Графика

Excel және word кестелерін байланыстыру. Mac жүйесіне арналған Office жүйесінде деректерді байланыстыру немесе ендіру

Кесте блогын Word бағдарламасында ендіру қажет болса, оны Excel бағдарламасында қалыптастырып, оны ауыстырған дұрыс мәтіндік файл. Мұны істеудің екі жолы бар - сілтемелерді орнату арқылы деректерді қарапайым кірістіру және импорттау. Дегенмен, Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына кесте кірістіру үшін процедураны мұқият оқып шығу керек екенін ескерген жөн.

Көшіру және қою

Мазмұнының соңғы нұсқасы бар кестенің өлшемі кішкентай болса, жылжытудың ең жақсы тәсілі көшіру және қою болып табылады. Әрекеттер алгоритмі келесідей:

Shift+Insert немесе Ctrl+V комбинациясы – бастапқы дизайнды сақтайды;

«Басты» қойындысы, «Кірістіру» құралы, белгілі бір жағдайда қажетті параметрлердің белгішесін басыңыз;

Мәтінмәндік мәзір:

- «Соңғы пішімдеу мәнерлерін пайдалану» опциясын пайдалану - кірістірілген ауқымның мазмұны мәтіндік блокпен бірдей стильде автоматты түрде пішімделеді, ұяшық мәндерін өзгертуге болады;

- «Сурет» параметрін таңдау арқылы - бастапқы дизайн сақталады, бірақ ұяшық аймағына түзетулер енгізу мүмкіндігі жоғалады.

Кестені импорттау

Түпнұсқа файлға өзгертулер енгізу және Word бағдарламасындағы мәндерді жаңарту мүмкіндігі бар кестелік деректерді тасымалдау қажет болса, басқа әдісті пайдаланыңыз:

Excel бағдарламасында қажетті ауқым таңдалады және көшіріледі.
Word бағдарламасында көшірілген нысан кірістіріледі:

Параметрді қолданатын мәтінмәндік мәзір:

- «Мақсатты стильдерді байланыстыру және пайдалану» - кесте стилі құжаттың соңғы абзацына бейімделеді, дереккөзге өзгертулер енгізілген кезде Word бағдарламасындағы мәндер де өзгереді;

Басты қойындысында «Кірістіру» белгішесін таңдаңыз, содан кейін « Арнайы кірістіру", "Қандай" өрісінде "Microsoft Excel парағы (нысан)" көрсетіледі.

Көбінесе әртүрлі кеңсе тапсырмаларын шешу кезінде біз деректерді Excel электрондық кестелерінде немесе электрондық кестелерде сақтаймыз және өңдейміз мәтіндік редакторсөз. Сонымен қатар, бұл деректердің көпшілігі өзара байланысты. Мысалы, Excel кестесі немесе оның фрагменті Word бағдарламасына көшіріліп, қойылады.
Бұл тәсілдің артықшылықтары айқын: пайдаланушы деректерді сақтау құралдарын таңдауда байланысты емес.
Дегенмен, маңызды кемшілігі де бар, атап айтқанда: егер бастапқы кестедегі деректер өзгерсе, онда біз бұл деректердің барлық қатысты құжаттарда түзетілгеніне көз жеткізуіміз керек. Сондықтан әртүрлі құжаттардан деректерді көшіру, ендіру және байланыстыру тақырыбы өте өзекті. Бұл бейне оқулықта мен Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына деректерді қандай үш жолмен көшіруге болатынын, сондай-ақ осы деректер арасындағы қатынасты қалай орнату керектігін айтқым келеді.

Барлығы дерлік қолданатын бірінші, ең көп тараған әдіс - аралық алмасу буферінің көмегімен деректерді әдеттегі көшіру және қою. Excel кестесін немесе оның фрагментін таңдаймыз, құралдар тақтасындағы «Көшіру» түймесін басып, мәтіндік редакторда курсорды қажетті орынға қойып, «Қою» түймесін басыңыз.
Алынған кесте Word бағдарламасының ең қарапайым кестесі болып табылады. Біз оны қалауымызша пішімдей немесе өңдей аламыз: деректерді өзгерту немесе қосу. Бұл жағдайда бастапқы Excel кестесі ешбір жолмен өзгертілмейді. Сол сияқты, бастапқы кестеге қандай да бір өзгерістер енгізсем, көшірілген кестеде ештеңе өзгермейді. Қарапайым, бірақ өте ыңғайлы емес.
Деректерді көшірудің екінші жолы қоюды қамтиды word құжаты Excel электрондық кестесі толық нысан ретінде. Бұл жолы көшіру кезінде біз деректерді қоюдың арнайы режимін қолданамыз. Бұрынғыдай, біздің екі құжаттағы деректер кестесі бір-бірімен байланысты емес, бұл ыңғайсыз. Дегенмен, мәтінмен жұмыс сөз редакторы, біз қолымызда толыққанды Excel электрондық кестесін аламыз, оған формулаларды енгізуге, графиктерді құруға болады және бәрі жұмыс істейді.
Деректерді көшірудің соңғы, үшінші жолы оларды арнайы қою процесінде байланыстыруды қамтиды. Авторы сыртқы түріпайда болған кесте алдыңғылардан еш айырмашылығы жоқ, дегенмен, шын мәнінде, бұл бұрынғылардан мүлдем басқа нысан. Бұл жолы біздің алдымызда кесте емес, бастапқы деректер көзіне сілтеме бар. Түпнұсқа болса Excel деректерібірдеңе орын алса, біз бұл өзгерістерді Word құжатында бірден көреміз. Ол үшін байланысты деректер уақтылы жаңартылуы керек. Алынғандарды жабу Мәтіндік құжат, Excel электрондық кестесін өңдеуді жалғастырайық. Содан кейін, мәтіндік құжатты қайта ашқанда, Word бағдарламасы құжатта сыртқы көзге тәуелді қатысты деректер бар екенін ескертеді және оларды жаңартуды ұсынады.

Екі Word құжатын байланыстыру үшін пәрменді пайдалануға болады Арнайы кірістіру(мәзір Өңдеу) немесе пәрмен Файл(мәзір Кірістіру).

Құжаттың бір бөлігін енгізу қажет болған жағдайда, пәрменді пайдалану керек Арнайы кірістіру.

Әртүрлі құжаттардағы мәтін басқаша пішімделуі мүмкін болғандықтан, байланыстырылған мәтін тізім жолағындағы тағайындалған құжат пішімінде кірістірілуі үшін Қалайдиалогтық терезе Арнайы кірістіруопцияны таңдау керек Форматталмаған мәтін.

Курсор мақсатты құжаттың байланыстырылған аймағының ішінде болғанда, бүкіл аймақ таңдалады сұр түсті. Байланыстырылған мәтінді мақсатты құжатта өңдеуге болатынына қарамастан, өңдеу кезінде жасалған өзгертулер сілтеме жаңартылған кезде жоғалады. Сұр фон таңдалған бөлікті өңдеуге болмайтынын еске салады. Қосылым аймағы ерекшеленбесе, пәрменді таңдаңыз Параметрлер(мәзір Қызмет) және қойындыда Көруашылмалы тізім өрісті көлеңкелеужолды таңдау» Бөлектеу кезінде«немесе» Әрқашан».

Мақсатты құжатта кірістірілген элементтер байланыстырылған файлдардың атауларын көру үшін пәрменді таңдаңыз Параметрлермәзір Қызметжәне қойындыда Көруқұсбелгіні белсендіріңіз Өріс кодтары. Бұл жағдайда құжат кірістірілген ақпаратты емес, бастапқы файлдармен байланыс белгілерін көрсетеді.

Сілтемелердің болуы және сипаты туралы ақпарат Сілтемелер диалогтық терезесінде көрсетіледі (пәрмен Қосылымдармәзір Өңдеу) (7.7-сурет).

Күріш. 7.7. пәрмен диалогтық терезесі Қосылымдар

Сәйкес түйме таңдалса, сілтемелер автоматты түрде жаңартылуы мүмкін. Опцияны орнату кезінде Сұраныс бойыншажаңарту орын алады:

тағайындалған құжат файлын ашу немесе басып шығару кезінде;

басқанда пернелер тіркесімі F9 өрістерін жаңарту.

Excel электрондық кестесі мен Word құжатын байланыстыру

Excel электрондық кестесі мен Word құжатын байланыстыру процедурасы жоғарыда қарастырылған екі Word құжатын байланыстырумен бірдей.

Көпшілігі маңызды нүктекестені құжатқа байланыстыру кезінде пішімді таңдау болып табылады.

Пішімді таңдағанда Объекткесте Excel қолданбасының нысаны ретінде кірістіріледі және осы нысанды екі рет басу арқылы Excel бағдарламасында өңдеуге болады.

Кестені кәдімгі мәтін ретінде емес, кесте ретінде кірістіру үшін пішімді таңдаңыз RTF мәтіні. Бұл әдетте кестені ұқыпты ету үшін баған енін және жол биіктігін өңдеуді қамтиды.

Пішімді таңдасаңыз Форматталмаған мәтін, кесте кесте ретінде емес, әр түрлі ұяшықтардың деректері қойындылармен бөлінген қарапайым мәтін ретінде кірістіріледі.

Пішімдерді таңдағанда Сурет салужәне Растркесте сурет ретінде енгізіледі және суретті екі рет шерткенде Excel бағдарламасының көмегімен өңделеді. Байланыстырған кезде Excel диаграммалары Word құжатымен сіз әрқашан пішімді таңдауыңыз керек Сурет салу.

Жалпы алғанда, Word бағдарламасы Excel электрондық кестесін құжатқа объект ретінде біріктіруге жақсы «дайындалған». Word бағдарламасының стандартты құралдар тақтасында батырма бар. Excel кестесін қосыңызл., ол Excel кестесін Word құжатына нысан ретінде кірістіру үшін қолданылады. Осы түймені басып, кесте өлшемін таңдағаннан кейін құжатқа бос кесте кірістіріледі.

Нысандарды ендіру кезінде барлық әрекеттер байланыстыруға ұқсас орындалады, тек опция белсендіріледі Кірістіруорнына Байлау үшін. Құжат ендірілген кезде бастапқы ақпаратпен байланыс болмайды, дегенмен ендірілген құжатты бастапқы қолданбаның құралдарымен және құралдарымен өңдеу мүмкіндігі сақталады.

20.1 Теория

Көптеген әртүрлі жолдар бар бөлісудеректер бағдарламалары Microsoft кеңсесі. Мысалы, Word қоюдың бірнеше әдісін ұсынады Microsoft деректері Excel-ден Word құжатына. Көшіруге және қоюға болады электрондық кесте Excel-ден Word құжатына. Сондай-ақ электрондық кестені Word құжатына байланыстырылған нысан немесе ендірілген нысан ретінде кірістіруге болады.

Нысандарды байланыстыру және ендіру (енгізу) арасындағы негізгі айырмашылықтар деректердің қайда сақталатыны және құжатқа орналастырылғаннан кейін деректердің жаңартылуы болып табылады.

Байланыстырылған нысан - бұл бір файлда жасалған және файлдар арасындағы байланыстыру қолдауымен басқа файлға енгізілген нысан (мысалы, электрондық кесте). Байланыстырылған нысанды бастапқы файл жаңартылған кезде жаңартуға болады. Байланыстырылған нысан ол енгізілген файлдың бөлігі емес.

Енгізілген нысан файлға ендірілген нысан (мысалы, электрондық кесте). Енгізілгеннен кейін нысан файлдың бөлігі болады. Енгізілген нысанды екі рет шерту оны жасалған бағдарламамен бірге ашады. Енгізілген нысанға жасаған кез келген өзгертулер оны қамтитын файлда көрсетіледі.

Байланыстыру мен ендіруді алмасу буферінің көмегімен де, Кірістіру мәзіріндегі Объект командасы арқылы шақырылатын «Объектіні қою» диалогтық терезесінің көмегімен де орындауға болады.

Мұны орындау үшін зертханалық жұмыс Microsoft Office бағдарламалары арасында деректерді ортақ пайдалану жолын үйреніңіз. «Объектіні кірістіру» диалогтық терезесін пайдалану арқылы жүзеге асыру дәріс курсында және ұсынылған ақпарат көздерінде сипатталған.

20.2 Жұмыстың мақсаты

Құжаттарды құру, Microsoft Excel нысанын (электрондық кестені) Word құжатына көшіру, байланыстыру және ендіру процесінде Microsoft Excel және Word бағдарламаларымен жұмыс істеудің практикалық дағдыларын меңгеру.

20.3 Мәселенің қойылымы

Зертханалық жұмысты аяқтау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

20.1 суретте көрсетілген қоса берілген үлгіге сәйкес Word құжатын құру;
бос кітапты жасау, 20.2-суретте көрсетілген қоса берілген үлгі бойынша жұмыс парағын толтыру және қажетті есептеулерді орындау;
Жасалған Excel электрондық кестесін Word құжатына келесі жолдармен кірістіріңіз:
- түрінде Сөз кестелері;
- ендірілген нысан ретінде;
- байланысты объект ретінде.

Word құжатына Excel кестесін кірістіргеннен кейін барлық кестелердегі G5 ұяшығындағы деректерді жойып, деректерді жаңартыңыз.

Күріш. 20.1

Күріш. 20.2

20.4 Қадамдық жұмыс

20.4.1 Компьютерді қосыңыз

түймешігін басыңыз қуатүстінде жүйелік блокДК.

20.4.2 Microsoft Word және Excel бағдарламаларын іске қосыңыз

20.4.2.1 Іске қосу Microsoft WordНегізгі мәзір командасын пайдалану.

Microsoft Word бағдарламасын іске қосқаннан кейін қолданбаның терезесі «1-құжат - Microsoft Word", ол Қалыпты үлгі негізінде бос мәтіндік құжатты көрсетеді. 20.1-суретте көрсетілген қоса берілген үлгіге сәйкес құжатты жасаңыз және оны сақтаңыз.

20.4.2.2 Word бағдарламасын жаппай, Microsoft Excel бағдарламасын іске қосыңыз.

Microsoft Excel бағдарламасын іске қосқаннан кейін үш жұмыс парағы бар «1-кітап» бос жұмыс кітабын көрсететін қолданба терезесі ашылады. Жаңа жұмыс кітабын жасаңыз және 20.2-суретте көрсетілген қосымша үлгіге сәйкес жұмыс парағын толтырыңыз. Электрондық кестеде барлық есептеулерді (жолдарды және «Барлығы» бағандарын және «Барлығы» жолын толтыру) орындаңыз және файлды (жұмыс кітабын) сақтаңыз.

20.4.3 Жасалған Excel электрондық кестесін Word құжатына әртүрлі тәсілдермен кірістіру

20.4.3.1 Жасалған Excel электрондық кестесін Word құжатына Word кестесі ретінде кірістіру.

Word құжатына өтіп, кестені кірістіру орнын таңдап, құралдар тақтасындағы Кірістіру түймесін басыңыз.

20.4.3.2 Жасалған Excel электрондық кестесін Word құжатына ендірілген нысан ретінде кірістіріңіз.

Ол үшін мына қадамдарды орындаңыз:

кесте ұяшықтарының ауқымын таңдау;
құралдар тақтасындағы Көшіру түймесін басыңыз;
Word құжатына өтіңіз, ендірілген нысанды кірістіретін орынды таңдаңыз;
ауыстырып-қосқышты Кірістіру күйіне қойыңыз;

20.4.3.3 Жасалған Excel электрондық кестесін байланыстырылған нысан ретінде Word құжатына кірістіріңіз.

Ол үшін мына қадамдарды орындаңыз:

кесте ұяшықтарының ауқымын таңдау;
құралдар тақтасындағы Көшіру түймесін басыңыз;
Word құжатына өтіңіз, байланыстырылған нысанды кірістіретін орынды таңдаңыз;
Правка менюінен Арнайы қою командасын таңдау;
қосқышты Сілтеме күйіне қойыңыз;
«Қандай:» тізімінде Microsoft Sheet таңдаңыз Office Excel(нысан) және OK түймесін басыңыз.

20.4.4 Word құжатына енгізілген барлық кестелердегі G5 ұяшығындағы деректерді жою және деректерді жаңарту

20.4.4.1 Көшіру әдісімен жасалған Word кестесінің G5 ұяшығындағы (128 нөмірі) деректерді жойыңыз және бүкіл кестедегі деректерді жаңартыңыз.

Осыған:

бүкіл кестедегі деректерді қайта есептеңіз.

20.4.4.2 Объектіні ендіру әдісімен жасалған Word кестесінің G5 ұяшығындағы (128 нөмірі) деректерді жойыңыз және бүкіл кестедегі деректерді жаңартыңыз.

Осыған:

ендірілген нысанды (кесте) ашу үшін оны екі рет басыңыз Excel бағдарламаларыол қай жерде құрылған;
G5 ұяшығындағы 128 санын жою;
Word бағдарламасына оралу үшін ендірілген нысан өрісінің сыртын басыңыз.

20.4.4.3 Объектіні байланыстыру әдісімен жасалған Word кестесінің G5 ұяшығындағы (128 нөмірі) деректерді жойыңыз және бүкіл кестедегі деректерді жаңартыңыз.

Келесі әрекеттерді орындаңыз:

байланысты объектіні (кесте) екі рет шертіңіз, ашық жұмыс кітабымен Excel қолданбасының терезесі ашылады;
G5 ұяшығындағы 128 санын жою;
бүкіл кестедегі деректер автоматты түрде қайта есептеледі;
жабық Excel қолданбасы Word бағдарламасына оралу үшін.

20.4.5 Өшіру

Орындалған жұмыс туралы мұғалімге есеп беру. Өшіруге рұқсат бергеннен кейін жабыңыз қолданбалы бағдарламалар Microsoft Word және Excel, содан кейін орындалған жұмыс бойынша сынақтардан өтуді бастауға болады.