Access 2010, өзінің танымалдылығы мен пайдаланудың қарапайымдылығына қарамастан, көптеген пайдаланушылар үшін жеті мөрдің артында құпия болып қала береді. Windows 3.0 үшін алғаш рет 1992 жылы жарияланған бұл бағдарлама пакетке енгізілген Microsoft Officeжәне оның ыңғайлы пайдалануына және күрделі мәліметтер базасымен жұмыс істеу үшін Access-тің өзіне негізделген қосымшаларды жазу мүмкіндігіне байланысты кең тарады.

Алғашқы кездесуде болса да Microsoft Access 2010 жылы мұндай бағдарламаны тек озық пайдаланушылар, компьютер ғалымдары мен бағдарламашылар ғана қолданатын сияқты, іс жүзінде ол кез келген жұмыс істейтін адамның өмірін айтарлықтай жеңілдетеді.

Access 2010 орыс тілінде тегін жүктеп алу:

Access-ті пайдаланудың мағынасын түсіну үшін орындалған жұмыстарды, олардың күнін, құнын және нәтижелерін көрсететін кестені жүргізетін қарапайым жазу кітапшасын елестету жеткілікті. Мұндай жазу кітапшасын әртүрлі бағамен жұмыстың бірнеше түрі болса да, қолмен сақтауға болады. Бұл жағдайда қорытындылар қарапайым калькулятордың көмегімен жасалады.

Access 2010 қалай орнатуға болады

Орнатушы түймесін басыңыз «Параметр»

Басқасын орнату үшін тізімді тексеріңіз Қол жеткізужәне қорлар Кеңсе

Орнату түймесін басыңыз, орнатудың аяқталуын күтіңіз.

Мәселе жүктеп алуда болса:

Ұйымдастыру және ұйымдастыру

Бірақ 2-3 жұмыс түрін орындайтын он шақты жұмысшы үшін бірден есептеу қажет болса ше? Бір ай бойы шамамен жүзге жуық әртүрлі кесте жинақталуы мүмкін, олардың жиынтықтары үнемі қайта есептелуі керек. Жұмысшылардың байланысқан деректері, жұмыс түрлері, олардың құны және Access бағдарламасындағы кез келген басқа қажетті ақпараты бар бір кесте мыңдаған жалғыз кестелерді алмастыра алады. Ыңғайлылық сонымен қатар кез келген байланыстырылған деректер қорындағы деректерді өңдеу негізгі кестеде және өзгертілген ақпарат айтылған жерде автоматты түрде орындалатынында.

Ол бәріне керек

Сіздің бизнесіңіз болмаса да, ақша санамаңыз немесе басқа біреудің жұмысын ұйымдастырмаңыз, бұл бағдарлама сізге басқаруға көмектеседі. отбасылық бюджет, коммуналдық төлемдер, мекенжайларды тіркеу және телефон нөмірлері, және т.б.

Бағдарламамен жұмыс істеу ерекшеліктері

Қол жеткізу болып табылады қатынас жүйесімәліметтер қорын басқару, яғни екі өлшемді кестелер кешенін басқаруға арналған құралдар жиынтығы. Бастау үшін стандартты үлгіні пайдалануға болады: факультет, маркетингтік жобалар, тапсырмалар, контактілер және т.б.

Ең қолайлысы - сұраныстарды құру арқылы қажетті ақпаратты жылдам алу мүмкіндігі және кестелерден жасалған есептер деректерді басып шығаруға оңай пішінде оңтайландырады. Практикада Интернетте қол жетімді деректермен веб-беттерді құру мүмкіндігі өте пайдалы. Бұл қаланың әртүрлі бөліктерінде немесе тіпті әртүрлі қалаларда үйден жұмыс істейтін адамдардың жұмысын үйлестіруге көмектеседі.

Microsoft Access 2010 жай ғана емес, жақсы үй жұмысы, сонымен қатар нәтижені тұтынушыға көрсету арқылы мәліметтер қорын бағдарламалау үшін де. Оның негізінде алынған қосымшалар Visual Basic for Applications тілінде жазылған, тіпті айтарлықтай ауқымды бухгалтерлік есептерді үйлестіруге көмектеседі, ал макростарды жасау мүмкіндігі бұл жұмысты одан да жеңілдетеді.

МӘСКЕУ МЕМЛЕКЕТТІК АСПАП ЖАСАУ ЖӘНЕ ИНФОРМАТИКА УНИВЕРСИТЕТІ

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС

диск арқылыжәнеПлайн:

«ЭКОНОМИКАДАҒЫ АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕЛЕР»

Тақырыпқа: “ MicrosoftҚол жеткізу”

Мен жұмысты орындадым

Кешкі студент

080105 мамандығының 3 курсы

EF4-0515v тобы

Жабина И.А.

Тексерілген жұмыс:

Шеверева Е.А.

Мәскеу 2008 ж

Кіріспе 3

1. Microsoft Access 4 базасының сипаттамасы

2. 10-кестемен жұмыс

3. Сілтемелерді құру үшін кестелердің мазмұнын талдау 13

4. Есептерді жасау және басып шығару 14

5. Сұраныстарды пайдалана отырып, жазбаларды таңдау және сұрыптау 17

6. Макростар 20

Қорытынды 22

Пайдаланылған көздер тізімі 23

Кіріспе

ACCESS бағдарламасы Microsoft корпорациясының кең таралған кеңсе пакетінің пакетіне кіреді. Бұл бағдарлама өзінше әмбебап. Сонымен қатар, бағдарлама оңай жұмыс істейді және қарапайым пайдаланушыға қол жетімді. Мұның бәріне интерфейс жауап береді. Бұл бағдарламаны жетілдіру барысында бірегей мүмкіндіктер енгізілді. Мәліметтерді кесте немесе диаграмма түрінде беруге болады. Ал егер бұл бағдарламаны кез келген қолданушы (бастаушыдан кәсіпқой әзірлеушіге дейін) пайдалана алатынын ескерсек, Microsoft корпорациясының ACCESS-ті кез келген күрделіліктегі есептерді шешудің ең жақсы құралы деп сөзсіз айта аламыз.

Базалық басқару жүйесі Microsoft деректеріҚолжетімділік - ең бірі танымал қолданбаларжұмыс үстелі ДҚБЖ отбасында. Access бағдарламасының барлық нұсқаларында деректерді енгізу мен өңдеуді, деректерді іздеуді және кестелер, графиктер және есептер түріндегі ақпаратпен қамтамасыз етуді айтарлықтай жеңілдететін арсенал құралдары бар. Access 2000 нұсқасынан бастап деректерге қол жеткізуге арналған Web-беттер де пайда болды, оларды пайдаланушы бағдарлама арқылы көре алады. Internet Explorer... Сонымен қатар, Access қолданбаға қажет ақпаратты сақтау үшін басқа жұмыс үстелі және сервер дерекқорларындағы электрондық кестелер мен кестелерді пайдалануға мүмкіндік береді. Сыртқы кестелерді тіркеу арқылы Access пайдаланушысы сол кестелердегі дерекқорлармен Access кестелері сияқты әрекеттеседі. Сонымен бірге, басқа пайдаланушылар осы деректермен өздері жасалған ортада жұмыс істей алады.

1. Microsoft Access мәліметтер қорының сипаттамасы

Негіз Деректерге қол жеткізу mdb кеңейтімі бар файл болып табылады. Бұл файлда тек барлық кестелер ғана емес, сонымен қатар Access қолданбаларындағы басқа да объектілер – сұраныстар, пішіндер, есептер, деректерге қол жеткізу беттері, макростар және модульдер болуы мүмкін.

Мәліметтер қорын құру мен пайдаланудың негізгі міндеттерінің бірі – пайдаланушыларды бар деректер негізінде қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету. Access мұны пішіндер мен есептермен қамтамасыз етеді.

Access бағдарламасын іске қосқан кезде Microsoft Access негізгі терезесі пайда болады.

Бар дерекқорды ашу үшін үш әдістің бірін пайдалануға болады. Бұрын ашылған файлдар тізімінен Файл мәзірінен қажетті файлды таңдаңыз.

«Файл» мәзірінде мұндай тізім болмаса, «Құралдар», «Параметрлер» пәрменін пайдаланып Параметрлер диалогтық терезесін ашыңыз, «Жалпы» қойындысын ашыңыз және «Соңғы пайдаланылған файлдар тізімі» құсбелгісін қойыңыз. Бағдарлама терезесінің оң жағында орналасқан тапсырмалар тақтасындағы тізімнен файлды таңдаңыз. Файл мәзірінен Ашу командасын таңдап, Ашу диалогтық терезесінен қажетті файлды таңдаңыз.

Соңғы жағдайда диалогтық терезе әдетте әдепкі бойынша Менің құжаттарым немесе Жеке қалтаның мазмұнын (компьютерде орнатылған операциялық жүйеге байланысты) көрсетеді. Тізімде қажетті дерекқорды тапқаннан кейін файлды таңдап, Ашу түймесін басу керек немесе тізім элементін екі рет басу керек. Таңдалған деректер қорының терезесі Microsoft Access негізгі терезесінде пайда болады.

В жаңа нұсқасы Access бағдарламасы Access 2000 нұсқасында жасалған дерекқор файлдарын аша алады және олармен бұрынғыдай жұмыс істей алады.

Сіз файлдарды ашқан кезде «Дерекқор файлын ашу (Ашық)» диалогтық терезесінде пайда болатын тізімнен ғана таңдай алмайсыз. Қажетті қалтаны Қарау ашылмалы тізімінен таңдауға немесе сол жақтағы мекенжай жолағында орналасқан таңбашаларды пайдалануға болады. Тарих таңбашасын таңдаған кезде, соңғы ашылған файлдар мен қалталарға арналған таңбашалар тізімі пайда болады. Жұмыс үстелі таңбашасын таңдаған кезде диалогтық терезеде қалта таңбашалары мен файлдарды қамтитын тізім көрсетіледі. осы сәт Windows жұмыс үстелінде. Файл түрі терезенің төменгі жағындағы Файл түрі ашылмалы тізімінен таңдалады. Таңдаулылар қалтасында жиі пайдаланатын қалталар мен файлдардың таңбашаларын көруге болады. Көптеген бағдарламалар Таңдаулылар қалтасына төте жолдарды қосуға мүмкіндік береді, соның ішінде мұны дерекқор файлының Ашу терезесінде тікелей жасауға болады (Ашу). Ол үшін тізімнен қажетті файлды таңдап, терезенің жоғарғы жағындағы құралдар тақтасындағы Құралдар түймесін басып, тізімнен Таңдаулыға қосу пәрменін таңдаңыз.

Желілік дискіде орналасқан дерекқор файлын ашуға болады. Желілік дискіні картаға түсіру үшін Қосылу пәрменін орындау керек желілік диск(Map Network Drive) Құралдар түймешігінің пәрмендер тізімінен.

Қажетті дерекқор файлы табылмаса, Құралдар түймешігін басқанда және тізімнен Іздеу пәрменін таңдаған кезде пайда болатын арнайы диалогтық терезеде іздеу шарттарын көрсету арқылы іздеуге болады.

Access-те арнайы терезе – мәліметтер қорындағы барлық объектілерге қол жеткізуге және объектпен жұмыс істеу режимін таңдауға мүмкіндік беретін мәліметтер базасының терезесі. Терезенің сол жағында Access нысандарының әрқайсысына арналған таңбашаларды қамтитын нысандар тақтасы бар: Кестелер, Сұраулар, Пішіндер, Есептер, Беттер, Макростар, Модульдер ).

Тінтуірдің көмегімен таңбашаны басу арқылы терезенің оң жағында сіз сәйкес объектілердің тізімін ашасыз. Нысандардың тізімін төрт түрлі жолмен көрсетуге болады (әдеттегідей операциялық бөлме қалталары үшін). Windows жүйелері): - шағын белгішелер түрінде;

Үлкен белгішелер түрінде;

Тізім көрінісі;

Кесте түрінде.

Бұл дисплей режимдері арасында ауысу терезенің үстіңгі жиегіндегі құралдар тақтасындағы төрт оң жақ түймені пайдалану арқылы жүзеге асырылады.

Нысандар белгішелер ретінде көрсетілгенде, бұл белгішелерді тінтуірмен сүйреп апаруға және кез келген ыңғайлы жолмен дерекқор терезесінде орналастыруға болады. Егер сіз белгішелерді бір-бірінің қасында орналастырғыңыз келсе, дерекқор терезесінің кез келген бос аймағын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басу керек. бастап контекстік мәзір Line Up Icons пәрменін таңдаңыз.

Тізім түріндегі нысандар тізімінің көрінісі дерекқор терезесінде белгішелерді ерікті түрде орналастыруға мүмкіндік бермейді, бірақ оларды дерекқор терезесінің сыртына «сүйреп апаруға» болады (бұл белсендіру тәсілдерінің бірі нысан, мысалы, кестені ашыңыз). Кесте көрінісі әрбір нысанға оның атын ғана емес, сонымен қатар оның сипаттамасын (Сипаттама бағаны), соңғы өзгертудің күні мен уақытын (Өзгертілген баған), жасалған күні мен уақытын (Жасалған баған) көруге мүмкіндік береді. объектінің түрі. Дерекқор терезесінде объектілерді көрсетудің кез келген түрін пайдаланған кезде оларды атау, тип, жасау күні және өзгерту күні бойынша сұрыптауға болады. Мұны істеу үшін түймесін басыңыз оң жақ түймешікті басыңызтінтуірді дерекқор терезесінің кез келген бос аймағында. Контекстік мәзірден Реттеу белгішелері командасын таңдаңыз. Ашылмалы мәзірден тапсырыс беру әдісін таңдаңыз: Аты бойынша, Түр бойынша, Жасалған, Өзгертілген бойынша.

Дерекқор терезесіндегі нысандар автоматты түрде реттелуі үшін сізге қажет

дерекқор терезесінің кез келген бос аймағын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. Контекстік мәзірден Реттеу белгішелері командасын таңдаңыз. Ашылмалы мәзірден Автоматты реттеу опциясын таңдаңыз. Автоматты тапсырыс қосулы екенін көрсету үшін пәрменнің алдында құсбелгі пайда болады.

Автоматты тапсырыстан бас тарту үшін Реттеу белгішелері мәзірінен Автоматты реттеуді қайтадан таңдау керек. Пәрмен белгісі жойылады және автоматты тапсырыс беру режимі өшіріледі.

Әрбір дерекқор объектісі екі режимде жұмыс істей алады. Бірінші режим орындау режимі деп аталады (шартты түрде, өйткені ол нысандардың әртүрлі типтері үшін біршама ерекшеленеді):

кестелер, сұраныстар, пішіндер және деректерге қол жеткізу беттері үшін бұл режим сәйкес нысанды ашуды білдіреді және сәйкесінше Кестелер режимі (кестелер мен сұраныстар үшін), Формалар режимі, Беттер режимі деп аталады;

есеп үшін бұл алдын ала қарау режимі;

макрос үшін бұл шын мәнінде орындау режимі;

бұл режим модуль үшін өшірілген.

Екінші режим - Конструктор режимі. Бұл режимнысандардың барлық түрлеріне қолданылады және объектілерді құруға және өзгертуге арналған.

Қажетті режимді дерекқор терезесінің құралдар тақтасының сол жағындағы түймелер арқылы, Көрініс мәзіріндегі командаларды пайдаланып немесе Access құралдар тақтасындағы түймелерді пайдаланып таңдауға болады.

Сол жақтағы Мәліметтер қоры терезесінің құралдар тақтасында үш негізгі түйме бар: бірінші түймешік қай объект таңдалғанына байланысты өзінің атын өзгертеді. Кесте, сұрау, пішін, бет немесе Таңдаулылар тобы таңдалғанда, түйме Ашу болады. Есеп таңдалса - Алдын ала қарау, макрос немесе модуль болса - Іске қосу. Атаудың жанындағы белгіше сәйкесінше өзгереді. Әрбір нұсқадағы бұл түйменің атауы мақсатты анық көрсетеді. Екінші батырма Дизайн барлық объектілер үшін тұрақты болып табылады және бұрын жасалған объектіні өңдеуге арналған. Үшінші Жаңа батырманың тұрақты атауы бар, бірақ ондағы белгішелер нысан түріне сәйкес өзгереді.

Жаңа нысандарды жасау үшін әр түрдегі нысандар тізіміне енгізілген арнайы таңбашаларды пайдалануға болады.

Объектіні көшіру немесе жылжыту үшін стандартты көшіру/қою бағдарламаларын пайдалануға болады. Мысалы, кестені алмасу буферіне көшіру үшін екі әрекеттің бірін орындау керек: тізімнен қажетті кестені таңдап, стандартты деректер қорының құралдар тақтасындағы Көшіру (Көшіру) түймесін басыңыз. Бұл панель дерекқор терезесі белсенді болған кезде экранда көрсетіледі.

Объектінің қасиеттерін көру үшін келесі әрекеттердің бірін орындаңыз: объектінің атын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Қасиеттер командасын таңдаңыз; дерекқор терезесіндегі тізімнен объектіні таңдап, Access негізгі мәзірінен View, Properties командасын таңдаңыз.

Ол келесі ақпаратты көрсетеді:

Type (Type) – нысанның түрі (бұл жағдайда Кесте);

Сипаттама – кестенің пайдаланушы анықтайтын сипаттамасы;

Құрылды - кестенің жасалған күні;

Өзгертілген – кестенің соңғы өзгертілген күні;

Меншік иесі – кестенің иесі (жасаушысы);

Атрибуттар: Жасырын – кестені деректер қоры терезесінен жасыруға мүмкіндік береді, Репликацияланған – объектінің қайталануын басқаруға мүмкіндік береді («Деректер базасын репликациялау» тарауын қараңыз, 15 тарау).

Пайдаланушы сипаттар терезесінде тек кестенің сипаттамасын және оның атрибуттарының мәндерін өзгерте алады.

Нысандар тақтасында әртүрлі дерекқор нысандарына төте жолдарды қамтитын қалталарды да орналастыруға болады. Осылайша, біріктіруге болады әртүрлі түрлеріобъектілерді топтарға бөлу. Әдепкі бойынша, нысан тақтасының бұл бөлігінде бір қалта бар - Таңдаулылар. Қалтаны басу арқылы сіз осы топқа кіретін нысандардың тізімін көре аласыз.

Қосу жаңа папканысандар тақтасында сізге қажет: нысандар тақтасында тінтуірдің оң жақ түймешігін басып, контекстік мәзірден Жаңа топ командасын таңдаңыз. Жаңа топ тілқатысу терезесінде атауды енгізіңіз қалта жасалудажәне OK түймесін басыңыз.

Топқа нысан таңбашасын қосудың ең оңай жолы келесідей. Осы типтегі объектілердің тізімін кеңейтіп, одан қажетті объектіні тауып, оны тінтуірдің көмегімен объектілер панеліндегі сәйкес қалтаға апару керек. Нысанды топқа қосудың тағы бір тәсілі – мәліметтер қоры терезесінде қажетті типтегі объектілердің тізімін ашу. Қажетті объектіні тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Топқа қосу командасын таңдаңыз. Ашылмалы мәзірден қажетті қалтаны таңдаңыз немесе Жаңа топ командасы арқылы жаңа қалта жасаңыз.

Жеке дерекқор нысандары сияқты, топтарды жоюға және атын өзгертуге болады. Топтағы белгілерді жоюға, атын өзгертуге, көшіруге де болады. Бұл жою, атын өзгерту немесе көшіру қажет нысанды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басқан кезде пайда болатын мәтінмәндік мәзірдің сәйкес командалары арқылы орындалады.

Деректерді өңдеуге арналған кез келген қосымшамен жұмыс істегенде, мәселе әрқашан басқа бағдарламалық жасақтамамен бұрын жинақталған, сондықтан басқа пішімге ие деректерді қалай пайдалану керек. Access 2002 бұл мәселені шешеді стандартты түрде- бар дерекқор кестесін, электрондық кестенің жұмыс парағын импорттау арқылы немесе мәтіндік файл Access ішкі дерекқор пішіміне (MDB) MS-DOS немесе Windows қолданбалары арқылы жасалған файлдар. Әрине, Access 2002 MDB пішіміндегі дерекқор кестелерінен деректерді импорттай алатын кез келген пішімге экспорттай алады. Дегенмен, Access бұл мағынада бірегей, өйткені оның басқа форматтарда сақталған деректерді пайдаланудың басқа жолы бар. Жүйе кестелерді басқа форматтағы деректер қорынан Access мәліметтер базасына біріктіруге және олармен бастапқы пішімінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Сыртқы кестемен деректер қорының қосылымын жасағаннан кейін, тіркелген кестені көруге, оның мазмұнын өзгертуге, яғни онымен Access дерекқорындағы ішкі кесте сияқты жұмыс істеуге болады. Дегенмен, басқа пайдаланушылар электрондық кесте файлын өз қолданбаларында пайдалана алады.

Дерекқор файлдарына қосымша, Access электрондық кесте файлдарымен, мәтіндік файлдармен, HTML құжаттарымен, мекенжай кітаптарымен тікелей жұмыс істей алады немесе осы файлдар мен XML құжаттарынан деректерді импорттай алады.

Деректер Access дерекқорына импортталатын немесе Access дерекқорымен байланыстырылатын файл түрлері. Оларды «Файл» мәзірінен «Сыртқы деректерді алу», «Импорттау» пәрменін таңдап, импорттау диалогтық терезесіндегі «Түрі файлдары» өрісінің кеңейтімін басу арқылы көруге болады. Access дерекқорынан деректерді экспорттауға болатын пішімдер. Файл мәзірінен Экспорттау пәрменін таңдап, содан кейін Файл түрі өрісінің кеңейтімін шертсеңіз, оларды көре аласыз.

2. Кестемен жұмыс

Кестелер Access бағдарламасының негізгі объектісі болып табылады. Бағдарламаның дерекқорын құрайтын кестелер тізімі қолданба бірінші рет ашылған кезде дерекқор терезесінде пайда болады. Сонымен қатар, Access қолданбадағы барлық объектілер туралы ақпаратты сақтайтын жүйелік кестелерді жасайды және бұл кестелер қажет болған жағдайда мәліметтер қоры терезесінде де көрсетілуі мүмкін.

Жаңада Microsoft нұсқалары Access-те кестелермен жұмыс істеудің төрт режимі бар: деректер парағы көрінісі, дизайн көрінісі, жиынтық кесте көрінісі және жиынтық диаграмма көрінісі.

Кестелер режимінде кестедегі мәліметтермен жұмыс жүргізіледі: қарау, өңдеу, қосу, сұрыптау және т.б. қасиеттері. Жиынтық кесте және жиынтық диаграмма режимдері оның көрсетілу жолын динамикалық түрде өзгерту арқылы деректерді талдауды орындауға ыңғайлы. Сондай-ақ қосымша режим бар - кестені басып шығару алдында парақтағы деректердің орнын көруге мүмкіндік беретін Preview режимі. Бір режимнен екіншісіне жылдам ауысу үшін Кесте деректер парағы, Кесте дизайны, Жиынтық кесте және Жиынтық диаграмма құралдар тақтасындағы Көру түймешігін пайдаланыңыз. Режимден режимге ауысу үшін осы түймені басу жеткілікті.

Кестелер режимінде кестені ашудың бірнеше жолы бар:

· Мәліметтер қорының терезесіндегі кестелер тізіміндегі кестенің атын екі рет шертіңіз;

· Мәліметтер қоры терезесіндегі кестелер тізімінен кестені таңдап, мәліметтер қоры терезесінің жоғарғы жағындағы Ашу түймесін басыңыз;

· Кесте атын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік менюден Ашу командасын таңдаңыз.

Кестенің жоғарғы бөлігінде өрістердің аттары (кестенің бір бағанында орналасқан ұяшықтар), төменде деректер енгізілген жазбалар (кесте жолдары) орналасқан. Бір жазба әрқашан ағымдағы, ал оның жанында ағымдағы жазба көрсеткіші (терезенің сол жағындағы таңдау өрісіндегі көрсеткі) болады. Терезенің төменгі жағында кестедегі ағымдағы жазбаның көрсеткішін (бірінші жазбаға, алдыңғы жазбаға, келесі жазбаға, соңғы жазбаға) жылжытуға мүмкіндік беретін шарлау түймелері орналасқан. Сонымен қатар ағымдағы жазбаның нөмірі үшін өріс, жаңа жазбаны құру батырмасы және кестедегі жазбалардың жалпы санының көрсеткіші бар. Таңдау өрісінде жұлдызшамен белгіленген кестенің соңғы жолы да жаңа жазба жасау үшін пайдаланылады.

Кесте өрістерінің көлденең жылжыту жолағы кесте терезесіне сәйкес келмейтін кесте өрістерін көруге мүмкіндік береді. Сол сияқты кесте жазбаларының тік айналдыру жолағы жазбаларды терезенің сыртында көруге мүмкіндік береді.

Күріш. 1.1. Дизайн режимінде кесте құру

1.2-сурет. Телефондар үстелі

3. Сілтемелерді құру үшін кестелердің мазмұнын талдау

Анализатор қайталанатын деректерді анықтайды және оларды жаңа байланыстырылған кестеге көшіруге көмектеседі. Әрбір кестені өзгерту қажет емес, бірақ оны қайтадан талдау ешқашан ауырмайды. Сонымен қатар, өз білімі мен қабілетіне әлі сенімді емес қолданушылар анализаторға реттелген кестелерді құруды сеніп тапсыра алады. Кестені талдау үшін келесі әрекеттерді орындау керек.

1. Құралдар > Талдау > Кесте тармағын таңдаңыз.

2. Шебердің бірінші терезесі деректердің ықтимал қайталануымен байланысты мәселелерді сипаттауға арналған опцияларды қамтиды. Онда мысалдарды қарап шығыңыз және «Келесі» түймесін басыңыз.

3. Келесі терезеде талдаушы арқылы кестелерді бөлу мысалдары келтірілген. Мысалды қарап шығыңыз және «Келесі» түймесін басыңыз.

4. Талдау үшін кестені таңдап, Келесі түймесін басыңыз.

5. Әрине, мен шебердің арыстанның үлесін өз бетімен атқарғанын қалаймын. Сондықтан, «Иә» қосқышын белсендіру арқылы жаңа кестеге тасымалданатын өрістерді таңдауға рұқсат етіңіз, өрістерді бөлу шебер арқылы жүзеге асырылады. Келесі түймешігін басыңыз.

6. Келесі терезеде шебер ұсынған кестені бөлу схемасы көрсетіледі. Қазіргі уақытта кестелер бір-бірімен байланысты емес.

7. Тапсырманы орындауға болар еді, бірақ анализатормен танысуды жалғастыру мағынасы бар. Мәліметтер қорының қалыпты құрылымы бар - тек екі кестенің арасындағы байланыс жоқ.

8. «Кестелер» терезесін ашып, ондағы «Кестенің атын өзгерту» түймесін басыңыз. Атын енгізіп, OK түймесін басыңыз.

9. «Кесте» терезесінің атын өзгертіп, «Келесі» түймесін басыңыз.

10. Енді бастапқы кілтті қайта орнатуға болады. Шебер кестеге автоматты түрде тағайындалған бірегей жазба кодының өрісін қосуды және оны негізгі кілт ретінде пайдалануды ұсынады. Дегенмен, кесте үшін бастапқы кілт көрсетілмеген, сондықтан оны өзіңіз орындауға тура келеді. Тізімнен Атау өрісін таңдап, Кілт өрісі түймесін басыңыз. Өрістің жанында кілт белгішесі пайда болады. Келесі түймешігін басыңыз.

11. Соңғы терезеде шебер сұраныс жасауды ұсынады. Радио түймені таңдау керек Жоқ, сұрау жасаудың қажеті жоқ. Оған қоса, жұмыс істеу үшін Анықтаманы көрсету құсбелгісін алып тастай аласыз жаңа үстелнемесе сұрау бойынша, әйтпесе басқа терезені жабуға тура келеді. Аяқтау түймесін басыңыз.

Күріш. 1.3. Пішіндер (негізгі және бағынышты)

4. Есептерді құру және басып шығару

Мәліметтер қорын құру мен пайдаланудың негізгі міндеттерінің бірі – пайдаланушыларды бар деректер негізінде қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету. Access 2002 осы мақсат үшін пішіндер мен есептерді қамтамасыз етеді. Есептер мәліметтер қорынан пайдаланушыға қажетті ақпаратты таңдауға және оны көруге және басып шығаруға болатын құжаттар түрінде реттеуге мүмкіндік береді. Есепке арналған деректер көзі кесте немесе сұрау болуы мүмкін. Кестелерден алынған деректерге қосымша есеп бастапқы деректерден есептелген мәндерді, мысалы, қорытындыларды көрсете алады.

Қатынас есептері мен пішіндерінің ортақ жақтары көп. Дегенмен, пішіндерден айырмашылығы, есептер кестелерге деректерді енгізуге және өңдеуге арналмаған. Олар тек деректерді көруге және басып шығаруға мүмкіндік береді. Басқару элементтерін пайдаланып есептегі бастапқы деректерді өзгерту мүмкін емес, өйткені оны пішіндер арқылы жасауға болады. Есептерде бірдей басқару элементтерін радио түймелерінің, құсбелгілердің және тізімдердің күйін көрсету үшін пайдалануға болады.

Пішін сияқты есеп шебердің көмегімен жасалуы мүмкін. Есеп бөлімдері пішін бөлімдеріне ұқсас және есеп тақырыбы мен жазбаны, деректер аймағын және үстіңгі және төменгі деректемені қамтиды. Жиынтық өрістері жиі есеп жазбасына қосылады. Басқару элементтерін Пішін құрастыру режимінде пайдаланылатынға ұқсас Құралдар жинағы құралдар тақтасы арқылы есепке қосуға болады. Есептегі басқару элементтерін пішімдеу және топтау пішіндегі басқару элементтерін пішімдеу және топтау сияқты. Пішіндер ішкі пішіндерді, ал есептер ішкі есептерді қамтуы мүмкін.

Access есептерді жасаудың бірнеше жолдарын ұсынады. Олардың ең қарапайымы есептерді автоматты түрде жасау құралдарын пайдалану болып табылады. Кестеден немесе сұраудан автоматты түрде жасалатын есеп автоматты есеп деп аталады. Access бағдарламасы есептерді екі пішімде автоматты түрде жасауға мүмкіндік береді: бағаналы және жолақты.

Автоматты есеп жасау үшін:

· Дерекқор терезесінің Объектілер аймағында Есептер қойындысын басып, Жаңа түймешігін басыңыз. Жаңа есеп тілқатысу терезесі пайда болады.

· Жаңа есеп диалогтық терезесінің тізімінде элементтердің бірін таңдаңыз: Автоесеп: бағандағы (Автоесеп: Бағаналы) немесе Автоесеп: таспа (Автоесеп: Кесте).

· Жаңа есеп тілқатысу терезесінің төменгі жағындағы құрама жолақ есеп үшін деректер көзі ретінде пайдаланылуы мүмкін дерекқордағы барлық кестелер мен сұраулардың атауларын қамтиды. Тізімді ашу үшін көрсеткі түймешігін тінтуірдің сол жақ түймешігімен басыңыз, содан кейін тізімдегі қажетті элементті таңдаңыз.

· OK түймесін басыңыз.

Нәтижесінде Access бағдарламасы жолақ немесе баған пішімін пайдаланып таңдалған деректер көзіне негізделген есепті автоматты түрде жасайды. Таспа пішімі шығыс жазбаларының өрістерін жолға орналастырады. Бағанға пішімі шығыс жазбаларының өрістерін бағанға орналастырады. Осы екі пішімнің кез келгенін пайдаланып жасалған автоматты есеп таңдалған деректер көзінде қолжетімді барлық өрістер мен жазбаларды қамтиды.

Құрылған есепті болашақта пайдалану үшін оны сақтау керек. Ол үшін «Файл», «Сақтау» командасын таңдаңыз немесе құралдар тақтасындағы Сақтау түймесін басыңыз. Содан кейін пайда болған Басқаша сақтау тілқатысу терезесінде жаңа есептің атын енгізіңіз (мысалы: Менің есебім) және OK түймешігін басыңыз.

Есепті сақтаудың тағы бір мүмкіндігі бар: Файл, Басқаша сақтау мәзірінің командасын пайдалану. Бұл пәрмен Басқаша сақтау тілқатысу терезесін көрсетеді. Есептің атын енгізіңіз және OK түймешігін басу алдында осы терезедегі As ашылмалы тізімінен Есеп таңдалғанына көз жеткізіңіз. Таңдалған элемент жаңа есептің қалай сақталатынын анықтайды, дәлірек айтқанда, Access дерекқорының қай нысаны ретінде. Мәселе мынада, Access 2002 жаңа нұсқасында есепті басқа дерекқор объектісі – деректерге қол жеткізу беті ретінде сақтау мүмкін болды. Мұны ашылмалы тізімдегі басқа элементпен, мысалы, Деректерге қол жеткізу беті элементімен жасауға болады.

Күріш. 1.4. Есепті құрудың мысалы

5. Сұраулар арқылы жазбаларды таңдау және сұрыптау

Microsoft Access жеті стандартты нысанының бірі сұрау болып табылады. Сұраулар бір немесе бірнеше кестелердегі деректерді қарау, талдау және өзгерту үшін қолданылады. Мысалы, сұрауды бір немесе бірнеше кестелердің деректерін көрсету және оларды белгілі бір ретпен сұрыптау, жазбалар тобында есептеулерді орындау және нақты шарттарға сәйкес кестеден таңдау үшін пайдалануға болады. Сұраулар пішіндер мен үшін деректер көзі ретінде қызмет ете алады Microsoft хабарлайдыҚол жеткізу. Сұраныстың өзі деректерден тұрады, бірақ кестелерден деректерді таңдауға және олармен бірқатар операцияларды орындауға мүмкіндік береді. Microsoft Access-те сұраныстардың бірнеше түрі бар: серверден мәліметтерді алу үшін қолданылатын серверге сұраныстар; жаңа жазба үшін өрістерді автоматты түрде толтыратын автоматты ауыстыру сұраулары; кестелерден деректерді алатын сұрауларды алу; кестелердегі деректерді өзгертуге мүмкіндік беретін өзгерту сұраулары (соның ішінде жазбаларды жою, жаңарту және қосу); бір немесе бірнеше бар кестелердің деректері негізінде жаңа кестені жасайтын кесте құру сұраулары және сұраулардың басқа түрлері.

Таңдау сұрауында деректерді таңдау шарты бар және қайтарылған деректерді өзгертпестен көрсетілген шарттарға сәйкес келетін таңдауды қайтарады. Microsoft Access-те сүзгі ұғымы да бар, ол өз кезегінде жазбалардың ішкі жиынын таңдауға немесе оларды сұрыптауға мүмкіндік беретін шарттар жиынтығы болып табылады. Таңдалған сұраулар мен сүзгілер арасындағы ұқсастық екеуі де негізгі кестеден немесе сұраудан жазбалардың ішкі жиынын шығарып алады. Дегенмен, олардың арасында сұрауды қай жағдайда және сүзгіні қай жағдайда пайдалану керектігін дұрыс таңдау үшін түсіну қажет айырмашылықтар бар.

Сұрау жасаудың ең оңай жолы - Сұрау шеберін пайдалану. Сұрау шеберінің көмегімен қарапайым сұрау жасау үшін сізге қажет:

· Объектілер тақтасындағы деректер қоры терезесінде Сұраулар таңбашасын таңдаңыз.

Сұраулар тізімінде шебер таңбашасын пайдаланып сұрауды құруды екі рет шертіңіз немесе дерекқор терезесіндегі Жаңа түймешігін басыңыз және пайда болған Жаңа сұраныс диалогтық терезесінде Қарапайым сұрау (Қарапайым сұрау шебері) таңдап, OK түймесін басыңыз. түймесі.

· Пайда болған Қарапайым сұрау шебері терезесінде Кестелер / Сұраулар құрама жолағында құрылған сұраныс үшін деректер көзі ретінде қызмет ететін кестені немесе сұранысты таңдаңыз.

· Қолжетімді өрістер тізімінен сұрауыңызға қажет өрістерді Таңдалған өрістер тізіміне жылжыту үшін сол және оң жақ көрсеткілерді пайдаланыңыз. Сұраудағы өрістердің реті Таңдалған өрістер тізіміндегі өрістердің ретіне сәйкес келеді. Сұрауыңызға барлық өрістерді қосқыңыз келсе, екі оң жақ көрсеткі бар түймені пайдалануға болады.

· Келесі диалогтық терезе соңғысы болады. Онда құрылатын сұраныстың атын өріске енгізу керек Сұраныс атын көрсетіңіз (Сұрауыңызға қандай тақырып қажет?) Және одан әрі әрекеттерді таңдаңыз: Деректерді көру үшін сұрауды ашыңыз (Сұранысты ашу ақпаратты көру үшін) немесе Сұрау орналасуын өзгерту (Сұрау дизайнын өзгерту ).

· Қажет болса, осы сұрау үшін Анықтаманы көрсету опциясын таңдауға болады. (Сұраумен жұмыс істеу бойынша анықтаманы көрсету) сұраулармен жұмыс істеу бойынша анықтама ақпаратын көрсету.

· Аяқтау түймесін басыңыз.

Қарапайым сұрау шебері аяқталғаннан кейін сұраумен әрі қарай жұмыс істеу әдісін таңдауға байланысты қарау режиміндегі сұрау терезесі немесе сұранысты өзгертуге болатын Сұраныс құрастырушы терезесі ашылады.

1.5-сурет. Сұраныс құру

6 ... Макростар

Олардың көмегімен макростар сіз жасап жатқан қолданбаның функционалдығын айтарлықтай кеңейте алады және оны нақты пайдаланушылардың қажеттіліктеріне қарай реттей алады.

Макростарды пайдалана отырып, Access нысандарында алдыңғы тарауларда сипатталған әрекеттердің барлығын дерлік орындауға болады.

Access бағдарламасындағы макрос – бұл дәйекті түрде немесе белгілі бір шарттармен белгіленген тәртіпте орындалатын бір немесе бірнеше макростардан тұратын құрылым. Access-тегі макростар жиынтығы өте кең, макростардың көмегімен VBA процедуралары рұқсат ететін көп нәрсені жүзеге асыруға болады. Әрбір макростың нақты атауы және мүмкін бір немесе бірнеше пайдаланушы қамтамасыз ететін аргументтері болады. Мысалы, OpenForm макрос командасын аргументтер ретінде пайдаланған кезде, кем дегенде ашылатын пішіннің атын және оны экранда көрсету режимін көрсету керек.

Макростарды қолдану оларды құрудың оңайлығымен негізделеді және бұл үшін бағдарламалау тілінің синтаксисін үйренудің қажеті жоқ. Макрос құру үшін сізге тек Microsoft Access және Windows жүйелерінде жұмыс істеудің негізгі әдістерін білу қажет, мысалы, мәліметтер қоры терезесінен объектілерді арнайы терезеге - Макрос дизайнға апару, тізімнен әрекетті таңдау және өрнектерді аргумент ретінде енгізу. макро. Сондықтан, егер сіз шынымен синтаксисті үйренгіңіз келмесе VBA тілінемесе бұл тым қиын болып көрінеді, макростарды пайдаланудан тартынбаңыз, сонда сіз жеткілікті функционалды қолданба аласыз.

Макростардың негізгі мақсаты - ыңғайлы қолданба интерфейсін құру: пішіндегі немесе құралдар тақтасындағы түймелерді басқанда немесе мәзір командасын таңдау арқылы пішіндер мен есептер ашылады; сондықтан қолданба ашылған кезде пайдаланушы экранда көптеген кестелермен, сұраныстармен, пішіндермен және есептермен толтырылған Деректер қорының терезесін емес, ол қажетті әрекеттерді дереу орындай алатын түсінікті пішінді және т.б. көреді.

Күріш. 1.6. Іске қосу опцияларын конфигурациялау

Қорытынды

Негізінде Access - бұл жай ғана құрал. Оны пайдалану, әрине, жұмысымызды, демек, өмірімізді біршама жеңілдетеді. Сондықтан, деректер базасы нақты көрсетілген тапсырмаларды орындауға қызмет етуі керек екенін есте ұстауымыз керек - тек осы жағдайда ғана ол қандай қызмет түріне қарамастан жұмыстың тиімділігін арттыруға көмектеседі.

Дегенмен, мәліметтер қорының мүмкіндіктері тек ақпаратты сақтаумен шектелмейді. Кәсіби әзірленген деректер қоры деректердің сенімділігін сақтауға және оларға тиімді, жылдам және ыңғайлы қол жеткізуге мүмкіндік береді. Мұндай дерекқорда ретсіздік пен шатасуға орын болмайды.

Реляциялық мәліметтер базасы жүйелері негізделген негізгі принцип кестелер арасындағы қатынастарды құру болып табылады. Қатынастар бір кестедегі деректерді екіншісін пайдалану арқылы табуға көмектеседі, ал деректер тұтастығы деректердің кездейсоқ өзгеруін немесе жойылуын болдырмауға көмектеседі.

Дерекқор құрылымын жобалау көптеген пайдаланушылар аулақ болуға тырысатын және кейін өкінетін қиын сынақ болуы мүмкін. Ең дарынды және дарынды адамдардың бірнешеуі ғана тиімді дерекқор қосымшаларын жасай отырып, бұл кезеңді өткізіп жібереді. Осы тарауда берілген ақпаратты қызықты деп таппасаңыз да, деректер қорыңыздың құрылымын жобалау өте маңызды міндет екенін есте сақтаңыз.

Пайдаланылған көздер тізімі

Александр Старшинин Microsoft Office бір көзқараста., Санкт-Петербург, 2007 ж

Эд Ботт Microsoft XP., BINOM, Мәскеу, 2006 ж

Кез келген пайдаланушы компьютерлік жүйелерүстінде Windows негізіндегістандартты пакетте не бар екенін біледі кеңсе бағдарламалары Microsoft корпорациясының кез келген нұсқасы Access бірегей редакторын қамтиды. Бұл бағдарлама қандай, онымен қалай жұмыс істеу керек, қазір ол қарастырылады. Әрине, мұнда тек бастапқы негіздер беріледі, өйткені қолданбаның барлық мүмкіндіктерінің сипаттамасы бір беттен артық болады.

Access дегеніміз не?

Бұл қандай бағдарлама? Access - бұл кез келген типтегі негіздермен жұмыс істеуге арналған толық функционалды жүйе қатынас моделібасқа қолданбалармен немесе интернет жарияланымдарымен динамикалық түрде деректер алмасу мүмкіндігімен. Ол құрылымдық түрде ұсынылған кез келген түрдегі ақпаратты өңдеуді автоматтандыру құралдарын пайдалануды қарастырады.

Сонымен қатар, Access - бұл қолдауды қамтамасыз ететін пакет ActiveX басқару элементтері, бұл тек кестелік немесе мәтіндік компоненттерді ғана емес, сонымен қатар Интернеттегі мультимедиялық және объектілерді де пайдалана алатындығы тұрғысынан бағдарламаның мүмкіндіктерін айтарлықтай кеңейтеді. Қолданбада орнатылған қосылымдар басқаларында параметрлерді автоматты түрде реттей отырып, олардың кез келгеніндегі өзгерістерді дәл бақылауға мүмкіндік береді.

Қолданбаны пайдаланудың негізгі бағыттары

Көп жағдайда ол бухгалтерлік есепте, бизнесте және т.б. кейбір процестерді талдауды толық автоматтандыру үшін пайдаланылуы таңқаларлық емес. Өзінің әмбебап құрылымының арқасында бағдарлама қажет болған кезде деректердің артықшылығы деп аталатын көріністі жоя алады. бір параметрді жаңасын енгізу арқылы емес, ескісін түзету арқылы өзгерту, оның өзгерісі барлық қатысты дерекқорларда көрініс табуы үшін.



Мысалы, кәсіпорын жеткізушілерді, тұтынушыларды және олар қатысатын оқиғаларды қадағалау үшін Access бағдарламасын пайдаланады. Бір жеткізуші банк деректемелерін өзгертеді. Оларды өзгерту жеткілікті, өйткені автоматты түзету барлық басқа деректер қорларына әсер етеді. Бұрынғылармен бірге жаңаларын енгізу емес, деректер ауыстырылады. Және бұл өзгеріс бірдей байланысты әрекеттерге әсер етеді. Яғни, белгілі бір мағынада пайдаланушы толық автоматтандыруды алады.

Сол сияқты, мысалы, белгілі бір тауарлар тобы кәсіпорынның тиісті бөлімшесі арқылы сатылған кезде тауарлық баптар қоймадағы тауарлардың деректер базасында автоматты түрде есептен шығарылады. Бірақ бұлар ең көп қарапайым мысалдар... Шын мәнінде, қосымшаның мүмкіндіктері әлдеқайда кең.

Microsoft Access құрылымы

Жұмыстың ыңғайлылығына келетін болсақ, ол деректер базасының деректерін талдау мен өңдеуде шешуші рөл атқаратын негізгі элементтердің болуы арқасында қол жеткізіледі. Негізгі элементтердің арасында мыналар бар:

• кесте – негізгі ақпаратты белгілі бір форматта сақтайтын элемент (сандық, мәтіндік, графикалық және т.б.);
• сұрау – байланысты элементтерге, басқа дерекқорларға немесе үшінші тарап бағдарламаларына қол жеткізу құралы;
• пішін – ақпаратты немесе деректерді пайдаланушыға ыңғайлы формада ұсыну;
• есеп – өңделген нәтижелерді шығару;
• макрос – оқиға орын алғанда, сұраныс жасалғанда, есеп жасалғанда белгілі бір әрекеттерді орындауға мүмкіндік беретін орындалатын элемент;
• модуль – білдіреді Көрнекі тілПроцедураларды құру және көптеген функцияларды пайдалану негізінде бағдарламаның мүмкіндіктерін айтарлықтай кеңейтуге мүмкіндік беретін негізгі.

Басқа бағдарламалармен және сыртқы мәліметтер базасымен байланыс

Белгілі болғандай, Access - бұл пайдаланушы енгізген жеке деректеріңізді пайдалануға ғана емес, сонымен қатар оларды бір-бірімен байланыстыруға мүмкіндік беретін бағдарлама. Қосымшаның мүмкіндіктері ақпаратты басқа қолданбалардан (FoxPro, Paradox, Excel, Word және т.б.) импорттауға болатындай. Процедураларды жеңілдету үшін деректерді импорттауға болмайды, бірақ оларды тек көрсетілген бағдарламалармен ғана емес, сонымен қатар ақпарат көздерімен де байланыстыруға болады. желілік ортанемесе интернетте.

Өзін-өзі байланыстыру процесі мәліметтер базасының жұмыс істеу түрі бойынша сұраныстар негізінде жүзеге асырылады. SQL деректері(Кіру оларды да қолдайды.)

Үлгілерден жасау

Access-те кесте негізгі элемент болып табылады. Авторы сыртқы түрібұл компонент өте ұқсас Excel электрондық кестелері, дегенмен, Access әлдеқайда күшті және мұндай элементтермен жұмыс істеу принциптерінің өзіндік ерекшеліктері бар.



Дегенмен, бағдарламаны іске қосқан кезде өз дерекқорыңызды жасау өте оңай. Сәлемдесу терезесі пайда болғаннан кейін пайдаланушыға үлгілерді таңдау мүмкіндігі беріледі, олардың негізінде болашақ деректер қорының құрылымы кесте түрінде құрылады. Бұл Backstage көрінісі деп аталады. Мұнда сіз нақты тапсырмалар үшін пайдалы кірістірілген үлгілерді таба аласыз немесе тізімдегі олардың ешқайсысы пайдаланушының қажеттіліктерін қанағаттандырмаса (бірақ бұл екіталай болса да) ресми Microsoft ресурсында іздеуге сілтеме жасай аласыз.

Басынан бастап деректер базасы

Егер пайдаланушыға ештеңе сәйкес келмесе және ол өз бетімен деректер қорын жасағысы келсе, сәйкес мәзірде жаңа файлды құру кезінде бос дерекқорды таңдаңыз. Мұнда ескеру қажет кейбір шектеулер бар. Мысалы, жұмыс үстелі дерекқорлары веб-жариялауға қолдау көрсетпейді және веб-деректер базалары алдыңғы мүмкіндіктердің кейбірімен сәйкес келмейді.



Бастапқы кестені жасағаннан кейін деректерді енгізуге кірісуге болады. Деректерді тек көршілес бағандар мен жолдарға енгізуге болатынын ескеріңіз. Сондай-ақ, Excel бағдарламасындағыдай олардың арасына бос ұяшықтарды қоспау керек. Оның үстіне, маңызды шартыәрбір баған деректердің тек бір түрін қамтуы керек, яғни пішім бастапқыда күн мен уақытты пайдаланса, бағанға енгізілген көрсеткішке негізделген ақпарат танылмайды. Сондықтан, мүмкін болса, кестені осы тұрғыдан жоспарлау керек. Жұмысты жеңілдету үшін арнайы конструктор режимін де пайдалануға болады.

Деректерді импорттау және басқа көздермен байланыстыру нюанстары

Деректерді импорттауға келетін болсақ, бағдарламаның мүмкіндіктері іс жүзінде шексіз. Негізгі шарт - импортталған деректерді кесте түріне (Excel немесе Word бағдарламасындағы кестелер сияқты) сәйкес бөлу керек. Егер импорт, мысалы, «Блокнот» мәтіндік нұсқасында жасалса, кесте құралын (Tab пернесін) пайдаланып ұқсас құрылымды жасауға болады.



Істерді жеңілдету үшін SharePoint тізімдерін пайдалануға және деректерді байланыстыруға болады. Ол үшін импорттау және байланыстыру тобында орналасқан сыртқы деректер қойындысында арнайы пәрменді пайдаланыңыз. Ол дайын шешімдерді ұсынады (Excel, Word, т.б.). Таңдау кезінде орынды көрсету ғана қалады қалаған файл, ағымдағы дерекқордағы сақтау орнын көрсетіңіз және таңдауды растаңыз.

Қорытынды

Бұл Қолданбаға кіру... Бағдарлама пайдаланушылардың кең ауқымы арасында өте танымал, өйткені оны әзірлеушілер осы түрдегі басқа бағдарламалық өнімдердің мүмкіндіктерін біріктіруге тырысты. Және солай істеді бұл қолданбафункциялардың көпшілігін теңшеуде және автоматтандырылған қолдануда өте икемді. Бұл жерде қосымшаның негіздері ғана қарастырылғанымен, Access - бұл деректерді өңдеудің өте қуатты құралы екенін қосу керек.

Ресей Федерациясының Білім және ғылым министрлігі

Федералдық мемлекеттік бюджеттік жоғары оқу орны

кәсіптік білім беру

«Хабаровск мемлекеттік экономика және құқық академиясы»

Жұмыс істеу негіздері Microsoft subd Access 2007

Хабаровск 2011 ж

Microsoft Access 2007 ДҚБЖ-мен жұмыс істеу негіздері: күндізгі оқу нысанының барлық бағыттарының 1 курс бакалаврларына арналған зертханалық жұмыстарға арналған әдістемелік нұсқаулар / құраст. Самойлова Л.В. - Хабаровск: РИТС ҚСАЭП, 2011 .-- 32 б.

Рецензент Тимошенко Д.В., кандидат. техника. г., ПҰУ іштен жанатын қозғалтқыштар кафедрасының доценті

Академияның Баспа-кітапхана кеңесімен күндізгі бөлімнің барлық мамандықтарының 1 курс магистранттарына әдістемелік нұсқау ретінде бекітілген.

Людмила Викторовна Самойлова Microsoft Access 2007 бағдарламасымен жұмыс істеу негіздері

Күндізгі оқу нысанының барлық бағыттары бойынша бакалавриаттың 1 курс студенттеріне арналған зертханалық жұмыстарға әдістемелік нұсқау

Редактор Г.С. Одинцова

_____________________________________________________________

Басып шығару үшін қол қойылған Пішім 60x84 / 16.

Жазу қағазы. Сандық басып шығару. Cond.pl. 1.9. Академиялық және баспа үйі 1.3.

Таралымы 100 дана. Тапсырыс №___________________

_______________________________________________________________

680042, Г.Хабаровск, көш. Тынық мұхиты, 134, khgaep, rits

© Хабаровск мемлекеттік экономика және құқық академиясы, 2011 ж

Негізгі ұғымдар

Қазіргі әлемде адамға біртекті ақпараттың үлкен массивтерімен күресуге тура келеді. Бұл ақпарат қандай да бір жолмен реттелуі, бір типті әдістермен өңделуі және нәтижесінде жиынтық мәліметтерді алу немесе массада нақты ақпаратты іздеу керек. Деректер базалары осы мақсатқа қызмет етеді.

астында дерекқорбіртұтас автоматтандырылған ақпараттық жүйе шеңберінде әртүрлі тапсырмалармен бөлісетін логикалық түрде ұйымдастырылған және өзара байланысты деректердің жиынтығын түсіну әдеттегідей.

Мәліметтер қорында операцияларды орындайтын бағдарламалық қамтамасыз ету ДҚБЖ деп аталады - мәліметтер қорын басқару жүйесі... ДҚБЖ оларды компьютерде сақтау және өңдеу үшін деректерді құрылымдауға, жүйелеуге және ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

ДҚБЖ- көптеген пайдаланушылардың мәліметтер қорын құруға, жүргізуге және ортақ пайдалануына арналған тілдік және бағдарламалық құралдар жиынтығы.

Бағдарлама Microsoft Access 2007мәліметтер қорын басқару жүйесі болып табылады. Ол Microsoft Office Professional 2007 бағдарламасының бір бөлігі болып табылады, ол оның басқа кеңсе қолданбаларымен байланысын қамтамасыз етеді (test Word редакторы, Excel электрондық кестелерімен жұмыс істеуге арналған бағдарлама). Microsoft Access ДҚБЖ көмегімен үлкен көлемдегі ақпаратты оңай сақтауға және өңдеуге, оларды енгізу сатысында мәліметтердің дұрыстығын бақылауға, мәліметтер қорынан қажетті ақпаратты шығаруға, есептерді дайындауға, деректермен жұмыс істеуге ыңғайлырақ формаларды жасауға болады. Дерекқормен бір уақытта бірнеше пайдаланушы жұмыс істей алады. Microsoft Acess үлкен мүмкіндіктерге ие және сонымен бірге бастау және өз деректер базасын жасау үшін бірнеше қарапайым операцияларды меңгеру жеткілікті.

Microsoft Access – реляциялық деректер қорын басқару жүйесі (қатысы). Бұл Access-те мәліметтер базасы өзара байланысты кестелерден тұрады дегенді білдіреді.

Мәліметтер қорының кестесі – жолдар мен бағандардан тұратын кәдімгі кесте.

Кестенің бағандары деп аталады өрістер (атрибуттар)... Олар нысанның атрибуттарын сақтайды. Әрбір кесте өрісінің бірегей атауы бар және қатаң анықталған деректер түрін қамтиды.

Кестенің жолдары деп аталады жазбалар (кортеждер).Жазба нысандар туралы нақты ақпаратты сақтайтын бірнеше кесте ұяшықтарынан тұрады. Әрбір жазба бір нысан туралы ақпаратты қамтиды. Жолдар нақты тәртіпте емес және нөмірленбейді. Жолдарды іздеу сандар арқылы емес, идентификаторлар арқылы орындалады ( пернелер).

Кілт- бұл кестелер байланыстырылатын өріс.

Кілт қарапайым немесе күрделі болуы мүмкін. Кестенің бір өрісімен анықталатын кілт шақырылады қарапайым... Егер кілт екі немесе одан да көп атрибуттардан тұрса, ол шақырылады құрама.

Кілт негізгі немесе сыртқы болуы мүмкін. Негізгі кілткестедегі әрбір жазбаны бірегей түрде анықтайды; кілт мәндерінің қайталануына жол берілмейді. Бұл білдіреді, бастапқы кілт кестедегі жалғыз жазбаны (жолды) анықтауы керек, яғни бірегей болуы керек.

Сыртқы кілтБасқа қатынастың негізгі кілті болып табылатын бір қатынастың атрибуты. Шетелдік кілттердерекқор кестелері (негізгі және бағынышты) арасындағы сілтемелерді ұйымдастыру және деректердің анықтамалық тұтастығының шектеулерін қолдау үшін пайдаланылады.

Кестелерді ақпаратпен толтыру үшін кестені өңдеу режимінде деректерді қолмен енгізуге, құруға болады пішіндеректерді енгізу немесе сыртқы көздерден деректерді импорттау. Деректерді іздеу, таңдау, сұрыптау үшін жасауға болады сұрауларжәне деректерді көрнекі түрде көрсету және басып шығару үшін - есеп береді.

Бұл бағдарламаның негізгі мақсаты - шағын жобалармен де байланыстыруға болатын мәліметтер қорын жасау және олармен жұмыс істеу үлкен бизнес... Оның көмегімен деректерді басқару, ақпаратты өңдеу және сақтау сізге ыңғайлы болады.

Microsoft Office қосымшасы – Access – мәліметтер қорымен жұмыс істеу үшін қолданылады




Әрине, жұмысты бастамас бұрын сізге бар дерекқорды жасау немесе ашу қажет.

Бағдарламаны ашыңыз және «Файл» пәрменін басу арқылы негізгі мәзірге өтіңіз, содан кейін «Жаңа» тармағын таңдаңыз. Жасау арқылы жаңа база, сізге бос бет ұсынылады, онда бір кесте немесе бағдарламаның кірістірілген құралдарын, мысалы, Интернеттегі жарияланымдарыңыз үшін пайдалануға мүмкіндік беретін веб-деректер базасы болады.

Сонымен қатар, жаңа базаны құруды барынша жеңілдету үшін пайдаланушыға белгілі бір тапсырмаға бағытталған базаны құруға мүмкіндік беретін үлгілерді таңдау ұсынылады. Бұл, айтпақшы, бәрін қолмен конфигурацияламай-ақ, қажетті кесте пішінін жылдам жасауға көмектеседі.



Мәліметтер қорын ақпаратпен толтыру

Мәліметтер қорын жасағаннан кейін оны тиісті ақпаратпен толтыру керек, оның құрылымын алдын ала ойластырған жөн, өйткені бағдарламаның функционалдығы деректерді бірнеше формада жобалауға мүмкіндік береді:

1. Қазір ақпаратты құрылымдаудың ең қолайлы және кең тараған түрі кесте болып табылады. Өзінің мүмкіндіктері мен сыртқы түрі бойынша Access-тегі кестелер Excel-дегі кестелерден айтарлықтай ерекшеленбейді, бұл өз кезегінде деректерді бір бағдарламадан екіншісіне тасымалдауды айтарлықтай жеңілдетеді.
2. Ақпаратты енгізудің екінші жолы - пішіндер, олар кестелерге біршама ұқсас, дегенмен олар мәліметтерді көрнекі түрде көрсетуді қамтамасыз етеді.
3. Дерекқордан ақпаратты есептеу және көрсету үшін, мысалы, кірісіңізді немесе сіз жұмыс істейтін контрагенттер санын талдауға және есептеуге мүмкіндік беретін есептер ұсынылады. Олар өте икемді және енгізілген деректерге байланысты кез келген есептеулерді жүргізуге мүмкіндік береді.
4. Бағдарламада жаңа мәліметтерді қабылдау және сұрыптау сұраныстар арқылы жүзеге асырылады. Олардың көмегімен бірнеше кестелердің арасынан нақты деректерді табуға, сондай-ақ деректерді құруға немесе жаңартуға болады.

Жоғарыда аталған барлық функциялар құралдар тақтасында, «Жасау» қойындысында орналасқан. Онда сіз қандай элемент жасағыңыз келетінін таңдай аласыз, содан кейін ашылған «Дизайнерде» оны өзіңізге теңшей аласыз.



Мәліметтер базасын құру және ақпаратты импорттау

Жаңа дерекқорды жасағаннан кейін сіз тек бос кестені көресіз. Сіз оны қолмен толтыра бастай аласыз немесе Интернеттен қажетті ақпаратты көшіру арқылы толтыра аласыз. Сіз енгізген әрбір ақпарат бөлек бағанға орналастырылуы керек және әрбір жазбада жеке жол болуы керек екенін ескеріңіз. Айтпақшы, олардың мазмұнын жақсырақ шарлау үшін бағандардың атын өзгертуге болады.

Барлық қажетті ақпарат басқа бағдарламада немесе көзде болса, бағдарлама деректерді импорттауды теңшеуге мүмкіндік береді.

Барлық импорттау параметрлері «Сыртқы деректер» деп аталатын басқару тақтасындағы бөлек қойындыда орналасқан. Мұнда «Импорттау және сілтемелер» аймағында қол жетімді пішімдер тізімделген, соның ішінде Excel құжаттары, Access, мәтіндік және XML файлдары, Интернет беттері, Outlook қалталары, т.б.. Ақпарат тасымалданатын қажетті пішімді таңдағаннан кейін файл орнына апаратын жолды көрсету керек. Егер ол серверде орналасса, бағдарлама сервер мекенжайын енгізуді сұрайды. Импорттау кезінде сіз Access бағдарламасына деректерді дұрыс тасымалдауға арналған әртүрлі параметрлерге тап боласыз. Бағдарламаның нұсқауларын орындаңыз.



Бастапқы кілттер және кестелік қатынастар

Кестені құру кезінде бағдарлама автоматты түрде әрбір жазбаға бірегей кілт тағайындайды. Әдепкі бойынша, оның жаңа деректер қосылған сайын кеңейетін атаулар бағаны бар. Дәл осы баған негізгі кілт болып табылады. Осы негізгі кілттерден басқа дерекқорда басқа кестедегі ақпаратпен байланысты өрістер де болуы мүмкін.

Мысалы, сізде қатысты ақпаратты қамтитын екі кесте бар. Мысалы, олар «Күн» және «Жоспар» деп аталады. Бірінші кестедегі «Дүйсенбі» өрісін таңдау арқылы оны «Жоспар» кестесіндегі кез келген өріске байланыстыруға болады және осы өрістердің біреуіне меңзерді апарған кезде сіз ақпарат пен байланысты ұяшықтарды көресіз.

Осындай қарым-қатынастар сіздің дерекқорыңызды оқуды жеңілдетеді және, ең алдымен, ыңғайлылық пен тиімділікті арттырады.

Қарым-қатынас жасау үшін Дерекқор құралдары қойындысына өтіп, Қатынастар аймағында Деректер схемасы түймешігін таңдаңыз. Пайда болған терезеде өңделетін барлық дерекқорларды көресіз. Мәліметтер қорларында шетелдік кілттер үшін арнайы өрістер болуы керек екенін ескеріңіз. Біздің мысалда, егер екінші кестеде аптаның күнін немесе санды көрсеткіңіз келсе, өрісті бос қалдырыңыз және оны «Күн» деп атаңыз. Сондай-ақ өрістердің пішімін реттеңіз, өйткені ол екі кесте үшін де бірдей болуы керек.

Содан кейін, екі кесте ашық болғанда, байланыстырғыңыз келетін өрісті арнайы дайындалған өріске сүйреңіз шетелдік кілт... «Сілтемелерді өзгерту» терезесі пайда болады, онда сіз бөлек бөлектелген өрістерді көресіз. Қатысты өрістердегі және кестелердегі деректердің өзгертілгеніне көз жеткізу үшін Деректердің тұтастығын қамтамасыз ету жанындағы құсбелгіні қойыңыз.

Сұраныстарды құру және түрлері

Сұраныс – пайдаланушы мәліметтер қорына ақпаратты өңдей немесе енгізе алатын бағдарламадағы әрекет. Іс жүзінде сұраныстар 2 түрге бөлінеді:

1. Таңдамалы сұраныстар, соның арқасында бағдарлама белгілі бір ақпаратты алады және олар бойынша есептеулер жасайды.
2. Дерекқорға ақпаратты қосатын немесе оны жойатын әрекет сұраулары.

«Жасау» қойындысында «Сұрау шеберін» таңдап, бағдарлама сұраныстың белгілі бір түрін құру процесін жүзеге асырады. Нұсқауларды орындаңыз.

Сұраулар деректеріңізді реттеуге және әрқашан нақты ақпаратқа сілтеме жасауға үлкен көмек береді.

Мысалы, белгілі бір параметрлерге негізделген реттелетін сұрауды жасауға болады. Бүкіл уақыт кезеңі үшін «Күн» кестесінің белгілі бір күні немесе күні туралы ақпаратты көргіңіз келсе, конфигурациялауға болады. ұқсас сұрау... «Сұраныс құрастырушы» тармағын және оның ішінде сізге қажет кестені таңдаңыз. Әдепкі бойынша сұрау таңдаулы болады, ол жерде Таңдау түймешігі бөлектелген құралдар тақтасын қарасаңыз, анық болады. Бағдарлама сізге қажет нақты күнді немесе күнді іздеуі үшін «Таңдау шарты» жолын тауып, [қай күн?] деген сөз тіркесін енгізіңіз. Есіңізде болсын, сұрау төртбұрышты садақтарға салынып, сұрақ белгісімен немесе қос нүктемен аяқталуы керек.

Бұл сұраулар үшін бір ғана пайдалану жағдайы. Шындығында, олар жаңа кестелерді құруға, деректерді критерийлер бойынша сүзуге және т.б.

Пішіндерді орнату және пайдалану

Пішіндерді пайдалану арқылы пайдаланушы әрбір өріс үшін ақпаратты оңай қарап, олардың арасында ауыса алады бар жазбалар... Ақпаратты ұзақ енгізу кезінде пішіндерді пайдалану деректермен жұмыс істеуді жеңілдетеді.

«Жасау» қойындысын ашыңыз және пайда болатын түймені басу арқылы «Пішін» элементін табыңыз стандартты пішінкесте деректеріңізге негізделген. Ақпараты бар пайда болған өрістер биіктік, ен және т.б. қоса алғанда, барлық өзгерістерге ұшырайды. Жоғарыдағы кестеде байланыстар болса, сіз оларды көресіз және сол терезеде қайта конфигурациялауға болатынын ескеріңіз. Бағдарламаның төменгі жағында кестенің әрбір бағанын дәйекті түрде ашуға немесе бірден бірінші және соңғыға өтуге мүмкіндік беретін көрсеткілерді көресіз. Енді олардың әрқайсысы жеке жазба болып табылады, оның өрістерін «Өрістерді қосу» түймесін басу арқылы реттеуге болады. Осы жолмен өзгертілген және енгізілген ақпарат кестеде және оған қоса берілген барлық кестелерде көрсетіледі. Пішінді орнатқаннан кейін оны «Ctrl + S» пернелер тіркесімін басу арқылы сақтау керек.

Есеп шығару

Есептердің негізгі мақсаты – пайдаланушыға кестенің жалпы мазмұнын беру. Деректерге байланысты кез келген есепті жасауға болады.

Бағдарлама есеп түрін таңдауға мүмкіндік береді, бірнеше таңдауды қамтамасыз етеді:

1. Есеп – кестеде берілген барлық мәліметтерді пайдаланып автоматты есеп жасалады, бірақ деректер топтастырылмайды.
2. Бос есеп - толтырылмаған пішін, ол үшін қажетті өрістерден өзіңіз таңдай алатын деректер.
3. Есептер шебері - есепті құру процесінде сізге басшылық етеді және деректерді топтау және пішімдеу арқылы бағыттайды.

Бос есепте өрістерді қосуға, жоюға немесе өңдеуге, оларды қажетті ақпаратпен толтыруға, белгілі бір деректерді қалғандарынан бөлуге көмектесетін арнайы топтар құруға және т.б. болады.



Жоғарыда Access бағдарламасын өзіңіз үшін жеңуге және теңшеуге көмектесетін барлық негіздер берілген, дегенмен оның функционалдығы жеткілікті кең және көбірек қамтамасыз етеді. нәзік күйге келтіруфункциялары осы жерде талқыланады.