przesyłanie danych do programu Access. Postępuj zgodnie z instrukcjami programu.



Podstawowe klucze i relacje między tabelami

Podczas tworzenia tabeli program automatycznie nadaje każdemu wpisowi unikalny klucz. Domyślnie ma kolumnę nazwy, która rozwija się w miarę wprowadzania nowych danych. Ta kolumna jest kluczem podstawowym. Oprócz tych kluczy podstawowych baza danych może również zawierać pola związane z informacjami zawartymi w innej tabeli.

Na przykład masz dwie tabele zawierające powiązane informacje. Na przykład nazywają się „Dzień” i „Plan”. Wybierając pole „Poniedziałek” w pierwszej tabeli, możesz połączyć je z dowolnym polem w tabeli „Plan”, a po najechaniu na jedno z tych pól zobaczysz informacje i powiązane komórki.

Takie relacje sprawią, że Twoja baza danych będzie łatwiejsza do odczytania i prawdopodobnie zwiększą jej użyteczność i wydajność.

Aby utworzyć relację, przejdź do zakładki „Narzędzia bazy danych” i w obszarze „Relacje” wybierz przycisk „Schemat danych”. W wyświetlonym oknie zobaczysz wszystkie przetworzone bazy danych. Należy zwrócić uwagę na fakt, że bazy danych muszą posiadać specjalne pola przeznaczone na klucze obce. W naszym przykładzie, jeśli w drugiej tabeli chcesz wyświetlić dzień tygodnia lub liczbę, zostaw puste pole, nazywając je „Dzień”. Ustaw również format pól, ponieważ powinien być taki sam dla obu tabel.

Następnie, przy otwartych dwóch tabelach, przeciągnij pole, które chcesz połączyć, do specjalnie przygotowanego pola klucz obcy. Pojawi się okno „Edytuj relacje”, w którym zobaczysz oddzielnie wybrane pola. Aby zapewnić zmiany danych w obu powiązanych polach i tabelach, zaznacz pole Wymuszaj integralność danych.

Tworzenie i rodzaje wniosków

Zapytanie to akcja w programie, która umożliwia użytkownikowi edycję lub wprowadzanie informacji do bazy danych. W rzeczywistości wnioski dzielą się na 2 typy:

1. Żądania obieralne, dzięki którym program uzyskuje określone informacje i dokonuje na nich obliczeń.
2. Żądania akcji, które dodają lub usuwają informacje z bazy danych.

Wybierając opcję „Kreator zapytań” w zakładce „Utwórz”, program przeprowadzi proces tworzenia określonego typu zapytania. Postępuj zgodnie z instrukcją.

Zapytania mogą bardzo pomóc w uporządkowaniu danych i zawsze odwołują się do określonych informacji.

Na przykład możesz utworzyć zapytanie wybierające na podstawie określonych parametrów. Jeśli chcesz zobaczyć informacje o określonej dacie lub dniu w tabeli „Dzień” dla całego okresu, możesz skonfigurować podobna prośba. Wybierz element „Konstruktor zapytań”, a w nim potrzebną tabelę. Domyślnie zapytanie będzie selektywne, stanie się jasne, jeśli spojrzysz na pasek narzędzi z podświetlonym przyciskiem „Wybierz”. Aby program wyszukał dokładnie datę lub dzień, którego potrzebujesz, znajdź wiersz „Warunek wyboru” i wpisz tam frazę [jaki dzień?]. Pamiętaj, że zapytanie musi być umieszczone w kwadratowych ramionach i kończyć się znakiem zapytania lub dwukropkiem.

To tylko jedna z opcji używania zapytań. W rzeczywistości mogą być również używane do tworzenia nowych tabel, filtrowania danych według kryteriów itp.

Konfigurowanie i korzystanie z formularzy

Korzystając z formularzy, użytkownik może łatwo przeglądać informacje dla każdego pola i przełączać się między istniejące rekordy. Przy wprowadzaniu informacji przez długi czas korzystanie z formularzy ułatwia pracę z danymi.

Otwórz zakładkę "Utwórz" i znajdź element "Formularz", klikając na który się pojawi forma standardowa, na podstawie danych z tabeli. Wyświetlane pola informacyjne podlegają różnego rodzaju zmianom, w tym wysokości, szerokości itp. Należy pamiętać, że jeśli istnieją relacje w powyższej tabeli, zobaczysz je i możesz zmienić ich konfigurację w tym samym oknie. Na dole programu zobaczysz strzałki, które pozwolą ci kolejno otwierać każdą kolumnę tabeli lub od razu przejść do pierwszej i ostatniej. Teraz każdy z nich jest osobnym rekordem, którego pola możesz dostosować, klikając przycisk „Dodaj pola”. Zmienione i wprowadzone w ten sposób informacje będą wyświetlane w tabeli i we wszystkich dołączonych do niej tabelach. Po skonfigurowaniu formularza musisz go zapisać, naciskając kombinację klawiszy „Ctrl + S”.

Utwórz raport

Głównym celem raportów jest dostarczenie użytkownikowi ogólnego podsumowania tabeli. Możesz stworzyć absolutnie dowolny raport, w zależności od danych.

Program pozwala wybrać rodzaj raportu, udostępniając kilka do wyboru:

1. Raport - auto-raport zostanie utworzony z wykorzystaniem wszystkich informacji podanych w tabeli, jednak dane nie będą grupowane.
2. Pusty raport to pusty formularz, którego dane możesz wybrać samodzielnie z wymaganych pól.
3. Kreator raportów - przeprowadzi Cię przez proces tworzenia raportu oraz grupowania i formatowania danych.

W pustym raporcie możesz dodawać, usuwać lub edytować pola, wypełniając je niezbędnymi informacjami, tworzyć specjalne grupy, które pomogą oddzielić niektóre dane od reszty i wiele więcej.



Powyższe to wszystkie podstawy, które pomogą Ci samodzielnie zarządzać i dostosowywać program Access, jednak jego funkcjonalność jest dość szeroka i zapewnia więcej strojenie funkcje omówione tutaj.