Мұрағат қайда сақталады? Құжаттарды мұрағаттық сақтауды ұйымдастыру не үшін қажет? Бұлтты сақтау технологиялары

Нұсқау

Файлды Word қалпына келтіру құралдар жинағына жүктеп салыңыз, содан кейін тізімге өтіңіз жылдам қол жеткізубағдарламада пайда болатын құжаттарға. Табу қалаған файлжылы бұл тізімжәне оны тінтуірдің сол жақ түймешігімен басыңыз. Сәйкес пернені басу арқылы сканерлеу процесін бастаңыз.

Шыдамды болыңыз - өлшемге байланысты сканерлеу қажет болуы мүмкін белгілі бір уақыт. Сканерлеу аяқталғаннан кейін сіз құжатты қалпына келтіріп, ақпараттың қанша пайызы қалпына келтірілгенін және кейбір ақпарат сканерлеу процесінде болғанын түсіне аласыз.

Сонымен қатар, бағдарлама мәзірінен «Жазықтық мәтін ретінде сақтау» опциясын таңдау арқылы бүлінген файлды кәдімгі мәтін ретінде сақтауға болады. Жаңа мәтіндік құжатқа кез келген атау беріңіз және оны қатты дискіге сақтаңыз. Қажет болса, Word қалпына келтіру құралдар жинағы ұсынған құжатты қалпына келтіру есебін оқыңыз.

Бұл бағдарламаны пайдаланып құжатты кез келген зақымданудан кейін қалпына келтіруге болады, мейлі ол жүйелік қате немесе оны электрондық пошта арқылы жіберу процесінде вирустық инфекция болсын. Қалпына келтіру бағдарламасы барлық операциялық жүйелерде жұмыс істейді Windows жүйелері, соның ішінде Vista жүйесінде және барлық нұсқаларды қолдайды Microsoft Word.

Қатысты бейнелер

Кейде қол жетімді жергілікті дискфайлдар жоқ және сіз олардың қайда кеткенін білмейсіз немесе оларды қайда қойғаныңыз есіңізде жоқ. Кез келген жағдайда бұл мәселені шешуге тырысуға болады. Ол үшін мына нұсқауларды орындаңыз.

Нұсқау

Файлдар қай жерде болуы керек екенін анықтаңыз осы сәторынсыз болса, оларды басқа орынға жылжытпағаныңызға көз жеткізіңіз. Ол үшін Windows жүйесіндегі кірістірілген іздеу жүйесін пайдаланыңыз. Бастау мәзірін ашып, Іздеу тармағын таңдаңыз. Іздеу нәтижелері терезесі терезенің сол жақ бүйірлік тақтасында теңшелетін опциялармен ашылады.

«Файл және қалта атауларын іздеу» жолында іздеп жатқан файлдың толық атын немесе жартылай атын енгізіңіз. Сондай-ақ, төмендегі «Тест іздеу» жолына файл мазмұнының фрагментін енгізуге болады, яғни мәтіндік құжатты іздеп жатсаңыз және файлдың атын есіңізде сақтамасаңыз, енгізуге болады. мақаланың тақырыбы немесе оның мазмұнының кез келген басқа бөлігі.

Іздеу болмаса оң нәтижелербермеді, файлдар жойылған болуы мүмкін. Компьютерде жоқ файлдарды қалпына келтіру үшін арнайы файлдарды қалпына келтіру бағдарламасын орнатыңыз. Осындай бағдарламалардың бірі - UndeleteMyFiles, ол тегін бағдарлама негізінде таратылады, яғни.

Бағдарламаны іске қосыңыз және негізгі мәзірде «Жойылған файлдарды іздеу» функциясын таңдаңыз (Іздеу жойылған файлдар). Ашылған терезенің жоғарғы жағындағы «Іздеу» түймесін басыңыз. Әрі қарай, пайда болған жаңа «Іздеу опциялары» терезесінде «Орындар» қойындысында жетіспейтін файлдарды іздегіңіз келетін бөлімді таңдаңыз. Егер сіз дискідегі белгілі бір каталогтан іздегіңіз келсе, «Орынды қосу» түймесін басып, іздеу үшін қажетті каталогты таңдаңыз. Файлдар, Өлшем және Атрибуттар қойындыларында сәйкесінше файл кеңейтімдері, файл өлшемдері және төлсипаттар сияқты іздеу опцияларын конфигурациялауға болады.

Көбінесе уақтылы үнемдеуге мүмкіндік бермейтін жағдайлар бар қалаған құжатбағдарламада Microsoft кеңсесі. Олар электр қуатының үзілуінен, операциялық жүйенің дұрыс жұмыс істемеуінен немесе пайдаланушының ұмытшақтығынан туындауы мүмкін. Еңбек зая кетпес үшін құжатты қалпына келтіру керек.

Саған қажет болады

• - компьютер;
• - Microsoft нұсқасыФайл жасалған кеңсе.

Нұсқау

Microsoft Office бағдарламасында «» функциясын алдын ала орнатыңыз. Ол бағдарламамен қамтамасыз етілген және сақтық көшірме жасау арқылы қалаған файлды қайтаруға мүмкіндік береді. Белгілі бір уақыт кезеңінен кейін жүйелі түрде бағдарламалаңыз. Бұл қандай да бір себептермен сіз қолмен сақталмаған автоматты түрде сақталған нұсқалардың кез келгенін іске қосу мүмкіндігіңіз бар екенін білдіреді.

«Автосақтауда» белгілі бір уақытты орнатыңыз, содан кейін файл өздігінен сақталады. Сонымен қатар, параметрлерде «Файл сақталмай жабылған болса, соңғы автоматты түрде сақталған нұсқаны сақтау» опциясын қосыңыз. Осы функцияларды қосқаннан және іске қосқаннан кейін, егер сіз абайсызда сақталмаған файлды жапсаңыз, бағдарлама автоматты түрде есте сақтайтын құжатты (яғни оның соңғы нұсқасы) қалпына келтіре аласыз.

Ашық Microsoft бағдарламасыБелгілі бір файлды сақтау мүмкін болмаған кеңсе. Мысалы, Microsoft Office 2010 бағдарламасы ашылғаннан кейін бірден құжат нұсқасын пайдалануды сұрауы мүмкін. Параметрлер сол жақта көрсетіледі ашық бағдарлама. Бұл Microsoft Word, Microsoft Power Point және Microsoft Excel, сондай-ақ басқа қолданбаларға қатысты.

Құжат қандай да бір себептермен қалпына келтірілсе стандартты тәсілдерменсәтсіздікке ұшырайды, жүгінеді қолдау көрсететін бағдарламалар, мысалы, Smart Data Recovery, R-STUDIO NE және т.б.. Мысалы, орнатудан кейін Smart Data Recovery бағдарламасы болашақта құжат файлдарын ғана емес, сонымен қатар аудио және бейне жазбаларды, клиптерді, архивтік файлдар.

назар аударыңыз

«Автосақтау» параметрін орнатқан кезде уақыт аралығын мүмкіндігінше қысқа етіп орнатыңыз, осылайша кейінірек файлды ең аз жоғалтумен қалпына келтіре аласыз.

Пайдаланушының компьютеріндегі ақпарат файлдар түрінде сақталады. Файлдың атын табу, ол сақталған каталогты анықтау, қарау немесе өңдеу үшін файлды ашу немесе жою үшін сізде кем дегенде болуы керек. жалпы идеяЖүйе жергілікті жерде сақталған ресурстарға қол жеткізу принципі туралы және алынбалы дискілер.

Нұсқау

Кез келген файлдың аты өзгермейтін құрылым болып табылады: алдымен оған пайдаланушы тағайындаған немесе файл жасалған қолданба арқылы файлдың аты келеді. Файл кеңейтімі соңында оның қай типке жататынын және сәйкесінше оны қай бағдарламамен ашуға болатынын көрсете отырып жазылады.

Егер сіз файл атауының бірінші бөлігін ғана көрсеңіз, онда сізде сәйкес параметрлер бар. Атын толық көрсету үшін кез келген қалтаны ашыңыз, жоғарғы мәзір жолағында «Құралдар» тармағын таңдаңыз, ашылмалы мәзірден «Қалта параметрлері» пәрменін таңдаңыз. Ашылған диалогтық терезеде «Көру» қойындысына өтіп, «Тіркелген файлдар мен қалталарға арналған кеңейтімдерді жасыру» құсбелгісін алып тастаңыз. «Қолдану» түймесін басып, терезені жабыңыз.

Файлдың атын және ол сақталған каталогты еске түсіргенде, оны табуда қиындықтар болмайды. Бірақ файл атауын есте сақтамау оның мәңгілікке жоғалғанын білдірмейді. «Бастау» мәзірі арқылы «Іздеу» командасын шақырыңыз. Бұл жерде файл түрлері туралы білу пайдалы болуы мүмкін. Іздеу өрісіне қажетті кеңейтімді енгізіңіз. Мысалы, .jpg немесе .doc. «Табу» түймесін басыңыз - іздеу құралы компьютерде сақталған .jpg немесе .doc кеңейтімі бар барлық файлдарды табады. Сұрыпталған файлдардың ішінен компьютердегі әрбір қалтаны өзіңіз қарап шыққаннан гөрі қажет файлды табу оңайырақ болады.

Егер сіз жасаған болсаңыз мәтіндік құжат, бірақ оның атын ұмытып қалдыңыз, іздеу жолағында қосымша параметрлерді көрсетіңіз. Файл түріне қосымша (.doc, .docx, .txt және т.б.) мәтіндегі сөзді немесе сөз тіркесін көрсетіңіз, «Табу» түймесін басыңыз. Іздеу құралы компьютердегі ақпаратты сұрыптайды берілген параметрлер. Файлдың қашан жасалғаны есіңізде болса, сәйкес өрістерге шамамен күнді енгізіңіз - бұл іздеуді одан да жеңілдетеді.

Жаңадан бастаушыларға тағы бір жағдай тән: сіз бағдарламада файлмен жұмыс істеп жатырсыз және оны сақтауды ұйғарасыз, бірақ қандай да бір себептермен сіз өзіңіздің файл атын енгізбедіңіз және бағдарлама файлды қай каталогта сақтағанын көрмедіңіз. Бағдарлама мәзірінде «Басқаша сақтау» пәрменін таңдаңыз - диалогтық терезе ашылады, онда қолданба әдепкі бойынша файлдарын қайда сақтайтынын (немесе соңғы файлды сақтау үшін қай каталог таңдалғанын) көруге болады. Файл атауы сәйкес өрісте көрсетіледі. Пайдаланушы файл атауын енгізбегенде, бағдарламалар өздерінің атын пайдаланады. Мысалға, Microsoft қолданбасы Office Word"өз файлдарына" Doc.docx атын береді.

Қалпына келтіру сақтаусыз жабылды құжаттарСөзді бірнеше жолмен жасауға болады. Олардың барлығы жүйенің орнатылған механизмдерін пайдаланады және қосымша бағдарламалық қамтамасыз етуді тартуды қажет етпейді.

Саған қажет болады

• - Microsoft Word 2003 немесе 2007

Нұсқау

Құжаттың түпнұсқасын табуға тырысыңыз. Мұны істеу үшін «Бастау» түймесін басу арқылы негізгі жүйелік мәзірге қоңырау шалыңыз және «Көмекшіні пайдалану» түймесін басу арқылы іздеу көмекшісінің қызметтік бағдарламасын белсендіріңіз. Ашылған диалогтық терезеде «Барлық файлдар мен қалталар» тармағын таңдап, тиісті өріске қалпына келтірілетін құжаттың атын теріңіз. «Қайда іздеу керек» каталогында «Менің компьютерім» опциясын таңдап, «Табу» түймесін басу арқылы таңдалған әрекетті растаңыз.

«Файл атауының бөлігі немесе бүкіл файл атауы» жолына Word құжаттарына тән .doc кеңейтімін енгізіңіз және файл атауы есіңізде болмаса, «Табу» түймесін қайтадан басыңыз.

Тінтуірді екі рет басу арқылы жұмыс үстелінің «Себет» элементін кеңейтіңіз және жоғарғы қызмет көрсету тақтасының «Көру» мәзірін кеңейтіңіз.«Кесте» тармағын таңдап, «Иконкаларды реттеу» пәрменін пайдаланыңыз. «Жойылған күні» ішкі тармағын таңдап, қажетті құжатты тауып көріңіз.

Файлдың сақталған сақтық көшірмесін іздеу үшін «Файл атауының бір бөлігі...» жолына *.wbk кеңейтімін теріңіз және «Табу» түймесін басыңыз («Әрқашан жасау» опциясымен). сақтық көшірме».

Құжаттарды автосақтау мүмкіндігін пайдаланған кезде Microsoft Office мәзірін және қолданба терезесінің жоғарғы құралдар тақтасындағы «Файл» мәзірін кеңейтіңіз. «Ашу» пәрменін және « ішкі тармағын көрсетіңіз Word құжаты«. Жаңа тілқатысу терезесіндегі көрсеткі белгісі бар түймені басыңыз және сақтамай жабылған құжатты күштеп қалпына келтіруге әрекет жасау үшін «Ашу және қалпына келтіру» опциясын пайдаланыңыз.

Сондай-ақ құжатты және уақытша көшірмелерді сақтаудың ықтимал орнын табу үшін «Файл атауының бөлігі...» жолындағы *.asd және *.tmp мәндерін пайдаланыңыз.

Терезенің жоғарғы қызмет көрсету тақтасының «Файл» мәзірін кеңейтіңіз Word қолданбаларықұжатты авторитетті түрде қалпына келтірудің тағы бір әрекеті үшін және «Ашу» пәрменін таңдаңыз. «Түр файлдары» каталогындағы «Барлық файлдар» опциясын пайдаланыңыз және ашылатын диалогтық терезеде қажетті файлды табыңыз. Төмен көрсеткі түймесін басып, «Ашу және жөндеу» опциясын таңдаңыз.

Сәлем, IT-сабақ сайтының оқырмандары!

Әрбір жаңадан келген адам компьютерде отырғанда білуі керек бірінші нәрсе файлдарды компьютерде қай жерде сақтауға болады, қай жерде жоқ.

Егер сіз оны алмасаңыз қарапайым ережелер, содан кейін кейінірек көптеген мәселелер туындауы мүмкін (жоғалған файлдарды іздеу, кездейсоқ жойылған файлдарды қалпына келтіру, жүйені қайта орнату кезіндегі қиындықтар және т.б.). Бірақ барлық проблемаларды алдын ала болдырмауға боладыегер сіз компьютерді қалай тазалау керектігін бірден түсінсеңіз.

Осы сабақ арқылы біз сізге жақсартуға көмектесетін жаңа маңызды бөлімді ашамыз деректерді сақтаудың сенімділігі мен қауіпсіздігі.

Компьютерде заттарды қалай ретке келтіруге болады?

Көптеген компьютер пайдаланушылары деректерді (өз файлдары мен қалталарын) мүмкіндігінше қайда сақтайды: жұмыс үстелінде, «Менің құжаттарым» қалтасында, тікелей «C:\» дискісінде... Файлдар аз болса, бұл мәселе емес. , бірақ уақыт өте келе файлдар көбейіп барады: хаттар, репортаждар, музыка, фотосуреттер, фильмдер... және сіз басыңызды алатын сәт келеді: «Ол файл менде қайда?»

Өздеріңіз білетіндей, тәртіпті бір рет қалпына келтіру, содан кейін оны сақтау оңайырақ. Бірақ сіз отырып, ойлануыңыз керек!Әрине, «мен оны кейінірек анықтаймын» деп айта аласыз, бірақ мұндай «кейінірек» сирек кездеседі.

Назар аударыңыз қатты дискідегі реттілік деректерді сақтау қауіпсіздігіне де әсер етеді.

Бүгін сіз өміріңізді өзгерту үшін тағы бір қадам жасай аласыз компьютерлік әлем, ал IT сабақтары сізге осыған көмектеседі. 😉

IT-сабақтар веб-сайтындағы компьютерді тазалауға және болашақта ондаған сағатты үнемдеуге көмектесетін 4 ережені есте сақтаңыз:

№1 ереже: С дискісі: құжаттар үшін емес!

Ешқашан файлдарды жүйелік дискіде сақтамаңызc:\).

Және, әрине, бүгінгі сабақ туралы пікірлеріңізді күтемін!

Көшіруге тыйым салынадыбірақ сілтемелерді бөлісе аласыз.

Заңнамалық база

Құжаттарды сақтау тәртібі келесі құжаттармен реттеледі:

• 2004 жылдан бастап қолданыста жүрген «Архивтер туралы» Заң;
• 2002 жылдан бері Ресей мұрағаты бекіткен ережелер;
• қатысты № 558 бұйрығы мұрағаттық құжаттар 2010 жылы бекітілген;
• Қаржы министрлігі бекіткен №105 бұйрығы.

Құжаттарды мұрағаттық сақтау мемлекеттік, кез келген есеп құжаттарын және т.б. сақталуын қамтамасыз етеді.

Кәсіпкер белгілі бір құжатты сақтау мерзімін анықтай алуы үшін ол тегін Archivist Online қызметіне баруы керек. Бұл қызметқұжаттарды үш негізгі параметр бойынша іздейді. Сонымен қатар, құжаттар тек қағаз түрінде ғана емес, электронды түрде де сақталуы керек.

Әдетте олар барлық дерлік құжаттарды 5 жыл бойы сақтауға тырысады. Дегенмен, жойылуға жатпайтын құжаттар да бар. Мысалы, кәсіпорында, ұйымда жұмыс істеген қызметкерлер туралы мәліметтерді қамтитын құжаттар және т.б. Сақтау мерзімі 10 жылдан асатын есеп құжаттары да бар.

Кәсіпорынды тарату туралы шешім қабылданған жағдайда, кәсіпкер өзінің барлық құжаттарын мемлекеттік немесе муниципалдық мұрағатқа тапсыруы керек. Онсыз бұл әрекеткәсіпорынды тарату мүмкін болмайды, өйткені актіге ешкім қол қоймайды. Кәсіпорын жұмыс істеп тұрғанда, кәсіпкердің құжаттарын ешкім тартып ала алмайды. Бірақ, егер кәсіпорын бұзылса, мемлекет барлық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі керек.

1. Мұрағатты қандай ғимаратта ұйымдастыруға болады?

Біріншіден, мұрағатты ағаш немесе тозығы жеткен ғимараттарға орналастыру мүмкін емес. Сонымен қатар, ғимарат ылғалды болмауы керек, сонымен қатар өртке әкелуі мүмкін пешті жылыту болмауы керек.

Мұндай бөлме басқалардан оқшаулануы керек. Мұрағатты тамақтандыру ғимаратында орналастыруға тыйым салынады. Сондай-ақ өртке әкелуі мүмкін заттарды сақтамаңыз.

Құжаттар мұрағатын сақтауды жоспарлайтын бөлмені таңдағанда, оларды мыналарға бөлуге болатындығын есте ұстаған жөн:

• Уақытша құжаттар сақталатын бөлме;
• Олар үнемі пайдалануды қажет ететін құжаттарды сақтайтын бөлме;
• Мұрағаттар;
• Құжаттар мұрағатымен жұмыс істеуге міндетті қызметкерлер үшін арнайы бөлінген бөлмелер.

2. Мұрағаттың қандай қызметтері бар?

Мұрағатшының функциялары мыналар:

• Мұрағат қызметкері ұйымдардың құрылымдық бөлімшесі көрсетілуі тиіс тізімдерді қалыптастыруы керек;
• Ол әртүрлі ұйымдардың құжаттарының мұрағатын қабылдауы керек;
• Барлық құжаттардың сақталуын есепке алу;
• Құжаттарын мұрағатқа өткізген басшыларды ақпаратпен қамтамасыз ету;
• Белгілі бір құжаттардың қандай мақсатта пайдаланылғанын көрсететін жазбаларды жүргізу;
• Сараптама жүргізуге қатысуға;
• Толтырудың дұрыстығын, сонымен қатар әрбір құжаттың орындалуын бақылау;
• Істер номенклатурасын құрастыру;
• Құжаттарды толтыру бойынша ұсыныстар беру;
• Мұрағат құжаттарына қатысты негізгі ережелерді әзірлеуге қатысу;
• Мұрағатта жұмыс істейтін қызметкерлердің біліктілігін арттыруға қатысу.

Мұрағат құжаттарын сақтау мерзімдері

Заңдар мен ережелерге сәйкес кез келген құжат белгілі бір сақтау мерзіміне жатады. Кәсіпорын қызметінің қаржылық есебін көрсететін құжаттардың көпшілігі 10 жыл бойы сақталады.

10 жыл бойы сақталуы тиіс құжаттарға мыналар жатады:

• Кәсіпорын бухгалтері құрастыратын жылдық есеп беру;
• салық декларациялары;
• Кәсіпорын қызметкерлерінің еңбек қауіпсіздігінің есебін жүргізетін кітап;
• Жыл бойынша жасалатын статистикалық есеп.

5 жыл бойы сақталуы тиіс құжаттарға мыналар жатады:

• Кәсіпорын қызметі туралы тоқсан сайынғы есеп беру;
• Бухгалтерлік есептің жұмыс жоспары;
• Тоқсандық салық есебі;
• шот-фактура;
• Ағымдағы сатып алулар кітабы;
• Кәсіпорынның сату кітабы;
• Әр түрлі бастапқы құжаттар;
• Жол жүру құжаты;
• Әрбір жұмысшыға жалақының берілуін көрсететін құжат;
• атқарушылық құжаттар;
• Дебиторлық берешекті көрсететін құжаттар;
• Жетіспеушілікті, сондай-ақ ұрлықты көрсететін құжаттар;
• Амортизациялық аударымдарды көрсететін құжаттар;
• вексельдік құжаттар;
• Ағымдағы түгендеуді көрсететін құжаттар;
• Шарттар мен келісімдер;
• Актілер;
• Кәсіпорын қызметкерінің жауапкершілігі туралы шарттар;
• Кәсіпорынның бір немесе басқа қызметкері үшін бонустық келісімдер;
• Басқа құжаттар.

50 жастан 75 жылға дейін сақталуы керек құжаттар бар.

Мұрағаттағы құжаттарды сақтау және есепке алу

Мұрағатқа тапсырылған құжаттарды сақтау және есепке алуды келесі заңдар мен ережелер негізінде жүргізу қажет:

• «Архив ісі туралы» Заңы;
• «Бухгалтерлік есеп туралы» Заң;
• «Акционерлік қоғамдар туралы» Заң;
• Жарлық No -03-33пс, онда белгілі бір құжаттарды қандай тәртіппен және қандай мерзімде сақтау керектігі көрсетілген;
• «ЖШС туралы» заң.

Барлық құжаттар кәсіпорын басшысы білетін жерде сақталуы керек.

1. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың негізгі ережелері

Мұрағатқа келіп түскен құжаттарды сақтауға сәйкес бірнеше негізгі режимдер бар. Олардың кейбіреулерін қарастырайық:

1. Жарық режимі. Бұл жағдайда мұрағат бөлмесінде жарықтандыруды дұрыс орналастыру қажет. Мұны істеу үшін сіз келесі ережелерді сақтауыңыз керек:

• Құжаттар тікелей күн сәулесінің әсеріне ұшырамауы керек;
• Терезелердің ғимараттың солтүстік жағында орналасқаны жөн;
• Жасанды жарықтандыруды қыздыру шамдарын немесе тегіс беті бар арнайы реңктермен жабылған басқа шамдарды пайдалана отырып жасауға болады;
• Мүмкін болса, бөлмені күндізгі жарықтан оқшаулаңыз.

2. Температура және ылғалдылық жағдайлары. Кез келген мұрағат бөлмесінде құжаттарды сақтау кезінде температура мен ылғалдылықтың үлкен маңызы бар. Ішкі температураның кенеттен өзгеруі қағазға теріс әсер етуі мүмкін. Арнайы құрылғылардың көмегімен аптасына шамамен 2 рет осы көрсеткіштерді үнемі бақылап отыру керек. Температураны бақылау үшін кондиционерді орнатуға болады.

3. Санитарлық-гигиеналық режим. Мұрағаттар әрқашан таза болуы керек. Кеміргіштердің көгеруінің, сондай-ақ саңырауқұлақтардың пайда болуын болдырмау маңызды. Негізгі ережелер:

• Сақтаудың тығыздығын қамтамасыз ету;
• Жылына бір рет сөрелерде пайда болған барлық шаңды алып тастаңыз;
• Мерзімді түрде жүргізіңіз дымқыл тазалауүй ішінде;
• Бөлмені желдетіңіз.

4. Қауіпсіздік режимі. Мұрағат құжаттары сақталатын үй-жай олардың сақталуын қамтамасыз ете отырып, қорғалуы керек.

2. Құжаттар мұрағаттық сақтауға қалай беріледі?

Негізінен құжаттарды ұйымнан мұрағатқа беру кезектілік тәртібімен жүзеге асырылады. Құжаттарды тапсыру кестесін нақты кәсіпорын басшысымен бірге бекітетін мұрағат қызметкерлері әзірлейді.

Барлық істер мен құжаттарды деректерді тасымалдауға жауапты компания қызметкерлері ұсына алады. Жоғарыда айтылғандай, құжаттарды басқа мерзімге – 1 жылдан 75 жылға дейін сақтауға болады. Бұл құжаттың түріне байланысты.

3. Құжаттарды мұрағаттық сақтауға дайындау

Кез келген кәсіпорын немесе ұйым құжаттарды кәсіпорында немесе ведомстволық мұрағатқа құруға болатын мұрағат бөліміне уақтылы және нақты белгіленген уақытта тапсыруы керек. Құжаттарды аударуға дайындау үшін 3-5 адамнан тұратын комиссия құру қажет.

Құжаттарды дайындау келесі қадамдарды қамтиды:

1. Істерді тіркеу;
2. Сараптама жүргізу және белгілі бір құжаттардың құндылығын бағалау қажет;
3. Акті жасаңыз, онда қандай істер жойылуға жататындығы көрсетіледі;
4. Әрбір жағдайды сипаттаңыз.

Сараптама комиссиясы консультативтік-кеңесші орган болып табылады. Әдетте, комиссияның шешімі акт түрінде ресімделеді, оның келісімімен кәсіпорын басшысы өз қолын қоюы керек. Комиссия отырысын жылына 2 рет қана өткізеді, бұл ретте тиісті хаттама жасалады.

Құжаттарды сараптау істер номенклатурасы және құжатты қанша уақыт сақтау қажет екендігі көрсетілген бірқатар құжаттар негізінде жүргізіледі. Барлық құжаттар мұқият қаралады. Сарапшылар сенімді ақпараттың болуын, сондай-ақ белгілі бір құжатты толтырудың дұрыстығын тексереді.

Сараптама аяқталғаннан кейін барлық құжаттарды сипаттап, тиісті актілерді жасау қажет. Құжаттар мұрағатқа өткізілгеннен кейін.

Жоюға жататын құжаттар әрбір құжат инвентаризациядан өткеннен кейін таңдалады. Жоюға жататын барлық құжаттар сипатталып, олар бойынша актілер жасалады. Комиссия отырысында қандай құжаттарды жою керектігін анықтайды. Барлық актілерге кәсіпорын басшысы қол қоюы керек.

4. Мұрағат құжаттарының классификациясы

Құжаттарды мұрағатқа жібермес бұрын оларды жіктеу керек:

1. Мұрағат құжаттарын уақытша сақтау бірінші топ;
2. Тұрақты сақтау құжаттары екінші топқа жатады.

Уақытша құжаттар – сақтау мерзімі 10 жылдан аспайтын құжаттар.

Тұрақты сақтау құжаттары шамамен 75 жыл сақтау мерзімін болжайды.

Сонымен қатар, тұрақты сақтауға жататын құжаттар міндетті түрде муниципалды немесе муниципалды органдарға берілуі керек мемлекеттік мұрағат. Бірақ бастапқыда барлық құжаттар мұрағатта сақталады.

Уақытша құжаттарға мыналар жатады:

• демалыс туралы бұйрықтар;
• саяхатқа тапсырыстар;
• Әкімшілік-шаруашылық қызметке бұйрықтар;
• Заңды тұлғалармен жасалған кез келген шарттар;
• Кәсіпорынның қандай мемлекеттік сатып алу жүргізгенін көрсететін құжаттар;
• Кәсіпкер қабылдаған жұмыстардың тізбесі көрсетілген актілер;
• Әртүрлі бухгалтерлік құжаттар;
• Жол жүру парақтары;
• Әртүрлі басқа құжаттар.

Құжаттарға ұзақ мерзімді сақтаубайланыстыру:

• Кәсіпорын қызметі туралы бұйрықтарды тіркеу журналы;
• қызметкерлердің штаттық тізімі;
• Әрбір жағдайдың сипаттамасы;
• Әрбір істің номенклатурасы;
• Істің қандай себептермен жойылғаны немесе құжаттардың қандай себептермен жоғалғаны көрсетілген актілер;
• Жылдық салық, бухгалтерлік және қаржылық есеп;
• Жылдық бағалау;
• Қоғам акционерлерінің тізілімі;
• Жарғылық құжаттар;
• Дивидендтер алуға құқығы бар тұлғалардың тізімі;
• Лимиттер;
• транзакциялар паспорттары;
• Кепілгерлер;
• Жекешелендіру құжаттары;
• Бағалы қағаздар иелерінің тізілімі;
• Кәсіпорынның қайырымдылық қызметіне қатысуын растайтын құжаттар;
• баға белгілері;
• Өнімдерге тарифтер;
• прейскуранттар;
• Кәсіпорынның жылдық қызмет жоспары;
• Қоғамның акцияларымен жүргізілетін жұмыстарды есепке алу кітабы;
• Кәсіпорында жүргізілетін әртүрлі журналдар;
• Қорларға жылдық есеп беру;
• Аудиторлық есеп;
• Тексеру комиссиясының қорытындысы;
• Басқа құжаттар.

Кәсіпкер мұрағатқа осы немесе басқа құжатты алуға сеніп тапсырған тұлғалардың өздерімен бірге сенімхаты болуы керек. Осыдан кейін ол түбіртекке өз қолын қоюы, сондай-ақ төлқұжат деректерін көрсетуі керек. Егер құжат жалпы файлда берілсе, онда ол бөлек шығарылмайды.

Көріп отырғаныңыздай, кәсіпорынның кез келген құжаттары міндетті түрде мұрағатта сақталуы керек. Бұл өте маңызды, өйткені бұрынғы әрекеттер немесе транзакциялар туралы ақпарат күтпеген уақытта қажет болуы мүмкін. Сондықтан құжаттар заңмен бекітілген барлық ережелерді ескере отырып сақталуы керек.

Деректерді сақтауға болатын орындар жеткілікті, бірақ онша көп болмаса да - бұл DVD, флэш-дискілер, қатты дискілер. Файлдарды сақтаудың сенімділігі әрқашан маңызды болды. Бүгінгі таңда көптеген жылдар бойы шамадан тыс жұмыс кезінде алынған ақпаратты жоғалтудан қорғаудың көптеген жолдары бар. Сақтау құрылғысы жиі істен шыққан жағдайда оларды қалпына келтіруге болатын файлдарды сақтаудың ең жақсы жері қайда? Оны анықтап көрейік.

Кейбір файлдар өте кішкентай емес. Мысалы, жоғары сапалы фотосуреттерді ұнататын адам мұрағат жинайды. Бұл жағдайда дискілік кеңістіктің қажетті көлемі өте маңызды, себебі әрбір сурет 15-60 МБ құрайды. Барлық басқа маңызды ақпаратты айтпағанда, коллекционер үшін әрбір фотоның құндылығы даусыз.

Файлдарды сақтаудың ең жақсы жері - бұл бірнеше шешімдерді ұсынуға болатын мәселе. Егер қаржылық институттар сияқты ұйымдарда қолданылатын сақтаудың өнеркәсіптік әдістерін негізге алсақ, онда схема осындай нәрсе.

Ақпаратты сақтау стандарттары

Физикалық медианың ешқайсысын абсолютті сенімді деп санауға болмайды. Сондықтан, деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін олар Интернеттегі физикалық және виртуалды - бұлттық дискілерде әртүрлі медиадағы файлдардың бірнеше сақтық көшірмелеріне жүгінеді.

Бірінші қадам ақпараттың сақтық көшірмесін жасау және сақтауды бірнеше жолмен ұйымдастыру болып табылады. Миссиясы үшін маңызды компьютерлер рейдтік массивтермен жұмыс істейді - бұл кем дегенде екі қатты диск бір ретінде жұмыс істейді. Барлық ақпарат қайталанады, ал дискілердің біреуі істен шықса, екіншісі жұмыс істей бастайды. апаттық дискбірдеймен ауыстырылады, ақпарат жоғалмайды.

Екінші қадам - ​​күнделікті көшіру маңызды файлдарарнайы резервтік жадқа. Ең маңызды ақпаратбағынатын ұзақ мерзімді сақтау, екі данада әр түрлі тасымалдағыштарға, соның ішінде DVD дискіне жазылған.

Қазіргі мәліметтер базасы кез келген түрдегі ақпаратты сақтауға мүмкіндік береді бөлінген жүйе- үстінде әртүрлі серверлержәне тіпті ішінде әртүрлі қалалар. Бұл алгоритмнің арқасында ақпараттың қауіпсіздігі қамтамасыз етіледі.

Қарапайым пайдаланушы үшін файлдарды қайда сақтау керек?

Әуесқой фотографымызға оралайық - ол өзінің үлкен мұрағатының қауіпсіздігі туралы алаңдамай, фотосуреттерін қайда сақтауы керек? Тұрмыстық мақсатта сіз екеуінде жасалған бірнеше сақтық көшірмелердің көмегімен өзіңізді шындап сақтандыруға болады жергілікті компьютер, сондай-ақ желілік интернет ресурстарында.

Басқаша айтқанда, мақал-мәтелдегідей - сенімді жолбарлық жұмыртқаларды жоғалтпаңыз - оларды бірнеше себетке салыңыз.

Бақытымызға орай, бұлтты технологиялар қарқынды дамып келеді және қазірдің өзінде көптеген ұсыныстар бар, тіпті тегін. Осылайша, Google Disk, Mail.ru Cloude және Yandex Disk-ті қарастырыңыз.

Осылайша, жүйе өте сенімді Резервтік көшірмеүйде пайдалану үшін - нүкте бойынша.

Қатты дискілер

Сұраныс бағасы соншалықты үлкен емес. Сенімділік үшін қосымша ішкі 1 терабайт қатты дискіні және бірдей сыртқы медианы пайдалансаңыз, әрқайсысының құны шамамен $95 болады. Егер сіз оны өзіңіз орнатсаңыз, уақытты қоспағанда, бәрі тек ақша шығындары.

Жұмыс ақпаратын күнделікті синхрондау және сақтық көшірме жасау жақсы болар еді. Егер тапсырма жүйелік ақпаратты сақтау болса, онда сіз диск кескіндерін жасауға арналған арнайы бағдарламаларсыз жасай алмайсыз. Сондай-ақ мұндай кескінді бөлек тасымалдаушыда сақтау керек. Екі көшірме жаман емес, бірақ біз көбірек кепілдік алғымыз келеді, сондықтан біздің жолымыз бұлттарға.

Бұлтты сақтау технологиялары

Бұлтты технологиялардың артықшылықтары қандай? Интернет бар кез келген жерден қол жетімділік, әмияныңыздың көлемін ескере отырып, дыбыс көлемі сізге қажет. Қызмет бағдарламалық қамтамасыз етуқызмет провайдерінен трафикті де, ақпараттың өзін де шифрлау кіреді. Яғни қолжетімділік қауіпсіз технология арқылы ұйымдастырылады. «Бұлт» компьютердегі файлдардың көшірмелерін сақтайды.

Ақылы қызметтер ыңғайлы, бірақ арзан емес – баға төмендегеннен кейін де Google-дан 1 ГБ айына $0,18 тұрады. Терабайт үшін сіз 180 доллар аласыз - өте қымбат арифметика.

Тегін бұлттық дискілер

Барлық басқа жағдайларда сияқты, жұмыс істеу кезінде тегін қызметтерЕртең бәрі бітеді деген қауіп бар. Дегенмен, ол жұмыс істеп тұрғанда, біз оны пайдаланамыз. Өйткені Google, Mail.ru және Яндекс сияқты алпауыт компаниялар өздерінің беделіне мүлдем қауіп төндірмейді. Сондықтан бұл бұлттық дискілер ұзақ уақыт жұмыс істейді деген үміт бар.

Google дискі

Google Disk қызметі бар пайдаланушыға 15 ГБ береді хат жәшігі Gmail-де тегін. Google-дың артықшылығы сөзсіз - Google Docs құжаттарымен жұмыс істеу жүйесін қамтамасыз ету, MSOffice-пен 100% үйлесімді толық функционалды пакет.

Оның ішінде жарты ондаған басқа қосымшалар бар онлайн әмиян, Visa, MasterCard және т.б. арқылы төлемдер үшін. Клиенттік бағдарламалық құралды орнату қажет емес. Дискімен байланыс арқылы жүзеге асырылады Google есептік жазбасықауіпсіз https протоколы арқылы.

Яндекс дискі

Яндекс дискісі соншалықты жомарт емес, «бар болғаны» 10 ГБ-қа дейін бос орын болады.

Барлық 10 ГБ-ды иелену үшін сізге тек 3 ГБ беретін пошта жәшігін ғана емес пайдалану керек.

Тағы 3 ГБ алу үшін, қажетті жағдайдискіге қызмет көрсету үшін клиенттік бағдарламаны орнатады.

Тағы 2 ГБ алудың келесі қадамы файлдарды дискіге жүктеп алу болуы керек.

Егер сіз де досыңызды пайдалануға шақырсаңыз бұлтты дискЯндекстен, содан кейін сізге тағы 2 ГБ «сыйға» беріледі.

Google-дан аз болса да, бірақ өте жоғары жылдамдықты қызмет. Бір терабайтты ақылы нұсқасы жылына шамамен 30 доллар тұрады.

Mail.ru

Mail.ru-дан тамаша ұсыныс - мұнда олар клиенттік бағдарламаны орнатқаннан кейін бірден 100 ГБ береді. Осыдан кейін жүйелік құрылғылар арасында Mail.ru Cloud дискісі пайда болады.

Жаңалықты бақылағандар үшін Mail.ru қызметі 20.12.2014 жылдан бастап «тегін және мәңгілік» 1 ТБ бұлттық кеңістігін ұсынды. дейін 20.01.2014 ж Кімнің үлгермегені, алған жоқ.

Қытай қоймалары

Сондай-ақ тегін 36 терабайтқа қытайлық ұсыныстар бар - хабрахабрдағы әріптестер сілтемесі бар веб-сайтында жариялады. егжей-тегжейлі нұсқау. Бүкіл «терабайттар банкін» бірнеше манипуляциялар арқылы алуға болады - клиенттік бағдарламалық жасақтаманы компьютерге ғана емес, сонымен қатар iOS және Android құрылғысы бар смартфонға орнату. Бірақ сіз тек компьютерге орнатсаңыз да, сіз 10 ТБ аласыз.

Алгоритмді сақтау

Біріншіден, біз кірістірілген қосымша қатты дискіге көшіреміз.

Екіншіден, көшіру сыртқы қаттыдиск.

Үшіншіден, біз кеңістікті Mail.ru Cloude-ге көшіреміз.

Төртінші – үшеуі жеткілікті болса да, файлдарды қытайлықтарға қоюға болады.

Енді сіздің компьютеріңізде апат болған жағдайда, оны тек уақыт жұмсай отырып, қалпына келтіруге болады. Ақпарат жоғалмайды.

Жақында бірнеше достар мен таныстар бір сұрақты қойды - жинақталған файлдарды қайда сақтау керек?

Бұл компьютерде қауіпсіз емес, себебі ол кез келген уақытта істен шығуы мүмкін қатты дискнемесе Penetrator сияқты кейбір вирус барлық құжаттарды, фотосуреттерді, фильмдерді, музыканы және т.б. жояды.

Бұрын мен смарт кітаптарды ұнататындықтан, барлық құжаттарды мезгіл-мезгіл CD немесе DVD дискілеріне көшіріп, «салқын құрғақ жерде» сақтауға кеңес бердім.

Бірақ, бірнеше рет шкафта сақталған диск белгілі бір себептермен оқудан бас тартқан жағдайлар болды. Құдайға шүкір, онда ерекше құнды ештеңе болған жоқ.

Ол әдетте бірнеше көшірме жасайтынымды сақтайды. Флэш-дискіде, портативті USB дискісінде және қатты дискінің басқа жерінде. Бірақ ақпарат соншалықты жинақталады, сондықтан флэш-дискілер жеткіліксіз.

Бірнеше сұрақтарға жауап беруге тырысайық:

Нені сақтау керек?
-қалай сақтау керек?
- қайда сақтау керек?

Нені сақтау керек.

Барлығын сақтау мүмкін емес және қажет емес. Интернеттен кейбір музыканы, фильмдерді және т.б. жүктеп алсаңыз, мұның бәрін жылдар бойы сақтаудың қажеті жоқ. Қаласаңыз - шошқаларға қайта жазыңыз. Бланкі енді оқылмайтын болса да, сіз әрқашан Интернеттен бәрін қайтадан жүктей аласыз.

Бұл жерде орны толмас дүниелер бар: туыстары мен достарының фотосуреттері, жазылған өлеңдері, диссертациялары және басқа да құжаттар. Анау. сіз жасаған нәрсе. Егер сіздің шығармаларыңыз жоғалса, оларды сізден басқа ешкім қалпына келтірмейді.

Менің достарым диссертация қорғаудың алдында компьютер істен шыққан жағдай болды. Оны басып шығарып, сканерлеп үлгергені жақсы. Бірақ көп тер төгілді. Шағын зауыттағы тағы бір досы CNC машиналары үшін жасаған бағдарламаларын сақтайтын компьютерді тонап кетті. Сақтық көшірме жақын жердегі компьютерде сақталған, бірақ ол да ұрланған. Олар жаңа компьютерлер сатып алды, бірақ бірнеше жыл жұмыс істемеді.

Қалай сақтауға болады

Сақтық көшірмелерді ыңғайлы ету үшін барлық құжаттарды немесе фотосуреттерді дискінің түбірлік бөлімінде бөлек қалталарда сақтаған дұрыс. Мысалға: c :\Құжаттар, c :\Фото.

Көптеген адамдар жұмыс үстелінде құжаттар үшін қалта жасайды Windows жұмыс үстелі. Бұл өте жақсы емес, себебі бұл қалта байланыстырылған тіркелгіішкі қалталардың терең жерінде орналасқан нақты пайдаланушы C : \ Құжаттар мен параметрлер \ Вася \ Жұмыс үстелі \ ....Қалта немесе құжаттар кездейсоқ жойылған жағдайда, файлдарды дискінің түбірінде орналасқан қалтадан қалпына келтіру оңайырақ.

Егер қатты диск бірнеше бөлімдерге бөлінген болса (C :\, D :\), онда сақтық көшірмені екінші бөлімде сақтаған дұрыс. Вирус зақымдаса операциялық жүйе, содан кейін оны қайта орнатқан кезде пішімдеу қажет болуы мүмкін жүйелік дискжәне C:\ дискісіндегі барлық файлдар жойылады.

Әдетте мен D:\ дискісінде D:\ Backup қалтасын жасап, мұрағатты сол жерге құжаттардың көшірмелерімен көшіремін.

Мұрағаттарды жасау үшін мен архиваторды ұсынамын WinRAR (http://download.chip.eu/ru/WinRAR_39267.html). Бірақ егер сіз ARJ немесе WinZip-тің қандай да бір түріне үйренген болсаңыз, бұл бағдарламалармен де мұрағаттауға болады.

Егер сіздің ерекше құнды құжаттарыңыз бен фотосуреттеріңіз бірнеше бөлек қалталарда сақталса, онда сіз барлық құжаттар мен фотосуреттерді мұрағаттау үшін пакеттік файл жасай аласыз, осы файлдың белгішесін Жұмыс үстеліне қойып, мезгіл-мезгіл мұрағаттау пәрменін бере аласыз. Немесе жүйені автоматты түрде мұрағаттау үшін орнатыңыз, мысалы, аптасына бір рет.

Қайда сақтау керек

Флэш-дискілер

Енді үлкен флэш-дискіні немесе портативті USB дискісін сатып алу өте қымбат емес мүмкіндік бар. Мысалы, 16 ГБ флэш-дискінің құны шамамен 1000 рубльді, ал 500 ГБ USB дискінің құны 2000 рубльден сәл жоғары. Бағаларды ең жақын компьютер дүкенінде немесе Nix.ru веб-сайтында (http://www.nix.ru/price/price.html) тексеруге болады.

Құжаттар бар мұрағатты USB флэш-дискісіне немесе USB дискісіне тасымалдау қиын емес. Біз бұл процедураны сипаттамаймыз.

Вирус жұққан компьютерге қосылу кезінде флэш-дискідегі ақпаратты немесеUSB дискісі жойылуы мүмкін.

бос орындар

Архивтерді CD немесе DVD дискілерінде сақтау сенімдірек, бірақ пайдаланушыға ыңғайлы емес. Мұрағатты жазу үшін дискілерді жазуға арналған арнайы бағдарламаны орнату керек (Nero, ...).
Мұнда бағдарламалардың бірін таңдауға болады: http://download.chip.eu/en/Burning-Software_7685.html .
Егер сіздің компьютеріңізде Windows 7 орнатылған болса, Nero-ның ескі нұсқалары жұмыс істемейді.
Мен бағдарламаны ұсынамын CDBurnerXP http://download.chip.eu/en/CDBurnerXP-Pro_95440.html

Файлдарды сақтаудың бұл әдісінің артықшылығы - компьютердің дискісіне салсаңыз да, вирустар дискідегі ақпаратты бұзуы мүмкін емес.

Сенімділік үшін, әсіресе құнды мұрағаттарды бірнеше дискілерде сақтауға болады.

Бір қайта жазылмайтын диск DVD құны шамамен 20 рубль, қайта жазылатын - 30-30 рубль.

Бірақ қайта жазылатын дискілер де мәңгілік емес. . Менде 5-6 рет қайта жазғаннан кейін олар оқылмайды. Кейде арзанырақ қайта жазылмайтын дискіні сатып алу, мұрағатты жазу және оны сақтауға қою оңайырақ.

ғаламтор

Жақында Интернет жоғары жылдамдықты және қолжетімді болды және оған қол жеткізу әрбір үйде дерлік қолжетімді.

Құжаттар мен фотосуреттерді сервердің бір жерінде сақтауға мүмкіндік беретін интернет-қызметтері дами бастады.

Ең кең тараған және танымал сайт қызметтері Google. Ол Picasa веб-альбомдарында фотосуреттерді және Google Docs құжаттарында сақтауға мүмкіндік береді. Келесі жолы осы қызметтер туралы көбірек жазуға тырысамын.

Picasa альбомдары жалпыға ортақ немесе жеке болуы мүмкін. Сізге ыңғайлы болу үшін сайтта бар арнайы бағдарламабұл сізге жүктеп алуды жеңілдетеді үлкен сан Picasa веб-альбомына фотосуреттер.

2. клиенттік бағдарламалық құралды орнату

Осыдан кейін компьютерде қалта пайда болады. C:\Documents and Settings\Vasya\My Documents\My Dropboxмұнда мұрағатты немесе файлды көшіру қажет.

Бірнеше минуттан кейін (мұрағаттың немесе құжаттың көлеміне байланысты) құжаттың көшірмесі Интернетте сіздің жеке ресурста болады. Файлға кез келген уақытта кез келген компьютерден, тіпті смартфоннан да қол жеткізе аласыз.
Егер сіз файлды немесе құжатты «Қоғамдық» ішкі қалтасына көшірсеңіз, файлды достарыңызбен бөлісе аласыз немесе файлыңызға сілтемені LiveJournal немесе сайтта орналастыра аласыз. Ол үшін басу керек оң жақ түймефайлдағы тінтуірді, достарыңызбен бөліскіңіз келетін сілтемені басыңыз және «Жалпыға ортақ сілтемені көшіру» мәзір элементін басыңыз. Сілтеме алмасу буферіне көшіріледі, оны хат немесе блог арқылы жіберуге болады. Мысалға: http://dl.dropbox.com/u/16346789/drop2.jpg

Осылайша сізде әрқашан тегін онлайн болады » виртуалды флэш-диск"Өлшемі кемінде 2 гигабайт. Негізгі құжаттарыңыз үшін бұл жеткілікті.

Жұмыста Интернетке кіру мүмкіндігі болса және DropBox клиенті орнатылған болса, үйде құжатпен жұмысты жалғастыру үшін файлды USB флэш-дискісіне көшіріп, үйге апарудың қажеті жоқ. Құжатты DropBox қалтасына сақтап, оны үйде сол қалтадан ашуға болады.

Windows жүйесіндегідей, DropBox қалтасында жойылған файлдар себетке жойылады және қажет болған жағдайда қалпына келтіруге болады.

DropBox орнату және пайдалану туралы қосымша ақпаратты мына бейнеден қараңыз:

UPD : Android жүйесінде Dropbox қолданбасынан фотосуреттерді синхрондаңыз