Access дерекқор нысандары ретінде есептерді жасаңыз. Subd ms қол жеткізу

Мәліметтер базасы: MS Access 2007 ДҚБЖ есептерді құру

Практикум студенттің ДҚБЖ арқылы ақпараттық ресурстармен манипуляциялау, қолданбалы және ақпараттық процестердің мазмұнын көрсету құзыреттілігін дамытуға бағытталған.

Негізгі ұғымдар

Мәліметтер базасы(ДҚ) – кейбір объектілердің күйін және олардың қарым-қатынасын көрсететін өзара байланысты деректердің аталған жиыны пәндік аймақ, және пайдаланушылардың ақпараттық қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін пайдаланылады. MS Access ДҚБЖ-дағы деректер базалары типке жатады реляциялық мәліметтер базасыдеректер. Мұндай мәліметтер қорларында әртүрлі мәселелерге қатысты ақпарат бөлек кестелерде сақталады, олардың арасында байланыс орнатылады.

Мәліметтер базасы– кестелерден және басқа ақпараттық объектілерден тұратын файл.

кесте– жазбалардан тұратын ақпараттық объект. Кесте деректердің іргелі құрылымы, ДҚБЖ негізгі ақпараттық объектісі болып табылады.

Жазу- бұл толық жиынтығынақты әлем объектісі туралы деректер: клиент, кітап, оқиға және т.б. Жазба жол ретінде ұсынылған. Барлық кесте жазбаларының құрылымы бірдей. Кестедегі жазбалар саны айнымалы.

Өріскестедегі бір типті деректер жиынтығы, мысалы, барлық қызметкерлердің аты-жөні. Өрісті көрсету үшін баған пайдаланылады. Өрістің аты мен мәндері бар.

Есеп беру– кесте немесе сұраныс деректерін басып шығаруға дайын пішімделген құжат түрінде сақтайтын ақпараттық объект.

Құрама есеп– ішкі есеп немесе ішкі кестені пайдаланып қатысты деректерді көрсететін есеп.

Есептегі бақылау- есептердегі деректермен жұмыс істеу кезінде пайдаланушы интерфейсін жақсартатын объект, мысалы, түйме, қосқыш, қойынды және т.б.

Қосылған басқару– деректер көзі кесте немесе сұрау өрісі болып табылатын басқару элементі. Тіркелген басқару элементі дерекқор өрістерінің мәндерін көрсету үшін пайдаланылады.

Еркін бақылау– деректер көзі жоқ басқару элементі (мысалы, өрістер немесе өрнектер). Тегін басқару элементтері мәліметтерді, сызықтарды, тіктөртбұрыштарды және суреттерді көрсету үшін қолданылады. Бос элементтің мысалы - есепте тақырыпты көрсететін белгі.

Семинар қамтиды қадамдық нұсқауларесеп беру әртүрлі түрлері, операцияларды орындау қарапайым іздеудеректер, деректерді сүзу және сұрыптау, есеп құрылымын өзгерту, есептерге кірістіру қосымша элементтердеректерді басқару, сонымен қатар өзін-өзі орындауға арналған тапсырмаларды қамтиды.

Жұмыстың басталуы

Мәліметтер қоры есептері туралы түсінік алу үшін MS Access ДҚБЖ-да Borey 2007 оқу деректер базасын ашу ұсынылады.

Мәліметтер қорын ашу

Borey 2007 дерекқорын ашу үшін сізге қажет:

1. Бастау түймешігін басу арқылы Microsoft Access бағдарламасын іске қосыңыз.

2. «Барлық бағдарламаларды» таңдаңыз, содан кейін Microsoft кеңсесі, содан кейін Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007 терезесі ашылады.

Егер Borey 2007 дерекқоры сіздің компьютеріңізде бірінші рет ашылса, экранда Borey 2007 дерекқорының бастапқы экран терезесін көресіз;

Егер бірінші рет болса, MS Access оны алдымен жүктейді. Жүктеп алуды бастау үшін Жүктеп алу пәрмені түймесін басып, нұсқауларды орындаңыз.

Borey 2007 дерекқор терезесі ашылады.

Деректер базасы MS Office үшін әдеттегідей жабылған: файлмен жұмыс істеу командалары бар жүйелік мәзірде «Дерекқорды жабу» тармағын таңдаңыз.

1-жаттығу. MS Access 2007 бағдарламасын іске қосыңыз. Northwind 2007 дерекқорын ашыңыз. Жабыңыз. Northwind 2007 дерекқорын қайта ашыңыз.

MS Access 2007 интерфейсінің мүмкіндіктері

MS Access 2007 нұсқасынан басқаша алдыңғы нұсқаларинтерфейс. Мәзір мен құралдар тақталары әртүрлі қойындылары бар мәзір таспасымен ауыстырылады: Басты, Жасау, Сыртқы деректер, Мәліметтер қорымен жұмыс.

Қойындыларда сіз енгізуге болатын құралдар немесе құралдар топтары (топ үшбұрыш белгішесімен белгіленген) орналасқан.

Күріш. 1. MS Access 2007 қойындылары бар мәзір таспасы

Сондай-ақ, қай дерекқор объектісімен жұмыс істеп жатқаныңызға байланысты контекстік құралдар автоматты түрде пайда болады, мысалы, пішіндермен жұмыс істегенде, пішінге арналған контекстік құралдар пайда болады.

Таспаның астында сол жақта шарлау аймағы және оң жақта өңделетін нысанды көрсететін Өңдеу терезесі орналасқан.

Күріш. 2. «Борей 2007» деректер қорының терезесі

Шарлау аумағында барлық Access нысандары (кестелер, пішіндер, сұраулар, есептер, т.б.) бар. Қажетті нысанды All Access Objects тізімінен таңдауға болады. Шарлау аумағындағы нысан атауын екі рет басқанда, бұл нысан өз қойындысындағы Өңдеу терезесінде көрсетіледі.

Мәліметтер қорының объектілері

Мәліметтер базасында келесі нысандар типіндегі мәліметтер бар: кесте, сұраныс, форма, есеп, макрос және модуль. Деректерді сақтаудың негізгі құрылымы кесте болып табылады. Барлық басқа нысандар түрлері кестеден алынған:

Сұрау деректерді алу пәрменін құрастыру кезінде пайдаланушы көрсеткен кейбір шарттарға сәйкес келетін кесте деректерін сақтайды.

Пішін кесте немесе сұрау деректерін экран карталарының жинағы ретінде сақтайды, олардың әрқайсысы кестелердегі деректерді жаңарту кезінде пайдалы болатын бір кестенің немесе сұрау жазбасының мазмұнын көрсетеді.

Есеп кесте немесе сұрау деректерін басып шығаруға болатын мәтіндік құжатта сақтайды.

Макрос Enter пернесін бір рет басу арқылы іске қосылуға болатын деректерді өңдеу операцияларының жинағын сақтайды, бұл сізге бірдей типтік операцияларды жиі орындау қажет болған жағдайда ыңғайлы.

Модуль программалау тілінде жазылған мәліметтерді өңдеу бағдарламасын сақтайды, көбінесе MS Access, Access Basic-ке енгізілген тілде.

Шарлау аумағындағы дерекқор нысандары топтастырылған және топтардың атауларын көре аласыз. Топтың мазмұнын көру үшін топ атауын басыңыз. Екінші рет басу топ тізімін оның атына дейін жиыртады.

2-тапсырма. Шарлау аймағындағы топ тізімдерін жию және кеңейту.

Кестелер мәліметтерді сақтаудың негізгі құрылымы болғандықтан, олардың зақымдануын болдырмау және деректермен жұмыс істеу ыңғайлылығын қамтамасыз ету үшін пайдаланушы объектілердің туынды түрлерімен жұмыс істейді. Northwind 2007 дерекқорында "Тұтынушылар мен тапсырыстар", "Қорлар және сатып алулар", "Жеткізушілер", "Жеткізу", "Есептер", "Қызметкерлер" пішіндері Jump Area-да анық көрсетілген.

Кестелер мен нысандардың басқа түрлері Көмекші нысандар тобындағы Шарлау аумағында жасырылады.

«Тағайындалмаған нысандар» тобы пайдаланушы қосымша жасаған нысандарды сақтайды. Мысалы, жасалған сұрауларды осында сақтауға болады.

ескертіп қой әртүрлі түрлерінысандар әртүрлі белгішелермен белгіленеді:

Араластыру аймағындағы нысандардың көрінісін бұрыннан қолданылғанға өзгертуге болады ерте нұсқалары MS Access. Ол үшін Шарлау аумағындағы тізім белгішесін (▼) басып, нысан сүзгілерінің тізімін кеңейтіп, Барлық қатынас нысандарын таңдаңыз.

3-тапсырма. Көмекші нысандар тобының мазмұнын қараңыз. Әр түрлі нысандарды ашыңыз, олардың мазмұнын қараңыз. Көмекші нысандар тобын жабыңыз. Нысандарды түрі бойынша топтау үшін Шарлау аумағындағы нысандардың көрінісін өзгертіңіз: кестелер, сұраулар, пішіндер, макростар, модульдер.

Өтпелі аумақты қос көрсеткі түймесін басу арқылы жиюге және кеңейтуге болады (<<) или (>>) панельдің жоғарғы оң жақ бұрышында.

4-тапсырма. Шарлау аумағын жию және кеңейту.

Өңдеу терезесін енді экран экраны алып жатыр. Экранды экран белгішесінің оң жағындағы (X) түймешігін басу арқылы жоюға болады.

Оны «Көмекші нысандар» тобынан Навигация аймағында, содан кейін «Сплеш экран» пішінінде көрсетуге болады.

5-тапсырма. Borey 2007 дерекқорының бастапқы экранын жабыңыз.

Мәліметтер қорының барлық кестелері өзара байланысты. «Дерекқорлармен жұмыс» мәзір қойындысында «Деректер схемасын» таңдау арқылы деректер схемасын ашсаңыз, кестелер арасындағы байланыстарды көре аласыз.

Дизайн мәзірінің қойындысындағы Жабу түймесін басу арқылы деректер схемасын жабуға болады.

6-тапсырма. Деректер схемасын ашыңыз және жабыңыз.

MS Access 2007 анықтамалық жүйесі

Кез келген MS Office қолданбасы сияқты MS Access 2007 ДҚБЖ-да да өзінің анықтамалық жүйесі бар. Оны ашу үшін сізге қажет:

1. Мәзір жолағының оң жағындағы түймені басыңыз (?).

2. «Анықтама: қол жеткізу» терезесінде терезенің төменгі жағында немесе іздеу жолағында қажетті анықтама бөлімін енгізіңіз, іздеу контекстін енгізіңіз және Enter пернесін басыңыз.

7-тапсырма. MS Access 2007 анықтамалық жүйесін ашыңыз.Пішіндер мен есептер бөлімін ашыңыз. Бөлімнің мазмұнын қараңыз. Анықтама жүйесін жабыңыз.

Есепті ашу және деректерді қарау

Есептер Access бағдарламасында деректерді түсінуге оңай және мәнерлі түрде көрсету үшін пайдаланылады және экранда көрсету үшін емес, негізінен басып шығару үшін арналған. Әдетте есептер дерекқормен жұмыс істеудің соңғы өнімі болып табылады. Пішіндерді жасау сияқты, кестелер мен сұраулардағы деректер (кейде пішіндер де болады, бірақ бұл жағдай енді қарапайым есептер үшін қолданылмайды) есепті құру үшін пайдаланылады.

Есепті құрастыру пішіндер дизайнымен бірдей технологияның көп бөлігін пайдаланады, бірақ пішіндерден айырмашылығы, пайдаланушыға есептердегі деректерді өзгертуге рұқсат етілмейді. Режимде есептерді өңдеу кезінде Конструктор(42-суретті қараңыз) пішінді өңдеу кезіндегідей интерфейс аймақтары пайдаланылады - аймақтар тақырыбыжәне Ескертпелер, аймақтар Жоғарғыжәне Колонтитул, Деректер аймағы.

Есептерді шығару үшін келесі режимдер қолданылады: Конструктор, Есептер шебері, диаграмма шебері, пошталық белгілер, және де Автоматты есептер: әр бағанғажәне таспа(38-суретті қараңыз).

Пішіндер жағдайындағыдай, толық дайындалған есеп көмегімен жасалған Автоматты есептер,бастапқы кестені немесе сұрауды көрсеткеннен кейін бірден алынады. Мастер Пошта жапсырмаларыол бірнеше қадаммен жұмыс істесе де, көп түсіндіруді қажет етпейді. Бірдей қолдануға негізделген Есеп шеберлеріесептердің көпшілігі Access бағдарламасында жасалады, олардың құрылымы айтарлықтай күрделі болуы мүмкін. Бұл шебермен жұмыс төменде егжей-тегжейлі талқыланады.

Айта кету керек, жоғарыда аталған есептердің барлығы шақырылады еншілес(деректер көзіне), өйткені олардың барлығы пішіндер сияқты оларды құру үшін кестелерді немесе сұрауларды пайдаланады. Ең күрделі құрылымда «нөлден» режимде пайдаланушының өзі жасаған есептер бар Конструктор. Құрамында болуы мүмкін есептер бағыныштыларесептер, шеберлер қамтамасыз етпеген арнайы сұрыптауларды пайдаланыңыз және басқаларын пайдаланыңыз қол жеткізу функцияларыт.б. деп аталатынға сілтеме жасайды. Тегінесеп береді. Дегенмен, пайдалана отырып, күрделі есептерді жасау Конструкторқосымша білімді қажет етеді және мұнда қарастырылмайды.

негізделген Есеп шеберлері Access бағдарламасында бастапқы кестенің немесе сұраудың деректері белгілі бір критерийлерге сәйкес біріктірілген есеп дайындалуы мүмкін. Бұл есептер ең көп таралған болып табылады, себебі олар деректер топтары бойынша қорытындыларды есептеуге және ақпаратты пайдалануға оңай жолмен беруге мүмкіндік береді. Осындай жиынтық есептерді жасау үшін пәрменді пайдаланыңыз Топтау…(39-суретті қараңыз) және диалогтық терезеде топтастырылған деректер бойынша сәйкес есептеулер Нәтижелер(41-суретті қараңыз). Бұл жағдайда деректер топтастырылатын төрт өріске дейін көрсетуге болады.

Күріш. 40. Топтастыруы бар өрістер үшін топтау интервалдарын таңдау

Сіз әрқашан режимде жасалған есепті өңдеуге болады Конструктор(42-суретті қараңыз). Есептің жеке аймақтарының қасиеттерін анықтау немесе өзгерту үшін сәйкес аймақтың тақырып жолын басып, пәрменді таңдаңыз Қасиеттер.

Есептерде кейбір басқару элементтерінің сипаттары бар екенін ескеріңіз Кеңейтімжәне Қысу. Егер сіз олардың мәнін орнатсаңыз Рас, содан кейін басып шығарған кезде, Access сәйкес элементтің өлшемін автоматты түрде реттейді, осылайша ұзын мәтін элементтің терезесі арқылы кесілмейді және қысқа мәтін элемент терезесін кішірейтпейді, осылайша ол қосымша орын алмайды. басылған.

Мәліметтер қорымен жұмысты қорытындылай келе, Access ДҚБЖ басқа дерекқорлармен үйлесімділігіне байланысты беретін қарапайым және пайдалы мүмкіндікті көрсетеміз. бағдарламалық қосымшалар Microsoft Office (MS) пакеті, – біз сынақта сериялық әріптерді таратуды дайындаймыз Word редакторымәліметтер қоры кестелерінде сақталған ақпаратты пайдалану.

Word мәтіндік редакторында сіздің қоймаңыздағы тауарларды жеткізу және тапсырыс беру туралы шарттарды жасауға белсенді қатысқаны үшін тұтынушыларға реттік алғыс хат үлгісін дайындаңыз.

Тауарларды жеткізуге жасалған келісім-шарттардың сомасына сәйкес үлгінің шартын анықтайтын, сіздің компанияңызбен келісім-шарттар жасауға ең белсенді қатысқан ұйымдардың атауларын қамтитын жаңа «Алғыс» сұрауын жасаңыз (үлгі болуы керек үшеуін қамтиды ең жақсы фирмалар). Жасалған сұрау негізінде шеберді пайдаланып жаңа есеп жасауды бастаңыз MS Word бағдарламасымен біріктіру,неге командаларды ретімен орындау керек Office сілтемелері/MS Word бағдарламасына сілтемелер.

Бұл диалогтық терезені ашады. Құрама құжат шеберлері. Бұрын дайындалған MS Word құжатымен жұмыс істеуге немесе диалогтық терезеде сәйкес команданы таңдау арқылы жаңасын жасауға болады. Жаңа құжат жасаған кезде Access бағдарламасы Word бағдарламасын іске қосады, Word пен Access арасында DDE сілтемесін орнатады және жаңасын ашады. Мәтіндік құжат, онда сіз жаңа әріп құра аласыз.

Суретте көрсетілген мазмұны бар сериялық хат дайындаңыз. 43. Тырнақшадағы өрістердің атаулары тізімнен әріптің мәтінінің сәйкес орнына ретімен енгізіледі, ол белгішені басу арқылы ашылады. Біріктіру өрісін қосыңыз(43-суретті қараңыз). Тізімде бізге қажет «Тұтынушылар» және «Өнімдер» өрістерін қоса, құрылған «Алғыс» сұрауының барлық өрістері болуы керек. Белгішені басқаннан кейін Өрістер/Деректержәне деректер базасының сұрау кестесінен өрістердің мәндерін айналдыру түймелерін пайдаланып басып шығаруға дайындалған әріптерді алдын ала қарауға болады.

Әріптерді басып шығару кезінде олар сәйкес деректер қоры кестесінің деректерімен ауыстырылады. Әріптер саны кестедегі жазбалар санымен анықталады, олардың ішінен әр жазба үшін хаттағы басқару өрістерінің мәндері кезекпен енгізіледі.

Мәтіндік құжатты сақтап, жапқаннан кейін Access бағдарламасына оралыңыз. DDE қосылымының арқасында Access кестесіндегі деректер өзгерген кезде сериялық әріптегі деректер автоматты түрде жаңартылады. Word редакторында сериялық әріпі бар файлды ашқанда, Access қажетті дерекқормен автоматты түрде жүктелетінін ескеріңіз.

Бақылау сұрақтары

Есептердің мақсаты.

Есептердің құрылымы.

Есеп беру режимдері.

Есеп шебері.

Есептердегі есептеулер.

Конструкторесеп береді.

Access және Word бірлескен құжаттарын құру.

ӘДЕБИЕТ

Информатика / Ред. С.В.Симонович. Санкт-Петербург: Петр, 1999 ж.

Вайскас Д. Тиімді жұмыс Microsoft Access 2.0 бағдарламасымен, 1996 ж.

Dwine G. Access 97. Пайдаланушы энциклопедиясы. Киев: DiaSoft, 1997 ж.

Дженнингс Р. Microsoft пайдалану Access 2000. Мәскеу: Уильямс, 2000.

Новиков Ф., Яценко А. Жалпы Microsoft Office 2000. Санкт-Петербург: BNV, 1999 ж.

Змитрович А.И. және т.б. Ақпараттық технологияларэкономикада. Минск: Ведалар, 1998 ж.

Кез келген ccess нысанындағы сияқты есепті қолмен жасауға болады немесе есеп жобасын жасау үшін Есеп шеберін пайдалану ұсынылады. Жаңа есепті құру процесі кез келген ccess нысанын құруға ұқсайды, яғни сізге жай ғана дерекқор объектісін таңдау керек Есеп - Құру, содан кейін Жаңа есеп диалогтық терезесінде есепті құру режимін таңдау керек. Дизайн режимі Шебер немесе Автоесеп көмегімен жасалған есеп жобасының параметрлерін өзгерту үшін жақсы қолданылады.

Егер бұл жұмыс сізге сәйкес келмесе, беттің төменгі жағында ұқсас жұмыстардың тізімі бар. Сондай-ақ іздеу түймесін пайдалануға болады

Тақырып:

ДҚБЖ MS Access. Есептер.

Пішіндер сияқты есептер кестелерге немесе сұрауларға негізделген Access нысандары болып табылады. Пішіндер деректерді жылдам қараудың ыңғайлы құралы болып табылады, бірақ олардың негізгі мақсаты деректерді енгізу мен өңдеуді қамтамасыз ету болып табылады. Кестелерге деректерді енгізуді жеңілдететін пішіндер арқылы енгізгеннен кейін, деректерді ұйымдасқан түрде көрсету қажет болуы мүмкін. Есептер деректерді ыңғайлы және түсінуге оңай етіп көрсету үшін пайдаланылады.

1. Есептерді пайдаланып мәліметтерді шығару.

Жалпы ережелер.

Кез келген Access нысаны сияқты сіз есепті жасай аласызқолмен немесе есеп шеберінің көмегімен (есептің жобалық нұсқасын жасау үшін ұсынылады). Есеп кесте (бірнеше кесте) немесе сұрау негізінде жасалады. Жаңа есепті құру процесі кез келген Access нысанын құруға ұқсас, яғни. тек дерекқор объектісін таңдау керекЕсеп - Жасау және одан әрі диалогтық терезедеЖаңа есеп есепті құру режимін таңдаңыз.

Автоматты есеп режимін таңдаған кезде қарапайым есепті жылдам жасауға болады. Дизайн режимі шеберді немесе автоесепті пайдаланып "шамамен" жасалған есепті өзгерту (баптау) үшін жақсы қолданылады.

Жобаны әзірлеу туралы есеп.

Есептердің сыртқы түрі оларда ұсынылған ақпарат түрімен толығымен анықталады. Есепті құру кезінде алдымен қажетті деректердің қалай ұсынылатынын ойластыру керек. Жоспарлау және болжау кейінгі өңдеу және дәл баптау уақытын қысқартады.

Дайындық кезінде келесі сұрақтарды қарастырған жөн:

• Есеп кімге арналған? Пайдаланушы қандай ақпаратты көргісі келеді және оны қалай орналастыру керек?
• Бұл үшін ең жақсы формат қандай? Мысалы, деректерді бірнеше бағандарға орналастыруға болады ма? Неше баған болады?
• Сізге аралық қорытындылар туралы есеп беру керек пе?
• Есепте барлық деректерді көрсету керек пе, әлде тек қорытындылар ма?
• Есепті оқуды жеңілдету үшін тақырыпты және графикалық элементтерді (жолдар мен жолақтар) пайдаланады ма?
• Есеп пайдаланушы үйренген «қағаз» құжаттармен бірдей болуы керек пе?

Деректер көзін таңдау.

Есептер пішіндер сияқты бірдей жазба көздерін пайдаланады: кестелер мен сұраулар. Есеп деректерінің көзін таңдау (және өзгерту) пішін үшін сияқты орындалады.

Мысалы, мекенжайы мен телефон нөмірі бар қарапайым тұтынушы анықтамалық есебін жасау кезінде (деректер базасындаЖабдықтар ) бір кесте пайдаланыладыКлиенттер . Кестедегі деректердің бір бөлігін ғана ұсынуы тиіс есеп белгілі бір критерийлер, мысалы, күн сияқты жазбаларды таңдайтын сұрауға негізделеді. Тек жиынтық деректерді қамтитын есеп функциялары бар сұрауға негізделедіҚосынды немесе санау . Бірнеше дерекқор кестелерінің деректерін қамтитын есепті реляциялық сұрау негізінде жасау оңайырақ.

Топтастырылған есептерді қолдану.

Есептерде пішіндерде жоқ бірнеше мүмкіндіктер бар: олардың бірі - мүмкіндігітоптастыру . Топтастырылған есеп әрбір топтау деңгейі үшін таңдалған өрістердің мәндеріне сәйкес деректерді жолақтарға бөледі. Топтастырудың мысалы ретінде алдымен тұтынушылар бойынша, содан кейін мұнай өнімдерінің маркасы бойынша әрбір тұтынушы үшін топтастырылған жеткізілімдер туралы ақпаратты қамтитын есеп (жеткізулер дерекқорында) табылады. Есеп 10 деңгейге дейін топтастыруға мүмкіндік береді, бірақ үш-төрт деңгейден артық қажеттілік өте сирек кездеседі және көбінесе бір деңгей жеткілікті.

Есепті жасау шебері топтастырудың қажет екенін көрсетеді. Бірақ шеберді іске қоспас бұрын да, деректерді топтастыратын сұрауды жасай аласыз және осы сұрау негізінде есеп жасай аласыз.

Есеп топтарын жасау үшін пайдаланылатын өрістер де пайдаланыладысұрыптау . Мысалы, әрбір мұнай өнімінің тобында жеткізілімдерді күннің өсуі бойынша сұрыптауға болады. Сұрыптау өте пайдалы мүмкіндік, әсіресе есеп тікелей кестеге негізделген болса. Деректерді сұрыптау есеп жасау кезінде Шеберлер тілқатысу терезесі арқылы анықталуы мүмкін.

1. Есептерді құру.

Есептер шеберінің көмегімен есеп құру.

Мәліметтер қорындағы кесте негізінде қарапайым есепті құруды қарастырайықЖабдықтар . Есеп тапсырылған мұнай өнімдері үшін тұтынушыға шот-фактура болсын (тапсырыс берушіні, мұнай өнімінің атауын, жеткізу көлемін, өнімнің бағасын, жеткізу құнын көрсете отырып). Параметрі бар сұраныс негізінде мұндай есепті жасаған дұрысТапсырыстар_Клиент.

1-қадам: Жасау режимін таңдаңыз пайдалана отырып есеп беруМагистрлер сұранысқа негізделгенТапсырыстар_Клиентімен (5.1-сурет). Басқа Access шеберлері сияқты. Есеп шебері жасап жатқан есеп туралы бірқатар сұрақтар қояды және оны жауаптарыңыздың негізінде құрастырады.

Күріш. 5.1. Есеп жасалатын сұрауды және есепті шығару режимін таңдаңыз.

2-қадам: өрістерді орнатыңыз есепте көрсетілетін сұраныстар (5.2-сурет). Өрістерді әртүрлі кестелер мен сұраулардан таңдауға болады (Кестелер/сұраулар тізімін пайдалану).

Күріш. 5.2. Есепке арналған өрістерді таңдауға арналған терезе.

3-қадам: Топтастыру деңгейлерін таңдау.

Топтауды өріс бойынша орнатуТұтынушы . Бұл осы өрістерді білдіредіТұтынушы жеке бағанға орналастырылады және өсу ретімен сұрыпталады.

Күріш. 5.3. Топтастыру терезесі

Пікір. Егер есеп бірнеше кестелер негізінде құрылса, онда оны орнату қажет болады (топтастыруды анықтау алдында)бастапқы мәліметтерді ұсынуға арналған кесте. Бұл бірден топтауды жасайды (бірақ оны өзгертуге болады).

4-қадам: Сұрыптау деңгейлерін таңдаңыз. Төрт сұрыптау деңгейіне дейін ұсынылады.

Өріс бойынша топтау алдыңғы қадамда таңдалғандықтанТұтынушы , сұрыптауды өріс бойынша жасауға боладыӨнім (бірінші терезедегі тізімнен таңдауға болады).

Күріш. 5.4. Сұрыптау тапсырмасы терезесі.

Пікір. Егер деректерде сандық өрістер (саны, құны) болса, топтағы соңғы есептеулерді орнату үшін «Жиындықтар...» түймесін пайдалануға болады. Мысалы, жеткізілімдер тізімін жасау кезінде белгілі бір клиентке жеткізілетін мұнай өнімдерінің жалпы құнын есептеуді сұрауға болады (5.5-сурет).

Күріш. 5.5. Соңғы есептеулерді орнатуға арналған терезе.

5-қадам: Топтастырылған деректер үшін Шебер орналасу - көру үшін алты опцияны (5.6-сурет) ұсынадымакет . Деректер топтарының орналасуы сәйкес жүзеге асырылады көрсетілген өрістершегініс немесе солға тураланған. Орналасудағы айырмашылықтар функционалдылықтың өзгеруі емес, талғамға байланысты. Барлық орналасулар дерлік бірдей. Кез келген таңдалған макет әлі де Конструкторда ыңғайлы пішінге «әкелуі» керек.

Мұнда сонымен қатар автоесептердің түрлерін атап өтуге болады:

• бағанға (өрістер әр өрістің айналасында жиектермен жоғарыдан төменге орналастырылады)
• таспа (өрістер солдан оңға қарай орналастырылған, баған тақырыптары бар)

Күріш. 5.6. Орналасуды таңдау терезесі.

Мысалы (мұнай өнімдерін жеткізуге арналған шот) сатылы макет таңдалды.

6-қадам: Стильді таңдау есеп (5.7-сурет). Сіз өзіңіздің стильіңізді жасай аласыз және оны сақтай аласыз.

Күріш. 5.7. Есеп стилін таңдау терезесі.

7-қадам: Үстінде соңғы бетшеберге есептің аты беріледі.

Көрсетілген атау алдын ала қарау режимінде есеп тақырыбы ретінде де пайдаланылады.

Пікір. Есепті алдын ала қарау режимі сол режимге ұқсасСөз басып шығару алдында құжатты алдын ала қарау үшін. Сол сияқтыСөз -есеп бетінің құжаты параметрлері орнатылады (шектер, бағдар).

Күріш. 5.8. Есептің атын көрсетуге арналған терезе.

Сонымен, күріш. 5.9 алдын ала қарау режимінде дайын есепті көрсетеді. Бұл пішінде ол өте ыңғайлы, бірақ әлі де қажет қосымша параметр. Стандартты орналасулардың ешқайсысы мінсіз емес.

Күріш. 5.9. Қорытынды есеп.

1. Есепті орнату.

Жасалған есеп орналасуын Дизайн көрінісінде өзгертуге болады.

Дизайн көрінісіндегі есеп көрінісі.

Есептің түрі Шот-фактура (параметрі бар сұрауға негізделгенТапсырыс_тұтынушы ) Дизайн режимінде суретте көрсетілген. 5.10.

Күріш. 5.10. Шебер жасаған есеп.

Жалпы есеп үш бағытты қамтиды:Есеп тақырыбы, үстіңгі деректеме, топтық деректеме, деректер аймағы, төменгі деректеме және есеп жазбасы. Бұл аймақтардың өлшемін олардың шекараларын тінтуірдің көмегімен «сүйреу» арқылы өзгертуге болады (кез келген терезенің шекаралары сияқты).

Пішіндер мен есептерді құру кезінде элементтердің бірдей панелі пайдаланылады, сондықтан есепте пішіндегідей элементтерді орналастыруға болады. Дегенмен интерактивті элементтер (тізімдер, құрама жолақтар, түймелер, радио түймелер және т.б.) есептер үшін жарамсыз, дегенмен мәндерді көрсету үшін құсбелгіні пайдалануға болады.Жоға .

Есептерде жиі қолданыладыжазулар (еркін мәтінді орналастыру үшін),мәтін өрістері (үшін деректерді шығарукесте өрісінен немесе өрнектің нәтижесі),бет үзілімі (жаңа есеп бетіне өту)және сәндік дизайн элементтерісызба, объектінің жақтауы, сызық, төртбұрыш).

Есепті орнату.

Шебер жасаған есепті бастапқы түрінде (тексеру оқуы үшін) пайдалануға болады. Дегенмен, зерделеуге және әрі қарай пайдалануға арналған есептер үшін есепті неғұрлым талғампаз көрініс беру үшін келесі өзгертулер ұсынылады. Оларды әрбір есепте орындау қажет емес, бірақ көп жағдайда бұл өте орынды болады.

• Қосымша топтық өріс баған тақырыптарын жойыңыз. Егер өріс топтық тақырыптың астында көрсетілсе, баған тақырыбы енді қажет емес.
• Белгілердің және мәтін өрістерінің өлшемдерін реттеңізтақырыптар мен деректерді дұрыс көрсету үшін.
• Қажет болса, басқару элементтеріндегі мәтінді туралауды өзгертіңіз.Әдепкі бойынша Access бағдарламасы сандарды оңға және мәтінді солға туралайды.
• Деректер көзі ретінде бір мәтін өрісінде көрсетілген екі немесе одан да көп өрістерді біріктіруге мүмкіндік беретін өрнекті пайдаланыңыз (& жалғау белгісін пайдалану).
• Ақшалай құндылықтардың пішімін (және бірліктерін) көрсетіңіз.
• Басып шығарылған есептің көрінісін жақсарту үшін баған тақырыптарын дұрыс орналастырыңыз..
• Мәнді орнатуиә қасиеттер Қайталауларды көрсетпеңіздеректер аймағының өрістері.
• Мәнді орнатуИә Сипаттар кеңейтімі тақырыбын қамтитын басқару элементі үшін және келесі жолға өтуге мүмкіндік беретін деректердің бірнеше жолын қамтитын кез келген басқару элементтері үшін.
• Мәнді орнатуИә Сипаттар қысу деректер аймағының барлық элементтері үшін, сондай-ақ мәліметтер аймағының өзі үшін. Бұл қайталанатын деректер түсірілгенде немесе өрісте деректер болмаған кезде есепте бос жолдарды болдырмайды.
• Мәнді орнатуБүкіл мүлік тобы Бұзбаңыз диалогтық терезедеСұрыптау және топтастыру(5.15-сурет) егер бет үзілімі топтың ортасына түссе, топ жаңа беттен бастау үшін.

Өзгертілген есептің көрінісі күріште көрсетілген. 5.11.

Есептерді пішімдеу.

Әдетте есептерді жасау шебері бірнеше опцияларды ұсынса да, есептер қосымша пішімдеуді қажет етпейді. Пішіндермен жұмыс істегендегідей, таңдалған стильді есепке қолдануға болады (мәзір Формат – Автоформат). Сонымен қатар, таңдалған есеп элементін қолмен пішімдеуге болады (мысалы, қаріп түрін, қаріп өлшемін және түсін өзгерту).

Дизайн режимінде бір типті есептермен үнемі жұмыс жасасаңыз, өзіңізді жасай аласызүлгі . Әдепкі бойынша, Access бағдарламасындағы жаңа есеп стандартты үлгіге негізделген Ақ фонжәне шрифт Arial 8 pt өлшемі (құжатқа ұқсассөз).

Кейде бос деректер аумақтары басып шығарылған кезде есептерде қалады. Мәтін өрісінің деректер көзін көрсету кезінде біріктіру (біріктіру) басқару элементтерін бір өрнекте пайдалануға болады.

Мысалы, толық мекенжайды бір жолда көрсету үшін мына өрнекті пайдалануға болады:

=[Пошта индексі] &"," &[Ел] &","&[Қала]

C диалогтық терезені пайдалануФормат - Автоформатжобалау режимінде жаңа есеп пішімін көрсетуге болады. Ұсынылған пішімдер есептерді жасау шебері ұсынған пішімдерге ұқсас.

Күріш. 5.11. Есеп дизайнерде конфигурацияланған.

Есептердің сипаттамасы мен қасиеттері.

Есептер пішіндермен бірдей дерлік қасиеттерге ие. Біз тек есептерге ғана тән бірнеше пайдалы қасиеттерді атап өтеміз. Есеп сипаттары, мысалы, үстіңгі және астыңғы деректемелер қалай пайда болатынын анықтайды немесе деректердің сұрыпталуы мен топтастырылу жолын көрсетуге, баған пішімдерін таңдауға және қайталанатын деректер шығысының басылатынын анықтауға мүмкіндік береді.

Алу үшін бастапқы ақпараткез келген сипат туралы болса, көрсеткішті сипат өрісіне қойып, анықтаманы шақыру керек (кілт F1).

Мысалы, есептің сипаттарын тұтастай көрсету үшін есепті таңдау керек
(Өңдеу - Есепті таңдау) және Көрініс - Қасиеттер командасын таңдаңыз (5.12-сурет)

Күріш. 5.12.Есеп сипаттарының терезесі.

Кез келген басқа элементтің қасиеттерін көрсету үшін оны таңдап, басыңыз оң жақ түймешікті басыңызтінтуірдің көмегімен контекстік мәзірден «Сипаттар» тармағын таңдаңыз (Cурет 5.13).

Күріш. 5.13. Мәтінмәндік мәзіресеп беру.

Пішімделген есеп сипаттары.

Пішімделген есеп сипаттары Орналасу қойындысында орналасқан (5.10-сурет). Бұл қасиеттерге мыналар жатады:

• Үстіңгі деректеме және төменгі деректемебеттер. Ықтимал опциялар:Барлық беттер, тақырып жоқ, ескертпе жоқ және тақырып/ескертпе жоқ.
• Бөлінбейтін топ. Бұл сипат екі мәнді ұсынады (Бағанда және бетте) топтың қалай ұсынылатынын анықтау.

Топтастырылған өрістер қасиеттері.

Топтастырылған өріс сипаттары Барлығы қойындысында орналасқан (5.14-сурет). Сипатты өзгерту үшін таңдаңыз қалаған мәнтізімнен немесе қолмен орнатыңыз.

Мысалы, топтастырылған өрістерде деректердің қайталануын болдырмау үшін мәнді орнатыңызиә қасиеттер Қайталауларды көрсетпеңізтаңдалған өріс үшін.

Күріш. 5.14 Топтастырылған өрістің сипаттар терезесі Клиент.

Сұрыптау және топтастыру

Сұрыптау және топтау диалогтық терезесін пайдалану (Көрініс - Сұрыптау және Топтау) топтың кейбір сипаттарын орнатуға болады.

Мысалы, бір бетке басып шығару кезінде деректер тобын ұсыну қажет (және мүмкін) болса, диалогтық терезеде орнату қажет.Сұрыптау және топтастырумән Бұзбау қасиетінің бүкіл тобы (5.15-сурет).

Күріш. 5.15. Диалогтық терезеСұрыптау және топтастыру.

Есептегі жолдардың нөмірленуін орнатыңыз.

Есепте нөмірлеуді орнату үшін (мысалы, шот позициялары) жаңа бос өрісті және қойындыда сипаттар пішінінде (5.16-сурет) жасау керек.Деректер жинағы: Деректер = 1 (нөмірлеудің басы) жәнеЖиынтық сома- Барлығы үшін есептің барлық позицияларының дәйекті нөмірленуімен (немесеТоп үшін әр топтағы нөмірленуімен).

Күріш. 5.16. Бос өріс сипаттары терезесі.

1. 
   Пошталық белгілерді жасаңыз.

Пошталық белгілерді жасау үшін Белгі шеберін пайдалану керек.

Келесі әрекеттерді орындаңыз:

1-қадам . Негізгі белгіні және деректер көзі кестесін таңдау.

2-қадам Жапсырма өлшемін таңдау.

3-қадам Стиль таңдау.

4-қадам Белгіге орналастырылатын өрістерді таңдау және қосымша мәтінді көрсету.

5-қадам Белгілердің шығыс ретін (сұрыптауын) орнатады.

6-қадам Есепті атау.

Microsoft Accessфункционалдық толық реляциялық болып табылады ДҚБЖ. Ол мәліметтерді анықтауға және өңдеуге, сондай-ақ үлкен көлемдегі ақпаратпен жұмыс істеу кезінде оларды басқаруға арналған барлық қажетті құралдарды ұсынады.

ДҚБЖ Microsoft Access олардың деректерінің құрылымы мен сипаттамасын орнатуды бақылау, олармен жұмыс істеу және осы ақпаратты ұжымдық пайдалануды ұйымдастыру мүмкіндігін қамтамасыз етеді. ДҚБЖ Microsoft Access сонымен қатар мүмкіндіктерді айтарлықтай арттырады және көптеген кестелерде сақталған үлкен көлемдегі ақпараттарды каталогтауды және қызмет көрсетуді жеңілдетеді. ДҚБЖ Microsoft Access функциялардың үш негізгі түрін қамтиды: мәліметтерді анықтау (құрылымы мен сипаттамасын орнату), деректерді өңдеу және деректерді басқару. MS Access – жиынтық аспаптықақпараттық жүйелерді құру және пайдалану құралдары.

Access көмегімен келесі әрекеттерді орындауға болады.

1. Дизайн негізгі IP объектілері – екі өлшемді кестелер, бар әртүрлі түрлерідеректер, соның ішінде OLE нысандарының өрістері. Кестені деректермен толтырмас бұрын оның макетін құру керек.

2. Мекеме байланыстаркестелер арасында деректер тұтастығын, өрістің каскадты жаңартуларын және каскадты жазбаларды жоюды қолдау.

3. Ақпаратты басқарудың әртүрлі құралдарын, кестелерді индекстеу және логикалық алгебра аппаратын (мәліметтерді сүзгілеу үшін) пайдалана отырып, кестелерден мәліметтерді енгізу, сақтау, қарау, сұрыптау, өзгерту және таңдау.

4. Жасау, өзгерту және пайдалану туындылар IP объектілері (формалар, сұраныстар және есептер).

MS Access өңдеу объектісі болып табылады дерекқор файлы,ерікті атау мен кеңейтім бар .MDB. Бұл файлда негізгі бар нысандар MS Access: кестелер, пішіндер, сұраныстар, есептер, макростар және модульдер. Осылайша, Access-те жасалған ақпараттық жүйе дерекқор файлы болып табылады.MDB және Access-тің өзі құрал-саймандар жинағы. Мұндай АЖ жұмысы Access қолданбасы арқылы .MDB құжатын өңдеу болып табылады.

Access дерекқорындағы ақпарат бөлек кестелерде берілген. Бұл жағдайда кестенің әрбір бағаны деректер өрісіне, ал әрбір жол деректер жазбасына сәйкес келеді.

Деректер жазбасы бірнеше өрістерден тұрады. Бұл жағдайда келесі ереже қолданылады: деректер жазбасы - тұтастай қарастырылатын өзара байланысты өрістер тобы. Мысалы, деректер жазбасында белгілі бір тұтынушы немесе өнім туралы ақпарат болуы мүмкін. Кестедегі әрбір деректер жазбасы өрістердің бірдей санын қамтиды. Әрбір өріс бірдей ақпарат түрін қамтиды. Мысалы, кейбір кестенің әрбір деректер жазбасында ТҰТЫНУШЫН АТЫ өрісі тұтынушы аты үшін болады, яғни. бірдей ақпаратты қамтиды.

Мәліметтердің әртүрлі түрлері бар. Белгілі бір деректер өрісі үшін деректер түрі осы өрісте қандай ақпарат орналасатынына байланысты таңдалады. Деректер өрісінің өлшемі ол үшін таңдалған түрге байланысты анықталады. Деректер типтерінің сипаттамасы және олардың сипаттамалары 2-кестеде келтірілген.

2-кесте – Деректер түрлері

ДҚБЖ кестелеріне қосымша, Access келесілермен жұмыс істейді нысандар:

пішіндер;

сұраныстар;

Есептер;

макростар;

модульдер.

Үстел негіз MS Access объектісі. Барлық басқа нысандар туындыларжәне тек бұрын дайындалған кестелер негізінде құрылады.

Пішін дербес Access нысаны емес. Ол жай ғана кестеге немесе сұрауға ақпаратты енгізуге, қарауға және өзгертуге көмектеседі. Сұраныстар мен есептер тәуелсіз функцияларды орындайды: ақпаратты таңдау, топтау, ұсыну, басып шығару.

Әрбір MS Access нысаны бар аты.Кез келген MS Access объектісінің (кестелер, формалар және т.б.) атауының ұзындығы – 64-тен аспайды. еріктітаңбалар (нүкте мен кейбір қызметтік таңбаларды қоспағанда). Атау бос орындар мен орыс әріптерін қамтуы мүмкін. Әрбір нысан жеке терезеде өңделеді және екі жұмыс режимі бар:

1) режим конструктор, -макет жасалғанда немесе өзгертілгенде, объектінің құрылымы (мысалы, кестенің құрылымы);

2) операциялықрежим - тапсырма терезесінде IP қаралған, өзгертілген, ақпарат таңдалған кезде.

Сонымен қатар, дерекқор файлы өз терезесі бар басқа құжатты қамтиды: Деректер схемасы.Бұл терезеде сіз жасайсыз, көресіз, өзгертесіз және бұзасыз байланыстарүстелдер арасында. Бұл қатынастар деректерді басқаруға, сұрауларды жасауға және есептерді жасауға көмектеседі.

Пішін,қатаң айтқанда, бұл АЖ-нің қосымша элементі (негізінде онсыз да жасауға болады), бірақ ол деректерді енгізу және қарау операцияларын жеңілдетуге мүмкіндік береді.

Сұрау- Бұл басқа кестелердің деректерін қамтитын және олармен әртүрлі операциялар орындалатын туынды кесте. Атап айтқанда, сұрауда болуы мүмкін есептелгенөрістер, яғни мәндері болатын өрістер функцияларыбасқа өрістердің мәндері (әртүрлі кестелерден болуы мүмкін). Сонымен қатар, сұрауларға мүмкіндік береді топоперациялар, яғни. қандай да бір ортақ белгімен біріктірілген жазбалар тобымен операциялар (мысалы, бірдей кодпен жазбалар санын қорытындылауға болады). Соңында, сұраулар кейбір шарттарға сәйкес кестелерден таңдау жасауға мүмкіндік береді. Мұндай жағдайларда логика алгебрасы қолданылады.

Есеп -бұл шын мәнінде бірдей сұраныс, бірақ оны қағазға басып шығаруға және билік органдарына ұсынуға болатындай пішімделген (әдемі айдарлармен, аралық қорытындылармен және т.б.).

Іс жүзінде мәліметтер қорының мазмұнын жүргізу үшін кестелер мен формалар қолданылады, ал сұраныстар мен есептер АЖ-нің негізгі қызметін – ақпаратты алу, түрлендіру және ұсынуды орындайды.

Жасау туындыларобъектілер - сұраныстар, пішіндер және есептер шамамен бірдей схема бойынша жүргізіледі. Міне, кейбір мүмкіндіктер:

Туынды объектілер үшін кестенің (сұраныс) атын (атын) көрсету керек, оның негізінде осы объект құрылады;

Құрал-саймандар тақтасындағы Шеберді пайдаланған кезде «Элементтер тақтасы» құсбелгісін қою керек, экранда белгішелер жинағы пайда болады (14.5-сурет), оның көмегімен форманы (есеп, сұраныс) құрастырасыз.

Кез келген объектілерді жасаудың екі жолы бар: шеберді пайдалану және дизайн режимінде.

MS Access-те қуатты, ыңғайлы және икемді құралдар бар көрнекі Wizards көмегімен объектілерді жобалау және бұл пайдаланушыға ең аз алдын ала дайындықпен кестелер, формалар, сұраулар-таңдаулар және есептер деңгейінде толыққанды АЖ-ны жылдам құруға мүмкіндік береді.

Қажетті әрекеттерді шеберлер өздері жасайды. Шебер шақырылған кезде сәйкес реттілік ашылады диалогтық терезелер. жауаптарын алған сұрақтар қойылды, Шебер барлық қажетті әрекеттерді орындайды. Есепті жасағыңыз келеді делік. Есеп шебері есептің қандай болуы керектігін және ол қандай деректерден тұруы керектігін сұрайды. Жауаптарды алғаннан кейін есеп толығымен дайындалады. Басқа шеберлердің көмегімен дерекқор кестелерін, сұраныстарын және пішіндерін жасауға болады.

Шеберлермен жұмыс істеу қарапайым, сенімді және тиімді және Microsoft Access бағдарламасының барлық байлығын пайдалануға мүмкіндік береді.

Builder - бұл белгілі бір тапсырманы орындауды жеңілдететін Access құралы. Өрнек құрастырушы өте пайдалы – ол күрделі өрнекті жылдам қалыптастыруға мүмкіндік береді. Сұрау құрастырушы пішін немесе есеп үшін деректер үлгілерін шығарып алу үшін пайдаланылатын сұрауларды жасауды жеңілдетеді. Бұлардан басқа Access-те басқа конструкторлар бар. Бұл макроконструктор, оның көмегімен әртүрлі макростар, сонымен қатар мәзірлер, өрістер, түстер, кодтар және т.б. конструкторлар жасалады.

1 Microsoft Access бағдарламасын іске қосыңыз:

Access бағдарламасын іске қосқан кезде экранда терезе пайда болады (1.1-сурет), онда сіз:

Немесе жасаужаңа деректер қоры, яғни .mdb кеңейтімі бар файл;

Немесе ашықбар дерекқор, яғни .MDB кеңейтімі бар файл.

Мәліметтер базасын құру.[Файл-Создать...] пәрменін таңдағаннан кейін экранда стандартты файлшы пайда болады (1.2-сурет), онда атау мен мекенжайды көрсету керек. құрылдыдерекқор файлы. Мысалы, үшін ақпараттық жүйе Phonebook.mdb атауымен.

Файлды жасағаннан кейін Access бос орынды кеңейтеді мәліметтер базасының терезесі,және бұл терезеде барлық операциялар орындалады – мәліметтер қоры объектілерін құру және манипуляциялау. Бұл терезеде 7 объект (кестелер, сұраныстар, пішіндер, есеп, беттер, макростар, модульдер) және топтар бар.

Мәліметтер қорын ашу. [Файл-Ашу...] пәрменін таңдағаннан кейін экранда стандартты файлшы пайда болады, онда атау мен мекенжайды көрсету керек. бардерекқор файлы. Содан кейін қолданба терезесі кеңейеді db терезесі,бұрыннан жасалған дерекқор объектілеріне қол жеткізуді және жаңа нысандарды жасау мүмкіндігін қамтамасыз ету.

MS Access - көп терезеқолданба, алайда кез келген уақытта тек бір дерекқор ашық болуы мүмкін. Бұл оның терезесі негізгіқұжат терезесінде Қолданбаға қол жеткізу(1.3-сурет) және оны жабу сәйкес .MDB файлын жабуды білдіреді. Дегенмен, бұл терезе көп жасайды еншілес компаниялартерезелер (кесте, сұраныс, форма және т.б.). Терезесі экранда орналасқан объектіні (мысалы, кестенің макетін) сақтауға және оған файлдармен орындалатындай атау беруге болады: [Файл-Сохранить] немесе [Файл-Басқаша сақтау] арқылы. ..] пәрмені.

Кестелермен жұмыс

Сонымен, дерекқор терезесінде бар тізім бар нысандарМҚ – кестелер, сұраныстар және т.б. Кез келген объектінің терезесімен (еншілес терезе) жұмыс істеуге болады. операциялықрежимінде (мысалы, кестеге деректерді енгізу немесе қарау) немесе режимде конструктор(мысалы, кестенің орналасуын өзгерту).

Кез келген нысанды пайдаланбас бұрын (мысалы, кестені деректермен толтыру) қажет жасаубұл нысан (мысалы, кесте макетін жасаңыз).

Кесте қойындысы таңдалған болса, бұл қойынды терезесі тізімді көрсетеді баросы дерекқордағы кестелер.

Бар кестені ашу үшін, бөлектеуоның атын осы тізімге енгізіп, «Ашу» түймесін басыңыз.

1.3-суретте Intercity деректер қорының терезесімен бірге MS Access қолданбасының терезесі көрсетілген. Бұл файлда әлі нысандар жоқ.

Мәліметтер базасына қосылу үшін жаңакестеде «Жасау» түймесін басыңыз.

Оны түзету үшін макетбар кестеден оның атын тізімнен таңдап, «Дизайншы» түймесін басыңыз.

Дәл осындай әрекеттер MS Access-тің барлық басқа объектілерімен орындалады.

Кез келген нысанды (кесте, сұраныс, пішін, есеп) қолмен (дизайн режимі) немесе Шебердің көмегімен жасауға болады.

Builder - бұл белгілі бір тапсырманы орындауды жеңілдететін Access құралы. Өрнек құрастырушы өте пайдалы – ол күрделі өрнекті жылдам қалыптастыруға мүмкіндік береді. Сұрау құрастырушы пішін немесе есеп үшін деректер үлгілерін шығарып алу үшін пайдаланылатын сұрауларды жасауды жеңілдетеді.

Шеберді шақырған кезде диалогтық терезелердің сәйкес тізбегі ашылады. Қойылған сұрақтарға жауап алған Мастер барлық қажетті әрекеттерді орындайды. Мысалы, есепті құру кезінде Есеп шебері есептің қандай болуы керектігін және оның құрамында қандай деректер болуы керектігін сұрайды. Жауаптарды алғаннан кейін есеп толығымен дайындалады. Басқа шеберлердің көмегімен дерекқор кестелерін, сұраныстарын және пішіндерін жасауға болады.

Кестелер мен сұрауларды жасаңыз қолмен(дизайн режимінде) ;

- пайдалана отырып пішіндер мен есептерді құру Магистрлер.

Дерекқорға енгізілген кездегі қадамдар ретін қарастырыңыз жаңакестелер. Алдымен деректер базасы жасалатын тақырыптық аймақты анықтау керек. Пәндік аймақ ретінде біз ұзақ қашықтықты анықтаймыз телефон сөйлесулері, жеке абоненттер үшін қалааралық телефон байланысы үшін төлем сомасын есептеу. Ең алдымен кестеде болатын өрістер анықталады. Жазылушылар»«Межгород» деректер базасы. Қажетті өрістер 3-кестеде көрсетілген, негізгі өріс ретінде «Абонент нөмірі» өрісі таңдалады. Кілт сәйкес кестедегі өріс болып табылады. Ол кестеде қамтылған әрбір жазбаны бірегей түрде сипаттайды.

3-кесте – «Абонент» кестесінің өрістері

Мінсіз бастапқы кілт тұтынушы нөмірі, шот нөмірі және т.б. сияқты ақпарат болып табылады. Бұл кілттің көмегімен сәйкес жазбаны анықтау оңай. Тұтынушының аты бар өрістер бастапқы кілт үшін жарамсыз. Бірнеше адамның аты бірдей болуы әрқашан мүмкін.

Қажетті өрістерді анықтағаннан кейін MS Access-те нақты кестені құруға кірісуге болады.

Ол үшін Кесте қойындысын және «Дизайн режимінде кестені құру» жолын таңдау арқылы кесте құрастырушы терезесін ашыңыз (2.1-сурет) немесе «Создать» түймесін басыңыз.

Ашылған терезенің жоғарғы бөлігінде жасалған немесе өзгертілген макеткесте, бұл жай ғана өріс аты, деректер түрі және сипаттамасы бар өрістер тізімі. Кестенің әрбір өрісі осы терезенің жоғарғы бөлігінде бір жол болып табылады (2.1-сурет).

Кестенің әрбір өрісіне бірегей ат берілуі керек, оған енгізілетін деректер түрі және өрістің мазмұны сипатталуы керек, яғни. осы өрістің мақсатын көрсететін мәтіндік түсініктемелерді енгізіңіз. Өріс атауында 64 таңбаға дейін болуы мүмкін. Сипаттама қосымша параметр болып табылады және пайдаланылатын өрісті қосымша түсіндіру үшін пайдаланылады.

Өріс атауы бағанында (2.2-сурет) ерікті аты. Келесі бағанға енгізіңіз деректер түріосы өріс үшін. Деректер түрін осы бағанда пайда болатын ашылмалы тізімнен таңдауға болады (деректер түрлері 3-кестеде сипатталған). Сонымен қатар, курсор Деректер түрі бағанында болғаннан кейін терезенің төменгі жағында хабарлама пайда болады. меншік нысаныосы саланың (сипаттамасы).

Сипаттар парағы (терезенің төменгі бөлігі) сипаттар тізімі (сол жақта сипат атауы, оң жақта - мағынасыбұл сипат) әрбір сипат үшін анықтама терезесімен.

Сипаттардың тізімі қазіргі уақытта Деректер түрі бағанында көрсетілетін деректер түріне байланысты өзгереді. Өрісті басу арқылы құндылықтарсипаттар парағында бұл мәнді өзгертуге болады (осы деректер түріне рұқсат етілген шектеулер шегінде). Өріс сипаттары 4-кестеде берілген.

Кесте 4 - Кесте құрастырушысының сипаттар парағында көрсетілетін өріс сипаттары

Мәндердің көпшілігін жүйе әдепкі бойынша қабылдайды, кейбір мәндерді ашылмалы тізімнен таңдауға болады.

Мәтіндік және сандық өрістер үшін сіз көрсетуіңіз керек өлшеміөрістер, ал мәтін үшін бұл мәннің рұқсат етілген ұзындығы (мысалы, 20 немесе 40 таңба), ал сан үшін машинадағы көрсету пішімі (байт, бүтін – екі байт, ұзын бүтін сан және т.б.). Мәтіндік өрістің максималды ұзындығы - 255 таңба. Осы мәннен ұзағырақ мәтін енгізу қажет болса, деректер түрін пайдалануға болады Жаднама.

Жүйе енгізілген деректерді өңдеу жолын білуі үшін Күн/Уақыт өрісінің пішімін көрсетуіңіз керек. Мысалы, «Қысқа күн пішімін» таңдасаңыз, жүйе дәл енгізуіңізді күтеді күндер(орыс нұсқасында – КК.АА.ЖЖЖЖ), ал «Қысқа уақыт пішімі» параметрін таңдасаңыз, осы өріске ЖС:АА (сағат және минут) теру керек.

Енгізу маскасының сипат жолында деректер енгізілетін масканы жасауға болады. Мысалы, өріс үшін телефон нөмірімасканы орнатуға болады 00-00-00 , сәйкес телефон нөмірлері енгізіледі.

«Мән шарты» сипатының мәні ретінде көрсетуге болады тексеру ережесі,яғни логикалық өрнек, алу керек ШЫН(«Шын») осы өріске деректерді енгізу кезінде. Мысалы, сөйлесу күні өрісі үшін мынаны жазасыз:

жүйе осы өрістегі ағымдағы күнге тең немесе одан жоғары кез келген мәнді жарамсыз етеді.

Келесі сипатта сіз жүйе шығаратын ерікті қате туралы хабарды жаза аласыз, мысалы: «Бұл күн мәні жарамсыз» немесе «күн жарамсыз». Болашақта күн қате енгізілсе, экранда бұл хабарлама пайда болады.

«Міндетті өріс» сипатында «Иә» ( бос мәндеррұқсат етілмейді) немесе «Жоқ» (бос мәндерге рұқсат етіледі).

Үшін бастапқыкесте пернесі («Абонент нөмірі» өрісі) «Индекстелген өріс» қасиетінде мынаны таңдау керек: «Иә, сәйкестіктерге рұқсат етілмейді», содан кейін құралдар тақтасында «Кілтті анықтау» түймесін басыңыз (кілттің суретімен). ). Бұл негізгі өрісті немесе қарапайым индексті анықтайды.

Кесте макетін құруды аяқтағаннан кейін жасалған кестені сақтап, кесте конструкторының терезесінен шығу керек.Егер макетті сақтамай конструктор терезесін жапсаңыз, жүйе кестеге атау беруді немесе жұмысты тоқтатуды еске салады. Құрылған кестеге «Абонент» атауын берейік.

Қажет болса өзгерту(өзгерту) макетін барнысаны үшін мәліметтер қоры терезесінің сәйкес қойындысының тізімінен осы нысанды таңдап, түймесін басу керек Конструктор.Экранда объектінің орналасуы бар терезе пайда болады (оны жасау кезіндегідей). Орналасуды түзетіп, оны бір атпен немесе басқа атпен сақтауға болады.

Макет жасалғаннан кейін деректер кестеге енгізіледі. Кесте атын екі рет шерту арқылы ол кесте режимінде ашылады және мәліметтерді енгізуді бастауға болады (2.3-сурет). Кестедегі бірінші өріс Есептегіш түрінің негізгі өрісі болса, онда мазмұны берілген бағаненгізуді енгізу кезінде автоматты түрде 1-ге артады жаңа жол. Бұл баған мәндерінің бірегей болуын қамтамасыз етеді.

Есеп беру- көрсетілетін, басып шығарылатын немесе файлға салынған деректердің пішімделген көрінісі. Олар мәліметтер қорынан қажетті ақпаратты алуға және оны түсінуге оңай пішінде беруге мүмкіндік береді, сонымен қатар мәліметтерді жинақтау және талдау үшін кең мүмкіндіктер береді. Кестелер мен сұраныстарды басып шығару кезінде ақпарат дерлік ол сақталатын пішінде шығарылады. Көбінесе деректерді дәстүрлі және оқуға оңай есептер түрінде ұсыну қажеттілігі туындайды. Егжей-тегжейлі есеп кестедегі немесе сұраудағы барлық ақпаратты қамтиды, бірақ үстіңгі деректемелерден тұрады және үстіңгі және төменгі деректемелермен беттеледі.

Дизайн көрінісіндегі есеп құрылымы

Microsoft Access бағдарламасы сұраудағы немесе кестедегі деректерді оқуды жеңілдететін мәтін элементтерін қоса отырып, есепте көрсетеді. Бұл элементтерге мыналар жатады:

1. Тақырып. Бұл бөлім есептің бірінші бетінің жоғарғы жағында ғана басып шығарады. Есептің басында бір рет басып шығарылатын есеп тақырыбының мәтіні, күн немесе құжат мәтінінің көрсетілген бөлігі сияқты деректерді шығару үшін пайдаланылады. Есеп тақырыбы аймағын қосу немесе жою үшін Көрініс мәзірінен Есеп тақырыбы/Ескерту пәрменін таңдаңыз.

2. Тақырып. Баған тақырыптары, күндер немесе сияқты деректерді көрсету үшін пайдаланылады бет нөмірлеріәрбір есеп бетінің жоғарғы жағында басып шығарылады. Үстіңгі деректемені қосу немесе жою үшін Көрініс мәзірінен Үстіңгі және төменгі колонтитулдар тармағын таңдаңыз. Microsoft Access үстіңгі деректеме мен төменгі деректемені бір уақытта қосады. Үстіңгі және астыңғы деректемелердің бірін жасыру үшін оның Height қасиетін 0 мәніне орнатыңыз.

3. Беттің үстіңгі және төменгі колонтитулының арасында орналасқан деректер аймағы. Есептің негізгі бөлігін қамтиды. Бұл бөлім есеп негізделген кестедегі немесе сұраудағы жазбалардың әрқайсысы үшін басып шығарылған деректерді көрсетеді. Деректер аймағында басқару элементтерін орналастыру үшін өрістер тізімі және элементтер тақтасы пайдаланылады. Деректер аймағын жасыру үшін бөлімнің Height сипатын 0 мәніне орнатыңыз.

4. Колонтитул. Бұл бөлім әр беттің төменгі жағында пайда болады. Әрбір есеп бетінің төменгі жағында басып шығарылған қорытындылар, күндер немесе бет нөмірлері сияқты деректерді көрсету үшін пайдаланылады.

5. Ескерту. Қорытынды мәтіні, жалпы қорытындылар немесе есеп соңында бір рет басып шығарылатын қолтаңба сияқты деректерді көрсету үшін пайдаланылады. Есептің Ескертпе бөлімі Дизайн көрінісінде есептің төменгі жағында болса да, ол жоғарыда басып шығарылады төменгі деректемеесептің соңғы бетіндегі бет. Есепке ескертпе аймағын қосу немесе жою үшін Көрініс мәзірінен Есеп тақырыбы/Ескертпе пәрменін таңдаңыз. Microsoft Access бір уақытта есеп тақырыбы мен ескертпе аймақтарын қосады және жояды

Есепті құру тәсілдері

Microsoft Access бағдарламасында есептерді әртүрлі жолдармен жасауға болады:

1. Конструктор

2. Есеп шебері

3. Автоматты есеп: бағанға

4. Автоматты есеп: таспа

5. Диаграмма шебері

6. Пошта жапсырмалары

Шебер жазбаларды топтастыру арқылы есептерді жасауға мүмкіндік береді және есептерді жасаудың ең оңай жолы болып табылады. Ол таңдалған өрістерді есепке қояды және алты есеп мәнерін ұсынады. Шеберді аяқтағаннан кейін алынған есепті Дизайн режимінде аяқтауға болады. Автоматты есеп мүмкіндігін пайдалану арқылы есептерді жылдам жасауға, содан кейін оларға кейбір өзгерістер енгізуге болады.

Автоматты есеп жасау үшін келесі әрекеттерді орындаңыз:

1. Дерекқор терезесінде Есептер қойындысын, содан кейін Жаңа түймешігін басыңыз. Жаңа есеп тілқатысу терезесі пайда болады.

2. Тізімнен Автоесеп: бағанға немесе Автоесеп: таспа элементін таңдаңыз.

3. Деректер көзі өрісінде көрсеткіні басып, деректер көзі ретінде кестені немесе сұрауды таңдаңыз.

4. OK түймесін басыңыз.

5. Автоматты есеп шебері бағанда немесе таспада (пайдаланушы таңдауы) автоесепті жасайды және оны алдын ала қарау режимінде ашады, бұл есеп басып шығару кезінде қалай көрінетінін көруге мүмкіндік береді.