składniki

Gdzie jest przechowywane archiwum? Dlaczego konieczne jest zorganizowanie przechowywania archiwalnego dokumentów? Technologie przechowywania w chmurze

Instrukcja

Prześlij plik do programu Word Recovery Toolbox, a następnie przejdź do listy szybki dostęp do dokumentów, które pojawią się w programie. Odnaleźć żądany plik w ta lista i kliknij go lewym przyciskiem myszy. Rozpocznij proces skanowania, naciskając odpowiedni klawisz.

Prosimy o cierpliwość - w zależności od rozmiaru skanowanie może trwać określony czas. Po zakończeniu skanowania będziesz mógł odzyskać dokument i zrozumieć, jaki procent informacji został odzyskany i czy niektóre informacje były w trakcie skanowania.

Alternatywnie możesz spróbować zapisać uszkodzony plik jako zwykły tekst, wybierając opcję Zapisz jako tekst płaski z menu programu. Nadaj nowemu dokumentowi tekstowemu dowolną nazwę i zapisz go na dysku twardym. W razie potrzeby przeczytaj raport dotyczący odzyskiwania dokumentów dostarczony przez program Word Recovery Toolbox.

Możesz odzyskać dokument za pomocą tego programu po każdym uszkodzeniu, niezależnie od tego, czy jest to błąd systemu, czy infekcja wirusowa w trakcie wysyłania go pocztą e-mail. Program do odzyskiwania działa na wszystkich systemach operacyjnych Systemy Windows, w tym w systemie Vista i obsługuje wszystkie wersje Microsoft Word.

Powiązane wideo

Czasami dostępne na dysk lokalny brakuje plików i nie wiesz, dokąd się udały, ani nie pamiętasz, gdzie je umieściłeś. W każdym razie ten problem można spróbować rozwiązać. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z tymi instrukcjami.

Instrukcja

Określ, gdzie powinny znajdować się pliki, które w ten moment nie na miejscu, upewnij się, że nie przeniosłeś ich w inne miejsce. Aby to zrobić, użyj wbudowanego systemu wyszukiwania w systemie Windows. Otwórz menu Start i wybierz Szukaj. Otworzy się okno Wyniki wyszukiwania z dostosowywanymi opcjami na lewym pasku bocznym okna.

W polu „Wyszukaj nazwy plików i folderów” wpisz pełną lub częściową nazwę pliku, którego szukasz. Ponadto w wierszu poniżej „Wyszukaj test” możesz wpisać fragment zawartości pliku, czyli jeśli szukasz dokumentu tekstowego i nie pamiętasz nazwy samego pliku, możesz wpisać tytuł artykułu lub jakakolwiek inna część jego treści.

Jeśli nie ma wyszukiwania pozytywne rezultaty nie podał, prawdopodobnie pliki zostały usunięte. Aby odzyskać brakujące pliki na komputerze, zainstaluj specjalny program do odzyskiwania plików. Jednym z takich programów jest UndeleteMyFiles, który jest dystrybuowany w oparciu o freeware, tj. .

Uruchom program i w menu głównym wybierz funkcję „Wyszukiwanie usuniętych plików” (Szukaj usunięte pliki). W górnej części okna, które się otworzy, kliknij przycisk „Szukaj”. Następnie w nowym oknie „Opcje wyszukiwania”, które się pojawi, na karcie „Lokalizacje” wybierz sekcję, w której chcesz wyszukać brakujące pliki. Jeśli chcesz wyszukać w określonym katalogu na dysku, kliknij przycisk „Dodaj lokalizację” i wybierz żądany katalog do wyszukiwania. Na kartach Pliki, Rozmiar i Atrybuty można skonfigurować opcje wyszukiwania, takie jak odpowiednio rozszerzenia plików, rozmiary plików i atrybuty.

Często zdarzają się sytuacje, które nie pozwalają na szybkie oszczędzanie żądany dokument w programie Microsoft Office. Mogą być spowodowane przerwami w dostawie prądu, nieprawidłowym działaniem systemu operacyjnego lub zapominaniem użytkownika. Aby prace nie poszły na marne, konieczne jest odtworzenie dokumentu.

Będziesz potrzebować

- komputer;
- Wersja Microsoft Biuro, w którym utworzono plik.

Instrukcja

Wcześniej zainstaluj funkcję „” w pakiecie Microsoft Office. Jest on dostarczany przez program i umożliwia zwrócenie żądanego pliku poprzez kopię zapasową. Programuj regularnie po pewnym czasie. Oznacza to, że masz możliwość uruchomienia dowolnej z automatycznie zapisanych wersji, która z tego czy innego powodu nie została przez Ciebie ręcznie zapisana.

Ustaw w "autozapisie" określony czas, po którym plik zostanie zapisany sam. Dodatkowo w ustawieniach włącz opcję „Zachowaj ostatnią automatycznie zapisaną wersję, jeśli plik został zamknięty bez zapisywania”. Po podłączeniu i aktywacji tych funkcji, jeśli przypadkowo zamkniesz niezapisany plik, będziesz mógł przywrócić dokument (czyli jego najnowszą wersję), który program zapamiętuje automatycznie.

otwarty Program Microsoft Biuro, w którym nie można było zapisać konkretnego pliku. Na przykład pakiet Microsoft Office 2010 może monitować o użycie wariantu dokumentu natychmiast po otwarciu. Opcje zostaną wyświetlone po lewej stronie otwórz program. Dotyczy to programów Microsoft Word, Microsoft Power Point i Microsoft Excel, a także innych aplikacji.

Jeśli dokument zostanie przywrócony z jakiegokolwiek powodu w standardowy sposób zawodzi, uciekaj się do programy wspierające, takich jak Smart Data Recovery, R-STUDIO NE itp. Przykładowo Smart Data Recovery po instalacji pozwoli w przyszłości odzyskać nie tylko pliki dokumentów, ale także nagrania audio i wideo, klipy, pliki archiwalne.

Notatka

Podczas ustawiania „autozapisu” ustaw okres czasu tak krótki, jak to możliwe, aby później móc przywrócić plik z jak najmniejszymi stratami.

Informacje na komputerze użytkownika przechowywane są w postaci plików. Aby znaleźć nazwę pliku, określić katalog, w którym jest on zapisany, otworzyć plik do przeglądania lub edycji lub go usunąć, musisz mieć co najmniej główny pomysł o zasadzie dostępu systemu do zasobów przechowywanych na lokalnych i dyski wymienne.

Instrukcja

Nazwa dowolnego pliku jest strukturą niezmienną: najpierw jest nazwa pliku, która została mu przypisana przez użytkownika lub przez aplikację, w której plik został utworzony. Rozszerzenie pliku jest zapisywane na końcu, wskazując, do jakiego typu należy i odpowiednio za pomocą jakiego programu można go otworzyć.

Jeśli widzisz tylko pierwszą część nazwy pliku, masz odpowiednie ustawienia. Aby wyświetlić pełną nazwę, otwórz dowolny folder, wybierz „Narzędzia” w górnym pasku menu, wybierz polecenie „Opcje folderów” z menu rozwijanego. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki „Widok” i odznacz pole „Ukryj rozszerzenia dla zarejestrowanych plików i folderów”. Kliknij przycisk „Zastosuj” i zamknij okno.

Kiedy pamiętasz nazwę pliku i katalog, w którym został zapisany, nie będziesz miał problemów z jego odnalezieniem. Ale tylko dlatego, że nie pamiętasz nazwy pliku, nie oznacza to, że jest on utracony na zawsze. W menu „Start” wywołaj polecenie „Szukaj”. W tym miejscu wiedza o typach plików może się przydać. Wprowadź żądane rozszerzenie w polu wyszukiwania. Na przykład .jpg lub .doc. Kliknij w przycisk "Znajdź" - wyszukiwarka znajdzie wszystkie pliki z rozszerzeniem .jpg lub .doc zapisane na komputerze. Wśród posortowanych plików łatwiej będzie znaleźć ten, którego potrzebujesz, niż samodzielnie przeglądać każdy folder na swoim komputerze.

Jeśli stworzyłeś dokument tekstowy, ale zapomniałeś jego nazwy, określ dodatkowe parametry w polu wyszukiwania. Oprócz typu pliku (.doc, .docx, .txt itd.) określ słowo lub frazę zawartą w tekście, kliknij przycisk „Znajdź”. Narzędzie wyszukiwania posortuje informacje na Twoim komputerze według podane parametry. Jeśli pamiętasz, kiedy plik został utworzony, wprowadź przybliżoną datę w odpowiednich polach - ułatwi to wyszukiwanie.

Inna sytuacja jest typowa dla początkujących: pracujesz z plikiem w programie i decydujesz się go zapisać, ale z jakiegoś powodu nie wpisałeś własnej nazwy pliku i nie sprawdziłeś, w którym katalogu program go zapisał. W menu programu wybierz polecenie "Zapisz jako" - otworzy się okno dialogowe, w którym możesz zobaczyć, gdzie aplikacja domyślnie zapisuje swoje pliki (lub w którym katalogu został wybrany ostatni plik). Nazwa pliku zostanie wskazana w odpowiednim polu. Gdy użytkownik nie wprowadzi nazwy pliku, programy używają własnej nazwy. Na przykład, Aplikacja Microsoft Biuro słowo nadaje "swoim plikom" nazwę Doc.docx.

Przywracanie zamknięte bez zapisywania dokumenty Słowo można zrobić na kilka sposobów. Wszystkie wykorzystują wbudowane mechanizmy systemu i nie wymagają zaangażowania dodatkowego oprogramowania.

Będziesz potrzebować

-Microsoft Word 2003 lub 2007

Instrukcja

Spróbuj znaleźć oryginalny dokument. Aby to zrobić, wywołaj główne menu systemowe, klikając przycisk „Start”, i aktywuj narzędzie asystenta wyszukiwania, klikając przycisk „Użyj asystenta”. Wybierz pozycję "Wszystkie pliki i foldery" w oknie dialogowym, które się otworzy i wpisz nazwę dokumentu do przywrócenia w odpowiednim polu. Wybierz opcję „Mój komputer” w katalogu „Gdzie szukać” i potwierdź wybraną akcję, klikając przycisk „Znajdź”.

Wpisz rozszerzenie .doc, które jest typowe dla dokumentów programu Word, w wierszu „Część nazwy pliku lub cała nazwa pliku” i ponownie kliknij przycisk „Znajdź”, jeśli nie pamiętasz nazwy pliku.

Rozwiń element pulpitu „Kosz” klikając dwukrotnie myszą i rozwiń menu „Widok” w górnym panelu usług. Wybierz element „Tabela” i użyj polecenia „Rozmieść ikony”. Wybierz podpunkt „Data usunięcia” i spróbuj znaleźć żądany dokument.

Wpisz rozszerzenie *.wbk w wierszu „Część nazwy pliku...”, aby wyszukać zapisaną kopię zapasową pliku i kliknij przycisk „Znajdź” (z opcją „Zawsze twórz utworzyć kopię zapasową».

Korzystając z funkcji AutoSave Documents, rozwiń menu Microsoft Office i rozwiń menu „Plik” na górnym pasku usług okna aplikacji. Określ polecenie „Otwórz” i podpunkt „ Dokument Word”. Kliknij przycisk z symbolem strzałki w nowym oknie dialogowym i użyj opcji „Otwórz i przywróć”, aby spróbować wymusić przywrócenie zamkniętego dokumentu bez zapisywania go.

Użyj również wartości *.asd i *.tmp w wierszu „Część nazwy pliku...”, aby znaleźć możliwą lokalizację do zapisania dokumentu i kopii tymczasowych.

Rozwiń menu „Plik” w górnym panelu usług okna Aplikacje słowne dla kolejnej próby autorytatywnego przywrócenia dokumentu i wybierz polecenie „Otwórz”. Użyj opcji „Wszystkie pliki” w katalogu „Pliki typu” i znajdź żądany plik w otwartym oknie dialogowym. Kliknij przycisk strzałki w dół i wybierz Otwórz i napraw.

Witajcie, czytelnicy strony Lekcje IT!

Pierwszą rzeczą, którą każdy początkujący powinien wiedzieć, siedząc przy komputerze, jest: gdzie możesz przechowywać pliki na swoim komputerze, a gdzie nie.

Jeśli tego nie rozumiesz proste zasady, później może pojawić się wiele problemów (wyszukiwanie utraconych plików, odzyskiwanie przypadkowo usuniętych plików, trudności przy ponownej instalacji systemu itp.). Ale wszystkich problemów można z góry uniknąć jeśli od razu zrozumiesz, jak wyczyścić komputer.

Dzięki tej lekcji otwieramy nową ważną sekcję, która pomoże Ci ulepszyć niezawodność i bezpieczeństwo przechowywania danych.

Jak uporządkować rzeczy w komputerze?

Wielu użytkowników komputerów przechowuje dane (swoje pliki i foldery) gdzie tylko mogą: na pulpicie, w folderze „Moje dokumenty”, bezpośrednio na dysku „C:\… Gdy plików jest mało, nie stanowi to problemu , ale z biegiem czasu plików jest coraz więcej: listów, reportaży, muzyki, zdjęć, filmów… i przychodzi taki moment, kiedy bierzesz głowę: "Gdzie mam ten plik?"

Jak wiadomo, łatwiej raz przywrócić porządek, a potem go utrzymać. Ale musisz usiąść i pomyśleć! Oczywiście można powiedzieć „domyślę się później”, ale takie „później” rzadko się zdarza.

Proszę to zanotować porządek na dysku wpływa również na bezpieczeństwo przechowywania danych.

Dziś możesz zrobić kolejny krok, aby zmienić swoje życie w komputerowy świat, a lekcje informatyki pomogą Ci w tym.

Zapamiętaj tylko 4 zasady ze strony poświęconej lekcjom IT, które pomogą Ci oczyścić komputer i zaoszczędzić dziesiątki godzin w przyszłości:

Zasada nr 1: Dysk C: nie dla dokumentów!

Nigdy nie przechowuj swoich plików na dysku systemowymc:\).

I oczywiście czekam na Wasze komentarze do dzisiejszej lekcji!

Kopiowanie zabronione ale możesz udostępniać linki.

Ramy prawne

Kolejność przechowywania dokumentów regulują takie dokumenty jak:

obowiązująca od 2004 r. ustawa o archiwach;
Regulamin zatwierdzony przez Archiwum Rosyjskie od 2002 roku;
Zamówienie nr 558 dotyczące dokumenty archiwalne, który został zatwierdzony w 2010 r.;
Zarządzenie nr 105, które zostało zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów.

Archiwalne przechowywanie dokumentów zapewnia zachowanie stanu, wszelkich dokumentów księgowych itp.

Aby przedsiębiorca mógł określić, w jakim okresie ma przechowywać dany dokument, musi udać się do bezpłatnego serwisu Archiwista Online. Ten serwis wyszukuje dokumenty według trzech głównych parametrów. Ponadto dokumenty powinny być przechowywane nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej.

Zwykle starają się przechowywać prawie wszystkie dokumenty przez 5 lat. Istnieją jednak dokumenty, które nie podlegają zniszczeniu. Na przykład dokumenty zawierające informacje o pracownikach, którzy pracowali w przedsiębiorstwie, w organizacji itp. Istnieją również dokumenty księgowe z okresem trwałości powyżej 10 lat.

W przypadku podjęcia decyzji o likwidacji przedsiębiorstwa, przedsiębiorca musi przekazać wszystkie swoje dokumenty do archiwum państwowego lub miejskiego. Bez ta akcja likwidacja przedsiębiorstwa nie będzie możliwa, ponieważ nikt nie podpisze ustawy. Póki przedsiębiorstwo będzie działać, nikt nie może odebrać przedsiębiorcy dokumentów. Ale jeśli przedsiębiorstwo się rozpadnie, państwo musi zapewnić bezpieczeństwo wszystkich dokumentów.

1. W jakim budynku można zorganizować archiwum?

Przede wszystkim niemożliwe jest umieszczenie archiwum w budynkach drewnianych lub zniszczonych. Ponadto budynek nie powinien być wilgotny, nie powinno też być ogrzewania piecowego, co może doprowadzić do pożaru.

Taki pokój powinien być odizolowany od innych. Zabrania się umieszczania archiwum w budynku gastronomicznym. Nie przechowuj również przedmiotów, które mogą spowodować pożar.

Wybierając pomieszczenie, w którym planują przechowywać archiwum dokumentów, należy mieć na uwadze, że można je podzielić na:

Pomieszczenie, w którym będą przechowywane dokumenty tymczasowe;
Pomieszczenie, w którym będą przechowywać dokumenty, z których stale trzeba korzystać;
Archiwa;
Specjalne pomieszczenia przeznaczone dla tych pracowników, którzy muszą pracować z archiwum dokumentów.

2. Jakie są funkcje archiwum?

Funkcje archiwisty są następujące:

Pracownik archiwum musi sporządzić listy, w których należy odzwierciedlić strukturalny podział organizacji;
Musi przyjąć archiwum dokumentów z różnych organizacji;
Prowadź rejestry bezpieczeństwa wszystkich dokumentów;
Przekaż informacje menedżerom, którzy przenieśli swoje dokumenty do archiwum;
Prowadź ewidencję, która wskazuje, do jakich celów wykorzystano określone dokumenty;
Aby wziąć udział w przypadku egzaminu;
Kontroluj poprawność wypełnienia, a także wykonanie każdego dokumentu;
Opracuj nomenklaturę spraw;
Przedstawiać zalecenia dotyczące wypełnienia dokumentów;
Uczestniczyć w opracowywaniu podstawowych zasad dotyczących dokumentów archiwalnych;
Weź udział w zaawansowanym szkoleniu tych pracowników, którzy pracują w archiwum.

Okresy przechowywania dokumentów archiwalnych

Zgodnie z prawem i przepisami każdy dokument podlega określonemu okresowi przechowywania. Większość dokumentów odzwierciedlających księgowość finansową działalności firmy jest przechowywana przez 10 lat.

Dokumenty, które należy przechowywać przez 10 lat, obejmują:

Sprawozdawczość roczna, sporządzana przez księgowego przedsiębiorstwa;
zwrot podatku;
Księga prowadząca ewidencję bezpieczeństwa pracowników przedsiębiorstwa;
Raport statystyczny, który jest generowany za rok.

Dokumenty, które należy przechowywać przez 5 lat, obejmują:

Sprawozdawczość kwartalna z działalności firmy;
Roboczy plan kont;
Kwartalne sprawozdanie podatkowe;
Faktura;
Księga bieżących zakupów;
Księga sprzedaży przedsiębiorstwa;
Różne dokumenty podstawowe;
List przewozowy;
Dokument, który odzwierciedla wypłatę wynagrodzenia każdemu pracownikowi;
dokumenty wykonawcze;
Dokumenty odzwierciedlające należności;
Dokumenty odzwierciedlające braki, a także kradzież;
Dokumenty odzwierciedlające odpisy amortyzacyjne;
dokumenty wekslowe;
Dokumenty odzwierciedlające bieżącą inwentaryzację;
Traktaty i porozumienia;
Dzieje;
Umowy o odpowiedzialności pracownika przedsiębiorstwa;
Umowy premiowe dla jednego lub drugiego pracownika przedsiębiorstwa;
Inne dokumenty.

Istnieją dokumenty, które należy przechowywać od 50 do 75 lat.

Przechowywanie i księgowanie dokumentów znajdujących się w archiwum

Konieczne jest przechowywanie i prowadzenie ewidencji dokumentów przekazanych do archiwum na podstawie następujących przepisów ustawowych i wykonawczych:

Ustawa „O sprawach archiwalnych”;
Ustawa „O rachunkowości”;
Ustawa „O spółkach akcyjnych”;
Dekret nr -03-33ps, który wskazuje, w jakiej kolejności i przez jaki okres przechowywać określone dokumenty;
Ustawa „O LLC”.

Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w miejscu, o którym wie kierownik przedsiębiorstwa.

1. Podstawowe zasady przechowywania dokumentów archiwalnych

Istnieje kilka podstawowych trybów, zgodnie z którymi konieczne jest przechowywanie dokumentów otrzymanych w archiwum. Rozważmy niektóre z nich:

1. Tryb światła. W takim przypadku w pomieszczeniu archiwum konieczne jest odpowiednie ustawienie oświetlenia. Aby to zrobić, musisz przestrzegać następujących zasad:

Dokumenty nie powinny być narażone na bezpośrednie działanie promieni słonecznych;
Pożądane jest, aby okna znajdowały się po północnej stronie budynku;
Możliwe jest stworzenie sztucznego światła w pomieszczeniach za pomocą żarówek lub innych lamp, które są pokryte specjalnymi kloszami o gładkiej powierzchni;
Jeśli to możliwe, odizoluj pomieszczenie od światła dziennego.

2. Warunki temperatury i wilgotności. W każdym pomieszczeniu archiwum podczas przechowywania dokumentów duże znaczenie ma temperatura i wilgotność. Nagłe zmiany temperatury w pomieszczeniu mogą niekorzystnie wpłynąć na papier. Powinieneś stale monitorować te wskaźniki około 2 razy w tygodniu za pomocą specjalnych urządzeń. W celu kontrolowania temperatury można zainstalować klimatyzator.

3. Reżim sanitarno-higieniczny. Archiwa muszą być zawsze utrzymywane w czystości. Ważne jest, aby zapobiegać pojawianiu się pleśni gryzoni, a także grzybów. Podstawowe zasady:

Zapewnij szczelność przechowywania;
Raz w roku usuń cały kurz, który utworzył się na półkach;
Przeprowadzaj okresowo czyszczenie na mokro wewnątrz;
Przewietrz pomieszczenie.

4. Tryb bezpieczeństwa. Pomieszczenie, w którym przechowywane są dokumenty archiwalne, musi być chronione, zapewniając ich bezpieczeństwo.

2. W jaki sposób dokumenty są przekazywane do przechowywania archiwalnego?

Zasadniczo przekazywanie dokumentów z organizacji do archiwum odbywa się w kolejności priorytetów. Harmonogram składania dokumentów jest opracowywany przez pracowników archiwum, który jest zatwierdzany wspólnie z szefem danej firmy.

Wszystkie sprawy i dokumenty mogą być składane przez pracowników firmy, którzy będą odpowiedzialni za przekazanie danych. Jak wspomniano powyżej, dokumenty mogą być przechowywane przez różny okres – od 1 roku do 75 lat. To zależy od rodzaju dokumentu.

3. Przygotowanie dokumentów do przechowywania archiwalnego

Każde przedsiębiorstwo lub organizacja musi terminowo i dokładnie w określonym czasie przekazywać dokumenty do działu archiwalnego, który może powstać w przedsiębiorstwie lub do archiwum oddziałowego. W celu przygotowania dokumentów do przelewu konieczne jest utworzenie prowizji, która będzie składać się z 3-5 osób.

Przygotowanie dokumentów obejmuje następujące kroki:

Rejestracja spraw;
Konieczne jest przeprowadzenie badania i ocena wartości niektórych dokumentów;
Sporządzić akt, w którym zostanie wskazane, które przypadki podlegają zniszczeniu;
Opisz każdy przypadek.

Komisja ekspertów jest organem doradczym. Zwykle decyzja komisji sporządzana jest w formie aktu, za zgodą którego podpis musi złożyć kierownik przedsiębiorstwa. Komisja zbiera się tylko 2 razy w roku, sporządzając stosowny protokół.

Badanie dokumentów odbywa się na podstawie nomenklatur spraw i szeregu dokumentów, w których wskazano, jak długo należy przechowywać dokument. Wszystkie dokumenty są dokładnie sprawdzane. Eksperci sprawdzają dostępność wiarygodnych informacji, a także poprawność wypełnienia konkretnego dokumentu.

Po zakończeniu egzaminu należy opisać wszystkie dokumenty i sporządzić odpowiednie akty. Po przeniesieniu dokumentów do archiwum.

Dokumenty podlegające zniszczeniu są wybierane po poddaniu każdego dokumentu inwentaryzacji. Wszystkie dokumenty, które mają zostać zniszczone, są opisane i sporządzone na ich podstawie. Komisja na posiedzeniu ustala, które dokumenty mają zostać zniszczone. Wszystkie akty muszą być podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa.

4. Klasyfikacja dokumentów archiwalnych

Zanim wyślesz dokumenty do archiwum, musisz je sklasyfikować:

Pierwsza grupa to tymczasowe przechowywanie dokumentów archiwalnych;
Drugą grupę stanowią dokumenty do trwałego przechowywania.

Dokumentami tymczasowymi są te dokumenty, których okres przechowywania nie przekracza 10 lat.

Dokumenty stałego przechowywania wskazują na okres przechowywania około 75 lat.

Ponadto te dokumenty, które podlegają stałemu przechowywaniu, muszą być bezwarunkowo przekazane do gminy lub do archiwum państwowe. Ale początkowo wszystkie dokumenty są archiwizowane.

Dokumenty tymczasowe obejmują:

zamówienia urlopowe;
zamówienia na podróż;
Zamówienia na czynności administracyjne i gospodarcze;
Wszelkie umowy, które zostały zawarte z osobami prawnymi;
Dokumenty wskazujące, jakiego rodzaju zamówienia publiczne zostały zrealizowane przez przedsiębiorstwo;
Akty wskazujące wykaz prac, które zostały zaakceptowane przez przedsiębiorcę;
Różne dokumenty księgowe;
Listy przewozowe;
Różne inne dokumenty.

Do dokumentów przechowywanie długoterminowe odnosić się:

Dziennik rejestracji zamówień na działalność przedsiębiorstwa;
Lista kadrowa pracowników;
Opis każdego przypadku;
Nomenklatura każdego przypadku;
Akty, w których wskazano, z jakich powodów sprawa jest zniszczona lub z jakich powodów dokumenty zaginęły;
Roczne sprawozdanie podatkowe, księgowe i finansowe;
Szacunek roczny;
Rejestr wspólników spółki;
Dokumenty ustawowe;
Lista osób uprawnionych do otrzymywania dywidend;
Limity;
Paszporty transakcji;
poręczyciele;
Dokumenty prywatyzacyjne;
Rejestr właścicieli papierów wartościowych;
Dokumenty potwierdzające udział przedsiębiorstwa w działalności charytatywnej;
metki z cenami;
Taryfy na produkty;
cennik;
Roczny plan działalności przedsiębiorstwa;
Księga rachunkowa robót, które są wykonywane z udziałami spółki;
Różne czasopisma utrzymywane w przedsiębiorstwie;
Raport roczny do funduszy;
Raport audytora;
Wniosek komisji rewizyjnej;
Inne dokumenty.

Osoby, którym przedsiębiorca powierzył odebranie tego lub innego dokumentu w archiwum, muszą mieć przy sobie pełnomocnictwo. Następnie będzie musiał złożyć swój podpis na paragonie, a także podać dane paszportowe. Jeżeli dokument został złożony w aktach wspólnych, to nie jest wydawany oddzielnie.

Jak widać, wszelkie dokumenty przedsiębiorstwa muszą być archiwizowane. Jest to ważne, ponieważ informacje o przeszłych działaniach lub transakcjach mogą być potrzebne w najbardziej nieoczekiwanych momentach. Dlatego dokumenty powinny być przechowywane z uwzględnieniem wszystkich zasad, które zostały ustanowione przez prawo.

Jest wystarczająco dużo miejsc, w których można przechowywać dane, choć nie tak dużo - są to dyski DVD, dyski flash, dyski twarde. Niezawodność przechowywania plików zawsze miała ogromne znaczenie. Obecnie istnieje wiele sposobów na uchronienie się przed utratą informacji zdobytych przez lata przepracowania. Gdzie jest najlepsze miejsce do przechowywania plików, aby można je było przywrócić w przypadku częstej awarii urządzenia pamięci masowej? Rozwiążmy to.

Niektóre pliki nie są bardzo małe. Na przykład miłośnik wysokiej jakości fotografii gromadzi archiwum. W tym przypadku wymagana ilość miejsca na dysku jest bardzo krytyczna, ponieważ każda migawka ma 15-60 MB. Wartość każdego zdjęcia dla kolekcjonera jest niezaprzeczalna, nie wspominając o wszystkich innych ważnych informacjach.

Gdzie najlepiej przechowywać pliki to problem, dla którego można zaproponować kilka rozwiązań. Jeśli za podstawę przyjmiemy przemysłowe metody konserwacji stosowane w organizacjach takich jak instytucje finansowe, to schemat wygląda mniej więcej tak.

Standardy przechowywania informacji

Żaden nośnik fizyczny nie może być uważany za absolutnie niezawodny. Dlatego, aby zapewnić bezpieczeństwo danych, uciekają się do wielokrotnych kopii zapasowych plików na różnych nośnikach, zarówno fizycznych, jak i wirtualnych - dyskach w chmurze w Internecie.

Pierwszym krokiem jest zorganizowanie kopii zapasowej i przechowywania informacji na kilka sposobów. Komputery o znaczeniu krytycznym współpracują z macierzami RAID — są to co najmniej dwa dyski twarde działające jako jeden. Wszystkie informacje są duplikowane, a jeśli jeden z dysków ulegnie awarii, drugi zacznie działać. dysk awaryjny zastąpione tym samym, informacje nie zostaną utracone.

Drugi krok - codzienne kopiowanie ważne pliki do dedykowanego magazynu kopii zapasowych. Najbardziej ważna informacja, który podlega przechowywanie długoterminowe, jest nagrany w dwóch egzemplarzach na różnych nośnikach, w tym na płycie DVD.

Nowoczesne bazy danych pozwalają na przechowywanie informacji dowolnego typu w system rozproszony- na różne serwery a nawet w różne miasta. Dzięki temu algorytmowi zapewnione jest bezpieczeństwo informacji.

Gdzie przechowywać pliki dla zwykłego użytkownika?

Wróćmy do naszego fotografa-amatora – gdzie powinien przechowywać swoje zdjęcia, nie martwiąc się o bezpieczeństwo swojego dość dużego archiwum? Do celów domowych możesz poważnie się ubezpieczyć za pomocą wielu kopii zapasowych wykonanych zarówno na lokalny komputer, a także w sieciowych zasobach internetowych.

Innymi słowy, jak w przysłowiu - niezawodny sposób nie zgub wszystkich jajek - umieść je w kilku koszach.

Na szczęście technologie chmurowe szybko się rozwijają i jest już sporo ofert, nawet darmowych. W związku z tym rozważ Google Disk, Mail.ru Cloude i Yandex Disk.

Tak więc system jest dość niezawodny Zarezerwuj kopię do użytku domowego - punkt po punkcie.

Dyski twarde

Cena wywoławcza nie jest tak wielka. Jeśli użyjesz dodatkowego wewnętrznego dysku twardego o pojemności 1 terabajta i tego samego nośnika zewnętrznego w celu zapewnienia niezawodności, każdy z nich będzie kosztował około 95 USD. Jeśli zainstalujesz go sam, to wszystko to tylko koszty, z wyjątkiem czasu.

Przydałoby się zorganizować codzienną synchronizację informacji roboczych i tworzenie kopii zapasowych. Jeśli zadaniem jest również zapisanie informacji o systemie, nie można obejść się bez specjalnych programów do tworzenia obrazów dysków. Taki obraz również będzie musiał być przechowywany na osobnym nośniku. Dwie kopie nie są złe, ale chcemy więcej gwarancji, więc nasza droga wiedzie do chmur.

Technologie przechowywania w chmurze

Jakie są zalety technologii chmurowych? Dostępność z każdego miejsca, w którym jest internet, objętość jest taka, jakiej potrzebujesz, biorąc pod uwagę wielkość Twojego portfela. Usługa oprogramowanie od usługodawcy obejmuje szyfrowanie zarówno ruchu, jak i samych informacji. Oznacza to, że dostęp jest zorganizowany przez bezpieczną technologię. „Chmura” przechowuje kopie plików z Twojego komputera.

Płatne usługi są wygodne, ale nie tanie – nawet po obniżkach cen 1 GB od Google kosztuje 0,18 USD miesięcznie. Za terabajt dostajesz 180 USD - dość droga arytmetyka.

Darmowe dyski w chmurze

Jak we wszystkich innych przypadkach, podczas pracy z bezpłatne usługi Istnieje ryzyko, że jutro wszystko się skończy. Jednak póki to działa, będziemy go używać. W końcu tacy giganci jak Google, Mail.ru i Yandex nie zamierzają w ogóle ryzykować swojej reputacji. Dlatego jest nadzieja, że te dyski w chmurze będą działać jeszcze przez długi czas.

Dysk Google

Usługa Google Disk zapewnia 15 GB użytkownikowi, który ma skrzynka pocztowa w Gmailu za darmo. Przewaga Google jest absolutnie niezaprzeczalna - dostarczanie systemu do pracy z dokumentami Google Docs, w pełni funkcjonalnego pakietu, który jest w 100% kompatybilny z MSOffice.

Istnieje również pół tuzina innych aplikacji, w tym portfel online, w przypadku płatności kartą Visa, MasterCard itp. Nie jest wymagana instalacja oprogramowania klienckiego. Komunikacja z dyskiem odbywa się poprzez konto Google za pośrednictwem bezpiecznego protokołu https.

Dysk Yandex

Yandex Disk nie jest tak hojny, będzie „tylko” do 10 GB wolnego miejsca.

Aby mieć do dyspozycji całe 10 GB, musisz korzystać nie tylko ze skrzynki pocztowej, która zapewnia tylko 3 GB.

Aby zdobyć kolejne 3 GB, warunek konieczny zainstaluje program klienta do obsługi dysku.

Następnym krokiem do uzyskania kolejnych 2 GB powinno być pobranie plików na dysk.

Jeśli zaprosisz również znajomego do korzystania dysk w chmurze od Yandex, otrzymasz „podarowane” kolejne 2 GB.

Chociaż mniej niż Google, ale dość szybka usługa. Wersja płatna z jednym terabajtem będzie kosztować około 30 USD rocznie.

Poczta.ru

Doskonała oferta od Mail.ru - tutaj dają 100 GB natychmiast po zainstalowaniu programu klienckiego. Następnie wśród urządzeń systemowych pojawi się dysk Mail.ru Cloud.

Tym, którzy śledzili wiadomości, usługa Mail.ru udostępniła „bezpłatnie i na zawsze” 1 TB przestrzeni w chmurze od 20.12.2014. do 20.01.2014 Kto nie miał czasu, nie otrzymał.

Chińskie skarbce

Są też chińskie oferty za darmo 36 terabajtów - koledzy z habrahabr umieścili na swojej stronie z linkiem szczegółowe instrukcje. Cały „bank terabajtów” można uzyskać za pomocą kilku manipulacji - instalując oprogramowanie klienckie nie tylko na komputerze, ale także na smartfonie z systemem iOS plus urządzenie z Androidem. Ale nawet jeśli zainstalujesz tylko na komputerze, na pewno dostaniesz 10 TB.

Zapisz algorytm

Najpierw kopiujemy na wbudowany dodatkowy dysk twardy.

Po drugie, skopiuj do zewnętrzny twardy dysk.

Po trzecie, kopiujemy przestrzeń do Mail.ru Cloude.

Po czwarte – choć trzy wystarczy, można wrzucić pliki do Chińczyków.

Teraz w razie wypadku na komputerze można się zregenerować, spędzając tylko czas. Informacje nie zostaną utracone.

Kilku przyjaciół i znajomych zadało ostatnio to samo pytanie - Gdzie przechowywać zgromadzone pliki?

Nie jest bezpieczny na komputerze, ponieważ w każdej chwili może zawieść dysk twardy lub jakiś wirus, taki jak Penetrator, zniszczy wszystkie dokumenty, zdjęcia, filmy, muzykę itp.

Wcześniej, podobnie jak inteligentne książki, radziłem, aby wszystkie dokumenty od czasu do czasu kopiować na płytę CD lub DVD i przechowywać „w chłodnym, suchym miejscu”.

Ale już kilka razy zdarzały się przypadki, gdy płyta przechowywana w szafie z jakiegoś powodu odmówiła odczytania. Dzięki Bogu, nie było tam nic szczególnie wartościowego.

Zwykle oszczędza to, że robię wiele kopii. Na dysku flash, przenośnym dysku USB i innym miejscu na dysku twardym. Ale informacje gromadzą się w takich ilościach, że nie ma wystarczającej liczby dysków flash.

Spróbujmy odpowiedzieć na kilka pytań:

Co przechowywać?
- jak przechowywać?
- gdzie przechowywać?

Co przechowywać.

Przechowywanie wszystkiego jest niemożliwe i niepotrzebne. Jeśli pobrałeś muzykę, filmy itp. z Internetu, nie ma potrzeby przechowywania tego wszystkiego przez lata. Chcesz - przepisz na świnie. Nawet jeśli puste miejsce nie jest już czytelne, zawsze możesz ponownie pobrać wszystko z Internetu.

Są rzeczy niezastąpione: fotografie bliskich i przyjaciół, pisane wiersze, rozprawy i inne dokumenty. Tych. co zostało stworzone przez Ciebie. Jeśli twoje dzieła zostaną utracone, nikt oprócz ciebie ich nie przywróci.

Moi znajomi mieli przypadek, kiedy komputer się zepsuł tuż przed obroną pracy doktorskiej. Dobrze, że udało im się to wydrukować i zeskanować. Ale zajęło to dużo potu. Inny kolega w małej fabryce został okradziony z komputera, na którym przechowywali stworzone przez siebie programy dla maszyn CNC. Kopia zapasowa była przechowywana na pobliskim komputerze, ale również została skradziona. Kupili nowe komputery, ale praca kilku lat minęła.

Jak przechowywać

Aby ułatwić tworzenie kopii zapasowych, najlepiej przechowywać wszystkie dokumenty lub zdjęcia w osobnych folderach na partycji głównej dysku. Na przykład: c :\Dokumenty, c :\Zdjęcie.

Wiele osób tworzy folder na dokumenty na Pulpicie Pulpit systemu Windows. To nie jest zbyt dobre, ponieważ ten folder jest powiązany z rachunek konkretnego użytkownika, znajdującego się gdzieś głęboko w podfolderach C :\Documents and Settings \Vasya\Desktop\.... W przypadku przypadkowego usunięcia folderu lub dokumentów, łatwiej będzie przywrócić pliki z folderu znajdującego się w katalogu głównym dysku.

Jeśli dysk twardy jest podzielony na kilka partycji (C :\, D :\), lepiej przechowywać kopię zapasową na drugiej partycji. Jeśli wirus ulegnie uszkodzeniu system operacyjny, po ponownym zainstalowaniu może być konieczne sformatowanie dysk systemowy a wszystkie pliki na dysku C:\ zostaną zniszczone.

Zwykle tworzę folder D:\Backup na dysku D:\ i kopiuję tam archiwum z kopiami dokumentów.

Do tworzenia archiwów polecam archiwizator WinRAR (http://download.chip.eu/ru/WinRAR_39267.html). Ale jeśli jesteś przyzwyczajony do jakiegoś ARJ lub WinZip, możesz również archiwizować za pomocą tych programów.

Jeśli Twoje szczególnie cenne dokumenty i zdjęcia są przechowywane w kilku osobnych folderach, możesz utworzyć plik wsadowy do archiwizacji wszystkich dokumentów i zdjęć, umieścić ikonę tego pliku na Pulpicie i od czasu do czasu wydawać polecenie archiwizacji. Lub skonfiguruj system do automatycznej archiwizacji, na przykład raz w tygodniu.

Gdzie przechowywać

Pamięci flash

Teraz istnieje możliwość niezbyt drogiego zakupu dużego dysku flash lub przenośnego dysku USB. Na przykład dysk flash o pojemności 16 GB kosztuje około 1000 rubli, a dysk USB o pojemności 500 GB kosztuje nieco ponad 2000 rubli. Ceny można sprawdzić w najbliższym sklepie komputerowym lub na stronie Nix.ru (http://www.nix.ru/price/price.html).

Przeniesienie archiwum z dokumentami na pendrive lub dysk USB nie jest trudne. Nie będziemy opisywać tej procedury.

Należy pamiętać, że podczas łączenia się z zainfekowanym komputerem informacje z dysku flash lubDysk USB może ulec zniszczeniu.

puste miejsca

Bardziej niezawodne, ale mniej przyjazne dla użytkownika jest przechowywanie archiwów na płytach CD lub DVD. Aby nagrać archiwum, będziesz musiał zainstalować specjalny program do nagrywania płyt (Nero, ...).
Możesz wybrać jeden z programów tutaj: http://download.chip.eu/en/Burning-Software_7685.html .
Jeśli na komputerze jest zainstalowany system Windows 7, starsze wersje Nero nie będą działać.
Polecam program CDBurnerXP http://download.chip.eu/en/CDBurnerXP-Pro_95440.html

Zaletą tej metody przechowywania plików jest to, że wirusy prawie nie mogą zepsuć informacji na dysku, nawet jeśli włożysz go do napędu komputera.

Aby zapewnić niezawodność, szczególnie cenne archiwa mogą być przechowywane na kilku dyskach.

Jedna płyta DVD nie wielokrotnego zapisu kosztuje około 20 rubli, wielokrotnego zapisu - 30-30 rubli.

Ale dyski wielokrotnego zapisu również nie są wieczne. . U mnie po 5-6 przepisaniach przestają być czytane. Czasami łatwiej jest kupić tańszą płytę jednokrotnego zapisu, wypalić archiwum i odłożyć do przechowywania.

Internet

W ostatnim czasie Internet stał się szybki i niedrogi, a dostęp do niego jest dostępny w prawie każdym domu.

Zaczęły rozwijać się serwisy internetowe, które pozwalają przechowywać dokumenty i zdjęcia gdzieś na serwerze.

Najpopularniejszym i najbardziej znanym jest serwis serwisu Google. Umożliwia przechowywanie zdjęć w Picasa Web Albums i dokumentów w Dokumentach Google. Postaram się napisać więcej o tych usługach następnym razem.

Albumy Picasa mogą być publiczne lub prywatne. Dla Twojej wygody strona posiada program specjalny co ułatwi Ci pobieranie duża liczba zdjęć do albumu internetowego Picasa.

2. zainstaluj oprogramowanie klienckie

Następnie na twoim komputerze pojawi się folder. C:\Documents and Settings\Vasya\Moje dokumenty\Mój Dropbox gdzie wystarczy skopiować archiwum lub plik.

Za kilka minut (w zależności od rozmiaru archiwum lub dokumentu) kopia dokumentu pojawi się w Internecie w Twoim osobistym zasobie. Możesz uzyskać dostęp do swojego pliku w dowolnym momencie z dowolnego komputera, a nawet ze smartfona.
Jeśli skopiujesz plik lub dokument do podfolderu „Publiczny”, możesz udostępnić plik znajomym lub umieścić link do swojego pliku na LiveJournal lub na stronie. W tym celu musisz nacisnąć prawy przycisk najedź myszką na plik, link, który chcesz udostępnić znajomym, i kliknij pozycję menu "Kopiuj link publiczny". Link zostanie skopiowany do schowka, który możesz już wysłać listownie lub na blogu. Na przykład: http://dl.dropbox.com/u/16346789/drop2.jpg

Dzięki temu zawsze masz bezpłatny dostęp do Internetu ” wirtualny dysk flash"co najmniej 2 gigabajty. W przypadku podstawowych dokumentów wystarczy.

Jeśli w pracy masz dostęp do Internetu i zainstalowany jest klient DropBox, to aby kontynuować pracę z dokumentem w domu, nie musisz kopiować pliku na pendrive'a i zabierać go do domu. Możesz po prostu zapisać dokument w folderze DropBox i otworzyć go w domu z tego samego folderu.

Podobnie jak w systemie Windows, pliki usunięte w folderze DropBox są usuwane do kosza i w razie potrzeby można je przywrócić.

Aby uzyskać więcej informacji na temat instalacji i korzystania z DropBox, obejrzyj ten film:

UPD : Synchronizuj zdjęcia z Dropbox na Androida