Види форматування документа Word. Форматування текстових документів

Microsoft Word

Форматування текстових документів

Вибір шрифтів

Одна з перших характеристик, яку користувач зазвичай і найчастіше змінює текст - тип і розмір шрифту. Наприклад, хоча шрифти Times чудово виглядають на екрані, вони можуть не дуже добре виходити під час друку і безумовно не рекомендуються для документів, призначених для електронного зчитування або сканування. Найпростіший спосіб змінити шрифт - це звернутися до панелі форматування. Тут є список шрифтів, що випадає. Коли він згорнутий, у його вікні видно поточний тип шрифту. Натиснувши на вікні, ми отримаємо список шрифтів, доступних у системі.

Проблемою цього є те, що користувач, вибираючи шрифт, повинен знати, як він виглядатиме. Тому рекомендується зробити кілька додаткових клацань мишею та скористатися командою Шрифт меню Формат. При цьому можна не тільки вибрати тип шрифту, попередньо переглянувши його, але також встановити деякі ефекти та атрибути шрифту, наприклад, його розмір та колір, а також його модифікації - жирний, курсив, підкреслений, закреслений індекси і т.д. На рис. 1 показано вікно Шрифт та доступні в ньому опції. Зверніть увагу на вкладку Інтервал, за допомогою якої можна встановити проміжок між символами шрифту.

Будь-яку з установок можна вибрати для зміни існуючого тексту, виділивши потрібну область і потім обравши опцію.

Розмір шрифту вимірюється в точках.Цей термін надійшов з індустрії принтерів. В одному дюймі 72 пункти, тому в області друкованої сторінки висотою 1 мм поміститься, наприклад, 6 рядків тексту розміром 12 пікселів.

Рисунок 1 Вікно Шрифт зі списком шрифтів.

Отже, що більший розмір шрифту в точках, то вище (але не обов'язково ширше) будуть літери тексту.

Одним із важливих моментівпри виборі шрифту є питання, чи поширюватиметься електронна версія документа. Якщо документ призначений для негайного друку на місці та розповсюдження друкованих копій, то вибір шрифту не матиме значення. Однак, якщо поширюватися буде електронна версія документа у вигляді файлу, слід намагатися користуватися системними шрифтами Windows, уникаючи оригінальних шрифтів - адресати можуть мати таких шрифтів. І якщо таке трапиться, то документ може набути дивного або взагалі нечитаного вигляду, оскільки Word намагатиметься знайти заміну відсутньому шрифту, і знайдена заміна не завжди виявиться задовільною.

Робота з відступами та параметрами сторінки

Інше зміна тексту, що часто застосовується, - це встановлення відступів. Зробити це для абзацу можна, перемістивши на лінійці розмітки маркер відступу у потрібну позицію або внісши відповідні установки у вікні діалогу Абзац. Установки та операції з маркерами мають ефект для поточного абзацу або виділеної ділянки тексту, а не для документа в цілому.

Іншим способом змінити відступи в документі (або окремій його частині) - звернутися до меню Файл і вибрати опцію Параметри сторінки. Рис. 3 видно стан вкладки Поля вікна Параметри сторінки після виконання установок лівого відступу та палітурки.

На вкладці Поля можна встановити верхній, нижній, правий, лівий відступи, а також область, що виділяється для палітурних потреб. Значення всіх параметрів відраховуються від країв сторінки.

Рисунок 2 Приклад зміни відступів за допомогою маркерів лінійки

Рисунок 3. Вкладка Поля вікна діалогу Параметри сторінки

Нижче області відступів на вкладці розташовані вікна введення верхнього та нижнього колонтитулів. Слід пам'ятати, що значення цих параметрів відраховуються від кромок листа; при цьому верхній та нижній відступи не беруться до уваги. Іншими словами, слід стежити за тим, наприклад, щоб не призначити друк колонтитулів поверх основного тексту.

Нижче поля, на якому видно, як установки вплинуть на вигляд сторінки, розташований список Застосувати:, в якому можна вказати, відносяться проведені зміни до всього документа або тільки до частини від поточної позиції курсора до кінця.

Справа внизу розташований прапорець Дзеркальні поля. На рис. 4 видно, як зміниться вигляд вікна Параметри сторінки при включенні цієї опції, що говорить про те, що документ друкуватиметься з обох сторін аркуша. У прикладі також встановлений розмір палітурки, який позначений розміткою всередині сторінок.

Рисунок 4. Вікно Параметри сторінки після увімкнення дзеркальних полів

На вкладці Розмір паперу можна вказати розміри сторінки для друку. У зв'язку з тим, що параметри налаштування сторінки прив'язуються до країв, що визначаються її розмірами, оперувати цими значеннями слід дуже акуратно. Система пропонує кілька стандартних розмірів сторінок, серед яких можна вибрати відповідну.

Наступна вкладка вікна Параметри сторінки - Джерело паперу. Ця вкладка застосовується, якщо принтер підтримує різні способиподачі паперу. У разі потреби завжди можна змінити інсталяцію. У цій вкладці також можна встановити різні способи подачі паперу для першої сторінки та інших сторінок. Зазвичай це робиться, коли перша сторінка друкується на окремих листах, а решта - на рулонному папері.

Наступна вкладка - Макет. Вона містить додаткові опціїсторінки розмітки. На рис. 5 показано вікно Параметри сторінки після натискання кнопки Нумерація рядків. Вкладка Макет дозволяє встановити опції для розділів та структури документа з вертикалі. Часто доводиться виготовляти спеціальні налаштуваннязаголовків та колонтитулів. У документі можуть бути різні колонтитули (верхній та нижній) для парної та непарної сторінок (наприклад, як у книгах, де розділ вказаний на один бік розвороту, а глава – на інший); також можна встановити інший колонтитул для першої сторінки документа.

Налаштування Нумерація рядків (мал. 5) дуже важливі у випадках, коли необхідні посилання за номером рядка (наприклад, у деяких юридичних документах) або коли необхідно знати абсолютну позицію у файлі. Можливість нумерації рядків можна використовувати під час програмування. Одним з можливих застосувань може бути створення нумерованих списків, особливо, коли ці списки дуже довгі.

Верхній та нижній колонтитули

Колонтитули призначені для представлення періодичної або періодичної інформації, наприклад, дати, номера сторінки вгорі або внизу сторінки.

Команда для роботи з колонтитулами міститься в меню Вид. Вибір опції Колонтитули в цьому меню активує екран, зображений на рис. 6, де документ, крім лінійки розмітки, має ще вертикальну лінійку колонтитулів і додатковою панеллюінструментів.

На цьому екрані текст документа стає бляклим; це означає, що його не можна адаптувати, поки користувач зайнятий установкою верхнього та нижнього колонтитулів. В області Верхній колонтитул можна вдрукувати текст, а також вставити графічний образ або поле автоматичного виведення дати або номера сторінки. Те саме стосується й області для введення нижнього колонтитулу.

Кнопки панелі інструментів колонтитулів активують різні функції роботи колонтитулами. Робота в цій панелі інструментів починається зазвичай з крайньої лівої кнопки, що служить для перемикання між верхнім та нижнім колонтитулами. Наступні дві кнопки - Перейти до попереднього та Перейти до наступного. Якщо для різних розділів документа є кілька колонтитулів, то ця кнопка дозволяє переміщатися між ними. Наступна кнопка -- Як у попередньому розділі, що дозволяє копіювати верхній або нижній колонтитул із одного розділу до іншого.

Рисунок 5 Вкладка Макет із вікном Нумерація рядків

Далі слідує кнопка Номер сторінки, позначена зображенням сторінки зі знаком "#" на ній. Кнопка організовує поле, яке відображатиме поточний номер сторінки. Поле вставляється у поточній позиції курсору. Так само дві кнопки створюють поля для виведення дати і поточного часу (теж у позиції курсора). Дата та час вставляються в документ під час друку.

Рисунок 6. Режим Колонтитулів.

Клавіша Параметри сторінки, розташована далі праворуч, відкриває вікно Параметри сторінки з відкритою вкладкою Макет, див. мал. 5). Наступна кнопка призначена для приховування тексту. Це допоможе розрізняти, що стосується верхнього або нижнього колонтитулу, а що ні.

І остання, крайня справа кнопка – це кнопка Закрити. Вона призначена повернення до режиму до початку роботи з колонтитулами. Вона приховує колонтитули та дозволяє продовжити редагування тексту.

Обрамлення та заливання.

Обрамлення та Заливка – дві функції, які дозволяють акцентувати розділи та області в документі.

Як і у випадку з іншими функціями Word, існує два способи активування цих функцій. Перший спосіб - це використовувати крайню праворуч кнопку на панелі Форматування (вона має знак квадрата з перехрестям ліній). При натисканні цієї кнопки з'являється панель Обрамлення (мал. 7).

Хоча панель називається Обрамлення, список на правому кінці панелі дозволяє встановити стиль заповнення. Працюйте з цими функціями також у вікні Обрамлення та заливки з меню Формат. Вибір цієї команди відкриє вікно діалогу, зображене на рис. 8.

Рисунок 7 Панель таблиці та межі

Рисунок 9. Вкладка Сторінка вікна Межі та заливка

У вікні схематично представлений приклад екрану, за змінами якого можна оцінити, як на нього вплине вибір тієї чи іншої опції. Можна встановити відстань від тексту до меж окантовки, товщину та тип лінії окантовки, а також її колір.

Так само, клацнувши на вкладці Заливка, можна отримати доступ до ряду опцій заповнення розділу.

Крім цих вкладок, у Word вікно Обрамлення містить вкладку Сторінка, на якій представлені додаткові установкидля оформлення сторінок документа (рис. 9).

Працюючи з цими вкладками, можна комбінувати їх опції та отримувати при оформленні документа чудові результати.

Примітка. Вся хитрість використання розглянутих опцій щодо оформлення тексту полягає в помірності. Використання цих ефектів з акцентування розділів або об'єктів тексту більше одного разу на сторінці може призвести до того, що ці виділення перестануть привертати увагу.

Колонки

Більшість газет, листів новин, журналів містять більше одного стовпця тексту. Так само, якщо є дуже великий документ і його потрібно якось розбити для зручності читання, з допомогою Wordможна створити стовпчики тексту. Зробити це можна, вибравши команду Колонки меню Формат. При цьому відкриється вікно, зображене на мал. 10, в якому є безліч різних установокдля керування форматуванням колонок.

У цьому вікні перші три з п'яти малих вікон-опцій дозволяють вибрати просте розбиття тексту на одну, дві або три рівні колонки. Наступні два вікна призначені для розбиття тексту на два нерівні стовпці зі зсувом вліво або вправо. Якщо вибрати одну з цих двох опцій, можна вказати кількість колонок у полі Число колонок, розташованому знизу від цих п'яти опцій.

У розділі Ширина та інтервал вікна Колонки можна встановити розміри кожної з колонок (якщо потрібно використовувати такий рівень управління форматуванням, наприклад, якщо потрібно отримати одну вузьку колонку посередині та дві широкі по сторонах). Але буває досить рівних по ширині колонок. Для цього потрібно встановити прапорець колонки однакової ширини.

Рисунок 10. Вікно діалогу Колонки

У полі Застосувати внизу вікна можна вказати, чи належать ці установки до всього документа або тільки до частини, починаючи з поточної позиції курсору. З правого боку екрана знаходяться кнопки ОК і Cancel (Скасувати), а також прапорець Розділювач, за допомогою якого можна встановити лінії між стовпцями тексту. Внизу праворуч розташований прапорець Нова колонка, який ініціює створення колонок із тексту, розташованого після поточної позиції курсору (при цьому потрібно вибрати опцію До кінця документа у списку Застосувати).

Одним з найпоширеніших способів представлення даних є створення списків. Однак, коли в списку для кожного пункту є три або чотири елементи, уявити такий список вже важко і він стає нечитабельним. З цієї точки зору для наочного представлення даних є сенс організовувати їх у таблиці.

Найпростіший спосіб ввести таблицю в документ - це звернутися до меню Таблиця і вибрати опцію Вставити таблицю. При цьому відкриється діалогове вікно, в якому можна визначити просту таблицю, запустити майстер таблиць або використовувати функцію Автоформат для перетворення наявної простої таблиці на складнішу і привабливішу (рис. 11).

Якщо в документі є певний текст, який, на думку користувача, буде непогано виглядати у вигляді таблиці, можна скористатися командою Перетворити на таблицю меню Таблиця, щоб перетворити цей текст на таблицю. У вікні Перетворити на таблицю потрібно вказати кількість рядків та стовпців таблиці. У цьому вікні також надано зручну нагоду використовувати опцію Автоформат, щоб зробити привабливим зовнішній вигляд таблиці.

Опції Обрамлення та Заливка, які раніше обговорювалися в цьому розділі, можуть стати в нагоді для виділення таблиці на сторінці документа.

Інший спосіб швидко ввести таблицю – це натиснути кнопку Вставити таблицю на стандартній панелі інструментів (рис. 12). Натиснувши цю кнопку (відкриється вікно з рядом порожніх осередків) і не відпускаючи кнопку миші, протягнувши курсор, можна визначити кількість рядків та стовпців нової порожньої таблиці. Решту форматування можна виконати за допомогою опції Автоформат.

Користувачі, яким доводилося зіштовхуватися з текстами на наукову тематику (також всі, хто писав якісь реферати), знають, що таке виноски та примітки. Ідея тут полягає в тому, щоб помітити якусь область, тексту і потім нижче за текстом привести пояснення та коментарі щодо позначеного тексту. Виноски (звичайні) друкуються внизу сторінки, а коментарі (кінцеві виноски) наводяться наприкінці документа чи книги. Введення їх у текст не становить складності. Почати потрібно із вказівки позиції, де стоятиме індикатор виноски або коментаря. Потім необхідно вибрати опцію Виноска в меню Вставка для кожної виноски. Відкривається діалогове вікно, зображене на рис. 13, де можна вказати, про що йдеться - про виноску або коментарі та встановити для них індикацію. Можна використовувати автоматичну нумерацію маркерів, так і вводити свої символи.

Після закриття цього вікна у вказану позицію тексту буде поміщений вибраний покажчик. При цьому внизу екрана Word відкриється наступне вікно, в якому можна буде надрукувати інформацію для виноски.

Інформація, що вводиться у цьому вікні, прив'язується до вказівника виноски. Під час друку документа виноски нумеруються та вставляються наприкінці сторінок або наприкінці документа.

Примітки та виправлення

Тим, хто часто працює над документами, складеними іншими людьми, ймовірно, доводиться робити за текстом коментарі та виправлення. Використання приміток та виправлень Word допоможе робити це, не порушуючи оригіналу тексту.

Примітки можна назвати електронними нотатками. Вони зберігаються як окрема інформація, прив'язана до тексту і яку можна будь-коли переглянути. Для введення примітки потрібно встановити курсор у позицію тексту, до якої буде належати примітка. Потім у меню Виділення виберіть команду Примітка. У позиції курсору буде поміщений покажчик і відкриється вікно, що містить поле для введення змісту примітки (див. мал. 14). У цьому вікні також можна ввести ім'я автора примітки.

У вікні інструкції є кнопка з піктограмою, що зображує компакт-касету. Якщо до комп'ютера підключено мікрофон, натиснувши цю піктограму, можна записати голосову примітку. Переглянути примітку можна, двічі клацнувши її вказівнику або вибравши команду Примітки в меню Вигляд.

Виправлення використовуються для прив'язки до тексту більш "дієвих" коментарів. Застосувавши їх, читач документа може внести зміни до документа; потім розробник документа або третя особа може вирішити, прийняти запропоновані зміни або залишити оригінальну версію цієї області документа.

Щоб активувати функцію виправлень, потрібно в меню Сервіс вибрати команду Виправлення або двічі клацнути панель ІСПР рядка стану. Відкриється діалогове вікно Виправлення.

У цьому вікні можна вибрати ряд опцій, що управляють характером представлення виправлень. Також можна скористатися функцією Порівняти версії для порівняння поточного документа з іншим файлом. Кнопка Об'єднати виправлення дозволяє, взявши примітки та виправлення з одного документа, застосувати їх до іншого документа. Для початку запису виправлень потрібно встановити прапорець Записувати виправлення для зупинки запису - зняти цей прапорець. Клавіша Параметри відкриває вікно, в якому можна вказати способи маркування виправлень.

В сучасних засобахДля підготовки текстових документів використовуються два типи оформлення структурних елементів тексту. Це безпосереднє оформлення, коли форматування застосовується до попередньо виділеного фрагмента за допомогою команд меню та оформлення із застосуванням "стилю".

Розглянемо докладніше процес безпосереднього форматування. Кожен документ, створюваний засобами текстового процесора, має як основу деяке оформлення за промовчанням. Набір параметрів (або атрибутів оформлення) та їх конкретні величини визначаються програмою текстового процесора.

Наприклад, текстовий процесор Word для Windows за промовчанням пропонує наступні параметри оформлення документа:

· Символи: нормальної насиченості, кегль 10 пунктів;

· Абзаци: без відступів, вирівняні вліво, через один інтервал;

· Величина табуляції: через 0,5 дюйма (або 1,27 см);

· Розмір друкованої сторінки документа: формат А4 (210 мм на 297 мм);

· межі тексту на друкованій сторінці: ліве та праве поля – 3,17 см, верхнє та нижнє – 1,5 см.

Таким чином, кожен документ створюється за існуючим шаблоном документа.

Розрізняють три типи форматування прозових документів:

· символьне (або шрифтове оформлення);

· Форматування абзацу документа;

· Оформлення (верстка) сторінок або розділів документа.

Стандартними параметрами символьного оформлення є:

· Тип (гарнітура) шрифту;

· кегль (величина) шрифту;

· Накреслення літер (звичайний, напівжирний, курсив, напівжирний курсив);

· Підкреслення;

· Колір символів;

· розташування символів щодо опорної лінії рядка (верхній та нижній індекс).

Абзац є одним із основних структурних елементів прозового документа. Зазвичай, новий абзац у тексті утворюється при натисканні клавіші "Enter" на клавіатурі при наборі тексту. При цьому курсор введення переходить на новий рядок і встановлюється на позицію лівого відступу наступного абзацу. Позиція відступу залежить від параметрів установки конкретної системи текстової обробки. Набір параметрів абзацного форматування, аналогічно набору атрибутів символьного форматування, залежить від конкретної СПТД, серед якої виготовляється текстовий документ. До найзагальніших можна віднести:

· Відступи для рядків;

· міжрядкові інтервали;

· Обрамлення та кольору фону тексту;

· Розташування тексту абзацу на суміжних сторінках документа.

Якщо система підготовки тексту використовується для створення та оформлення багатосторінкового документа, застосовується форматування сторінок або розділів. У тексті можуть з'явитися нові структурні елементи: закладки, виноски, перехресні посилання, колонтитули.

Під закладкою (bookmark) або міткою розуміється певний фрагмент тексту документа, якому користувач надає ім'я. Надалі закладка у багатосторінковому документі може використовуватися для:

· Швидкого переходу до місця документа, позначеного закладкою;

· Створення перехресних посилань у документі.

Іноді документ містить додатки до основного тексту, підрядкові нотатки. Підрядкові примітки оформляють виносками. До складу підрядкового примітки входять два нерозривно пов'язані елементи: знак виноски та текст власне примітки. Знак виноски мають у своєму розпорядженні в основному тексті біля того місця, до якого відноситься примітка, і на початку самого примітки. Рекомендується в текстовому матеріалі використовувати знак виноски у вигляді арабських цифр, а в цифровому - у вигляді букв або знаків.

Перехресне посилання - це вказівка, що пропонує читачеві документа звернутися до іншого фрагменту тексту або малюнку, що міститься у тексті. Наприклад: "Поверніться до розділу " Базові функціїредагування тексту "(сторінка ###)".

У разі зміни назви розділу або зміщення його на іншу сторінку в результаті редагування документа подібний текст необхідно змінити вручну. Найбільш потужні системи підготовки текстів дозволяють автоматично відстежувати процес зміни за рахунок перехресних посилань на елементи тексту, зазначені спеціальним чином як закладки, заголовки, виноски, малюнки або формули.

Колонтитулом (Running head) називається однаковий для групи сторінок текст (графічне зображення), розташований поза основним текстом документа на полях друкованої сторінки. Розрізняють верхній (Header) колонтитул, розташований над текстом документа і нижній (Footer), розташований нижче основного тексту. Порядкові номери сторінок належать до колонтитулу. Їх називають колонцифрами.

Стандартними параметрами оформлення сторінок документа є:

· Поля сторінок;

· Розмір друкованого аркуша та орієнтація тексту на папері;

· Розташування колонтитулів;

· Число колонок тексту (газетний стиль).

Практично кожен текст, який Ви набираєте в документі MS Word, має бути відредаговано та відформатовано належним чином. Виняток може бути тільки в тих випадках, якщо ви друкуєте щось для себе. Та й те, приємніше дивитись на грамотно написаний текст, у якому виділено важливі частини.

Редагування документа, надрукованого у Ворді – це зміна слів, фрагментів тексту, виправлення помилок, тобто зміна вмісту. Форматування допоможе розділити текст на абзаци, вирівняти його на аркуші, поставити потрібний виглядта розмір для літер, зробити списки в тексті, таблиці та інше, тобто зробити його легким для сприйняття.

Для різних документів, різних організаціяхправильно оформлений текст – це обов'язкова вимога. Це може бути і юридичні папери, і звіти фірм, реферати чи лабораторні, курсові чи диплом.

Саме про редагування та форматування йтиметься у цій статті.

Редагування документів у Ворді

Редагування тексту включає кілька етапів. Почнемо ми з редагування символів. Для цього використовуються клавіші Backspace або Delete. "Backspace" видаляє символ, розташований ліворуч від курсору, "Delete" - праворуч. Виділити слово, символ або цифру можна клацнувши по ньому двічі мишкою. Далі або наберіть інше слово, або натисніть одну із зазначених кнопок, щоб видалити його.

Тепер відредагуємо абзаци. Якщо потрібно, щоб пропозиція в тексті починалася з нового абзацу, поставте курсор перед першим словом у цій пропозиції та натисніть «Enter» . Щоб об'єднати два абзаци, поставте курсор після останнього першого слова і натисніть «Delete» .

Щоб редагувати фрагменти тексту, виділіть його мишкою: встановіть курсор на початку фрагмента, натисніть ліву кнопку миші та, не відпускаючи її, перемістіть курсор на кінець фрагмента. Виділіть текст можна й іншим способом: встановіть курсор на початку потрібного тексту, затисніть клавішу Shift і поставте курсор на кінець тексту, який потрібно виділити.

Видалений фрагмент можна видалити, натиснувши клавішу Backspace або Delete . Також можна клацнути по ньому лівою кнопкою миші і, не відпускаючи її, перемістити фрагмент у потрібну частину документа.

Якщо потрібно перетягнути фрагмент до іншого документ Word, відкрийте два документи так, щоб обидва вони були на екрані. Потім, за допомогою миші, перетягніть текст на другий документ.

Для роботи з фрагментом тексту можна використовувати і гарячі клавіші. Виділіть текст, натисніть Ctrl+C – скопіювати, або Ctrl+X – вирізати. Потім встановіть курсор в іншу частину документа та натисніть Ctrl+V – вставити.

Якщо вам потрібно скасувати останню дію, натисніть на кнопку «Скасувати введення» на панелі швидкого доступу. Там є кнопка у вигляді дискети, натисніть на неї, щоб зберегти документ. Виконати скасування можна, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl+Z» .

Якщо вам потрібно вставити спеціальні символиу текст документа, перейдіть на вкладку «Вставка» і натисніть на кнопку «Символ» , виберіть пункт «Інші символи».

У наступному вікні у полі «Шрифт» виберіть «(спеціальні знаки)», шукайте той, який потрібно вставити в документ, виділяйте його мишкою та натискайте «Вставити» . Знак буде додано до місця документа, де було встановлено курсор. Можете також перейти на вкладку «Спеціальні знаки». Потім закрийте вікно.

Наприклад, у документі часто повторюється слово "комп'ютер", а Вам потрібно, щоб замість нього було слово "ноутбук". Щоб не видаляти сто разів, і не писати те саме, скористаємося функцією заміни в документі. Як зробити заміну в Ворді, Ви можете прочитати, перейшовши за посиланням. Вікно «Знайти та замінити»викликається комбінацією клавіш «Ctrl+H».

Важливим моментом також є перевірка правописуу документі. Орфографічні помилки підкреслені у тексті червоною хвилястою лінією, граматичні – зеленою.

Перейдіть на вкладку «Рецензування»і клацніть по кнопці «Правопис» .

Для граматичних помилок Word запропонує можливі слова для заміни, для орфографічних, у вікні буде написано пояснення помилки.

Коли перевірка правопису в документі буде завершена, з'явиться відповідне діалогове вікно, клацніть по кнопці «ОК» .

Здійснювати редагування зручніше з увімкненими недрукованими знаками. Вони показують кінець абзацу, знаки табуляції, розриви сторінок та інше. Включити їх можна, натиснувши на кнопку "Відобразити всі знаки"на вкладці "Головна" . Спочатку буде незвично, але згодом це значно спростить роботу з документами.

Форматування документів у Ворді

Тепер зробимо відредагований текст зручним для читання. Щоб інша людина, дивлячись на неї, могла вловити важливі слова, дані та іншу інформацію.

Перейдіть на вкладку "Головна" . Тут Ви знайдете велика кількістьрізних інструментів. У групі «Шрифт» можна вибрати необхідний шрифт та розмір літер, виділити текст жирним або курсивом, підкреслити або закреслити, вставити підрядковий, надрядковий знак. Можна налаштувати різні параметри анімації для тексту, вибрати фон або колір літер.

У групі "Абзац" є кнопочки для створення різних видівсписку та для вирівнювання тексту на аркуші. Тут можна вибрати фон для абзацу, налаштувати міжрядковий інтервал і інтервал між абзацами. Про те, як настроїти інтервали в Word, прочитайте, перейшовши за посиланням.

На вкладці «Вставка» можна зробити таблицю Word і зробити гіперпосилання Word . У групі «Колонтитули», клацнувши по кнопочці "Номер сторінки", можна пронумерувати сторінки у документі Ворд.

На вкладці "Розмітка сторінки"можна змінити орієнтацію сторінок документа, розбити текст на стовпчики або розставити переноси .

У деяких групах, праворуч унизу є маленька стрілочка, натиснувши на неї, відкриється діалогове вікно з додатковими параметрами.

Операції форматуваннявключають розбивку тексту на рядки (в рамках абзацу) і сторінки, вибір розташування абзаців, відступів і відбивок між абзацами, обтікання окремих абзаців, а також видів і накреслень шрифтів. Ці операції виконуються різними текстовими процесорами з різним ступенем автоматизації. Суть форматування полягає у здатності текстового процесора змінювати оформлення документа на сторінці, а саме:

• - Змінювати межі робочого поля, визначаючи поля зверху, знизу, ліворуч, праворуч;
• - встановлювати міжрядковий інтервал (розрідженість рядків на сторінці) та міжлітерний інтервал у слові;
• - вирівнювати текст - центрувати, притискати до лівого або правого кордону;
• - рівномірно розподіляти слова у рядку;
• - Використовувати різні шрифти і т.п.

Форматування тексту. У разі редагування документа змінюється його зміст, а при форматуванні - його зовнішній вигляд. В текстових редакторіврозрізняють форматування символіві форматування абзаців.

При форматування символів, як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура, розмір, зображення, тип підкреслення та інше.

Гарнітура шрифту – це термін, яким визначається загальна форма символом. Наприклад, гарнітура roman є загальною назвою для цілого сімейства класичних шрифтів і відрізняється засічками на кінцях літер та комбінаціями товстих та тонких ліній у накресленні символу. Ця гарнітура легко читається, тому розробники шрифтів створили на її базі безліч шрифтів подібного вигляду, наприклад, шрифт Times New Roman, що поставляється з Windows.

Для будь-якого фрагмента документа (слова, рядки, абзацу, речення або всього документа) можна задати шрифт. Поняття шрифту включає сукупність наступних параметрів:

• - Тип шрифту (або гарнітура). Це може бути Таймс, Кур'єр тощо;
• - розмір шрифту. Задається у пунктах. Наприклад: 14 пунктів, 16 пунктів і т. д.;
• - Накреслення (звичайний, напівжирний, курсив, напівжирний курсив);
• - Тін підкреслення (одинарне, подвійне, хвилясте і т. д.);
• - Колір шрифту;
• — ефекти (верхній та нижній індекс, закреслення, тінь тощо);

Для завдання іншого шрифту спочатку виділіть фрагмент, в якому ви збираєтеся поміняти шрифт. Для зміни типу шрифту, розміру та зображення скористайтеся панеллю інструментів.

Якщо потрібно збільшити (зменшити) розмір шрифту, розкрийте список розмірів і виберіть потрібне значенняабо введіть його самостійно. Щоб змінити тип шрифту, розкрийте список шрифтів та виберіть потрібний.

Зробити виділений фрагмент тексту напівжирним, курсивом або підкресленим (у будь-яких поєднаннях) можна натисканням кнопок на панелі інструментів. З їх допомогою відповідні ефекти і знімаються.

В редакторі Microsoft Word більш тонке форматування шрифту можна виконати, виділівши фрагмент тексту і вибравши команду Формат/Шрифт... Ця команда викликає діалогове вікно, в якому можна зробити всі передбачені варіанти шрифтового оформлення. За допомогою елементів даного вікна можна змінити не тільки тип і розмір шрифту, але й інші параметри шрифту. Зробивши необхідні налаштування, натисніть OK.

У більшості шрифтів, крім звичайних символів, зображених на клавішах клавіатури, входять спеціальні символи та значки. Ці символи застосовуються при створенні документів наукового чи технічного характеру, а також при роботі не з англійською, а з іншими мовами. Оскільки символів такого роду на клавіатурі немає, Word має діалогове вікно для їх вставки.

Форматування абзаців

Форматування часто застосовується до абзацу.

Абзац - фрагмент тексту, процес введення якого закінчився натисканням клавішу введення Enter . Абзац є ключовим елементом у структурі документа для багатьох текстових процесорів (хоча є й інші, наприклад, Microsoft Word - розділи).

Операції форматування абзаців включають встановлення меж абзаців та абзацних відступів, вирівнювання, а також включення перенесення слів.

Встановлення меж абзаціввиробляють за допомогою маркерів відступів, що знаходяться на координатній лінійці, або відповідними командами меню.

Вирівнювання(Вимикання). Розрізняють чотири види горизонтального (ліворуч, праворуч, центром, шириною) і три види вертикального вирівнювання (вгору, вниз, по висоті).

Перенесення. При вимкненому режимі автоматичного перенесення слово, яке не помістилося на рядку, повністю переноситься на наступний рядок. Не додасть елегантності тексту; його правий край залишається нерівним. Для поліпшення зовнішнього виглядутексту використовують режим перенесення. При ручному варіанті перенесення користувач сам визначає місце перенесення, вводячи дефіс, і жорстким переведенням каретки (натисканням клавіші Enter) переходить на наступний рядок. Використання такого режиму перенесення призводить до необхідності видалення дефісів при повторному форматуванні тексту документа.

При увімкненому режимі автоматичного перенесення реалізується м'який варіант перенесення: текстовий процесор сам ділить слово на слот і переносить його найкращим способом. Цей режим не створює жодних труднощів при повторному форматуванні.

Форматування документа

Отже, бачите перед собою вікно Microsoft Word (рис. 3.11). Можливо, вигляд панелей інструментів у вас дещо інший і немає деяких панелей інструментів (малювання, таблиці та межі). Встановіть їх так, як це зроблено на малюнку (див. пункт "Панелі інструментів").Натисніть на кнопку

Рис. 3.11.Вікно Microsoft Word

На екрані монітора у вас має бути приблизно таке: мал. 3.11. І поруч із значком абзацу (¶) – вертикальна миготлива паличка, яка називається курсор. Всі символи, які ви набиратимете на клавіатурі, будуть з'являтися саме в тому місці, де знаходиться курсор. Переміщення курсору здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору на клавіатурі або натисканням лівої кнопки миші. А ще пересунути курсор можна поєднанням кнопок (див. пункт «Клавіші керування курсором»у розділі 1).

Переміщатися курсор може лише в межах тексту документа. Якщо зараз ви спробуєте перемістити його кудись, то у вас нічого не вийде, адже крім символу абзацу в документі нічого немає, хоч ви й бачите цілий чистий аркуш.

Один із основних принципів роботи програм обробки текстів – здійснення автоматичного перетікання тексту на наступний рядок.

Вам не потрібно стежити за кінцем рядка, як це робиться при роботі на машинках.

Як тільки курсор досягає кінця рядка (кордону тексту), він сам переходить на початок наступного рядка. При цьому, коли слово, що набирається, виходить за межі кордону тексту, воно переноситься цілком на наступний рядок (якщо, звичайно, не включений режим переносу).

Для Word слово – це набір символів від пробілу до пробілу. Тому між словами завжди повинен бути один пробіл, перед розділовими знаками (. , : ; ! ?) пробілу бути не повинно, а після розділового знака обов'язково повинен слідувати пробіл.

Увага!

Між словами при наборі завжди має бути пробіл. Перед розділовими знаками (. , : ; ! ?) пробілу бути не повинно, а після розділового знака обов'язково повинен слідувати пробіл.

Абзацомназивається набір символів (текст), укладений між символами абзацу (¶). Вставка цього символу здійснюється щоразу, коли ви натискаєте клавішу Введення (Enter).Кожен новий абзац починається з нового рядка. Всі рядки абзацу вирівнюються або по лівому краю, або по центру або правому краю, або по ширині. Усю інформацію про абзац несе символ абзацу (¶).

Положення тексту в абзаці визначається станом чотирьох кнопок позиціонування на панелі інструментів Форматування(Рис. 3.12).

Рис. 3.12.Панель Форматування

Таблиця 3.1.Кнопки позиціонування тексту

Як очевидно з табл. 3.1, малюнки на кнопках цілком відповідають змісту операції. Ось приклад застосування різних типівформатування.

Тут ще можна додати, що вирівнювання по ширині досягається рівномірним збільшенням пробілів між словами, причому ці прогалини ви не можете видалити, на відміну від тих, які ви додаєте самі.

Повторюю ще раз, що панелі інструментів служать для прискорення роботи, а всі дії, які можна виконати за допомогою кнопок на панелях інструментів, можна знайти у рядку Менюяка розташована одразу під шапкою вікна Microsoft Word. Тому встановлювати параметри основного абзацу вашого документа найкраще за допомогою команди Формат? Абзац.У діалоговому вікні Абзац(Рис. 3.13) на закладці Відступи та інтервалитри кадри параметрів.

Рис. 3.13.Діалогове вікно Абзац. Закладка Відступи та інтервали

У полі з списком, що розкривається Вирівнюваннявизначається тип вирівнювання тексту абзацу.

У кадрі Відступвизначається відступ основних рядків абзацу ліворуч та праворуч від меж тексту.

Тут же визначається відступ або виступ першого рядка абзацу (поле Перший рядок).У полі НаВи можете вибрати чисельне значення цього відступу або виступу, клацнувши по кнопках із трикутниками. Більше швидкий шлях- клацніть по полю, щоб у ньому з'явився курсор; за допомогою клавіш керування курсором видаліть число, яке там знаходиться, і наберіть своє.

У кадрі Інтервалвизначається додатковий простірперед та після абзацу, а також вибирається міжрядковий інтервал між рядками абзацу. У полі Зразоксхематично показаний вид форматованого абзацу щодо попереднього та наступного абзаців. На закладці Положення на сторінці(Рис. 3.14) визначається положення абзацу на сторінці документа. Що за що відповідає?

Рис. 3.14.Діалогове вікно Абзац. Закладка Положення на сторінці

Заборона висячих рядків– забороняє перенесення останнього рядка абзацу на іншу сторінку.

Не розривати абзац– не допускає розміщення абзацу на двох сторінках.

Не відривати від наступного– не допускає розміщення абзацу на сторінці окремо від наступного.

З нової сторінки– розміщує абзац із початку наступної сторінки.

Заборонити автоматичне перенесення слів– якщо в документі включено автоматичне перенесення слів, то для цього абзацу це не діятиме.

Встановивши потрібні параметри на обох закладках, натисніть клавішу Введенняабо натисніть на кнопку Добре.

Увага!

Натискання клавіші Введення закінчує поточний абзац і починається новий.

Параметри сторінки

Параметри абзацу встановлюються щодо меж тексту.

Межі тексту визначаються у меню Файл? Параметри сторінкина закладці Поля(Рис. 3.15).

Рис. 3.15.Параметри сторінки

Верхнє– визначає відстань від верхнього краю аркуша до верхньої межі тексту.

Нижнє– визначає відстань від нижнього краю аркуша до нижньої межі тексту.

Всередині– визначає відстань від лівого краю аркуша до лівої межі тексту.

Зовні– визначає відстань від правого краю аркуша до правого кордону тексту.

Палітурка– визначає відстань від краю листа, що відводиться під плетіння.

Фрейм "Від краю до колонтитулу"– визначає відстань від краю аркуша до верхнього (нижнього) рядка тексту колонтитулу.

Положення палітурки- Ви можете вибрати один з двох варіантів: Зліва або Зверху, натиснувши на потрібний варіант. На закладці Розмір паперу(рис. 3.16) необхідно зазначити таке. У спадному списку Розмір паперу– розмір паперу, на якому ви маєте намір друкувати свій документ. За замовчуванням там стоїть А4 (210 х 297 мм) – стандартний друкований лист книжкової орієнтації. Фрейм Орієнтація- Задати, як буде орієнтований лист вашого документа, клацнувши вказавши необхідну орієнтацію.

Рис. 3.16.Параметри сторінки. Закладка Розмір паперу

Якщо ви збираєтеся використовувати нестандартний лист, у спадному списку Розмір паперувиберіть параметр Іншийта в полях Ширинаі Висотавкажіть потрібні розміри.

Тепер необхідно визначитися з видом літер, які відображатимуться на екрані монітора (і на папері, якщо ви захочете надрукувати документ). Вигляд літер та символів визначається шрифтом, який ви виберете у полі Шрифти(Див. рис. 3.12). Це поле з списком, що відкривається. Щоб відкрити список, клацніть по чорному трикутнику у правій частині поля Шрифти(Рис. 3.17).

Рис. 3.17.Вибір шрифту

Ви бачите список шрифтів, які надає Microsoft Word. Назва шрифту написана тут відповідним накресленням. Дві стилізовані літери «Т» ліворуч – ознака того, що екранний та принтерний варіанти зображення збігаються. Зверніть увагу на смугу прокручування у правій частині списку: її наявність означає, що ви бачите не все і внизу ще є, з чого вибирати. Вибір здійснюється клацанням миші за вибраним шрифтом.

Розмір шрифту

Більшість із вас якщо не знає, то здогадується, що розмір шрифту теж буває різним. І це справді так. Для вибору розміру слугує поле Розмірна панелі форматування (див. мал. 3.12). Клацнувши по трикутничку у правій частині поля Розмір,ви зможете вибрати необхідний розмір шрифту, клацнувши по ньому мишкою (рис. 3.18).

Рис. 3.18.Вибір розміру шрифту

Також зверніть увагу на смугу прокручування у правій частині списку. Word пропонує вам розміри від 8 до 72, але це ще не все. Якщо вас не влаштовує пропонований вибір, ви можете набрати свій розмір. Робиться це так.

1. Встановіть вказівник миші на поле Розмір(На саме поле, а не на трикутник списку, що випадає).

2. Натисніть ліву кнопку миші. Перебувають у вікні Розмірцифри будуть виділені.

3. Введіть розмір шрифту, який вас влаштовує (наприклад, 2).

4. Натисніть клавішу Введення.

Примітка

Розмір шрифту важливий тоді, коли ви плануєте надрукувати документ. Перегляд документа на екрані монітора більше залежить від масштабу перегляду на панелі інструментів Стандартна.

Накреслення шрифту

Крім розміру та типу шрифту у вас є можливість змінювати його зображення, колір фону тексту та колір літер. Це робиться за допомогою кнопок із літерами на панелі форматування (табл. 3.2).

Таблиця 3.2.Накреслення символів

Найширші можливості роботи зі шрифтами ви знайдете в меню Формат? Шрифт.Головне, що необхідно засвоїти, – зміна параметрів шрифту (шрифт, розміри, зображення) діє на:

Слово, де знаходиться курсор;

Текст, який ви набиратимете після того, як встановили нові параметри шрифту;

Виділений текст.