Chętnie wyślę kopię na podany adres e-mail. Jak wysłać dokument e-mailem dla opornych
Czasami konieczne jest automatyczne przekazywanie wszystkich listów przychodzących na jeden z Twoich e-maili na inny adres e-mail. Aby było jaśniej, oto przykład. Masz pocztę w Yandex i Google (Gmail). Przez Gmaila używasz go cały czas, to jest twoja główna poczta i od czasu do czasu Yandex. Aby więc nie logować się okresowo do poczty Yandex, możesz upewnić się, że stamtąd listy są automatycznie wysyłane do Gmaila i wtedy nie będziesz musiał w ogóle logować się na swoje konto Yandex, aby regularnie sprawdzać nowe listy.
W tym artykule pokażę Ci, jak skonfigurować przekazywanie listów z jednej poczty na drugą, na przykładzie różnych usług pocztowych.
To wszystko działa tak samo na każdego. usługi pocztowe, jedyna różnica polega na ich interfejsach, tj. odpowiednie ustawienia są zlokalizowane w inny sposób.
Wcześniej w serii artykułów przyglądałem się innemu sposobowi otrzymywania listów na żądany adres e-mail z innych kont e-mail. Polega na tym, że nie konfigurujesz automatycznego przekazywania wiadomości e-mail, o czym dzisiaj będę mówić, ale łączysz żądane w ustawieniach Skrzynka pocztowa(funkcja nazywa się „Odbieranie poczty”), na przykład przy użyciu protokołu POP3 i od tego momentu rozpoczyna się ciągłe zbieranie nowych listów. Metoda jest podobna, jednak w niektórych przypadkach trudniej ją ustawić niż zwykły przelew.
Jeśli interesuje Cię metoda zbierania poczty, opisano to w odpowiednich artykułach: odbiór w Gmailu, w Yandex, w Mail.ru
Poniżej pokażę szczegółowo, jak skonfigurować przekazywanie listów z poczty Yandex. A potem krótko poruszę 2 kolejne usługi pocztowe (GMail i Mail.ru), w których wszystko odbywa się w podobny sposób, z tą tylko różnicą, że interfejs.
Konfigurowanie przekazywania poczty z Yandex na dowolny inny e-mail
Przejdź do ustawień poczty i wybierz „Reguły przetwarzania poczty”.
Kliknij „Utwórz regułę”.
Teraz naszym zadaniem będzie utworzenie reguły, według której usługa pocztowa ustali, że wszystkie listy muszą być wysyłane na inny, wskazany przez Ciebie adres.
Jeśli chcesz, aby listy oznaczone jako „Spam” były wysyłane, musisz utworzyć 2 osobne reguły w Yandex.
Utworzenie pierwszej obowiązkowej reguły. Przesyłanie dalej wszystkich e-maili z wyjątkiem spamu
W ustawieniach reguły usuń warunek „Jeśli”, który zostanie początkowo dodany, klikając krzyżyk obok niego. Ponieważ nie musimy stawiać warunków wyboru konkretnych liter. W końcu wszystko, co przyjdzie w poczcie, będziemy przekazywać do „Skrzynki odbiorczej”.
Na górze, gdzie możesz skonfigurować, dla których e-maili ma zostać zastosowana utworzona reguła, należy wybrać „do wszystkich e-maili oprócz spamu” oraz „z załącznikami i bez”.
Poniżej zaznacz pole „Przekaż na adres” i wskaż swój adres e-mail, na który chcesz przekazywać wszystkie listy z aktualnie otwartej wiadomości e-mail. Włącz także opcję „Zapisz kopię podczas przekazywania”.
Kliknij przycisk „Utwórz regułę”.
Yandex poprosi Cię o podanie hasła. Wpisz hasło do bieżącego adresu e-mail i kliknij „Potwierdź”.
Reguła zostanie utworzona, ale obok niej zobaczysz komunikat „Oczekiwanie na potwierdzenie adresu”.
Teraz musisz udać się na adres e-mail podany do wysyłania listów i potwierdzić tam wysłanie. Odbywa się to w usługach pocztowych, dzięki czemu nie można przesyłać listów na przypadkowe adresy, do których nie masz dostępu.
Znajdź w tej poczcie list od „Yandex.Mail”, otwórz go i kliknij znajdujący się tam link.
Kliknij „Potwierdź przekazanie dalej”.
Gotowy! Teraz wszystkie listy, które trafią do Twojej drugiej poczty (Yandex) w folderze „Skrzynka odbiorcza”, zostaną automatycznie przesłane do Twojej poczty głównej, którą określiłeś w regule.
Notatka! Zgodnie z regułą stworzoną powyżej, listy z folderu Spam nie będą przekazywane dalej! Ponieważ reguła stwierdza „dla wszystkich e-maili z wyjątkiem spamu” i nie będziesz mógł od razu uwzględnić „Spamu” w regule, ponieważ przekazywanie spamu nie działa i pojawia się błąd „W przypadku e-maili z folderu Spam , przekazywanie wiadomości e-mail z użyciem filtra nie jest możliwe.”
Możesz jednak upewnić się, że spam również zostanie wysłany. Aby to zrobić, musisz utworzyć kolejną regułę, która automatycznie przeniesie cały spam do folderu „Skrzynka odbiorcza”. Dlatego też, jeśli chcesz także wysyłać spam, zapoznaj się z poniższymi informacjami na temat tworzenia drugiej reguły.
Czasami potrzebne listy trafiają do spamu, więc jeśli w ogóle nie planujesz wchodzić i sprawdzać drugiej poczty, licząc tylko na automatyczne przekazywanie stamtąd listów, to polecam skonfigurować również przekazywanie listów spamowych !
Tworzenie drugiej reguły. Jeśli chcesz przesłać dalej „Spam”
Stwórzmy kolejną regułę.
W tym miejscu należy wskazać, że wszystkie listy oznaczone przez serwis jako „Spam” powinny zostać przesłane do skrzynki odbiorczej.
Aby to zrobić, na górze, gdzie „Zastosuj”, wybierz „tylko do spamu” i „z załącznikami i bez załączników”.
Usuń warunek „Jeśli”, nadal go tutaj nie potrzebujemy.
Zaznacz „Umieść w folderze” i wybierz „Skrzynka odbiorcza”.
Kliknij „Utwórz regułę”.
Reguła jest gotowa!
Po dokonaniu wszystkich manipulacji wszystkie listy, które dotrą do Ciebie na drugą pocztę (gdzie ustawiłeś przekazywanie) zostaną przetworzone zgodnie z utworzonymi regułami. Oznacza to, że jeśli otrzymasz na swoją pocztę list, który usługa uznała za spam, wówczas list ten zostanie automatycznie umieszczony w Twojej skrzynce odbiorczej, zgodnie z utworzoną regułą nr 2 (jeśli zdecydujesz się ją skonfigurować). A wszystko, co znajdzie się w folderze „Odebrane”, zostanie z kolei wysłane na podany przez Ciebie adres e-mail, zgodnie z zasadą nr 1.
Konfigurowanie przekazywania na przykładzie Mail.ru
Przejdź do ustawień poczty i wybierz sekcję „Reguły filtrowania”.
Wybierz „Dodaj przekierowanie”.
Określ, na jaki adres mają być przekazywane listy i kliknij „Zapisz”.
Potwierdź swoje działanie, wprowadzając hasło do swojego adresu e-mail Mail.ru.
Przejdź na adres e-mail, na który będziesz przesyłać listy, znajdź tam list od Mail.ru i kliknij link z listu (jest to konieczne do potwierdzenia przekazania).
W kolejnym oknie kliknij „Potwierdź” i pojawi się komunikat o potwierdzeniu przelewu.
Na Mail.ru wróć do sekcji „Reguły filtrowania” i włącz przekazywanie:
Jeśli chcesz przekazywać dalej e-maile oznaczone jako „Spam”, musisz utworzyć tę samą regułę, co w przykładzie z pocztą Yandex. W sekcji „Reguły filtrowania” dodaj nową regułę, w której określisz następujące ustawienia.
Tamara Vorotyntseva – dyrektor ds. rozwoju firmy szkoleniowej „BUSINESS PARTNER” (Moskwa). Praktykujący trener biznesu, autor książki „Budowanie systemu szkolenia personelu” oraz publikacji w wydawnictwach biznesowych w Rosji, Kazachstanie i Ukrainie. Twórca biuletynu internetowego: „ Korespondencja e-mail w biznesie” na serwerze subskrybuj.ru! Książka jest praktycznym przewodnikiem dla ludzi biznesu aktywnie korespondujących z klientami i partnerami. Prezentuje narzędzia, które pomogą uczynić komunikację elektroniczną skuteczną, optymalną pod względem czasu i wyników oraz jak najbardziej zgodną z normami i zasadami przyjętymi we współczesnym środowisku biznesowym. Autor daje praktyczne porady, ilustruje swoje obserwacje przykładami z życia codziennego i formułuje uzasadnione wnioski. Tekst książki jest bogaty w rozpoznawalne przykłady rzeczywistości korespondencja biznesowa. Autor dzieli się swoimi spostrzeżeniami, technikami, „trikami”, które w znaczący sposób mogą wpłynąć na efektywność i efektywność prowadzenia biznesu e-mail. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zależy Ci na pisaniu szybko, zwięźle, kompetentnie, zgodnie z zasadami dobrych manier biznesowych, ta książka stanie się Twoim niezawodnym pomocnikiem.
Książka:
Pracując z polami „Do” („Do”), „DW” („DW”), „UDW” („UDW”) pamiętaj, że jest to ważna część wiadomości e-mail, która wpływa na dalsze działania uczestników w korespondencji.
„Do kogo” („To”). Pole to zawiera adres odbiorcy, do którego kierowane jest bezpośrednio pismo i informacje w nim zawarte. Autor listu oczekuje na odpowiedź od głównego odbiorcy. Jeżeli w tym polu wpisanych jest dwóch odbiorców, to autor listu oczekuje na odpowiedź od każdego lub części z nich (pamiętaj o tym, jeśli Twoje nazwisko znajduje się na liście odbiorców). Jednocześnie (jeśli jesteś nadawcą) pamiętaj, że nie jest zbyt wskazane umieszczanie więcej niż jednego adresata w polu „Do” („Do”). List wysłany do kilku odbiorców może nie otrzymać jednej odpowiedzi, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie.
Jeśli list jest zaadresowany do Ciebie, ale zawiera kopie innych odbiorców, pamiętaj, aby podczas odpowiadania skorzystać z przycisku „Odpowiedz wszystkim”! Dzięki temu utrzymasz krąg odbiorców wskazany przez inicjatora korespondencji.
„Kopia” („C”). W W tym polu umieść adresy odbiorców, którzy Twoim zdaniem powinni mieć świadomość prowadzenia korespondencji za pośrednictwem ten przypadek. Ci odbiorcy otrzymują informacje wyłącznie „dla Twojej informacji”. Odbiorca DW zazwyczaj nie musi odpowiadać na list, ale może to zrobić w razie potrzeby.
NOTATKA. TO JEST WAŻNE!
Jeżeli w polu „DW” znajduje się Twoje imię i nazwisko, to wchodząc w korespondencję pamiętaj, że zdarzają się sytuacje, w których niezwykle ważne jest zachowanie kultury. Użyj wyrażeń: „Pozwól, że przyłączę się do dyskusji” lub „Pozwól, że przyłączę się do Twojego dialogu” lub „Pozwól, że wyrażę swoją opinię”.
„Ślepa kopia” („UDW”). Pole to jest zabronione w niektórych firmach, gdyż jest narzędziem sprzecznym z etycznymi standardami komunikacji. Celem tego pola jest zaproszenie odbiorcy do zostania „tajnym świadkiem”.
Jeśli Twoja praktyka biznesowa zakłada wykorzystywanie tego pola w swojej pracy, rozważ poniższe kwestie. Odbiorca BCC pozostaje niewidoczny dla odbiorcy głównego i odbiorców BCC. Czasami przydatne jest, aby nadawca i „tajny odbiorca” osiągnęli wstępne porozumienie (lub późniejszą świadomość) co do przyczyny i celu tej metody przekazywania informacji.
NOTATKA. TO JEST WAŻNE!
„Ukryty” odbiorca nie powinien bezwzględnie podejmować korespondencji z tego zakresu.
Wszystkie podstawowe zasady opisane poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencji biznesowej z Twoimi partnerami, współpracownikami, klientami i wykonawcami. Używanie ich w korespondencji osobistej jest sprawą prywatną każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w korespondencji osobistej spowoduje jedynie dobre wrażenie na Tobie.
Etyka w poczcie biznesowej
Jeśli nagle nie masz ochoty czytać dalej, ogranicz się przynajmniej do następujących podstawowych zasad:
- Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to wysłanie wiadomości do odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź nie dotrze do nich. Zdecydowanie zalecam ukrycie przycisku „Odpowiedz” w ustawieniach interfejsu. W razie potrzeby możesz ręcznie usunąć niechcianych odbiorców.
- Nie pozostawiaj pola Temat pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i korzystają z tego pola, aby szybko ocenić wagę i treść e-maila.
- Cytuj listy. Nie zaczynaj odpowiedzi od nowego e-maila, kliknij „Odpowiedz wszystkim” na otrzymany e-mail i nie wyłączaj cytatu podczas odpowiadania i przesyłania dalej w ustawieniach swojego klienta poczty e-mail.
- Z pełnym cytatem(jeśli odpowiedź dotyczy całego listu) wpisz treść odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu, poniżej.
POWINNIŚMY KONTYNUOWAĆ?
Odbieranie listów
- Otrzymane listy należy przeczytać. Jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś go wysłał z jakiegoś powodu (oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę). Jeśli ktoś ma listy oznaczone jako nieprzeczytane i są starsze niż jeden dzień, to nie wie, jak pracować z pocztą. Można to jednak wybaczyć, jeśli:
- osoba zmarła lub niespodziewanie zachorowała;
- praca z pocztą nie należy do jego obowiązków służbowych (wtedy nie potrzebuje służbowego e-maila).
- Jeśli nie jesteś menadżerem, sprawdzaj pocztę przynajmniej 2 razy dziennie: rano i po południu. Brak odpowiedzi na pytanie produkcyjne może opóźnić pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów.
- Jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien zaczynać się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który działa przez cały dzień i automatycznie sprawdza Twoją pocztę. Skonfiguruj automatyczne dostarczanie/odbieranie poczty co najmniej co 10 minut (najlepiej 1-3 minuty).
- Otrzymałeś list. Jeśli jesteś bardzo zajęty, od razu oceń od kogo pochodzi, temat i przejrzyj go – dzięki temu szybko podejmiesz decyzję, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy też może trochę poczekać.
- Jeśli możesz, proszę o natychmiastową reakcję. To jest najprostsze i skuteczna metoda przesuwaj sprawy i unikaj zbierania poczty.
- Jeśli rozumiesz, że nie możesz odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, lepiej od razu napisać „odpowiem w ciągu kilku dni” lub przynajmniej „odpowiem trochę później”.
Pola „Do”, „DW”, „UDW”
- Pamiętaj, że istnieją pola Do, CC i UDW. Od nich zależą Twoje dalsze działania (i działania Twoich partnerów korespondencyjnych) po otrzymaniu listu:
- „Do” („Do”) – list i zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłając pytanie oczekujesz odpowiedzi od adresata wskazanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, to ty powinieneś odpowiedzieć.
- „CC” („Kopia”) – odbiorcy występujący w kopiach otrzymują pismo „do wiadomości”, w celach informacyjnych lub są „zapraszani do składania zeznań”. Odbiorca kopii co do zasady nie powinien odpowiadać na list; Co więcej, za uprzejme uważa się, jeśli w razie potrzeby zaczniesz od wyrażenia „Przepraszam, że się wtrącam”.
- „BCC” („Blind Copy”) to pole dla „intryg pałacowych”. Wskazując odbiorcę w tym polu, „w tajemnicy” wysyłasz do niego ten list: fakt, że list został wysłany do tej osoby, nie będzie znany głównemu odbiorcy ani osobom znajdującym się w kopiach. Służy także do masowej wysyłki, dzięki czemu Twoja książka adresowa nie jest znana wszystkim odbiorcom.
- Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to zapisanie kopii dla odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź ich nie ominie.
- NIE usuwaj osób dodanych przez Twojego korespondenta z kopii listu. Jeśli chcesz odpowiedzieć na coś osobistego, aby inni korespondenci nie otrzymali Twojej odpowiedzi, usuń z kopii wszystkich oprócz tego, który napisał list (tak, nigdy nie używamy przycisku „Odpowiedz”).
- Jeżeli w otrzymanym piśmie w polu „Do” znajduje się więcej niż dwóch adresatów, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zastanów się, czy OBYDWIE powinni odpowiedzieć – jeśli list jest adresowany do Ciebie i kogoś innego, odpowiedz także (nawet jeśli będzie to odpowiedź typu „To pytanie zdecydowanie nie do mnie, niech odpowie taki a taki”).
- Z kolei zdecydowanie NIE zaleca się umieszczania więcej niż jednego adresata w polu „Do”. Na list wysłany do dwóch nie otrzymasz odpowiedzi od żadnego, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie. Nie wszyscy przeczytali ten artykuł.
- Przekazywanie prywatnej korespondencji na listę mailingową bez zgody uczestników korespondencji jest nieetyczne!
Pole tematyczne
- Nie zostawiaj tego pustego.
- Temat listu powinien być krótki, ale odzwierciedlać główną treść i temat listu. Tytuły takie jak „Pytanie”, „Witam!” lub puste nagłówki wskazują, że jesteś początkującym, któremu brakuje podstawowych umiejętności pisania tekstów biznesowych.
- Kiedy odpowiadasz na jeden z kilku e-maili o różnych tematach, odpowiedz na właściwy. Odpowiedź na list w temacie „Spotkanie we wtorek 18 kwietnia” w sprawie spotkania oraz na list „Materiały do druku” w sprawie materiałów do druku. Obejmuje to cytowanie wcześniejszej korespondencji (patrz sekcja Pisanie listów poniżej).
- Jeśli musisz okresowo wysyłać e-maile, np. cotygodniowe raporty, staraj się, aby nagłówek był stały lub chociaż jego część powinna być stała, aby odbiorca mógł ustawić automatyczne reguły sortowania takiej poczty.
Znaczenie pisania
- Jeśli w piśmie znajdują się informacje o pilnych zmianach, treść umowy lub inne informacje, na które musisz zwrócić uwagę w pierwszej kolejności, użyj „wysokiego” znaczenia, dzięki temu list zostanie podświetlony w skrzynce odbiorczej.
- Nie używaj „wysokiego” znaczenia na próżno - „hałaśliwi” ludzie są irytujący, bądź skromniejszy.
- W przypadku osobistego listu do korespondenta biznesowego lub listu ze śmiesznym zdjęciem lub linkiem oznacz wagę jako „niską”.
Pisanie listów (odpowiedzi)
- Zacznij od powitania, jest grzeczne. „Witam, Grio!” wskazuje, że jesteś zbyt leniwy, aby wpisać imię i nazwisko danej osoby. Nawet po prostu „Andrey!” lub „Dzień dobry!” całkiem uprzejmy i wystarczający.
- Rozmawiaj z tą osobą w tym samym języku. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Jeśli otrzymasz oficjalny list, nieformalna odpowiedź na niego będzie wyrazem braku szacunku wobec respondenta i przejawem Twojej własnej niskiej kultury. Formalną odpowiedzią na nieformalny apel jest albo wezwanie do przestrzegania przepisów, albo jest to po prostu wymagane przez zasady korporacyjne.
- Staraj się zawsze odpowiadać na ostatnią literę w łańcuchu korespondencji, a nie na jakąś pośrednią.
- Ne ispolzuyte translit z wyjątkiem przypadków wysyłania listów w warunkach, w których trudno jest wpisać tekst w inny sposób (na przykład z telefonu komórkowego lub komputera bez rosyjskiego układu klawiatury).
- Jeżeli twój klient poczty nie obsługuje języka rosyjskiego lub uszkadza kodowanie, to załącz tekst odpowiedzi jako załącznik.
- List biznesowy powinien być precyzyjny, zwięzły i konkretny:
- Dokładność — pamiętaj o podaniu dokładnych szczegółów, do których się odwołujesz (data i temat kolejnego e-maila, data spotkania, punkt porządku obrad, nazwa pliku, link do dokumentu online itp.).
- Zwięzłość - niektórzy na trzech stronach przedstawiają to, co można napisać w trzech zdaniach. Ten, kto myśli jasno, mówi jasno i twój korespondent to widzi.
- Specyfika - z listu powinno być jasne CZEGO DOKŁADNIE wymaga się od odbiorcy, jakich działań od niego oczekuje.
- Korespondencja biznesowa nie jest miejscem ćwiczeń z gatunku epistolarnego i nie jest miejscem wyrażania emocji. W tym celu służą fora, czaty i inne środki elektronicznej komunikacji międzyludzkiej. Lakoniczny tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i precyzja myślenia.
- Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i podziel na akapity z numeracją lub bez. Ciągły „strumień myśli” jest trudny do odczytania i łatwo przeoczyć główny sens listu. Co więcej, niektórzy mają tendencję do natychmiastowego wyrzucania źle skonstruowanego listu do kosza (choć jest to prawdopodobnie ekstremizm).
- Pamiętaj, że odpowiedź na prośbę lub zadanie brzmi „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „za tyle dni”, „po takim a takim wydarzeniu” to odpowiedzi bardziej zdecydowane i trafne.
- Jeśli list zostanie sformułowany w taki sposób, że można na niego odpowiedzieć prostym „ok”, to odpowiedź najprawdopodobniej dotrze znacznie szybciej. Na przykład, jeśli istnieje kilka opcji wykonania, zaproponuj opcję domyślną.
- Tekst nie może zawierać błędów. Ochepyatki nie są straszne, ale jeśli w każdej literze napiszesz i przeliterujesz słowo niepoprawnie, staje się to bardzo szybko zauważalne, a twoje „C” z minusem po rosyjsku staje się oczywiste (a także spekulatywne dalsze wnioski na temat twojego poziom ogólny oświaty i kultury).
- Staraj się nie używać formatowania HTML listu. Niestety ten format pisania listów jest domyślny w Outlooku, ale podczas korzystania z niego, zwłaszcza podczas cytowania (odpowiadania i przesyłania dalej), pojawia się wiele pytań.
- Jeśli otrzymałeś list w formacie HTML, NIE zmieniaj go na zwykły tekst, ponieważ zakłóca to odbiór informacji przez nadawcę po otrzymaniu odpowiedzi. Im ważniejszy jest dla Ciebie Twój korespondent, tym ważniejsze jest utrzymanie odpowiedniego postrzegania go. Możesz poradzić sobie z wyróżnianiem swoich odpowiedzi w cytatach HTML za pomocą koloru, możesz też skorzystać z przycisku „Zmniejsz wcięcie” w panelu formatowania HTML (choć są tam kapryśne niuanse).
- Zacytuj treść oryginalnego listu. Jak myślisz, co to by oznaczało? Ja też nie wiem: Do: AIST to kreatywny ptak Temat: Re: Re: Re: Pytanie OK! Wasia
- Nigdy nie edytuj cudzego tekstu, kiedy go cytujesz! Jest to rodzaj fałszerstwa listów.
- Cytując w całości (jeśli odpowiedź dotyczy całego listu), treść odpowiedzi należy wpisać na POCZĄTKU listu, a nie na końcu.
- Jeśli odpowiadasz punkt po punkcie, używając cytatu, oddziel cytat pustymi liniami na GÓRĘ i DÓŁ, a na początku zdań użyj wielkich liter. Odpowiedzi spróbuj znaleźć tutaj: > proponujemy podmienić logo na to, które jest w zestawie, > ponieważ na tym bardzo kolorowym tle nie znalazłem logo w załączniku > popraw napis - zamiast „ryba” powinieneś napisać „niewolnik”! > w przeciwnym razie zostaniemy źle zrozumiani, napis został poprawiony, przepraszam > i ostatnia rzecz...
W Microsoft Outlook Możesz określić, że dla wszystkich wysłanych wiadomości do innych list mailingowych lub użytkowników będzie wysyłany automatyczny BCC (UDW).
Jednym ze scenariuszy, w których ta reguła jest przydatna, jest sytuacja, gdy wszyscy członkowie grupy odpowiadają na przychodzące wiadomości e-mail, takie jak Centrum pomoc techniczna. Gdy jeden członek grupy odpowie na wiadomość, pozostali członkowie grupy automatycznie otrzymają kopię odpowiedzi, dzięki czemu wszystkie wychodzące wiadomości będą aktualne.
zasady klienta
Utwórz regułę
Teraz za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość, niezależnie od tego, czy jest to nowa wiadomość, przekazujesz ją dalej czy odpowiadasz, osoby lub grupy określone w regule zostaną automatycznie dodane jako odbiorcy kopii. Nazwy osób lub grup nie pojawiają się w wierszu DW tworzonej wiadomości, ale nazwy te będą widoczne dla wszystkich odbiorców wiadomości.
Wyłącz regułę
W widoku Poczta, na karcie dom naciśnij przycisk zasady > Zarządzaj regułami i alertami.
Na karcie w sekcji Reguła
Naciśnij przycisk OK.
Zasady i alerty.
Rada: Dodatkowe informacje o tym, jak szybko wyłączyć tę regułę dla indywidualne wiadomości, patrz następna sekcja („”).
Użyj kategorii, aby wyłączyć automatyczne CC dla poszczególnych wiadomości
Jeśli chcesz mieć możliwość wyłączenia automatycznego nowego reguł kopiowania na podstawie pojedynczej wiadomości bez konieczności poruszania się po oknie dialogowym zasady i alerty, możesz użyć funkcji kategorii w programie Outlook wraz z regułą.
Rada:
Najpierw musisz utworzyć regułę automatycznego wysyłania ślepej kopii (CC) dla wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail.
Ta specyficzna zasada nazywa się zasady klienta. Reguły klienta działają tylko na komputerze, na którym zostały utworzone i działają tylko wtedy, gdy uruchomiony jest program Outlook. Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail za pomocą konto e-mail na innym komputerze, reguła nie zostanie wykonana na tym komputerze i zostanie utworzona na tym komputerze. Tę samą regułę należy utworzyć na każdym komputerze, który planuje z niej korzystać.
Utwórz regułę
Teraz za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość, niezależnie od tego, czy jest to nowa wiadomość, przekazujesz ją dalej czy odpowiadasz, osoby lub listy dystrybucyjne określone w regule zostaną automatycznie dodane jako odbiorcy kopii. Nazwiska osób lub listy dystrybucyjne nie pojawiają się w wierszu DW tworzonej wiadomości, ale będą one widoczne dla wszystkich odbiorców wiadomości.
Wyłącz regułę
Aby zapobiec automatycznemu wysyłaniu kopii, musisz najpierw wyłączyć regułę.
W poczcie w menu Praca naciśnij przycisk Zasady i alerty.
Na karcie Regulamin poczty elektronicznej W rozdziale Reguła odznacz pole odpowiadające utworzonej regule.
Naciśnij przycisk OK.
Teraz możesz wysłać wiadomość bez automatyczne wysyłanie kopie do innych osób lub na listy mailingowe. Reguła będzie nieaktywna do czasu jej ponownego włączenia w oknie dialogowym Zasady i alerty.
Rada:
Użyj kategorii, aby wyłączyć automatyczne CC dla poszczególnych wiadomości
Jeśli chcesz wyłączyć nową automatyczną regułę Wyślij CC dla poszczególnych wiadomości bez wywoływania okna dialogowego Zasady i alerty, możesz ustawić regułę na kategorię dostępną w programie Office Outlook 2007.
Zmodyfikuj utworzoną wcześniej regułę, aby po dodaniu określonej kategorii do wiadomości reguła nie wysyłała automatycznie kopii.
Jeśli chcesz wyłączyć regułę automatycznego kopiowania wiadomości, zastosuj do niej kategorię.
Rada: Możesz użyć skrótu klawiaturowego, jeśli został on określony podczas tworzenia kategorii.
Gdy wyślesz wiadomość, reguła automatycznego kopiowania nie będzie miała zastosowania.
„To jak bajka o chłopcu, który ciągle krzyczał wilk”. Jeśli nadużyjesz tagu „pilne”, ludzie przestaną odpowiadać na Twoje e-maile. I naprawdę ważny list może z tego powodu pozostać niezauważony.
Znajomość
Tak, ton Twojego listu może odzwierciedlać Twoją relację z odbiorcą. Jeśli jednak pozwolisz sobie na zbyt nieformalny charakter swojej korespondencji, możesz zostać uznany za osobę nieprofesjonalną. Nie nadużywaj wykrzykniki, emotikony, kolorowy tekst, nietypowe czcionki i nadmierna zwięzłość wiadomości.
Zachowaj szczególną ostrożność, jeśli pracujesz z osobami w różnym wieku, z barierą językową lub z tymi, którzy preferują bardziej tradycyjną formę komunikacji.
Zbyt suchy ton
Jednocześnie bycie robotem również nie jest tego warte. Nie ma nic złego w tym, że w swoich listach pokażesz swój charakter i entuzjazm – w rozsądnych granicach.
Odpowiedz wszystkim
Służbowy e-mail nie służy rozrywce, ale komunikacji. Jeśli więc odpowiadasz na e-mail wysłany do grupy osób, zastanów się dwa razy, zanim klikniesz „odpowiedz wszystkim”. Aby to zrobić, Twoja odpowiedź musi być niezwykle ważna dla wszystkich.
Wysyłanie kopii bez pozwolenia
Dzielenie się informacjami innych osób z innymi jest, delikatnie mówiąc, niedopuszczalne. Nie ma znaczenia, czy wyślesz klientowi kopię pisma od szefa, który mu w jakikolwiek sposób odpowiedział, czy też włączysz jednego pracownika w osobistą korespondencję z drugim. Niewielu osobom może się spodobać wysłanie kopii listu bez ich zgody.
Wyślij UDW
Załatwić ukryte kopie rodzi nieufność. Jeśli chcesz wysłać do kogoś list, a osoba ta teoretycznie nie powinna brać udziału w korespondencji służbowej, skopiuj treść i wyślij jako osobny list.
Nieokreślony temat wiadomości e-mail
Tematy takie jak „To ja”, „Witam” czy „FYI” (FYI) po prostu nie przyciągają uwagi. Osoba ta nie zrozumie, co się do niej mówi i nie będzie chciała odpowiedzieć na list. Listy związane z pracą powinny być jasne i zwięzłe. Odbiorca chętniej otworzy wiadomość e-mail, jeśli zrozumie, czego od niego oczekujesz.
Wysyłanie zbyt wielu osobistych e-maili
Czasami możesz użyć dowcipów, wzruszających historii i cytatów motywacyjnych, aby kogoś rozweselić. Ale ludzie szybko się tym nudzą, niezależnie od tego, jakie były intencje, gdy je pisałeś. Jeśli wyślesz zbyt wiele osobistych e-maili, zostaną one po prostu ustawione na automatyczne usuwanie.
Być niemiłym
Nie należy wysyłać listów pełnych trucizny, bo ludzie będą o tym pamiętać, gdy nadarzy się okazja. Zamiast tego napisz list i zostaw go w „Wersjach roboczych” na dwa dni. Następnie możesz do niego wrócić i edytować go, usuwając zadziory. W ten sposób szybciej osiągniesz to, czego chcesz. Ponadto będziesz traktowany jako bardzo cierpliwy i troskliwy profesjonalista.
Głupi adres e-mail
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do klienta, pracownika lub potencjalnego pracodawcy, nie używaj wiadomości e-mail o tytule „nieprofesjonalnym”. Jeśli w tytule e-maila znajduje się cokolwiek, co ma być dowcipne lub zawiera konotacje seksualne lub wulgarne (np. ), ryzykujesz, że druga osoba od samego początku będzie miała do Ciebie negatywne podejście. Utwórz oddzielny e-mail dla potrzeb czysto zawodowych.
Literówki
Fakt, że e-mail został wysłany z iPhone'a, nie jest wymówką do wysyłania niechlujnych e-maili. Jeśli popełnisz więcej niż jeden błąd w swoim piśmie, może zostać ono uznane za nieprofesjonalne. Jeśli jest to bardzo ważny list i spieszysz się gdzieś, spróbuj przynajmniej sprawdzić go przed wysłaniem.
Wysyłanie e-maili wcześnie rano
Większość ludzi otrzymując listy, zwraca uwagę na godzinę ich wysłania. Jeśli list zostanie wysłany zbyt wcześnie, możesz zostać odebrany negatywnie. Przynajmniej będziesz uważany za pracoholika, który nie ma życia osobistego. Gorzej, jeśli zostaniesz uznany za natrętnego. Jeśli w nocy budzi Cię natchnienie, napisz list, zapisz go w „Szkicach” i wyślij w godzinach pracy.
Za dużo znaków interpunkcyjnych
Ludzie czasami dają się ponieść emocjom i używają wielu wykrzykników. Wynik może niektórym wydawać się niedojrzały lub zbyt emocjonalny. Nie nadużywaj tego!!!
Czcionki nieprofesjonalne
Czcionka Purple Comic Sans ma swój własny zakres. W biznesie lepiej jest używać klasycznych czcionek, kolorów i rozmiarów. Twoje listy powinny być łatwe do odczytania.
Zazwyczaj używany jest rozmiar czcionki 10 lub 12. Do tego zadania najlepiej nadają się łatwe do odczytania czcionki, takie jak Arial, Calibri lub Times New Roman. Preferowany kolor to czarny.
List za długi
Większość ludzi spędza sekundy, a nie minuty na czytaniu e-maili. Wiele osób po prostu przesuwa oczami po tekście, więc pisz swoje listy w oparciu o to. Ludziom trudno jest czytać duże akapity – podziel tekst na mniejsze bloki. Najważniejsze i listy punktowane dużo łatwiejszy do odczytania. Możesz także wyróżnić główne punkty pogrubieniem lub kursywą, ale nie rób tego często.
